Apa itu Whatfix?

Whatfix adalah platform adopsi digital (DAP) yang dirancang untuk membantu bisnis meningkatkan pengalaman pengguna, meningkatkan adopsi perangkat lunak, dan meningkatkan produktivitas karyawan. Platform ini menyediakan panduan interaktif dalam aplikasi dan dukungan mandiri untuk membantu pengguna menavigasi aplikasi perangkat lunak yang kompleks dengan lancar. Dengan menawarkan panduan langkah demi langkah, tooltip, pop-up, dan basis pengetahuan, Whatfix memastikan bahwa karyawan dan pelanggan dapat belajar dan menggunakan perangkat lunak perusahaan dengan efisien tanpa pelatihan yang ekstensif.

Bagaimana Whatfix bekerja

Whatfix terintegrasi dengan aplikasi berbasis web dan desktop untuk memberikan panduan kontekstual waktu nyata kepada pengguna. Platform ini menumpuk elemen interaktif pada antarmuka aplikasi, mengarahkan pengguna untuk menyelesaikan tugas dengan benar dan efisien. Dengan memanfaatkan AI dan otomatisasi, platform ini menyesuaikan pengalaman pengguna berdasarkan peran, pola penggunaan, dan perilaku.

Fitur utama Whatfix

Whatfix dilengkapi dengan fitur-fitur yang membuat adopsi digital menjadi lancar dan intuitif. Berikut adalah beberapa kemampuan intinya:

• Panduan dalam aplikasi: Panduan langkah demi langkah di dalam aplikasi membantu pengguna belajar dengan melakukan, mengurangi kurva pembelajaran.
• Tooltip dan pop-up: Tooltip dan pop-up kontekstual memberikan bantuan waktu nyata, mencegah kesalahan pengguna.
• Widget bantuan mandiri: Pengguna dapat mengakses dokumentasi bantuan, FAQ, dan konten dukungan tanpa meninggalkan aplikasi.
• Otomatisasi tugas: Mengotomatisasi tugas yang berulang untuk meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan manual.
• Pembuatan konten multi-format: Mengubah konten pelatihan ke dalam berbagai format seperti PDF, video, dan slideshow.
• Analitik perilaku pengguna: Melacak interaksi pengguna untuk mengidentifikasi titik kesakitan dan mengoptimalkan panduan.
• Integrasi dengan LMS dan basis pengetahuan: Terhubung secara mulus dengan sistem manajemen pembelajaran (LMS) dan software basis pengetahuan yang ada untuk mempercentralisasi sumber daya pembelajaran.

Manfaat menggunakan Whatfix

Organisasi di berbagai industri mengadopsi platform untuk mendorong adopsi perangkat lunak dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah alasannya:

1. Onboarding dan pelatihan yang lebih cepat

Metode pelatihan tradisional, seperti sesi kelas dan dokumentasi yang panjang, dapat memakan waktu dan tidak efektif. Alat ini memungkinkan pelatihan interaktif, on-demand, yang memungkinkan pengguna belajar perangkat lunak sambil aktif menggunakannya.

2. Adopsi perangkat lunak yang lebih tinggi

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi bisnis adalah rendahnya adopsi perangkat lunak perusahaan. Karyawan sering kesulitan dengan sistem yang kompleks, yang mengarah pada pemanfaatan yang kurang. Panduan dalam aplikasi dari platform memastikan bahwa pengguna merasa nyaman dan percaya diri menggunakan alat baru, sehingga meningkatkan tingkat adopsi.

3. Pengurangan biaya dukungan

Dengan memberikan dukungan mandiri di dalam aplikasi, perangkat lunak mengurangi beban pada tim TI dan dukungan pelanggan. Karyawan dan pelanggan dapat menyelesaikan masalah secara mandiri, meminimalkan tiket dukungan dan permintaan meja layanan.

4. Meningkatkan produktivitas

Dengan alur kerja otomatis dan bantuan waktu nyata, pengguna menyelesaikan tugas lebih efisien, menghilangkan kemacetan dan mengurangi kesalahan. Ini diterjemahkan menjadi peningkatan produktivitas di seluruh tim.

5. Pengalaman belajar yang dipersonalisasi

Whatfix menyesuaikan panduan berdasarkan peran pengguna, tingkat pengalaman, dan perilaku. Pendekatan yang dipersonalisasi ini memastikan bahwa setiap pengguna menerima dukungan yang relevan dan tepat waktu.

Tantangan dalam adopsi digital (dan bagaimana Whatfix membantu mengatasi mereka)

Menerapkan perangkat lunak baru tidak pernah semudah "instal dan pergi." Banyak bisnis menghadapi rintangan saat menerapkan aplikasi perusahaan, yang mengarah pada frustrasi, rendahnya tingkat adopsi, dan alat yang kurang dimanfaatkan. Berikut adalah beberapa tantangan paling umum dalam adopsi digital—dan bagaimana perangkat lunak ini membantu menyelesaikannya.

1. Penolakan terhadap perubahan

Karyawan sering menolak perangkat lunak baru karena mereka merasa nyaman dengan alat yang ada atau takut bahwa belajar sesuatu yang baru akan sulit. Metode pelatihan tradisional, seperti manual panjang dan webinar umum, hanya memperburuk kondisi ini.

🔹 Bagaimana Whatfix membantu: Alat ini membuat pembelajaran menjadi intuitif dengan mengintegrasikan panduan interaktif, langkah demi langkah di dalam perangkat lunak itu sendiri. Karyawan dapat belajar sambil bekerja, menghilangkan kebutuhan untuk sesi pelatihan yang memakan waktu dan satu ukuran untuk semua.

2. Kurangnya pelatihan yang efektif

Banyak organisasi bergantung pada konten pelatihan statis—slide PowerPoint, PDF, atau lokakarya satu kali. Tetapi tanpa dukungan yang berkelanjutan, karyawan dengan cepat melupakan apa yang telah mereka pelajari.

🔹 Bagaimana Whatfix membantu: Ini menyediakan pelatihan dalam aplikasi yang sesuai permintaan yang dapat diakses karyawan kapan saja. Fitur seperti widget bantuan mandiri dan pop-up kontekstual memastikan pengguna selalu memiliki dukungan tepat ketika mereka membutuhkannya.

3. Banjir informasi

Bahkan dengan basis pengetahuan yang kuat, karyawan sering kesulitan menemukan informasi yang relevan ketika mereka membutuhkannya. Mencari halaman dokumentasi mengganggu produktivitas dan meningkatkan frustrasi.

🔹 Bagaimana Whatfix membantu: Alat bantu mandiri yang didukung AI menarik jawaban relevan dari FAQ, basis pengetahuan, dan materi pelatihan. Pengguna dapat dengan mudah mengetik pertanyaan dan mendapatkan bantuan instan tanpa meninggalkan aplikasi.

4. Ketergantungan yang tinggi pada tim TI dan dukungan

Ketika pengguna kesulitan untuk menavigasi perangkat lunak baru, tim TI dan dukungan pelanggan akhirnya mengatasi banjir tiket dan pertanyaan berulang. Ini mengambil waktu dari proyek yang lebih penting.

🔹 Bagaimana Whatfix membantu: Dengan menawarkan dukungan mandiri dalam aplikasi, ini mengurangi volume tiket dukungan dan memberdayakan karyawan untuk menyelesaikan masalah sendiri. Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak ini melaporkan hingga 50% lebih sedikit permintaan dukungan, membebaskan sumber daya TI untuk inisiatif yang lebih strategis.

Kasus penggunaan Whatfix

Perangkat lunak ini digunakan di berbagai industri dan departemen untuk memperlancar adopsi digital dan meningkatkan pengalaman pengguna. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan umum:

1. Employee onboarding

Karyawan baru sering kali kesulitan untuk mempelajari banyak aplikasi perusahaan. Whatfix menyederhanakan proses onboarding dengan menyediakan panduan interaktif dan sumber daya bantuan mandiri.

2. Customer support

Perusahaan menggunakan Whatfix untuk mengurangi pertanyaan dukungan pelanggan dengan menawarkan bantuan mandiri dalam aplikasi, FAQ, dan tutorial.

3. Adopsi CRM

Tim penjualan sering kali menemukan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) sulit dinavigasi. Whatfix membantu perwakilan penjualan dengan cepat beradaptasi dengan alat seperti Salesforce, mengurangi kesalahan entri data dan meningkatkan efisiensi.

4. Pelatihan sistem ERP

Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) rumit dan memerlukan pelatihan yang mendalam. Whatfix membimbing karyawan melalui alur kerja ERP, memastikan penggunaan yang akurat dan efisien.

5. Pelatihan kepatuhan

Kepatuhan regulasi mengharuskan organisasi untuk melatih karyawan pada prosedur dan kebijakan tertentu. Whatfix mengotomatiskan pelatihan kepatuhan, memastikan konsistensi dan mengurangi risiko ketidakpatuhan.

Integrasi Whatfix

Whatfix terintegrasi dengan berbagai platform untuk meningkatkan fungsionalitasnya. Beberapa integrasi kunci termasuk:

• Aplikasi perusahaan: Bekerja dengan alat seperti Salesforce, Workday, SAP, dan Oracle.
• Platform LMS: Terintegrasi dengan sistem manajemen pembelajaran untuk mendukung pelatihan terstruktur.
• Platform dukungan pelanggan: Terhubung dengan Zendesk, ServiceNow, dan Freshdesk untuk memberikan bantuan kontekstual.
• Sistem manajemen pengetahuan: Meningkatkan basis pengetahuan yang ada seperti Guru, Confluence, dan SharePoint.

Bagaimana Whatfix dibandingkan dengan platform adopsi digital lainnya

Walaupun Whatfix adalah salah satu platform adopsi digital terkemuka, ia bersaing dengan solusi lain seperti WalkMe, Pendo, dan Userlane. Berikut adalah bagaimana ini menonjol:

• Kemudahan implementasi: Whatfix menawarkan implementasi tanpa kode, sehingga mudah diakses untuk bisnis tanpa keahlian teknis.
• Personalisasi berbasis AI: Berbeda dengan beberapa pesaing, Whatfix menggunakan AI untuk memberikan pengalaman belajar yang dipersonalisasi.
• Konten multi-format: Secara otomatis mengkonversi panduan menjadi berbagai materi pelatihan, mengurangi upaya pembuatan konten.
• Efisiensi biaya: Whatfix sering dianggap lebih terjangkau dibandingkan alternatif seperti WalkMe, menjadikannya pilihan yang baik untuk bisnis dari semua ukuran.

Siapa yang harus menggunakan Whatfix?

Whatfix ideal untuk organisasi yang ingin meningkatkan adopsi perangkat lunak, mempermudah pelatihan karyawan, dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Ini sangat bermanfaat untuk:

• Perusahaan besar dengan ekosistem perangkat lunak yang kompleks
• Tim layanan pelanggan yang ingin mengurangi tiket dukungan
• Tim HR dan L&D yang bertanggung jawab untuk pelatihan karyawan
• Tim penjualan dan pemasaran yang menggunakan perangkat lunak CRM
• Departemen TI yang menerapkan aplikasi perusahaan baru

Memulai dengan Whatfix

Menerapkan Whatfix adalah proses yang sederhana:

1. Identifikasi aplikasi kunci: Tentukan perangkat lunak mana yang memerlukan panduan dalam aplikasi.
2. Definisikan persona pengguna: Segmentasi pengguna berdasarkan peran dan kebutuhan pelatihan.
3. Buat panduan interaktif: Bangun panduan langkah demi langkah yang disesuaikan dengan alur kerja pengguna.
4. Luncurkan dan pantau: Terapkan Whatfix dan gunakan analitik untuk melacak adopsi dan mengoptimalkan panduan.

