Was ist Whatfix?

Whatfix ist eine digitale Adoptionsplattform (DAP), die entwickelt wurde, um Unternehmen zu helfen, die Benutzererfahrung zu verbessern, die Softwareadoption zu steigern und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Es bietet interaktive, In-App-Anleitungen und Selbsthilfe-Support, um Benutzern zu helfen, komplexe Softwareanwendungen nahtlos zu navigieren. Durch die Bereitstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tooltips, Pop-ups und Wissensdatenbanken stellt Whatfix sicher, dass Mitarbeiter und Kunden die Unternehmenssoftware effizient lernen und nutzen können, ohne umfassende Schulungen zu benötigen.

Wie Whatfix funktioniert

Whatfix integriert sich mit webbasierten und Desktop-Anwendungen, um Benutzern in Echtzeit kontextbezogene Anleitungen anzubieten. Die Plattform überlagert interaktive Elemente auf die Benutzeroberfläche einer Anwendung und gibt Benutzern Anweisungen, um Aufgaben korrekt und effizient auszuführen. Durch die Nutzung von KI und Automatisierung passt die Plattform die Benutzererfahrung basierend auf Rolle, Nutzungsmustern und Verhalten an.

Hauptmerkmale von Whatfix

Whatfix ist mit Funktionen ausgestattet, die die digitale Adoption reibungslos und intuitiv gestalten. Hier sind einige ihrer Kernfähigkeiten:

• In-App-Anleitungen: Schritt-für-Schritt-Anleitungen innerhalb von Anwendungen helfen Benutzern beim Lernen durch Handeln und verringern die Lernkurve.
• Tooltips und Pop-ups: Kontextbezogene Tooltips und Pop-ups bieten zeitnahe Unterstützung und verhindern Benutzerfehler.
• Selbsthilfe-Widget: Benutzer können auf Hilfedokumentationen, FAQs und Supportinhalte zugreifen, ohne die Anwendung zu verlassen.
• Task-Automatisierung: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben, um die Effizienz zu verbessern und manuelle Fehler zu minimieren.
• Erstellung von Inhalten in mehreren Formaten: Konvertiert Schulungsinhalte in verschiedene Formate wie PDFs, Videos und Einblendpräsentationen.
• Analytik des Benutzerverhaltens: Verfolgt Benutzerinteraktionen, um Schmerzpunkte zu erkennen und die Anleitung zu optimieren.
• Integration mit LMS und Wissensdatenbanken: Verbindet sich nahtlos mit Lernmanagementsystemen (LMS) und bestehenden Wissensdatenbank-Software, um Lernressourcen zu zentralisieren.

Die Vorteile der Nutzung von Whatfix

Organisationen in verschiedenen Branchen setzen die Plattform ein, um die Softwareadoption voranzutreiben und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Hier ist der Grund:

1. Schnellere Einarbeitung und Schulung

Traditionelle Schulungsmethoden, wie Klassenzimmer-Sitzungen und umfangreiche Dokumentationen, können zeitaufwändig und ineffektiv sein. Dieses Tool ermöglicht interaktive Schulungen auf Abruf, sodass Benutzer Software lernen können, während sie sie aktiv nutzen.

2. Erhöhte Softwareadoption

Eine der größten Herausforderungen, vor denen Unternehmen stehen, ist die niedrige Adoption von Unternehmenssoftware. Mitarbeiter haben häufig Schwierigkeiten mit komplexen Systemen, was zu einer Unterauslastung führt. Die In-App-Anleitungen der Plattform stellen sicher, dass Benutzer sich beim Umgang mit neuen Werkzeugen wohl und sicher fühlen, wodurch die Adoptionsraten steigen.

3. Reduzierte Supportkosten

Durch die Bereitstellung von Selbsthilfe-Support innerhalb von Anwendungen reduziert die Software die Belastung der IT- und Support-Teams. Mitarbeiter und Kunden können Probleme selbstständig lösen, wodurch Supportanfragen und Anfragen an den Service Desk minimiert werden.

