Why having a knowledge base is important

Having a knowledge base is crucial for businesses and organizations because it allows for the centralized storage and organization of important information and expertise. This can include customer support documentation, company policies and procedures, product information, and more. With a well-organized knowledge base, employees can easily access the information they need to perform their jobs effectively, reducing errors and improving productivity. และในสภาพแวดล้อมของวันนี้ การค้นหาข้อมูลที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพของพนักงาน เกือบครึ่งหนึ่งของพนักงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ

Additionally, a knowledge base can help to standardize processes and procedures across the organization, ensuring consistency and quality in service delivery. Ultimately, a knowledge base is a powerful tool for improving collaboration, communication, and knowledge-sharing within an organization, leading to improved performance and better outcomes.

7 steps to building a knowledge base

Step 1: Conduct research to determine knowledge base need

Understanding the utility of a knowledge base is one thing. Deciding on the purpose your knowledge base will fill for your organization is another. 

The first step in setting up a knowledge base is to determine the need your knowledge base will fulfill. Think about your audience. Do you want your knowledge base to support your employees, your customers, or both? Once you know which audience(s) you want your knowledge base(s) to serve, research where the biggest gaps in knowledge exist.

• What questions or topics do your employees or customers ask most often?
• What department is overwhelmed by requests for information on a consistent basis?
• What is your current response rate to employee and client questions and is that response rate getting longer?
• การแบ่งปันข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพส่งผลให้ผลผลิตภายในองค์กรของคุณลดลงหรือไม่?
• What serious gaps would exist if certain company employees left the organization and took their knowledge with them?

 The answers to those questions will help you understand if you do need a knowledge base and to begin thinking about how it should be structured.

Step 2: Determine type of knowledge base

Once you know that you need a knowledge base, you must determine what type of knowledge base would best serve your needs. There are six common types of knowledge bases. To decide on the type of knowledge base you may want to create, think about the audience the knowledge base will serve, how accessible you want the knowledge base to be to the general public, and whether you will host the knowledge base on your company server or rely on a provider to host it.

{{cta}}

Step 3: Develop knowledge base structure

Organization is a key component in creating an organizational structure for a knowledge base. You want all users to be able to quickly and easily find what they are looking for. Developing your knowledge base structure at the beginning of your process will not only help you organize your content as your knowledge base grows, but will inform navigation design and help make it more intuitive for users.

There are a number of different ways you can choose to organize your knowledge base:

