บทนำ

ในภูมิทัศน์ดิจิทัลที่มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว การมีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการเนื้อหาเป็นสิ่งที่สำคัญ. Box, แพลตฟอร์ม Content Cloud ที่ครอบคลุมเสนอทางออกเพื่อทำให้เทคโนโลยีของคุณง่ายขึ้นในขณะเดียวกันก็ลดต้นทุน. แพลตฟอร์มที่ปลอดภัยและใช้งานง่ายนี้สนับสนุนวงจรชีวิตเนื้อหาทั้งหมดตั้งแต่การสร้างไฟล์และการแชร์ไปจนถึงการแก้ไขร่วมกัน การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ การจัดประเภท และการเก็บรักษา. ด้วยการรวมเข้ากับมากกว่า 1,500 แอป Box ทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นในแอปที่พวกเขาชื่นชอบโดยไม่คำนึงถึงสถานที่. ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรชั้นนำกว่า 100,000 แห่งทั่วโลก รวมถึง AstraZeneca, JLL และ Nationwide, Box ได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้นำโดยบริษัทวิเคราะห์อุตสาหกรรมชั้นนำในทุกกลุ่ม.

​

Box สำหรับใคร

Box ถูกออกแบบมาสำหรับองค์กรทุกขนาดและในอุตสาหกรรมต่างๆ ที่มองหาการปรับปรุงการจัดการเนื้อหาและความสามารถในการทำงานร่วมกัน. ไม่ว่าคุณจะเป็นสตาร์ทอัพขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ Box มีโซลูชั่นที่ปรับขนาดได้เพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ. ผู้ใช้ที่เหมาะสม ได้แก่:

​

• ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการที่มองหาการปรับปรุงกระบวนการ.
• ทีมงานประสบการณ์ลูกค้าที่มุ่งมั่นในการปรับปรุงการให้บริการ.
• ฝ่าย IT ที่เน้นความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยของระบบ.
• ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่มองหาการปรับปรุงการสื่อสารภายในและการแนะแนว.
• ผู้จัดการความรู้ที่มุ่งมั่นในการเข้าถึงและจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ.

​

ฟีเจอร์หลัก

Box มีฟีเจอร์หลายอย่างที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงความสามารถในการทำงานและความร่วมมือภายในองค์กรของคุณ. ฟีเจอร์หลักประกอบด้วย:

​

• การสร้างไฟล์และการแชร์: สร้าง อัปโหลด และแชร์ไฟล์กับสมาชิกในทีมและพันธมิตรภายนอกได้อย่างง่ายดายด้วยความปลอดภัย.
• การแก้ไขร่วมกัน: ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์บนเอกสารกับเพื่อนร่วมงานโดยใช้เครื่องมือที่รวมเข้าด้วยกันเช่น Google Workspace และ Microsoft Office 365.
• ลายเซ็นดิจิทัล: ทำให้กระบวนการอนุมัติง่ายขึ้นด้วยความสามารถในการลงนามลายเซ็นดิจิทัลที่ปลอดภัยของ Box.
• การจัดประเภทและการเก็บรักษา: จัดประเภท แท็ก และจัดระเบียบเนื้อหาได้อย่างง่ายดายเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบและเก็บรักษาได้อย่างเหมาะสม.
• การรวม: เข้าถึงและจัดการเนื้อหาในกว่า 1,500 แอปพลิเคชันที่ดีที่สุด รวมถึง Salesforce, Slack, และ Zoom เพื่อการทำงานร่วมกันที่แนบเนียน.
• ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎ: ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยขั้นสูง รวมถึงการเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการรับรองการปฏิบัติตามกฎเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน.
• การทำงานอัตโนมัติ: อัตโนมัติงานซ้ำซากเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเอง.

​

กรณีการใช้งานที่ดีที่สุด

Box โดดเด่นในหลายสถานการณ์ โดยให้การสนับสนุนที่มีค่าในอุตสาหกรรมและทีมงานที่หลากหลาย:

​

• ปฏิบัติการ: รวมศูนย์เอกสาร จัดการกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ และรับรองความต่อเนื่องในการดำเนินงานด้วยการเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นอย่างปลอดภัย.
• ประสบการณ์ลูกค้า: ทำให้เอกสารสนับสนุนมีคุณภาพสูงขึ้น ให้การเข้าถึงฐานความรู้ได้อย่างรวดเร็ว และปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้าและเวลาตอบสนอง.
• ทรัพยากรบุคคล: ปรับปรุงการแนะแนวพนักงานในขั้นตอนต่างๆ โดยการให้เข้าถึงเอกสารที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย จัดการการสื่อสารภายใน และจัดการเนื้อหาฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
• IT: รับรองการจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัยและเชื่อถือได้ จัดการข้อมูลอย่างราบรื่นทั่วทั้งองค์กร และสนับสนุนความต้องการในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ.
• การจัดการความรู้: รวมเนื้อหา ทำให้เข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้ง่าย และรักษาฐานข้อมูลความรู้ที่เป็นระเบียบและทันสมัย.

