Warum eine Wissensdatenbank wichtig ist

Eine Wissensdatenbank ist für Unternehmen und Organisationen entscheidend, da sie die zentrale Speicherung und Organisation wichtiger Informationen und Fachwissen ermöglicht. Dies kann Dokumentationen für den Kundenservice, Unternehmensrichtlinien und -verfahren, Produktinformationen und mehr umfassen. Mit einer gut organisierten Wissensdatenbank können Mitarbeiter problemlos auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen, wodurch Fehler reduziert und die Produktivität verbessert wird. Und in der heutigen Zeit wird es zunehmend wichtiger – schließlich kämpfen fast die Hälfte der Mitarbeiter darum, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv ausführen zu können.

Zusätzlich kann eine Wissensdatenbank dazu beitragen, Prozesse und Verfahren in der gesamten Organisation zu standardisieren, um Konsistenz und Qualität bei der Servicebereitstellung zu gewährleisten. Letztendlich ist eine Wissensdatenbank ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Wissensaustausch innerhalb einer Organisation, was zu einer besseren Leistung und besseren Ergebnissen führt.

7 Schritte zum Aufbau einer Wissensdatenbank

Schritt 1: Forschung durchführen, um den Bedarf an einer Wissensdatenbank zu ermitteln

Die Nützlichkeit einer Wissensdatenbank zu verstehen, ist das Eine. Zu entscheiden, welchen Zweck Ihre Wissensdatenbank für Ihre Organisation erfüllen soll, ist das Andere. 

Der erste Schritt beim Einrichten einer Wissensdatenbank besteht darin, den Bedarf zu ermitteln, den Ihre Wissensdatenbank erfüllen wird. Denken Sie an Ihr Publikum. Möchten Sie, dass Ihre Wissensdatenbank Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden oder beide unterstützt? Sobald Sie wissen, welche Zielgruppe(n) Sie mit Ihren Wissensdatenbanken bedienen möchten, recherchieren Sie, wo die größten Wissenslücken bestehen.

• Welche Fragen oder Themen stellen Ihre Mitarbeiter oder Kunden am häufigsten?
• Welches Department ist ständig mit Anfragen nach Informationen überlastet?
• Wie hoch ist Ihre aktuelle Antwortquote auf Fragen von Mitarbeitern und Kunden, und wird diese Antwortquote länger?
• Fällt die Produktivität in Ihrem Unternehmen, weil Informationen nicht effizient geteilt werden können?
• Welche ernsthaften Lücken würden entstehen, wenn bestimmte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und ihr Wissen mitnehmen?

 Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen zu verstehen, ob Sie tatsächlich eine Wissensdatenbank benötigen und darüber nachzudenken, wie sie aufgebaut werden sollte.

Schritt 2: Bestimmen Sie die Art der Wissensdatenbank

Sobald Sie wissen, dass Sie eine Wissensdatenbank benötigen, müssen Sie bestimmen, welche Art von Wissensdatenbank Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Es gibt sechs gängige Arten von Wissensdatenbanken. Um die Art von Wissensdatenbank zu bestimmen, die Sie möglicherweise erstellen möchten, denken Sie an das Publikum, das die Wissensdatenbank bedienen wird, wie zugänglich die Wissensdatenbank für die Öffentlichkeit sein soll und ob Sie die Wissensdatenbank auf Ihrem Unternehmensserver hosten oder einen Anbieter für das Hosting nutzen möchten.

