Hvorfor det er viktig å ha en kunnskapsbase

Å ha en kunnskapsbase er avgjørende for bedrifter og organisasjoner fordi det muliggjør sentral lagring og organisering av viktig informasjon og ekspertise. Dette kan inkludere dokumentasjon for kundesupport, selskapsregler og prosedyrer, produktinformasjon og mer. Med en godt organisert kunnskapsbase kan ansatte enkelt få tilgang til informasjonen de trenger for å utføre jobben sin effektivt, redusere feil og forbedre produktiviteten. Og i dagens miljø blir det stadig viktigere – tross alt, nästen halvparten av de ansatte sliter med å finne informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin.

I tillegg kan en kunnskapsbase hjelpe til med å standardisere prosesser og prosedyrer i hele organisasjonen, og sikre konsistens og kvalitet i tjenesteleveransen. Til syvende og sist er en kunnskapsbase et kraftig verktøy for å forbedre samarbeid, kommunikasjon og kunnskapsdeling innen en organisasjon, noe som fører til forbedret ytelse og bedre resultater.

7 trinn for å bygge en kunnskapsbase

Trinn 1: Utfør forskning for å bestemme behovet for kunnskapsbase

Å forstå nytten av en  kunnskapsbase er én ting. Å bestemme hvilket formål din kunnskapsbase vil fylle for organisasjonen din er en annen. 

Det første trinnet for å sette opp en kunnskapsbase er å bestemme behovet som kunnskapsbasen din vil tilfredsstille. Tenk på publikumet ditt. Vil du at kunnskapsbasen din skal støtte ansatte, kunder, eller begge deler? Når du vet hvilke publikum (er) du vil at kunnskapsbasen (ene) dine skal betjene, undersøk hvor de største hullene i kunnskap finnes.

• Hvilke spørsmål eller emner spør ansatte eller kunder om oftest?
• Hvilken avdeling er overveldet av forespørslene om informasjon på en jevnlig basis?
• Hva er din nåværende responstid på spørsmål fra ansatte og kunder, og blir den responstiden lengre?
• Faller produktiviteten i organisasjonen din fordi informasjon ikke kan deles effektivt?
• Hvilke alvorlige hull ville eksistere hvis bestemte ansatte forlot organisasjonen og tok sin kunnskap med seg?

 Svarene på disse spørsmålene vil hjelpe deg å forstå om du trenger en kunnskapsbase og begynne å tenke på hvordan den bør struktureres.

Trinn 2: Bestem type kunnskapsbase

Når du vet at du trenger en kunnskapsbase, må du bestemme hvilken type kunnskapsbase som best vil tjene dine behov. Det finnes  seks vanlige typer kunnskapsbaser. For å bestemme hvilken type kunnskapsbase du vil lage, tenk på publikum som kunnskapsbasen skal betjene, hvor tilgjengelig du vil at kunnskapsbasen skal være for allmennheten, og om du vil hoste kunnskapsbasen på selskapets server eller stole på en leverandør for å hoste den.

{{cta}}

Trinn 3: Utvikle strukturen for kunnskapsbasen

Organisering er en nøkkelkomponent i å lage en organisasjonsstruktur for en kunnskapsbase. Du vil at alle brukere skal kunne finne det de leter etter raskt og enkelt. Å utvikle strukturen til kunnskapsbasen din i begynnelsen av prosessen vil ikke bare hjelpe deg med å organisere innholdet ditt ettersom kunnskapsbasen vokser, men også informere navigasjonsdesign og gjøre det mer intuitivt for brukerne.

