Wat is Whatfix?

Whatfix is een digitaal adoptieplatform (DAP) dat is ontworpen om bedrijven te helpen de gebruikerservaring te verbeteren, de software-adoptie te verhogen en de productiviteit van medewerkers te verbeteren. Het biedt interactieve, in-app begeleiding en zelfhulpondersteuning om gebruikers te helpen complexe software-applicaties naadloos te navigeren. Door stap-voor-stap walkthroughs, tooltips, pop-ups en kennisbanken aan te bieden, zorgt Whatfix ervoor dat medewerkers en klanten efficiënt kunnen leren en bedrijfssoftware kunnen gebruiken zonder uitgebreide training.

Hoe Whatfix werkt

Whatfix integreert met web- en desktopapplicaties om realtime, contextuele begeleiding te bieden aan gebruikers. Het platform legt interactieve elementen over de interface van een applicatie, waardoor gebruikers correct en efficiënt taken kunnen voltooien. Door gebruik te maken van AI en automatisering, past het platform de gebruikerservaring aan op basis van rol, gebruikspatronen en gedrag.

Belangrijke functies van Whatfix

Whatfix is gevuld met functies die digitale adoptie soepel en intuitief maken. Hier zijn een paar van zijn kernmogelijkheden:

• In-app walkthroughs: Stap-voor-stap begeleiding binnen applicaties helpt gebruikers te leren door te doen, waardoor de leercurve wordt verminderd.
• Tooltips en pop-ups: Contextuele tooltips en pop-ups bieden realtime hulp, waardoor gebruikersfouten worden voorkomen.
• Zelfhulpgadget: Gebruikers kunnen toegang krijgen tot helpdocumentatie, veelgestelde vragen en ondersteuningsinhoud zonder de applicatie te verlaten.
• Taakautomatisering: Automatiseert repetitieve taken om de efficiëntie te verbeteren en handmatige fouten te minimaliseren.
• Multi-format contentcreatie: Zet trainingsinhoud om in verschillende formaten zoals PDF's, video's en diavoorstellingen.
• Gebruikersgedragsanalyse: Volgt gebruikersinteracties om pijnpunten te identificeren en begeleiding te optimaliseren.
• Integratie met LMS en kennisbanken: Verbindt naadloos met learning management systems (LMS) en bestaande kennisbanksoftware om leermiddelen te centraliseren.

De voordelen van het gebruik van Whatfix

Organisaties in verschillende sectoren nemen het platform over om software-adoptie te stimuleren en de operationele efficiëntie te verbeteren. Hier is waarom:

1. Sneller inwerken en trainen

Traditionele trainingsmethoden, zoals klassikale sessies en lange documentatie, kunnen tijdrovend en ineffectief zijn. Deze tool maakt interactieve, on-demand training mogelijk, zodat gebruikers software kunnen leren terwijl ze deze actief gebruiken.

2. Verhoogde software-adoptie

Een van de grootste uitdagingen waar bedrijven mee te maken hebben, is een lage adoptie van bedrijfssoftware. Medewerkers hebben vaak moeite met complexe systemen, wat leidt tot onderbenutting. De in-app begeleiding van het platform zorgt ervoor dat gebruikers zich comfortabel en zelfverzekerd voelen bij het gebruik van nieuwe tools, waardoor de adoptiepercentages toenemen.

3. Verlaagde ondersteuningskosten

Door zelfhulpondersteuning binnen applicaties aan te bieden, vermindert de software de last voor IT- en klantenserviceteams. Medewerkers en klanten kunnen problemen zelfstandig oplossen, waardoor de hoeveelheid ondersteuningsverzoeken en service desk-aanvragen wordt geminimaliseerd.

4. Verbeterde productiviteit

Met geautomatiseerde workflows en realtime ondersteuning voltooien gebruikers taken efficiënter, waardoor knelpunten worden geëlimineerd en fouten worden verminderd. Dit vertaalt zich naar toegenomen productiviteit in teams.

5. Gepersonaliseerde leerervaring

Whatfix past de begeleiding aan op basis van gebruikersrollen, ervaringsniveaus en gedrag. Deze gepersonaliseerde benadering zorgt ervoor dat elke gebruiker relevante en tijdige ondersteuning ontvangt.

Uitdagingen in digitale adoptie (en hoe Whatfix helpt om deze te overwinnen)

Het implementeren van nieuwe software is niet zo eenvoudig als "installeren en gaan." Veel bedrijven ondervinden hindernissen bij het uitrollen van bedrijfsapplicaties, wat leidt tot frustratie, lage adoptiecijfers en onderbenutte tools. Hier zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen in digitale adoptie — en hoe deze software helpt om ze op te lossen.

1. Weerstand tegen verandering

Medewerkers verzetten zich vaak tegen nieuwe software omdat ze zich prettig voelen bij bestaande tools of bang zijn dat het leren van iets nieuws moeilijk zal zijn. Traditionele trainingsmethoden, zoals lange handleidingen en generieke webinars, maken dit alleen maar erger.

🔹 Hoe Whatfix helpt: De tool maakt leren intuïtief door interactieve, stap-voor-stap begeleiding binnen de software zelf te integreren. Medewerkers kunnen leren terwijl ze werken, waardoor de noodzaak voor tijdrovende, één-op-één trainingen wordt geëlimineerd.

2. Gebrek aan effectieve training

Veel organisaties vertrouwen op statische trainingsinhoud — PowerPoint-dia's, PDF's of eenmalige workshops. Maar zonder voortdurende ondersteuning vergeten medewerkers snel wat ze geleerd hebben.

🔹 Hoe Whatfix helpt: Het biedt on-demand, in-app training waar medewerkers op elk moment toegang toe kunnen krijgen. Functies zoals zelfhulpgadgets en contextuele pop-ups zorgen ervoor dat gebruikers altijd ondersteuning hebben op het moment dat ze die nodig hebben.

3. Informatie-overload

Zelfs met robuuste kennisbanken hebben medewerkers vaak moeite om relevante informatie te vinden wanneer ze die nodig hebben. Zoeken door pagina's van documentatie verstoort de productiviteit en vergroot de frustratie.

🔹 Hoe Whatfix helpt: De AI-gestuurde zelfhulptool haalt relevante antwoorden uit veelgestelde vragen, kennisbanken en trainingsmaterialen. Gebruikers kunnen eenvoudig een vraag typen en directe hulp krijgen zonder de applicatie te verlaten.

4. Hoge afhankelijkheid van IT- en supportteams

Wanneer gebruikers moeite hebben om nieuwe software te navigeren, komen IT- en klantenserviceteams op een golf van aanvragen en repetitieve vragen. Dit kost tijd die anders besteed zou worden aan projecten met hogere prioriteit.

🔹 Hoe Whatfix helpt: Door zelfhulpondersteuning binnen applicaties aan te bieden, vermindert het de hoeveelheid ondersteuningsverzoeken en geeft het medewerkers de mogelijkheid om problemen zelf op te lossen. Bedrijven die de software gebruiken, melden tot 50% minder ondersteuningsverzoeken, waardoor IT-middelen vrijkomen voor meer strategische initiatieven.

Toepassingsgevallen van Whatfix

Deze software wordt in verschillende sectoren en afdelingen gebruikt om digitale adoptie te stroomlijnen en de gebruikerservaring te verbeteren. Hier zijn enkele veelvoorkomende gebruikstoepassingen:

1. Employee onboarding

Nieuwe werknemers hebben vaak moeite met het leren van meerdere bedrijfsapplicaties. Whatfix vereenvoudigt de onboarding door interactieve walkthroughs en zelfhulpmiddelen te bieden.

2. Klantenondersteuning

Bedrijven gebruiken Whatfix om de klantenondersteuning te verminderen door in-app zelfhulp, veelgestelde vragen en tutorials aan te bieden.

3. CRM-adoptie

Verkoopteams vinden klantrelatiebeheersystemen (CRM) vaak moeilijk te navigeren. Whatfix helpt verkoopvertegenwoordigers snel aan tools zoals Salesforce aan te passen, waardoor gegevensinvoerfouten worden verminderd en de efficiëntie wordt verbeterd.

4. ERP-systeemtraining

Enterprise resource planning (ERP) software is complex en vereist uitgebreide training. Whatfix leidt medewerkers door ERP-workflows en zorgt voor nauwkeurig en efficiënt gebruik.

5. Compliance training

Naleving van regelgeving vereist dat organisaties medewerkers trainen in specifieke procedures en beleidslijnen. Whatfix automatiseert compliance-training, zorgt voor consistentie en vermindert het risico op niet-naleving.

Whatfix-integraties

Whatfix integreert met verschillende platforms om de functionaliteit te verbeteren. Enkele belangrijke integraties zijn:

• Enterprise-applicaties: Werkt met tools zoals Salesforce, Workday, SAP en Oracle.
• LMS-platforms: Integreert met learning management systems om gestructureerde training te ondersteunen.
• Klantenondersteuningsplatforms: Verbindt met Zendesk, ServiceNow en Freshdesk om contextuele hulp te bieden.
• Kennismanagementsystemen: Verbetert bestaande kennisbanken zoals Guru, Confluence en SharePoint.

Hoe Whatfix zich verhoudt tot andere digitale adoptieplatforms

Hoewel Whatfix een leidend digitaal adoptieplatform is, concurreert het met andere oplossingen zoals WalkMe, Pendo en Userlane. Hier is hoe het opvalt:

• Eenvoudige implementatie: Whatfix biedt een no-code implementatie, waardoor het toegankelijk is voor bedrijven zonder technische expertise.
• AI-gestuurde personalisatie: In tegenstelling tot sommige concurrenten gebruikt Whatfix AI om gepersonaliseerde leerervaringen te bieden.
• Multi-format inhoud: Zet walkthroughs automatisch om in verschillende trainingsmaterialen, waardoor de inspanningen voor het maken van inhoud worden verminderd.
• Kosten-effectiviteit: Whatfix wordt vaak als goedkoper beschouwd dan alternatieven zoals WalkMe, waardoor het een geweldige keuze is voor bedrijven van elke grootte.

Wie zou Whatfix moeten gebruiken?

Whatfix is ideaal voor organisaties die de software-adoptie willen verbeteren, de training van medewerkers willen stroomlijnen en de klantenervaring willen verbeteren. Het is vooral voordelig voor:

• Grote ondernemingen met complexe software-ecosystemen
• Klantenserviceteams die hun ondersteuningsverzoeken willen verminderen
• HR- en L&D-teams verantwoordelijk voor de training van medewerkers
• Verkoop- en marketingteams die CRM-software gebruiken
• IT-afdelingen die nieuwe bedrijfsapplicaties implementeren

Aan de slag met Whatfix

Het implementeren van Whatfix is een eenvoudig proces:

1. Identificeer belangrijke applicaties: Bepaal welke software in-app begeleiding nodig heeft.
2. Definieer gebruikerspersona's: Segmenteer gebruikers op basis van rollen en trainingsbehoeften.
3. Maak interactieve walkthroughs: Bouw stap-voor-stap gidsen op maat van gebruikersworkflows.
4. Lanceer en monitor: Zet Whatfix in gebruik en gebruik analytics om de adoptie te volgen en de begeleiding te optimaliseren.

Hoe de ROI van Whatfix te meten

Investeren in een digitaal adoptieplatform zoals Whatfix is een slimme zet — maar hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze er echt waarde uit halen? Het meten van de return on investment (ROI) van Whatfix omvat het volgen van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) die verbeteringen in trainings efficiëntie, software-adoptie en productiviteit aantonen.

1. Vermindering van trainingskosten

Traditionele softwaretraining is duur — workshops, trainers en materialen stapelen zich op. Met Whatfix's zelfgestuurde, in-app training kunnen bedrijven aanzienlijk besparen op trainingskosten.

🔹 KPI om bij te houden: Vergelijk de trainingskosten voor en na Whatfix en bereken de besparingen die voortkomen uit verminderde instructie-led sessies en trainingsuren.

2. Snellere software-adoptie

Een belangrijke reden waarom software-investeringen falen, zijn lage adoptiecijfers. Als medewerkers een platform niet effectief gebruiken, wordt het een verspilde investering.

🔹 KPI om bij te houden: Volg de gebruikersbetrokkenheidsstatistieken - hoe vaak medewerkers interactie hebben met Whatfix-begeleiding, hoe snel ze workflows voltooien en of belangrijke functies worden gebruikt.

3. Vermindering van ondersteuningsverzoeken

Een van de grootste voordelen van Whatfix is de mogelijkheid om de afhankelijkheid van IT- en klantenserviceteams te verminderen. Wanneer gebruikers antwoorden krijgen zonder een ondersteuningsverzoek in te dienen, besparen bedrijven zowel tijd als geld.

🔹 KPI om bij te houden: Analyseer het percentage afname van ondersteuningsverzoeken na implementatie van Whatfix. Bedrijven die Whatfix gebruiken, hebben een daling van 30-50% in aanvragen bij de helpdesk gerapporteerd.

4. Verbeteringen in de productiviteit van medewerkers

Hoe meer tijd medewerkers besteden aan het uitzoeken van software, hoe minder tijd ze aan daadwerkelijk werk besteden. Whatfix vereenvoudigt workflows, zodat gebruikers taken sneller kunnen voltooien.

🔹 KPI om te volgen: Meet de tijd die per gebruiker is bespaard bij het voltooien van belangrijke taken vóór en na de implementatie van Whatfix. Snellere voltooiingstijden leiden tot een grotere algehele productiviteit.

5. Klanten tevredenheid en betrokkenheid

Uiteindelijk kan het succes van Whatfix worden gemeten aan de hand van hoeveel medewerkers of klanten de tool waarderen en ermee omgaan. Als gebruikers het nuttig vinden, zullen ze eerder nieuwe software met minimale frictie adopteren.

🔹 KPI om te volgen: Gebruik enquêtes onder medewerkers of klanten om de tevredenheid van gebruikers met de begeleiding en zelfhulpmiddelen van Whatfix te meten.

Laatste gedachten

Whatfix is een krachtig hulpmiddel voor bedrijven die software-adoptie willen vereenvoudigen en de betrokkenheid van gebruikers willen verbeteren. Met interactieve begeleiding, automatisering en analytics zorgt Whatfix ervoor dat medewerkers en klanten complexe toepassingen gemakkelijk kunnen navigeren. Of je nu nieuwe medewerkers inwerkt, medewerkers opleidt in bedrijfssoftware, of de zelfservice voor klanten verbetert, Whatfix biedt de tools die nodig zijn voor succes.

Zou Whatfix de juiste keuze zijn voor jouw organisatie? Verken de functies en zie hoe het digitale adoptie in jouw werkplek kan stimuleren.

‍