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Schritt 3: Entwickeln Sie die Struktur der Wissensdatenbank

Organisation ist ein Schlüsselelement bei der Erstellung einer organisatorischen Struktur für eine Wissensdatenbank. Sie möchten, dass alle Benutzer schnell und einfach finden können, was sie suchen. Die Struktur Ihrer Wissensdatenbank zu Beginn Ihres Prozesses zu entwickeln, wird Ihnen nicht nur helfen, Ihre Inhalte zu organisieren, während Ihre Wissensdatenbank wächst, sondern wird auch das Navigationsdesign informieren und es für die Benutzer intuitiver gestalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Wissensdatenbank organisieren können:

• Benutzertyp oder Rolle: Wenn Sie unterschiedliche Benutzer oder Kundentypen haben, ist es effektiv, Ihre Wissensdatenbank nach Rolle zu organisieren. Ihre Benutzer können schnell auf das Wissen zugreifen, das spezifisch für sie ist. Zum Beispiel könnte eine [HR-Wissensdatenbank](http://Step 3: Develop knowledge base structure Organization is a key component in creating an organizational structure for a knowledge base. Sie möchten, dass alle Benutzer schnell und einfach finden können, was sie suchen. Die Entwicklung der Struktur Ihrer Wissensdatenbank zu Beginn Ihres Prozesses wird Ihnen nicht nur helfen, Ihre Inhalte zu organisieren, während Ihre Wissensdatenbank wächst, sondern auch das Navigationsdesign informieren und es den Benutzern intuitiver gestalten.  Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Wissensdatenbank organisieren können:  Benutzertyp oder Rolle: Wenn Sie unterschiedliche Benutzer oder Kundentypen haben, ist es effektiv, Ihre Wissensdatenbank nach Rolle zu organisieren. Ihre Benutzer können schnell auf das Wissen zugreifen, das spezifisch für sie ist. Ihre Benutzer können schnell auf das Wissen zugreifen, das spezifisch für sie ist. Zum Beispiel könnte eine HR-Wissensdatenbank organisiert werden, indem spezifische Informationen über Ihr Unternehmen mit bestimmten Abschnitten für Auftragnehmer, Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte getrennt werden. Aktivität: Wenn Ihre Zielgruppen, die die Wissensdatenbank verwenden, spezifische Informationen zu auszuführenden Aktionen benötigen, funktioniert die Organisation Ihrer Wissensdatenbank nach Aktivitäten gut. Zum Beispiel könnte eine Wissensdatenbank für ein großes Reisebüro nach Aktivitäten organisiert sein, wie etwa die Planung Ihrer Reise, das Buchen von Tickets und das Kontaktieren eines Agents. Stufe/ Erfahrung des Benutzers: Wenn Sie nach Stufe oder Erfahrung des Benutzers organisieren, kann der Benutzer Ihrer Wissensdatenbank schnell seine Bedürfnisse mit Ihren Informationen abgleichen. Zum Beispiel könnte eine Wissensdatenbank für einen Online-Dienst nach Stufen wie Erste Schritte, Service-Upgrades und Benutzertutorials organisiert werden. Produktenyp: Sie könnten Ihre Wissensdatenbank auch nach Produkttyp organisieren. Ein Beispiel ist ein Möbelgeschäft, das seine Wissensdatenbank nach Wohnzimmermöbeln, Schlafzimmermöbeln, Kinderzimmermöbeln und Büromöbeln organisieren könnte.   Ihre Wissensdatenbank wird sich ständig ändern, während Ihre Inhalte wachsen, bearbeitet oder archiviert werden. Deshalb ist es wichtig, Ihre Kategorien weit genug zu fassen, um eine Vielzahl von Inhalten zu umfassen, die nach Thema oder Thema untergeordnet werden können.   Schritt 4: Etablieren Sie Fachexperten zur Erstellung von Inhalten. Ihre Wissensdatenbank benötigt einen ständigen Zufluss von interessanten und ansprechenden Inhalten, die gezielt die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen erfüllen. Fachexperten (SMEs) und ein benannter Redakteur (oder zwei) sollten verantwortlich sein für die Erstellung der Inhalte, um die Qualität, Genauigkeit und Wirksamkeit aller Inhalte in Ihrer Wissensdatenbank sicherzustellen, die an Ihre Mitarbeiter und/oder Kunden verteilt werden. So könnte dieser Prozess funktionieren:  Der Wissen-Datenbank-Manager bestimmt die notwendigen Inhalte für jede Kategorie. Der Manager skizziert den Zweck jedes Inhaltsstücks, die Hauptbotschaft, Schlüsselwörter und den Call to Action für jeden Artikel. Sie setzen auch die Fristen und sind verantwortlich für die Zuweisung der Inhaltserstellung an die SMEs. SMEs sind dafür verantwortlich, ihr Fachwissen zu nutzen, um Inhalte zu erstellen, die den Vorgaben des Managers der Wissensdatenbank folgen. Die SMEs überprüfen auch bearbeitete Inhalte auf Genauigkeit. Redakteure überprüfen die von den SMEs bereitgestellten Inhalte und korrigieren sie hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Stil und Lesbarkeit.  