​

เริ่มต้นใช้งาน

1. ลงทะเบียนและสร้างบัญชี: ไปที่เว็บไซต์ Box และลงทะเบียนเพื่อสร้างบัญชี. เลือกแผนที่ตอบสนองความต้องการขององค์กรของคุณ.
2. ตั้งค่าประวัติส่วนตัวของคุณ: เติมข้อมูลในโปรไฟล์ของคุณโดยการเพิ่มรายละเอียดและอัปโหลดรูปภาพประวัติส่วนตัว. สิ่งนี้ช่วยให้เพื่อนร่วมทีมสามารถรับรู้และทำงานร่วมกับคุณ.
3. สร้างและจัดระเบียบโฟลเดอร์: เริ่มต้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ. คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตเพื่อควบคุมว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขแต่ละโฟลเดอร์.
4. อัปโหลดไฟล์: เริ่มอัปโหลดไฟล์ด้วยการลากเข้าไปในโฟลเดอร์ของคุณหรือใช้ปุ่มอัปโหลด. Box รองรับรูปแบบไฟล์ที่หลากหลาย.
5. เชิญสมาชิกในทีม: เชิญเพื่อนร่วมงานให้ทำงานร่วมกันในโฟลเดอร์และไฟล์. ใช้คุณสมบัติ 'แชร์' เพื่อมอบสิทธิ์ในการเข้าถึงและตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสม.
6. ตั้งค่าการรวมเข้ากับแอป: เชื่อมต่อ Box กับแอปที่คุณชื่นชอบ เช่น Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack, และอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน.
7. เริ่มการทำงานร่วมกัน: ใช้คุณสมบัติการแก้ไขร่วมกันของ Box เพื่อทำงานเอกสารแบบเรียลไทม์. ติดตามการเปลี่ยนแปลง ปล่อยความคิดเห็น และสื่อสารกับสมาชิกทีมโดยตรงภายใน Box.
8. ใช้การทำงานอัตโนมัติ: ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อทำให้กระบวนการที่ซ้ำซากมีประสิทธิภาพมากขึ้น. ปรับแต่งกระบวนการทำงานให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ.
9. รักษาเนื้อหาของคุณให้ปลอดภัย: เปิดใช้งานฟีเจอร์ความปลอดภัยขั้นสูง เช่น การเข้ารหัสและการยืนยันตัวตนหลายปัจจัย. ตรวจสอบและอัปเดตการอนุญาตอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหามีความปลอดภัย.

​

เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประโยชน์ของ Box ให้พิจารณาเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้:

​

• จัดระเบียบเนื้อหาของคุณ: ใช้โครงสร้างโฟลเดอร์และชื่อที่มีความสอดคล้องกันเพื่อให้ไฟล์จัดระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย.
• ใช้แท็กและข้อมูลเมตา: ใช้แท็กและข้อมูลเมตาเพื่อปรับปรุงการค้นหาและการเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง.
• ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน: ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์การแก้ไขร่วมกัน การความคิดเห็น และการมอบหมายงานเพื่อเพิ่มการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร.
• ตั้งค่าการอนุญาตอย่างรอบคอบ: ตรวจสอบและอัปเดตการอนุญาตอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน.
• เปิดใช้งานการควบคุมเวอร์ชัน: ใช้การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงและรักษาประวัติการแก้ไขเอกสารเพื่อให้สามารถย้อนกลับได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น.
• ทำงานอัตโนมัติ: ระบุงานซ้ำซากที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติและตั้งค่ากระบวนการทำงานที่ปรับแต่งได้เพื่อทำให้กระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพ.
• เก็บความปลอดภัย: ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอ ใช้การอัปเดต และปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อปกป้องเนื้อหาของคุณจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต.
• การฝึกอบรมและการสนับสนุน: ให้การฝึกอบรมและการสนับสนุนอย่างสม่ำเสมอแก่สมาชิกในทีมเพื่อให้พวกเขาเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติของ Box และสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

​

การรวมเข้ากับ Guru

Box รวมเข้ากับ Guru ซึ่งเป็นโซลูชันการค้นหาที่ใช้ AI เพื่อเพิ่มผลผลิตและทำให้การเข้าถึงข้อมูลราบรื่น. ด้วยการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ Guru คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เชื่อถือได้ภายใน Box ได้โดยตรง โดยไม่หยุดชะงักกระบวนการทำงานของคุณ. ข้อดีหลักของการใช้ Box ร่วมกับ Guru ได้แก่:

​

• การค้นหาที่ใช้ AI: Guru ช่วยให้สามารถค้นหาภาษาแบบธรรมชาติและการค้นหาเชิงบริบทภายใน Box โดยให้คำตอบทันทีและลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล.
• การส่งมอบความรู้ส่วนบุคคล: ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นส่วนตัวโดยตรงภายใน Box ตามสิทธิ์ที่กำหนด.
• การทำงานร่วมกันที่ได้รับการพัฒนา: ด้วยการรวม Guru เข้ากับ Box ทีมสามารถได้รับข้อเสนอแนะที่ใช้บริบทและการแชร์ความรู้เชิงรุก ซึ่งช่วยเพิ่มการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพ.
• การเพิ่มผลผลิต: การรวมนี้ลดความจำเป็นในการสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม โดยให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในที่เดียว.

​

บทสรุป

Box โดดเด่นเป็นโซลูชัน Content Cloud ที่แข็งแกร่งที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการจัดการเนื้อหาและความร่วมมือในหลายอุตสาหกรรม. ฟีเจอร์ที่ครอบคลุมรวมถึงการแชร์ไฟล์ไปจนถึงการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการรวมที่ทรงพลังและมาตรการด้านความปลอดภัยขั้นสูง ทำให้มันเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับที่ทำงานสมัยใหม่. โดยการปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดและการใช้ประโยชน์จากการรวมเข้ากับ Guru องค์กรสามารถเพิ่มผลผลิตและความมีประสิทธิภาพได้มากขึ้น. เราขอเชิญคุณลองใช้ Box และสัมผัสประโยชน์ของมันด้วยตนเองขณะรวมเข้ากับ Guru เพื่อการทำงานที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ.