Che cos'è Whatfix?

Whatfix è una piattaforma di adozione digitale (DAP) progettata per aiutare le aziende a migliorare l'esperienza utente, aumentare l'adozione del software e migliorare la produttività dei dipendenti. Fornisce guida interattiva in-app e supporto self-service per aiutare gli utenti a navigare nelle applicazioni software complesse senza problemi. Offrendo walkthrough passo-passo, etichette informative, popup e basi di conoscenza, Whatfix garantisce che i dipendenti e i clienti possano apprendere ed utilizzare il software aziendale in modo efficiente senza una formazione estesa.

Come funziona Whatfix

Whatfix si integra con applicazioni web e desktop per fornire guida contestuale in tempo reale agli utenti. La piattaforma sovrappone elementi interattivi sull'interfaccia di un'applicazione, indirizzando gli utenti a completare correttamente ed efficientemente i compiti. Sfruttando l'AI e l'automazione, la piattaforma personalizza l'esperienza dell'utente in base al ruolo, ai modelli di utilizzo e al comportamento.

Caratteristiche chiave di Whatfix

Whatfix è ricca di funzionalità che rendono l'adozione digitale fluida e intuitiva. Ecco alcune delle sue capacità principali:

• Walkthrough in-app: La guida passo dopo passo all'interno delle applicazioni aiuta gli utenti a imparare facendo, riducendo la curva di apprendimento.
• Etichette informative e popup: Le etichette informative contestuali e i popup forniscono assistenza in tempo reale, prevenendo errori degli utenti.
• Widget di auto-aiuto: Gli utenti possono accedere alla documentazione di aiuto, alle FAQ e ai contenuti di supporto senza lasciare l'applicazione.
• Automazione dei compiti: Automatizza i compiti ripetitivi per migliorare l'efficienza e minimizzare gli errori manuali.
• Creazione di contenuti multi-formato: Converte i contenuti di formazione in vari formati come PDF, video e presentazioni.
• Analisi del comportamento degli utenti: Traccia le interazioni degli utenti per identificare i punti critici e ottimizzare la guida.
• Integrazione con LMS e basi di conoscenza: Si collega perfettamente con i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) e i software di gestione della conoscenza esistenti per centralizzare le risorse di apprendimento.

I vantaggi di usare Whatfix

Le organizzazioni in vari settori adottano la piattaforma per promuovere l'adozione del software e migliorare l'efficienza operativa. Ecco perché:

1. Onboarding e formazione più veloci

I metodi di formazione tradizionali, come le sessioni in aula e la documentazione lunga, possono essere dispendiosi e inefficaci. Questo strumento consente una formazione interattiva on-demand, permettendo agli utenti di imparare il software mentre lo usano attivamente.

2. Adozione aumentata del software

Una delle più grandi sfide che le aziende affrontano è la bassa adozione del software aziendale. I dipendenti spesso faticano con sistemi complessi, portando a un utilizzo ridotto. La guida in-app della piattaforma assicura che gli utenti si sentano a proprio agio e sicuri nell'utilizzo dei nuovi strumenti, aumentando i tassi di adozione.

3. Riduzione dei costi di supporto

Fornendo supporto self-service all'interno delle applicazioni, il software riduce il carico sui team IT e di supporto clienti. I dipendenti e i clienti possono risolvere i problemi in autonomia, riducendo al minimo i ticket di supporto e le richieste al service desk.

4. Produttività migliorata

Con flussi di lavoro automatizzati e assistenza in tempo reale, gli utenti completano i compiti in modo più efficiente, eliminando i colli di bottiglia e riducendo gli errori. Questo si traduce in aumento della produttività tra i team.

5. Esperienza di apprendimento personalizzata

Whatfix adatta la guida in base ai ruoli degli utenti, ai livelli di esperienza e al comportamento. Questo approccio personalizzato garantisce che ogni utente riceva supporto rilevante e tempestivo.

Sfide nell'adozione digitale (e come Whatfix aiuta a superarle)

Implementare un nuovo software non è mai semplice come "installare e andare". Molte aziende si trovano di fronte a ostacoli quando implementano applicazioni aziendali, portando a frustrazione, bassi tassi di adozione e strumenti poco utilizzati. Ecco alcune delle sfide più comuni nell'adozione digitale e come questo software aiuta a risolverle.

1. Resistenza al cambiamento

I dipendenti spesso si oppongono a nuovi software perché sono a loro agio con gli strumenti esistenti o temono che imparare qualcosa di nuovo sarà difficile. I metodi di formazione tradizionali, come lunghi manuali e webinar generici, peggiorano solo la situazione.