Da Sie wahrscheinlich mehr als einen SME haben werden, der Inhalte für Ihre Wissensdatenbank schreibt, benötigen Sie einen Stilguide, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte unabhängig davon, wer sie schreibt oder bearbeitet, konsistent in Aussehen, Ton und Gefühl sind. Ihre Marketing- oder Kommunikationsabteilung hat wahrscheinlich einen Stilguide, der Richtlinien für Interpunktion, Markenstil, Formatierung und mehr enthält.   Schritt 5: Verfassen Sie Wissensressourcen Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Inhalte leicht verständlich sind und dass Ihre SMEs diese effizient bereitstellen. Um beides zu erreichen, geben Sie ihnen Richtlinien für das Schreiben, die diese Grundlagen abdecken:  Klarheit: Verwenden Sie handlungsorientierte Überschriften, um Ihrem Publikum auf einen Blick zu helfen, was der Inhalt erklären wird. Erklären Sie alle Fachbegriffe oder technischen Begriffe in klarer Sprache. Lesbarkeit: Leser bevorzugen Inhalte, die Informationen auf einen Blick bereitstellen. Das bedeutet, dass Absätze kurz sein sollten und Textblöcke bei Bedarf mit Überschriften, Unterüberschriften, Aufzählungen oder nummerierten Listen aufgeteilt werden sollten. Engagement: Fügen Sie Inhalte oder eigenständige Inhalte in Form von Bildern, Diagrammen, Infografiken oder Videos hinzu, um die Interaktion zu erhöhen. Nützlichkeit: Stellen Sie sicher, dass Sie auf verwandte Artikel innerhalb Ihrer Wissensdatenbank verlinken. Das wird Ihrem Publikum helfen, andere Ressourcen leicht zu finden, die ihre Fragen vollständig beantworten. Wert: Jeder Inhalt in Ihrer Wissensdatenbank sollte eine wertvolle Lösung oder Einsicht bieten.   Schritt 6: Laden Sie Ressourcen auf die gemeinsame Plattform hoch Eine gemeinsame Wissensdatenbankplattform ist ein Softwaresystem, das es einfach macht, Informationen von Ihrer Wissensdatenbank zu denen zu bringen, die sie benötigen. Die von Ihnen gewählte gemeinsame Plattform umfasst die Werkzeuge, die die Funktionalität Ihrer Wissensdatenbank erweitern. Zum Beispiel könnte die Software der gemeinsamen Plattform Suchwerkzeuge, Dateifreigabe, Analysen und Berichte, ein Benutzerfeedbacksystem und mehr umfassen. Die von Ihnen gewählte gemeinsame Plattform sollte auch mit dem Wachstum Ihrer Wissensdatenbank skalierbar sein.  Schritt 7: Aktualisieren Sie Inhalte häufig Das Aktualisieren von Inhalten wird eine regelmäßige Aktivität sein, um Ihre Wissensdatenbank relevant und nützlich zu halten. Verlassen Sie sich auf die eingebauten Analysen Ihrer Wissensdatenbank-Software, um zu helfen. Die Daten, die Sie überprüfen, helfen Ihnen, besser zu verstehen:  Die Art von Informationen, auf die die Menschen zugreifen  Wie sich der Suchverkehr bei einst beliebten Artikeln ändert, wann ein Artikel veröffentlicht und aktualisiert wurde.  Planen Sie, dass Ihre SMEs alle Inhalte (laufend) im Laufe des Jahres überprüfen, um Inhalte bei Bedarf zu aktualisieren, zu optimieren oder abzulehnen. Zusätzlich sollten Sie planen, relevante Inhalte jedes Mal zu aktualisieren, wenn sich Ihre Unternehmensrichtlinien, Produkte oder Änderungen Ihrer Dienstleistungen ändern.) könnten organisiert werden, indem spezifische Informationen über Ihr Unternehmen mit definierten Abschnitten aufgeteilt werden, die sich an Auftragnehmer, Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter richten.
• Aktivität: Wenn Ihre Zielgruppen, die die Wissensdatenbank verwenden, spezifische Informationen zu auszuführenden Aktionen benötigen, funktioniert die Organisation Ihrer Wissensdatenbank nach Aktivitäten gut. Zum Beispiel könnte eine Wissensdatenbank für ein großes Reisebüro nach Aktivitäten organisiert sein, wie etwa die Planung Ihrer Reise, das Buchen von Tickets und das Kontaktieren eines Agents.
• Stufe/ Erfahrung des Benutzers: Wenn Sie nach Stufe oder Erfahrung des Benutzers organisieren, kann der Benutzer Ihrer Wissensdatenbank schnell seine Bedürfnisse mit Ihren Informationen abgleichen. Zum Beispiel könnte eine Wissensdatenbank für einen Online-Dienst nach Stufen wie Erste Schritte, Service-Upgrades und Benutzertutorials organisiert werden.
• Produktenyp: Sie könnten Ihre Wissensdatenbank auch nach Produkttyp organisieren. Ein Beispiel ist ein Möbelgeschäft, das seine Wissensdatenbank nach Wohnzimmermöbeln, Schlafzimmermöbeln, Kinderzimmermöbeln und Büromöbeln organisieren könnte. 