Bagaimana mengukur ROI Whatfix

Berinvestasi dalam platform adopsi digital seperti Whatfix adalah langkah yang cerdas—tetapi bagaimana bisnis dapat memastikan bahwa mereka mendapatkan nilai nyata darinya? Mengukur pengembalian investasi (ROI) Whatfix melibatkan pelacakan indikator kinerja utama (KPI) yang menunjukkan perbaikan dalam efisiensi pelatihan, adopsi perangkat lunak, dan produktivitas.

1. Pengurangan biaya pelatihan

Pelatihan perangkat lunak tradisional itu mahal—lokakarya, pengajar, dan materi semuanya memakan biaya. Dengan pelatihan mandiri dalam aplikasi Whatfix, bisnis dapat secara signifikan mengurangi biaya pelatihan.

🔹 KPI yang harus dilacak: Bandingkan biaya pelatihan sebelum dan setelah Whatfix dan hitung penghematan dari pengurangan sesi yang dipimpin instruktur dan jam pelatihan.

2. Adopsi perangkat lunak yang lebih cepat

Salah satu alasan utama investasi perangkat lunak gagal adalah rendahnya tingkat adopsi. Jika karyawan tidak menggunakan platform secara efektif, itu menjadi investasi yang terbuang.

🔹 KPI yang harus dilacak: Pantau metrik keterlibatan pengguna—seberapa sering karyawan berinteraksi dengan panduan Whatfix, seberapa cepat mereka menyelesaikan alur kerja, dan apakah fitur kunci digunakan.

3. Pengurangan tiket dukungan

Salah satu manfaat terbesar dari Whatfix adalah kemampuannya untuk mengurangi ketergantungan pada tim TI dan dukungan pelanggan. Ketika pengguna mendapatkan jawaban tanpa mengajukan permintaan dukungan, bisnis menghemat waktu dan uang.

🔹 KPI yang harus dilacak: Analisis persentase penurunan tiket dukungan setelah menerapkan Whatfix. Perusahaan yang menggunakan Whatfix telah melaporkan penurunan 30-50% dalam pertanyaan meja bantuan.

4. Peningkatan produktivitas

Semakin banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk mencoba memahami perangkat lunak, semakin sedikit waktu yang mereka habiskan untuk pekerjaan yang sebenarnya. Whatfix menyederhanakan alur kerja, memungkinkan pengguna menyelesaikan tugas lebih cepat.

🔹 KPI yang harus dilacak: Ukur waktu yang dihemat per pengguna saat menyelesaikan tugas kunci sebelum dan setelah menerapkan Whatfix. Waktu penyelesaian yang lebih cepat berkontribusi pada produktivitas keseluruhan yang lebih besar.

5. Kepuasan dan keterlibatan pengguna

Pada akhirnya, keberhasilan Whatfix dapat diukur dari seberapa banyak karyawan atau pelanggan menghargai dan terlibat dengan alat tersebut. Jika pengguna menganggapnya berguna, mereka akan lebih cenderung untuk mengadopsi perangkat lunak baru dengan sedikit gesekan.

🔹 KPI yang harus dilacak: Gunakan survei karyawan atau pelanggan untuk mengukur kepuasan pengguna dengan panduan dan alat bantu mandiri Whatfix.

Pemikiran terakhir

Whatfix adalah alat yang kuat bagi bisnis yang ingin menyederhanakan adopsi perangkat lunak dan meningkatkan keterlibatan pengguna. Dengan panduan interaktifnya, otomatisasi, dan analitik, Whatfix memastikan bahwa karyawan dan pelanggan dapat menavigasi aplikasi yang kompleks dengan mudah. Apakah Anda melakukan onboarding karyawan baru, melatih karyawan pada perangkat lunak perusahaan, atau meningkatkan layanan mandiri pelanggan, Whatfix menyediakan alat yang diperlukan untuk sukses.

Apakah Whatfix cocok untuk organisasi Anda? Jelajahi fitur-fiturnya dan lihat bagaimana ia dapat mendorong adopsi digital di tempat kerja Anda.

‍