🔹 Come aiuta Whatfix: Lo strumento rende l'apprendimento intuitivo integrando guida interattiva passo-passo all'interno del software stesso. I dipendenti possono imparare mentre lavorano, eliminando la necessità di sessioni di formazione dispendiose e adatte a tutti.

2. Mancanza di formazione efficace

Molte organizzazioni si affidano a contenuti di formazione statici: slide di PowerPoint, PDF o workshop singoli. Ma senza supporto continuo, i dipendenti dimenticano rapidamente ciò che hanno imparato.

🔹 Come aiuta Whatfix: Fornisce formazione on-demand in-app che i dipendenti possono accedere in qualsiasi momento. Funzionalità come i widget di auto-aiuto e i popup contestuali assicurano che gli utenti abbiano sempre supporto proprio quando ne hanno bisogno.

3. Sovraccarico di informazioni

Anche con solide basi di conoscenza, i dipendenti spesso faticano a trovare informazioni rilevanti quando ne hanno bisogno. Cercare tra pagine di documentazione interrompe la produttività e aumenta la frustrazione.

🔹 Come aiuta Whatfix: Il suo strumento di auto-aiuto basato su AI estrae risposte pertinenti da FAQ, basi di conoscenza e materiali formativi. Gli utenti possono semplicemente digitare una domanda e ricevere aiuto immediato senza lasciare l'applicazione.

4. Elevata dipendenza da IT e team di supporto

Quando gli utenti faticano a navigare nel nuovo software, i team IT e di supporto clienti si trovano a dover gestire un afflusso di ticket e domande ripetitive. Questo porta via tempo da progetti di maggiore priorità.

🔹 Come aiuta Whatfix: Offrendo supporto self-service all'interno delle applicazioni, riduce il volume di ticket di supporto e abilita i dipendenti a risolvere i problemi da soli. Le aziende che utilizzano il software segnalano fino al 50% in meno di richieste di supporto, liberando risorse IT per iniziative più strategiche.

Casi d'uso di Whatfix

Questo software è utilizzato in vari settori e dipartimenti per semplificare l'adozione digitale e migliorare l'esperienza utente. Ecco alcuni casi d'uso comuni:

1. Employee onboarding

I nuovi assunti spesso faticano a imparare più applicazioni aziendali. Whatfix semplifica l'onboarding fornendo walkthrough interattivi e risorse di auto-aiuto.

2. Supporto clienti

Le aziende utilizzano Whatfix per ridurre le richieste di supporto clienti offrendo assistenza self-service in-app, FAQ e tutorial.

3. Adozione CRM

I team di vendita spesso trovano i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) difficili da navigare. Whatfix aiuta i rappresentanti di vendita ad adattarsi rapidamente a strumenti come Salesforce, riducendo gli errori di inserimento dati e migliorando l'efficienza.

4. Formazione sui sistemi ERP

Il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è complesso e richiede formazione estesa. Whatfix guida i dipendenti attraverso i flussi di lavoro ERP, garantendo l'uso preciso ed efficiente.

5. Formazione sulla conformità

La conformità alle normative richiede alle organizzazioni di formare i dipendenti su procedure e politiche specifiche. Whatfix automatizza la formazione sulla conformità, garantendo coerenza e riducendo il rischio di non conformità.

Integrazioni di Whatfix

Whatfix si integra con una varietà di piattaforme per migliorare la sua funzionalità. Alcune integrazioni chiave includono:

• Applicazioni aziendali: Funziona con strumenti come Salesforce, Workday, SAP e Oracle.
• Piattaforme LMS: Si integra con i sistemi di gestione dell'apprendimento per supportare formazioni strutturate.
• Piattaforme di supporto clienti: Si connette con Zendesk, ServiceNow e Freshdesk per fornire aiuto contestuale.
• Sistemi di gestione della conoscenza: Migliora le basi di conoscenza esistenti come Guru, Confluence e SharePoint.

Come Whatfix si confronta con altre piattaforme di adozione digitale

Mentre Whatfix è una piattaforma di adozione digitale leader, compete con altre soluzioni come WalkMe, Pendo e Userlane. Ecco come si distingue:

• Facilità di implementazione: Whatfix offre un'implementazione senza codice, rendendola accessibile alle aziende senza competenze tecniche.
• Personalizzazione basata su AI: A differenza di alcuni concorrenti, Whatfix usa l'IA per offrire esperienze di apprendimento personalizzate.
• Contenuto multi-formato: Converte automaticamente i walkthrough in vari materiali di formazione, riducendo gli sforzi di creazione di contenuti.
• Convenienza economica: Whatfix è spesso considerato più conveniente di alternative come WalkMe, rendendola una scelta eccellente per aziende di tutte le dimensioni.

