Introduction

Dans un paysage numérique en évolution rapide, avoir un processus rationalisé pour gérer le contenu est crucial. Box, une plateforme de Cloud de contenu complète, offre une solution pour simplifier votre pile technologique tout en réduisant les coûts. Cette plateforme sécurisée et conviviale prend en charge l'ensemble du cycle de vie du contenu, de la création de fichiers et du partage à la co-édition, la signature électronique, la classification et la conservation. Avec plus de 1 500 intégrations, Box permet aux équipes de collaborer de manière fluide sur leurs applications préférées, quel que soit l'endroit. Fait confiance par plus de 100 000 organisations de premier plan dans le monde, y compris AstraZeneca, JLL et Nationwide, Box est reconnu comme un leader par toutes les principales firmes d'analystes du secteur.

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À qui s'adresse Box

Box est conçu pour des organisations de toutes tailles et de divers secteurs souhaitant améliorer leurs capacités de gestion de contenu et de collaboration. Que vous soyez une petite startup ou une grande entreprise, Box propose des solutions évolutives pour répondre à vos besoins. Les utilisateurs idéaux incluent :

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• Responsables des opérations souhaitant rationaliser les processus.
• Équipes de service client cherchant à améliorer la livraison de services.
• Départements informatiques axés sur la fiabilité et la sécurité des systèmes.
• Professionnels des RH cherchant à améliorer les communications internes et l'intégration.
• Gestionnaires des connaissances dédiés à l'accès et à l'organisation de l'information efficace.

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Fonctionnalités clés

Box propose une gamme de fonctionnalités conçues pour améliorer l'efficacité et la collaboration au sein de votre organisation. Les fonctionnalités clés incluent :

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• Création et partage de fichiers : Créez, téléchargez et partagez facilement des fichiers avec les membres de l'équipe et les partenaires externes de manière sécurisée.
• Co-édition : Collaborez en temps réel sur des documents avec des collègues en utilisant des outils intégrés comme Google Workspace et Microsoft Office 365.
• Signature électronique: Simplifiez les workflows d'approbation avec les capacités de signature électronique sécurisées de Box.
• Classification et conservation : Classez, étiquetez et organisez le contenu sans effort pour garantir la conformité et rationaliser les politiques de conservation.
• Intégrations : Accédez et gérez le contenu à travers plus de 1 500 applications de premier choix, y compris Salesforce, Slack et Zoom, pour un workflow intégré.
• Sécurité et conformité : Bénéficiez de fonctionnalités de sécurité avancées, y compris le chiffrement, les contrôles d'accès et les certifications de conformité pour protéger les informations sensibles.
• Automatisation des workflows : Automatisez les tâches répétitives pour améliorer l'efficacité et réduire le travail manuel.

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Meilleures cas d'utilisation

Box brille dans de nombreux scénarios, offrant un soutien inestimable à travers divers secteurs et équipes :

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• Opérations : Centralisez les documents, gérez efficacement les processus et assurez la continuité opérationnelle avec un accès sécurisé aux fichiers nécessaires.
• Expérience client : Rationalisez la documentation de support, permettez un accès rapide aux bases de connaissances et améliorez les interactions et les temps de réponse avec les clients.
• Ressources humaines : Améliorez l'intégration des employés en facilitant l'accès aux documents essentiels, rationalisez les communications internes et gérez efficacement les supports de formation.
• IT : Assurez un stockage de fichiers sécurisé et fiable, gérez les informations de manière fluide à travers l'organisation et soutenez les exigences de conformité.
• Gestion des connaissances : Centralisez le contenu, facilitez l'accès à des informations critiques et assurez-vous que les bases de données de connaissances sont à jour et organisées.

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Commencer

1. Inscrivez-vous et créez un compte : Visitez le site Web de Box et inscrivez-vous pour un compte. Choisissez un plan qui répond aux besoins de votre organisation.
2. Configurez votre profil : Complétez votre profil utilisateur en ajoutant des détails et en téléchargeant une photo de profil. Cela aide les membres de l'équipe à vous reconnaître et à collaborer avec vous.
3. Créez et organisez des dossiers : Commencez par créer des dossiers pour organiser vos fichiers. Vous pouvez définir des autorisations pour contrôler qui peut voir ou modifier chaque dossier.
4. Téléchargez des fichiers : Commencez à télécharger des fichiers en les faisant glisser dans vos dossiers ou en utilisant le bouton de téléchargement. Box prend en charge un large éventail de formats de fichiers.
5. Invitez des membres de l'équipe : Invitez des collègues à collaborer sur des dossiers et des fichiers. Utilisez la fonction 'Partager' pour accorder l'accès et définir les permissions appropriées.
6. Configurez des intégrations : Connectez Box à vos applications préférées, telles que Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack et d'autres, pour améliorer votre workflow.
7. Commencez à collaborer: Utilisez les fonctionnalités de co-édition de Box pour collaborer sur des documents en temps réel. Suivez les modifications, laissez des commentaires et communiquez directement avec les membres de l'équipe au sein de Box.
8. Utilisez l'automatisation des workflows : Configurez des workflows automatisés pour rationaliser les tâches répétitives et améliorer l'efficacité. Personnalisez les workflows pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
9. Sécurisez votre contenu : Activez les fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement et l'authentification multi-facteurs. Revoyez régulièrement et mettez à jour les autorisations pour garantir la sécurité du contenu.

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Conseils et bonnes pratiques

Pour maximiser les avantages de Box, considérez les conseils et bonnes pratiques suivants :

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• Organisez votre contenu : Utilisez une structure de dossier cohérente et des conventions de nommage pour garder les fichiers organisés et facilement accessibles.
• Utilisez des tags et des métadonnées : Appliquez des tags et des métadonnées à vos fichiers pour améliorer la recherche et l'accès au contenu pertinent.
• Tirez parti des fonctionnalités de collaboration : Profitez de la co-édition, des commentaires et des fonctionnalités d'attribution de tâches pour améliorer le travail d'équipe et la communication.
• Définissez les permissions avec soin : Passez régulièrement en revue et mettez à jour les permissions pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux informations sensibles.
• Activez le contrôle de version : Utilisez le contrôle de version pour suivre les modifications et maintenir un historique des modifications de documents, permettant un retour en arrière facile si nécessaire.
• Automatisez les workflows : Identifiez les tâches répétitives qui peuvent être automatisées et configurez des workflows personnalisés pour rationaliser ces processus.
• Restez sécurisé : Passez régulièrement en revue les paramètres de sécurité, appliquez des mises à jour et suivez les meilleures pratiques pour protéger votre contenu contre les accès non autorisés.
• Formation et support: Fournissez une formation et un support réguliers aux membres de l'équipe pour vous assurer qu'ils connaissent les fonctionnalités de Box et peuvent les utiliser efficacement.

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Intégration avec Guru

Box s'intègre parfaitement à Guru, une solution de recherche AI d'entreprise, pour améliorer la productivité et rationaliser l'accès à l'information. Avec les recherches alimentées par l'IA de Guru, vous pouvez accéder directement à des informations fiables dans Box, sans interrompre votre flux de travail. Les principaux avantages de l'utilisation de Box avec Guru incluent :

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• Recherches alimentées par l'IA : Guru permet des recherches en langage naturel et contextuel au sein de Box, fournissant des réponses instantanées et réduisant le temps passé à chercher des informations.
• Livraison de connaissances personnalisées : En fonction des permissions utilisateur, Guru livre des informations pertinentes et personnalisées directement au sein de Box, garantissant que les utilisateurs ont accès aux données les plus pertinentes.
• Collaboration améliorée : En intégrant Guru avec Box, les équipes peuvent bénéficier de suggestions contextuelles et d'un partage de connaissances proactif, améliorant encore la collaboration et l'efficacité.
• Augmentation de la productivité : L'intégration réduit le besoin de passer d'une plateforme à l'autre, permettant aux utilisateurs de travailler plus efficacement en accédant à toutes les informations nécessaires au même endroit.

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Conclusion

Box se distingue comme une solution robuste de Cloud de contenu conçue pour améliorer la gestion de contenu et la collaboration à travers divers secteurs. Ses fonctionnalités complètes, du partage de fichiers à la signature électronique, combinées à des intégrations puissantes et des mesures de sécurité avancées, en font un outil essentiel pour les lieux de travail modernes. En suivant les meilleures pratiques et en tirant parti de l'intégration de Guru, les organisations peuvent encore améliorer leur productivité et leur efficacité. Nous vous encourageons à essayer Box et à expérimenter ses avantages de première main tout en l'intégrant à Guru pour un flux de travail fluide et puissant.