4. Verbesserte Produktivität

Mit automatisierten Arbeitsabläufen und zeitnaher Unterstützung erledigen Benutzer Aufgaben effizienter, beseitigen Engpässe und reduzieren Fehler. Dies führt zu erhöhter Produktivität in den Teams.

5. Personalisierte Lernerfahrung

Whatfix passt die Anleitung basierend auf Benutzerrollen, Erfahrungsstufen und Verhalten an. Dieser personalisierte Ansatz stellt sicher, dass jeder Benutzer relevante und zeitnahe Unterstützung erhält.

Herausforderungen bei der digitalen Adoption (und wie Whatfix hilft, diese zu überwinden)

Die Implementierung neuer Software ist nie so einfach wie "installieren und loslegen." Viele Unternehmen stoßen auf Hindernisse beim Rollout von Unternehmensanwendungen, was zu Frustration, niedrigen Adoptionsraten und unterausgelasteten Werkzeugen führt. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen bei der digitalen Adoption – und wie diese Software hilft, sie zu lösen.

1. Widerstand gegen Veränderung

Mitarbeiter wehren sich häufig gegen neue Software, weil sie mit den bestehenden Tools vertraut sind oder befürchten, dass das Lernen von etwas Neuem schwierig sein wird. Traditionelle Schulungsmethoden, wie lange Handbücher und allgemeine Webinare, machen dies nur noch schlimmer.

🔹 Wie Whatfix hilft: Das Tool macht das Lernen intuitiv, indem es interaktive, Schritt-für-Schritt-Anleitungen in die Software selbst einbettet. Mitarbeiter können lernen, während sie arbeiten, wodurch die Notwendigkeit für zeitaufwändige, standardisierte Schulungssitzungen entfällt.

2. Mangel an effektiven Schulungen

Viele Organisationen verlassen sich auf statische Schulungsinhalte – PowerPoint-Präsentationen, PDFs oder einmalige Workshops. Doch ohne fortlaufende Unterstützung vergessen Mitarbeiter schnell, was sie gelernt haben.

🔹 Wie Whatfix hilft: Es bietet auf Abruf in-App-Schulungen, die Benutzer jederzeit abrufen können. Funktionen wie Selbsthilfe-Widgets und kontextbezogene Pop-ups stellen sicher, dass Benutzer jederzeit genau dann Unterstützung haben, wenn sie benötigt wird.

3. Informationsüberlastung

Selbst mit robusten Wissensdatenbanken haben Mitarbeiter häufig Schwierigkeiten, relevante Informationen zu finden, wenn sie sie benötigen. Das Durchsuchen von Seiten in Dokumentationen stört die Produktivität und erhöht die Frustration.

🔹 Wie Whatfix hilft: Sein KI-gestütztes Selbsthilfe-Tool zieht relevante Antworten aus FAQs, Wissensdatenbanken und Schulungsmaterialien. Benutzer können einfach eine Frage eingeben und sofortige Hilfe erhalten, ohne die Anwendung zu verlassen.

4. Hohe Abhängigkeit von IT- und Support-Teams

Wenn Benutzer Schwierigkeiten haben, sich in neuer Software zurechtzufinden, müssen die IT- und Kundenserviceteams mit einem Ansturm von Tickets und wiederholten Anfragen umgehen. Dies nimmt Zeit von Projekten mit höherer Priorität weg.

🔹 Wie Whatfix hilft: Durch die Bereitstellung von Selbsthilfe-Support innerhalb von Anwendungen reduziert es die Anzahl der Support-Tickets und ermächtigt die Mitarbeiter, Probleme selbst zu lösen. Unternehmen, die die Software verwenden, berichten von bis zu 50 % weniger Supportanfragen, wodurch IT-Ressourcen für strategischere Initiativen freigegeben werden.

Anwendungsfälle von Whatfix

Diese Software wird in verschiedenen Branchen und Abteilungen eingesetzt, um die digitale Adoption zu optimieren und die Benutzererfahrung zu verbessern. Hier sind einige gängige Anwendungsfälle:

1. Mitarbeitereingliederung

Neueinstellungen haben oft Schwierigkeiten, mehrere Unternehmensanwendungen zu erlernen. Whatfix vereinfacht die Einarbeitung, indem es interaktive Anleitungen und Selbsthilferessourcen bereitstellt.

2. Kundensupport

Unternehmen nutzen Whatfix, um Kundenanfragen zu reduzieren, indem sie Self-Service-Unterstützung in der App, FAQs und Tutorials anbieten.

3. CRM-Adoption

Vertriebsteams finden es oft schwierig, mit Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-Systemen zu arbeiten. Whatfix hilft Vertriebsmitarbeitern, sich schnell an Tools wie Salesforce anzupassen, wodurch Dateneingabefehler reduziert und die Effizienz verbessert wird.

4. ERP-Systemschulung

Unternehmensressourcenplanungs- (ERP)-Software ist komplex und erfordert umfangreiche Schulungen. Whatfix führt Mitarbeiter durch ERP-Workflows, um eine genaue und effiziente Nutzung sicherzustellen.

5. Compliance-Schulungen

Die Einhaltung von Vorschriften erfordert, dass Organisationen Mitarbeiter zu spezifischen Verfahren und Richtlinien schulen. Whatfix automatisiert die Compliance-Schulung, sorgt für Konsistenz und reduziert das Risiko von Nichteinhaltung.

Whatfix-Integrationen

Whatfix integriert sich mit einer Vielzahl von Plattformen, um seine Funktionalität zu verbessern. Einige wichtige Integrationen umfassen:

• Unternehmensanwendungen: Funktioniert mit Tools wie Salesforce, Workday, SAP und Oracle.
• LMS-Plattformen: Integriert sich mit Lernmanagementsystemen zur Unterstützung strukturierter Schulungen.
• Kundenunterstützungsplattformen: Verbindet sich mit Zendesk, ServiceNow und Freshdesk, um kontextbezogene Hilfe zu bieten.
• Wissensmanagementsysteme: Verbessert vorhandene Wissensdatenbanken wie Guru, Confluence und SharePoint.

Wie Whatfix im Vergleich zu anderen digitalen Adoptionsplattformen abschneidet

Während Whatfix eine führende digitale Adoptionsplattform ist, konkurriert es mit anderen Lösungen wie WalkMe, Pendo und Userlane. Hier ist, wie es sich abhebt:

• Einfache Implementierung: Whatfix bietet eine No-Code-Implementierung, die es für Unternehmen ohne technische Expertise zugänglich macht.
• KI-gestützte Personalisierung: Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern verwendet Whatfix KI, um personalisierte Lernerfahrungen zu bieten.
• Inhalte in mehreren Formaten: Wandelt Anleitungen automatisch in verschiedene Schulungsmaterialien um, um den Aufwand für die Inhaltserstellung zu reduzieren.
• Kosten Effektivität: Whatfix wird oft als günstiger als Alternativen wie WalkMe angesehen, was es zu einer großartigen Wahl für Unternehmen jeder Größe macht.

Wer sollte Whatfix verwenden?

Whatfix ist ideal für Organisationen, die die Softwareadoption verbessern, die Schulung der Mitarbeiter optimieren und die Benutzererfahrung verbessern möchten. Es ist besonders vorteilhaft für:

• Große Unternehmen mit komplexen Software-Ökosystemen
• Kundendienstteams, die Supportanfragen reduzieren möchten
• HR- und L&D-Teams, die für die Schulung der Mitarbeiter verantwortlich sind
• Vertriebs- und Marketingteams, die CRM-Software verwenden
• IT-Abteilungen, die neue Unternehmensanwendungen implementieren

Erste Schritte mit Whatfix

Die Implementierung von Whatfix ist ein einfacher Prozess:

1. Schlüsselanwendungen identifizieren: Bestimmen Sie, welche Software in-App-Anleitungen benötigt.
2. Benutzer-Personas definieren: Segmentieren Sie Benutzer basierend auf Rollen und Schulungsbedürfnissen.
3. Interaktive Anleitungen erstellen: Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die auf Benutzer-Workflows zugeschnitten sind.
4. Starten und überwachen: Implementieren Sie Whatfix und nutzen Sie Analysen, um die Adoption zu verfolgen und die Anleitung zu optimieren.