• User Type or Role: When you have different users or customer types, organizing your knowledge base by role is effective. Your users would be able to quickly tap into the knowledge that would be specific to them. ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลทรัพยากรบุคคล เป็นส่วนสำคัญในการสร้างโครงสร้างองค์กรสำหรับฐานความรู้ You want all users to be able to quickly and easily find what they are looking for. Developing your knowledge base structure at the beginning of your process will not only help you organize your content as your knowledge base grows, but will inform navigation design and help make it more intuitive for users..  There are a number of different ways you can choose to organize your knowledge base:  User Type or Role: When you have different users or customer types, organizing your knowledge base by role is effective. Your users would be able to quickly tap into the knowledge that would be specific to them. For example, an HR knowledge base could be organized by breaking out specific information about your company with designated sections aimed at contractors, full-time employees, and part-time employees. Activity: If your audiences who will use the knowledge base need specific information about actions to take, organizing your knowledge base by activity works well. For example,  a knowledge base for a large travel agency may be organized by activities like planning your trip, booking tickets, and contacting an agent. Stage/ Experience of User: When you organize by stage or the experience of the user, the user of your knowledge base is quickly able to match their needs with your information. For example, a knowledge base for an online service may be organized by stages like getting started, upgrading service, and user tutorials. Product Type: You could also organize your knowledge base by product type. ตัวอย่างเช่น ธุรกิจเฟอร์นิเจอร์อาจจัดระเบียบฐานความรู้ตามเฟอร์นิเจอร์ในห้องนั่งเล่น เฟอร์นิเจอร์ในห้องนอน เฟอร์นิเจอร์สำหรับเด็ก และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน.   ฐานความรู้ของคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเมื่อเนื้อหาของคุณขยายขอบเขต แก้ไข หรือถูกเก็บไว้ นั่นคือเหตุผลที่มันสำคัญที่จะทำให้หมวดหมู่ของคุณกว้างพอที่จะครอบคลุมเนื้อหาหลายประเภทที่สามารถแบ่งย่อยได้ตามหัวข้อหรือธีม.   ขั้นตอนที่ 4: จัดตั้งผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพื่อสร้างเนื้อหา ฐานความรู้ของคุณต้องการการไหลเข้าของเนื้อหาที่น่าสนใจและดึงดูดอยู่เสมอซึ่งตอบสนองความต้องการเฉพาะของผู้ชมของคุณ ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SMEs) และบรรณาธิการที่ได้รับการแต่งตั้ง (หรือสองคน) ควรรับผิดชอบในการพัฒนาเนื้อหาเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพ ความถูกต้อง และความมีประสิทธิภาพของเนื้อหาทั้งหมดในฐานความรู้ของคุณซึ่งแจกจ่ายไปยังพนักงานและ/หรือลูกค้าของคุณ นี่คือวิธีที่กระบวนการนั้นอาจทำงาน:  ผู้จัดการฐานความรู้จะกำหนดเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับแต่ละหมวดหมู่ The manager outlines the purpose of each piece of content, the primary messaging, keywords, and the call to action for each article. They also set the deadlines and are responsible for assigning content development to SMEs. SMEs are responsible for using their specialized knowledge to create content that follows the directions outlined by the knowledge base manager. SMEs also review edited content for accuracy. Editors review the content provided by SMEs and correct for spelling, grammar, style, and readability.  Because you will likely have more than one SME writing content for your knowledge base, you will need a style guide to make sure your content is consistent in look, tone, and feel regardless of who is writing or editing that content. Your marketing or communications department likely has a style guide that includes guidelines for punctuation, brand style, formatting, and more.   Step 5: Write knowledge resources You want to be sure your content is easy to understand and that your SMEs provide that content in an efficient manner. To do both, provide them with writing directions that cover these basics:  Clarity: Use action-based headlines to help your audience know at-a-glance what the content will explain. Explain all jargon or technical terms in clear language. Readability: Readers prefer content that provides information at-a-glance. That means paragraphs should be short and blocks of text should be broken up with headings, subheadings, bullets or numbered lists where applicable. Engagement: Include images, charts, infographics, or videos within content or as stand-alone content to increase engagement. Utility: Be sure to link to related articles within your knowledge base. This will help your audience easily find other resources that fully answer their questions. Value: Every piece of content in your knowledge base should offer a valuable solution or insight.   Step 6: Upload resources to shared platform A shared knowledge base platform is a software system that makes it easy for information to flow from your knowledge base to those who need it. The shared platform you choose will include the tools that extend the functionality of your knowledge base. For example, the shared platform software could include search tools, file sharing, analytics and reporting, a user feedback system, and more. The shared platform you choose should also be able to scale with the growth of your knowledge base.  Step 7: Update content often Updating content will be a regular activity in order to keep your knowledge base relevant and useful. อิงจากระบบซอฟต์แวร์ฐานความรู้ของคุณซึ่งมีการวิเคราะห์ในตัวเพื่อช่วย The data you review will help you better understand:  The type of information people are accessing  How search traffic on once-popular articles changes When an article was first published and updated  Plan to have your SMEs review all content (on a rolling basis) throughout the year in order to update, optimize, or retire content as necessary. นอกจากนี้ คุณควรวางแผนที่จะปรับปรุงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเมื่อใดก็ตามที่นโยบายของบริษัท ผลิตภัณฑ์ หรือการเปลี่ยนแปลงบริการของคุณ) สามารถจัดระเบียบได้โดยการแยกข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับบริษัทของคุณออกเป็นหมวดหมู่ที่กำหนดไว้ซึ่งมุ่งเป้าไปที่ผู้รับเหมาพนักงานประจำและพนักงานพาร์ทไทม์
• Activity: If your audiences who will use the knowledge base need specific information about actions to take, organizing your knowledge base by activity works well. For example,  a knowledge base for a large travel agency may be organized by activities like planning your trip, booking tickets, and contacting an agent.
• Stage/ Experience of User: When you organize by stage or the experience of the user, the user of your knowledge base is quickly able to match their needs with your information. For example, a knowledge base for an online service may be organized by stages like getting started, upgrading service, and user tutorials.
• Product Type: You could also organize your knowledge base by product type. ตัวอย่างเช่น ธุรกิจเฟอร์นิเจอร์อาจจัดระเบียบฐานความรู้ตามเฟอร์นิเจอร์ในห้องนั่งเล่น เฟอร์นิเจอร์ในห้องนอน เฟอร์นิเจอร์สำหรับเด็ก และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน. 