Ihre Wissensdatenbank wird sich ständig ändern, während Ihre Inhalte erweitert, bearbeitet oder archiviert werden. Deshalb ist es wichtig, Ihre Kategorien weit genug zu fassen, um eine Vielzahl von Inhalten zu umfassen, die nach Thema oder Thema untergeordnet werden können.

Schritt 4: Führen Sie SMEs ein, um Inhalte zu erstellen

Ihre Wissensdatenbank benötigt kontinuierlich interessante und ansprechende Inhalte, die speziell die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen erfüllen. Fachexperten (SMEs) und ein benannter Redakteur (oder zwei) sollten verantwortlich sein für die Erstellung der Inhalte, um die Qualität, Genauigkeit und Wirksamkeit aller Inhalte in Ihrer Wissensdatenbank sicherzustellen, die an Ihre Mitarbeiter und/oder Kunden verteilt werden. So könnte dieser Prozess funktionieren:

• Der Manager der Wissensdatenbank bestimmt die erforderlichen Inhalte für jede Kategorie. Der Manager skizziert den Zweck jedes Inhaltsstücks, die Hauptbotschaft, Schlüsselwörter und den Call to Action für jeden Artikel. Sie setzen auch die Fristen und sind verantwortlich für die Zuweisung der Inhaltserstellung an die SMEs.
• SMEs sind dafür verantwortlich, ihr Fachwissen zu nutzen, um Inhalte zu erstellen, die den Vorgaben des Managers der Wissensdatenbank folgen. SMEs prüfen auch bearbeitete Inhalte auf Genauigkeit.
• Redakteure überprüfen die von den SMEs bereitgestellten Inhalte und korrigieren sie hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Stil und Lesbarkeit.

Da Sie wahrscheinlich mehr als einen SME haben werden, der Inhalte für Ihre Wissensdatenbank schreibt, benötigen Sie einen Stilguide, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte unabhängig davon, wer sie schreibt oder bearbeitet, konsistent in Aussehen, Ton und Gefühl sind. Ihre Marketing- oder Kommunikationsabteilung hat wahrscheinlich einen Stilguide, der Richtlinien für Interpunktion, Markenstil, Formatierung und mehr enthält. Erfahren Sie, wie ein Wissensmanager helfen kann, Richtlinien zu erstellen und durchzusetzen.

Schritt 5: Schreiben Sie Wissensressourcen

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Inhalte leicht verständlich sind und dass Ihre SMEs diese effizient bereitstellen. Um beides zu erreichen, geben Sie ihnen Richtlinien für das Schreiben, die diese Grundlagen abdecken:

• Klarheit: Verwenden Sie handlungsorientierte Überschriften, um Ihrem Publikum auf einen Blick zu helfen, was der Inhalt erklären wird. Erklären Sie alle Fachbegriffe oder technischen Begriffe in klarer Sprache.
• Lesbarkeit: Leser bevorzugen Inhalte, die Informationen auf einen Blick bereitstellen. Das bedeutet, dass Absätze kurz sein sollten und Textblöcke bei Bedarf mit Überschriften, Unterüberschriften, Aufzählungen oder nummerierten Listen aufgeteilt werden sollten.
• Engagement: Fügen Sie Inhalte oder eigenständige Inhalte in Form von Bildern, Diagrammen, Infografiken oder Videos hinzu, um die Interaktion zu erhöhen.
• Nützlichkeit: Stellen Sie sicher, dass Sie auf verwandte Artikel innerhalb Ihrer Wissensdatenbank verlinken. Das wird Ihrem Publikum helfen, andere Ressourcen leicht zu finden, die ihre Fragen vollständig beantworten.
• Wert: Jeder Inhalt in Ihrer Wissensdatenbank sollte eine wertvolle Lösung oder Einsicht bieten. 

Schritt 6: Laden Sie Ressourcen auf die gemeinsame Plattform hoch

Eine gemeinsame Wissensdatenbankplattform ist ein Softwaresystem, das es einfach macht, Informationen von Ihrer Wissensdatenbank zu denen zu bringen, die sie benötigen. Die von Ihnen gewählte gemeinsame Plattform umfasst die Werkzeuge, die die Funktionalität Ihrer Wissensdatenbank erweitern. Zum Beispiel könnte die Software der gemeinsamen Plattform Suchwerkzeuge, Dateifreigabe, Analysen und Berichte, ein Benutzerfeedbacksystem und mehr umfassen. Die von Ihnen gewählte gemeinsame Plattform sollte auch mit dem Wachstum Ihrer Wissensdatenbank skalierbar sein.

Schritt 7: Aktualisieren Sie Inhalte häufig

Das Aktualisieren von Inhalten wird eine regelmäßige Aktivität sein, um Ihre Wissensdatenbank relevant und nützlich zu halten. Verlassen Sie sich auf die eingebauten Analysen Ihrer Wissensdatenbank-Software, um zu helfen. Die Daten, die Sie überprüfen, helfen Ihnen, besser zu verstehen:

• Die Art von Informationen, auf die die Menschen zugreifen 
• Wie sich der Suchverkehr bei einst beliebten Artikeln ändert
• Wann ein Artikel veröffentlicht und aktualisiert wurde

Planen Sie, dass Ihre Fachexperten alle Inhalte (fortlaufend) im Laufe des Jahres überprüfen, um Inhalte bei Bedarf zu aktualisieren, zu optimieren oder einzustellen. Darüber hinaus sollten Sie planen, relevante Inhalte zu aktualisieren, wann immer sich Ihre Unternehmensrichtlinien, Produkte oder Dienstleistungen ändern. Die Verifizierungs-Engine von Guru stellt sicher, dass Ihr Wissen immer aktuell ist.

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Eine Wissensdatenbank ist eine großartige Möglichkeit, interne Informationen zu organisieren, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. Eine gut gepflegte Wissensdatenbank kann auch dazu beitragen, Kunden schnellen Zugriff auf die Antworten zu geben, die sie zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen benötigen. Guru kann Ihnen helfen zu bestimmen, welcher Typ von Wissensdatenbank am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Beginnen Sie noch heute mit Guru kostenlos und nutzen Sie die Vorteile von integriertem Wissensmanagement für Ihr Unternehmen.