Det finnes flere forskjellige måter du kan velge å organisere kunnskapsbasen din på:

• Brukertype eller rolle: Når du har forskjellige brukere eller kundetyper, er det effektivt å organisere kunnskapsbasen din etter rolle. Brukerne dine vil kunne raskt få tilgang til kunnskapen som er spesifikk for dem. Brukerne dine vil kunne raskt få tilgang til kunnskapen som ville vært spesifikk for dem. For eksempel, en [HR kunnskapsbase](http://Step 3: Develop knowledge base structure Organization is a key component in creating an organizational structure for a knowledge base. Å utvikle strukturen til kunnskapsbasen i begynnelsen av prosessen vil ikke bare hjelpe deg med å organisere innholdet ditt etter hvert som kunnskapsbasen din vokser, men også informere navigasjonsdesignet og gjøre det mer intuitivt for brukerne. Å utvikle strukturen til kunnskapsbasen din i begynnelsen av prosessen vil ikke bare hjelpe deg med å organisere innholdet ditt ettersom kunnskapsbasen vokser, men også informere navigasjonsdesign og gjøre det mer intuitivt for brukerne.  Det er flere forskjellige måter du kan velge å organisere kunnskapsbasen din på:  Brukertype eller Rolle: Når du har forskjellige brukere eller kundetyper, er det effektivt å organisere kunnskapsbasen din etter rolle. Brukerne dine vil kunne raskt få tilgang til kunnskapen som er spesifikk for dem. For eksempel kan en HR-kunnskapsbase organiseres ved å bryte ut spesifikk informasjon om selskapet ditt med utpekte seksjoner rettet mot entreprenører, heltidsansatte og deltidsansatte. Aktivitet: Hvis publikum som vil bruke kunnskapsbasen trenger spesifikk informasjon om handlinger de skal ta, fungerer det godt å organisere kunnskapsbasen etter aktivitet. For eksempel,  kan en kunnskapsbase for et stort reisebyrå være organisert av aktiviteter som å planlegge reisen din, bestille billetter, og kontakte en agent. Fase / Erfaring hos brukeren: Når du organiserer etter fase eller brukerens erfaring, kan brukeren av kunnskapsbasen raskt matche sine behov med informasjonen din. For eksempel kan en kunnskapsbase for en internettjeneste organiseres etter faser som komme i gang, oppgradere tjenesten og brukerveiledninger. Produkttype: Du kan også organisere kunnskapsbasen din etter produkttype. For eksempel kan en møbelbedrift organisere sin kunnskapsbase etter stue-møbler, soverom-møbler, barne-møbler, og kontormøbler.   Kunnskapsbasen din vil stadig endre seg etter hvert som innholdet ditt utvides, redigeres eller arkiveres. Derfor er det viktig å gjøre kategoriene dine brede nok til å omfatte et utvalg av innhold som kan underkategoriseres etter emne eller tema.   Trinn 4: Etabler SME-er for å lage innhold Kunnskapsbasen din krever en konstant flyt av interessant og engasjerende innhold som spesifikt møter behovene til publikum ditt. Fagpersoner (SME) og en utpekt redaktør (eller to) bør være ansvarlige for å utvikle innholdet for å sikre kvaliteten, nøyaktigheten, og effektiviteten til alt innholdet i kunnskapsbasen din som distribueres til dine ansatte og / eller kunder. Slik kan prosessen fungere:  Kunnskapsbaselederen bestemmer hvilket innhold som er nødvendig for hver kategori. Lederen skisserer formålet med hvert innhold, hovedbudskapet, nøkkelordene og oppfordringen til handling for hver artikkel. De setter også tidsfrister og er ansvarlige for å tildele innholdsproduksjon til fagfolk. Fagpersoner er ansvarlige for å bruke sin spesialiserte kunnskap til å lage innhold som følger retningslinjene skissert av kunnskapsbaselederen. Fagpersoner gjennomgår også redigert innhold for nøyaktighet. Redaktører gjennomgår innholdet levert av fagpersoner og korrigerer stavefeil, grammatikk, stil og lesbarhet.  