Wie man den ROI von Whatfix misst

In eine digitale Adoptionsplattform wie Whatfix zu investieren, ist eine kluge Entscheidung — aber wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie echten Wert daraus ziehen? Die Messung des Return on Investment (ROI) von Whatfix umfasst die Verfolgung wichtiger Leistungskennzahlen (KPIs), die Verbesserungen in der Schulungseffizienz, Softwareadoption und Produktivität darstellen.

1. Reduzierung der Schulungskosten

Traditionelle Software-Schulungen sind teuer – Workshops, Trainer und Materialien summieren sich. Mit der selbstgesteuerten, In-App-Schulung von Whatfix können Unternehmen die Schulungskosten erheblich senken.

🔹 KPI zur Verfolgung: Vergleichen Sie die Schulungskosten vor und nach Whatfix und berechnen Sie die Einsparungen aus reduzierten Schulungen durch Dozenten und Schulungsstunden.

2. Schnellere Softwareadoption

Ein Hauptgrund, warum Softwareinvestitionen fehlschlagen, sind niedrige Adoptionsraten. Wenn Mitarbeiter eine Plattform nicht effektiv nutzen, wird sie zu einer verschwendeten Investition.

🔹 KPI zur Verfolgung: Überwachen Sie die Engagementmetriken der Benutzer – wie oft Mitarbeiter mit Whatfix-Anleitungen interagieren, wie schnell sie Workflows abschließen und ob wichtige Funktionen genutzt werden.

3. Reduzierung der Supportanfragen

Einer der größten Vorteile von Whatfix ist die Fähigkeit, die Abhängigkeit von IT- und Kundenserviceteams zu reduzieren. Wenn Benutzer Antworten erhalten, ohne eine Supportanfrage zu stellen, sparen Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld.

🔹 KPI zur Verfolgung: Analysieren Sie den prozentualen Rückgang der Supportanfragen nach der Implementierung von Whatfix. Unternehmen, die Whatfix verwenden, haben von einem Rückgang der Anfragen an den Helpdesk um 30-50 % berichtet.

4. Produktivitätsverbesserungen

Je mehr Zeit die Mitarbeiter damit verbringen, Software zu verstehen, desto weniger Zeit bleibt ihnen für die eigentliche Arbeit. Whatfix optimiert Arbeitsabläufe und ermöglicht es den Nutzern, Aufgaben schneller abzuschließen.

🔹 KPI zur Verfolgung: Messen Sie die Zeit, die jeder Nutzer beim Abschluss wichtiger Aufgaben vor und nach der Implementierung von Whatfix einspart. Schnellere Abschlusszeiten führen zu einer höheren Gesamtproduktivität.

5. Benutzerzufriedenheit und -engagement

Letztendlich kann der Erfolg von Whatfix daran gemessen werden, wie sehr die Mitarbeiter oder Kunden das Tool schätzen und mit ihm interagieren. Wenn die Benutzer es hilfreich finden, werden sie eher bereit sein, neue Software mit minimalen Schwierigkeiten anzunehmen.

🔹 KPI zur Verfolgung: Verwenden Sie Mitarbeiter- oder Kundenumfragen, um die Benutzerzufriedenheit mit den Anleitungen und Selbsthilfetools von Whatfix zu messen.

Abschließende Gedanken

Whatfix ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen, die die Softwareeinführung vereinfachen und das Nutzerengagement verbessern möchten. Mit seiner interaktiven Anleitung, Automatisierung und Analytik stellt Whatfix sicher, dass Mitarbeiter und Kunden komplexe Anwendungen problemlos nutzen können. Egal, ob Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, Schulungen zum Einsatz von Unternehmenssoftware durchführen oder den Kunden die Selbstbedienung erleichtern, Whatfix bietet die notwendigen Werkzeuge für den Erfolg.

Wäre Whatfix die richtige Wahl für Ihre Organisation? Entdecken Sie seine Funktionen und sehen Sie, wie es die digitale Akzeptanz an Ihrem Arbeitsplatz fördern kann.

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