Your knowledge base will constantly change as your content expands, is edited, or archived. นั่นคือเหตุผลที่มันสำคัญที่จะทำให้หมวดหมู่ของคุณกว้างพอที่จะครอบคลุมเนื้อหาหลายประเภทที่สามารถแบ่งย่อยได้ตามหัวข้อหรือธีม

Step 4: Establish SMEs to create content

Your knowledge base requires a constant inflow of interesting and engaging content that specifically meets the needs of your audiences. ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SMEs) และบรรณาธิการที่ได้รับการแต่งตั้ง (หรือสองคน) ควรรับผิดชอบในการพัฒนาเนื้อหาเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพ ความถูกต้อง และความมีประสิทธิภาพของเนื้อหาทั้งหมดในฐานความรู้ของคุณซึ่งแจกจ่ายไปยังพนักงานและ/หรือลูกค้าของคุณ นี่คือวิธีที่กระบวนการนั้นอาจทำงาน:

• The knowledge base manager determines the content necessary for each category. The manager outlines the purpose of each piece of content, the primary messaging, keywords, and the call to action for each article. They also set the deadlines and are responsible for assigning content development to SMEs.
• SMEs are responsible for using their specialized knowledge to create content that follows the directions outlined by the knowledge base manager. SMEs also review edited content for accuracy.
• Editors review the content provided by SMEs and correct for spelling, grammar, style, and readability.

Because you will likely have more than one SME writing content for your knowledge base, you will need a style guide to make sure your content is consistent in look, tone, and feel regardless of who is writing or editing that content. Your marketing or communications department likely has a style guide that includes guidelines for punctuation, brand style, formatting, and more. See how a knowledge manager can help create and enforce guidelines.

Step 5: Write knowledge resources

You want to be sure your content is easy to understand and that your SMEs provide that content in an efficient manner. To do both, provide them with writing directions that cover these basics:

• Clarity: Use action-based headlines to help your audience know at-a-glance what the content will explain. Explain all jargon or technical terms in clear language.
• Readability: Readers prefer content that provides information at-a-glance. That means paragraphs should be short and blocks of text should be broken up with headings, subheadings, bullets or numbered lists where applicable.
• Engagement: Include images, charts, infographics, or videos within content or as stand-alone content to increase engagement.
• Utility: Be sure to link to related articles within your knowledge base. This will help your audience easily find other resources that fully answer their questions.
• Value: Every piece of content in your knowledge base should offer a valuable solution or insight. 

Step 6: Upload resources to shared platform

A shared knowledge base platform is a software system that makes it easy for information to flow from your knowledge base to those who need it. The shared platform you choose will include the tools that extend the functionality of your knowledge base. For example, the shared platform software could include search tools, file sharing, analytics and reporting, a user feedback system, and more. The shared platform you choose should also be able to scale with the growth of your knowledge base.

Step 7: Update content often

Updating content will be a regular activity in order to keep your knowledge base relevant and useful. อิงจากระบบซอฟต์แวร์ฐานความรู้ของคุณซึ่งมีการวิเคราะห์ในตัวเพื่อช่วย The data you review will help you better understand:

• The type of information people are accessing 
• How search traffic on once-popular articles changes
• When an article was first published and updated

วางแผนให้ SME ของคุณตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมด (อย่างต่อเนื่อง) ตลอดทั้งปีเพื่อต้องการอัปเดต ปรับให้เหมาะสม หรือลดการใช้งานเนื้อหาที่จำเป็น นอกจากนี้ คุณควรวางแผนที่จะปรับปรุงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกครั้งที่นโยบายของบริษัท ผลิตภัณฑ์ หรือการเปลี่ยนแปลงในบริการของคุณเกิดขึ้น. เครื่องมือยืนยันของ Guru ช่วยให้ความรู้ของคุณอัปเดตอยู่เสมอ.

ค้นหาว่าประเภทของโซลูชั่นฐานความรู้แบบไหนเหมาะกับทีมของคุณ

ฐานความรู้เป็นวิธีที่ดีในการจัดระเบียบข้อมูลภายในเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันทั่วทั้งบริษัทของคุณ ฐานความรู้ที่ดูแลอย่างดีสามารถช่วยให้ลูกค้าเข้าถึงคำตอบที่พวกเขาต้องการเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณได้อย่างรวดเร็ว Guru สามารถช่วยคุณกำหนด ประเภทของฐานความรู้ที่เหมาะที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ. เริ่มต้นวันนี้ด้วย Guru ฟรี และใช้ประโยชน์จากพลังของการจัดการความรู้ที่รวมเข้าด้วยกันสำหรับธุรกิจของคุณ