Fordi du sannsynligvis vil ha mer enn én fagperson som skriver innhold for kunnskapsbasen din, må du ha en stilguide for å sikre at innholdet er konsistent i utseende, tone og følelse uansett hvem som skriver eller redigerer det innholdet. Markedsførings- eller kommunikasjonsavdelingen din har sannsynligvis en stilguide som inkluderer retningslinjer for tegnsetting, merkeverdi, formatering og mer.   Trinn 5: Skriv kunnskapsressurser Du vil sørge for at innholdet ditt er lett å forstå og at fagpersonene dine gir det innholdet effektivt. For å gjøre begge deler, gi dem skriveinstruksjoner som dekker disse grunnprinsippene:  Klarhet: Bruk handlingsbaserte overskrifter for å hjelpe publikum med å forstå ved første blikk hva innholdet vil forklare. Forklar alt sjargong eller tekniske termer i klart språk. Lesbarhet: Lesere foretrekker innhold som gir informasjon ved første blikk. Det betyr at avsnitt bør være korte og tekstblokker bør brytes opp med overskrifter, underoverskrifter, punkter eller nummererte lister der det er relevant. Engasjement: Inkluder bilder, diagrammer, infografikk eller videoer i innholdet eller som selvstendig innhold for å øke engasjementet. Nytten: Sørg for å lenke til relaterte artikler innen kunnskapsbasen din. Dette vil hjelpe publikum ditt med å finne andre ressurser som fullt ut svarer på spørsmålene deres. Verdi: Hvert stykke innhold i kunnskapsbasen din bør tilby en verdifull løsning eller innsikt.   Trinn 6: Last opp ressurser til delt plattform En delt kunnskapsbaseplattform er et programvaresystem som gjør det enkelt for informasjon å flyte fra kunnskapsbasen din til de som trenger det. Den delte plattformen du velger vil inkludere verktøyene som utvider funksjonaliteten til kunnskapsbasen din. En delt kunnskapsbaseplattform er et programvaresystem som gjør det enkelt for informasjonen å flyte fra kunnskapsbasen din til de som trenger den. Den delte plattformen du velger bør også være i stand til å skalere med veksten av kunnskapsbasen din.  Trinn 7: Oppdater innhold ofte Oppdatering av innhold vil være en regelmessig aktivitet for å holde kunnskapsbasen din relevant og nyttig. Stol på det innebygde analyseverktøyet i programvaresystemet til kunnskapsbasen din for å hjelpe. Dataene du går gjennom vil hjelpe deg å forstå bedre:  Typen informasjon folk har tilgang til  Hvordan søketrafikken på en gang populære artikler endres Når en artikkel først ble publisert og oppdatert  Planlegg å få dine SME-er til å gjennomgå alt innhold (på en rullende basis) gjennom året for å oppdatere, optimalisere, eller avvikle innhold etter behov. I tillegg bør du planlegge å oppdatere relevant innhold når som helst selskapets retningslinjer, produkter, eller endringer i tjenestene dine.
• Oppdatering av innhold vil være en regelmessig aktivitet for å holde kunnskapsbasen relevant og nyttig. For eksempel,  kan en kunnskapsbase for et stort reisebyrå være organisert av aktiviteter som å planlegge reisen din, bestille billetter, og kontakte en agent.
• Utviklingsstadium/Erfaring til brukeren: Når du organiserer etter stadium eller erfaring til brukeren, kan brukeren av kunnskapsbasen din raskt matche sine behov med informasjonen din. I tillegg bør du planlegge å oppdatere relevant innhold når som helst selskapets policyer, produkter eller endringer i tjenestene dine.
• Aktivitet: Hvis publikum som vil bruke kunnskapsbasen, trenger spesifikk informasjon om handlinger de skal ta, fungerer det godt å organisere kunnskapsbasen etter aktivitet. For eksempel kan en møbelbedrift organisere sin kunnskapsbase etter stue-møbler, soverom-møbler, barne-møbler, og kontormøbler. 

Fase / Erfaring hos brukeren: Når du organiserer etter fase eller brukerens erfaring, kan personen som bruker kunnskapsbasen raskt matche sine behov med informasjonen. Derfor er det viktig å gjøre kategoriene dine brede nok til å omfatte et utvalg av innhold som kan underkategoriseres etter emne eller tema.

Trinn 4: Etabler SME-er for å lage innhold

Kunnskapsbasen din krever en konstant flyt av interessant og engasjerende innhold som spesifikt møter behovene til publikum ditt. Fagpersoner (SME) og en utpekt redaktør (eller to) bør være ansvarlige for å utvikle innholdet for å sikre kvaliteten, nøyaktigheten, og effektiviteten til alt innholdet i kunnskapsbasen din som distribueres til dine ansatte og / eller kunder. Slik kan prosessen fungere:

• Kunnskapsbaselederen bestemmer hvilket innhold som er nødvendig for hver kategori. Kunnskapsbasen din krever en konstant strøm av interessant og engasjerende innhold som spesifikt møter behovene til publikum ditt. De setter også frister og er ansvarlige for å tildele utvikling av innhold til SME-er.
• SME-er er ansvarlige for å bruke sin spesialkunnskap for å lage innhold som følger instruksene fra kunnskapsbaselederen. Kunnskapsbaselederen bestemmer hvilket innhold som er nødvendig for hver kategori.
• Lederen skisserer formålet med hvert innhold, hovedbudskapet, nøkkelordene og oppfordringen til handling for hver artikkel.

De setter også tidsfrister og er ansvarlige for å tildele innholdsproduksjon til fagpersoner. Markedsførings- eller kommunikasjonsavdelingen din har sannsynligvis en stilguide som inkluderer retningslinjer for tegnsetting, merkevare stil, formatering, og mer. Se hvordan en kunnskapsansvarlig kan hjelpe med å lage og håndheve retningslinjer.

Trinn 5: Skriv kunnskapsressurser

Redaktører gjennomgår innholdet levert av fagpersoner og korrigerer stavefeil, grammatikk, stil og lesbarhet. For å gjøre begge deler, gi dem skriveinstruksjoner som dekker disse grunnprinsippene:

• Klarhet: Bruk handlingsbaserte overskrifter for å hjelpe publikum ditt med å vite i et øyeblikk hva innholdet vil forklare. Forklar alt sjargong eller tekniske termer på klart språk.
• Du vil sørge for at innholdet ditt er lett å forstå og at fagpersonene dine gir det innholdet effektivt. Det betyr at avsnittene skal være korte og tekstblokker skal deles opp med overskrifter, underoverskrifter, punktlister eller nummererte lister der det er aktuelt.
• Klarhet: Bruk handlingsbaserte overskrifter for å hjelpe publikum med å forstå ved første blikk hva innholdet vil forklare.
• Forklar all sjargong eller tekniske termer i klart språk. Lesbarhet: Lesere foretrekker innhold som gir informasjon ved første blikk.
• Verdi: Hvert stykke innhold i kunnskapsbasen din bør tilby en verdifull løsning eller innsikt. 

Trinn 6: Last opp ressurser til delt plattform

Nytten: Sørg for å lenke til relaterte artikler innen kunnskapsbasen din. Dette vil hjelpe publikum med å enkelt finne andre ressurser som fullt ut svarer på spørsmålene deres. Verdi: Hver del av innholdet i kunnskapsbasen din bør tilby en verdifull løsning eller innsikt. Den delte plattformen du velger bør også være i stand til å skalere med veksten av kunnskapsbasen din.

Trinn 7: Oppdater innhold ofte

Den delte plattformen du velger vil inkludere verktøyene som utvider funksjonaliteten til kunnskapsbasen din. Stol på programvaresystemet til kunnskapsbasen din innebygde analyseverktøy for å hjelpe. Dataene du gjennomgår vil hjelpe deg til å forstå bedre:

• Typen informasjon folk har tilgang til 
• Hvordan søketrafikken på en gang populære artikler endres
• Når en artikkel først ble publisert og oppdatert

Planlegg å få dine SME-er til å gjennomgå alt innhold (på en rullende basis) gjennom året for å oppdatere, optimalisere, eller avvikle innhold etter behov. I tillegg bør du planlegge å oppdatere relevant innhold når som helst selskapets retningslinjer, produkter, eller endringer i tjenestene dine. Gurus verifiseringsmotor sikrer at kunnskapen alltid er oppdatert.

Hvordan søketrafikken på engang populære artikler endres

En kunnskapsbase er en flott måte å organisere intern informasjon for å lette samarbeidet på tvers av selskapet ditt. En godt vedlikeholdt kunnskapsbase kan også hjelpe med å gi kundene rask tilgang til svarene de trenger om produktene eller tjenestene dine. Guru kan hjelpe deg med å bestemme hva slags kunnskapsbase som er best for dine behov. Kom i gang i dag med Guru gratis, og utnytt kraften i integrert kunnskapsforvaltning for din virksomhet.