Chi dovrebbe usare Whatfix?

Whatfix è ideale per le organizzazioni che vogliono migliorare l'adozione del software, semplificare la formazione dei dipendenti e migliorare l'esperienza del cliente. È particolarmente vantaggioso per:

• Grandi imprese con ecosistemi software complessi
• Team di assistenza clienti che cercano di ridurre i ticket di supporto
• Team HR e L&D responsabili della formazione dei dipendenti
• Team di vendita e marketing che utilizzano software CRM
• Dipartimenti IT che implementano nuove applicazioni aziendali

Come iniziare con Whatfix

Implementare Whatfix è un processo semplice:

1. Identificare le applicazioni chiave: Determinare quale software necessita di guida in-app.
2. Definire le persone degli utenti: Segmentare gli utenti in base ai ruoli e alle esigenze di formazione.
3. Creare walkthrough interattivi: Costruire guide passo-passo su misura per i flussi di lavoro degli utenti.
4. Lanciare e monitorare: Implementare Whatfix e utilizzare l'analitica per tracciare l'adozione e ottimizzare la guida.

Come misurare il ROI di Whatfix

Investire in una piattaforma di adozione digitale come Whatfix è una mossa intelligente, ma come possono le aziende garantire di ottenere un valore reale da essa? Misurare il ritorno sull'investimento (ROI) di Whatfix implica il monitoraggio di indicatori chiave di prestazione (KPI) che dimostrano miglioramenti nell'efficienza della formazione, nell'adozione del software e nella produttività.

1. Riduzione dei costi di formazione

La formazione software tradizionale è costosa: workshop, formatori e materiali si sommano. Con la formazione self-paced in-app di Whatfix, le aziende possono ridurre significativamente le spese di formazione.

🔹 KPI da monitorare: Confrontare i costi di formazione pre e post-Whatfix e calcolare i risparmi derivanti dalla riduzione delle sessioni condotte da istruttori e delle ore di formazione.

2. Adozione software più rapida

Una delle principali ragioni per cui gli investimenti software falliscono è il basso tasso di adozione. Se i dipendenti non utilizzano efficacemente una piattaforma, diventa un investimento sprecato.

🔹 KPI da monitorare: Monitorare le metriche di coinvolgimento degli utenti: quanto spesso i dipendenti interagiscono con la guida di Whatfix, quanto velocemente completano i flussi di lavoro e se le funzionalità chiave vengono utilizzate.

3. Riduzione dei ticket di supporto

Uno dei più grandi vantaggi di Whatfix è la sua capacità di ridurre la dipendenza dai team IT e di supporto clienti. Quando gli utenti ricevono risposte senza presentare una richiesta di supporto, le aziende risparmiano sia tempo che denaro.

🔹 KPI da monitorare: Analizzare la percentuale di diminuzione dei ticket di supporto dopo aver implementato Whatfix. Le aziende che utilizzano Whatfix hanno segnalato una diminuzione del 30-50% nelle richieste al help desk.

4. Miglioramenti della produttività

Più tempo i dipendenti trascorrono cercando di capire il software, meno tempo trascorrono sul lavoro effettivo. Whatfix semplifica i flussi di lavoro, consentendo agli utenti di completare i compiti più rapidamente.

🔹 KPI da monitorare: Misura il tempo risparmiato per utente durante il completamento dei compiti chiave prima e dopo l'implementazione di Whatfix. Tempi di completamento più rapidi si traducono in una maggiore produttività complessiva.

5. Soddisfazione e coinvolgimento degli utenti

In definitiva, il successo di Whatfix può essere misurato da quanto i dipendenti o i clienti apprezzino e interagiscano con lo strumento. Se gli utenti lo trovano utile, saranno più propensi ad adottare nuovi software con minimi attriti.

🔹 KPI da monitorare: Utilizza sondaggi tra dipendenti o clienti per misurare la soddisfazione degli utenti con le guide e gli strumenti di auto-aiuto di Whatfix.

Considerazioni finali

Whatfix è uno strumento potente per le aziende che cercano di semplificare l'adozione del software e migliorare il coinvolgimento degli utenti. Con la sua guida interattiva, automazione e analisi, Whatfix garantisce che i dipendenti e i clienti possano navigare in applicazioni complesse con facilità. Che tu stia integrando nuovi assunti, formando i dipendenti su software aziendale o migliorando il self-service dei clienti, Whatfix fornisce gli strumenti necessari per il successo.

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