Wstęp

W szybko zmieniającym się cyfrowym krajobrazie posiadanie uporządkowanego procesu zarządzania treścią jest kluczowe. Box, kompleksowa platforma Content Cloud, oferuje rozwiązanie, które upraszcza technologię, a jednocześnie ogranicza koszty. Ta bezpieczna i przyjazna dla użytkownika platforma wspiera cały cykl życia treści, od tworzenia i udostępniania plików po współtworzenie, podpis elektroniczny, klasyfikację i archiwizację. Dzięki ponad 1,500 integracjom, Box umożliwia zespołom współpracę w różnych ulubionych aplikacjach, niezależnie od lokalizacji. Zaufany przez ponad 100,000 wiodących organizacji na całym świecie, w tym AstraZeneca, JLL i Nationwide, Box jest uznawany za lidera przez wszystkie główne firmy analityczne w branży.

​

Dla kogo jest Box

Box jest zaprojektowany dla organizacji różnej wielkości i w różnych branżach, które chcą poprawić swoje możliwości zarządzania treścią i współpracy. Niezależnie od tego, czy jesteś małym startupem, czy dużym przedsiębiorstwem, Box oferuje skalowalne rozwiązania, które spełnią Twoje potrzeby. Idealni użytkownicy to:

​

• Menadżerowie operacyjni dążący do uproszczenia procesów.
• Zespoły ds. doświadczenia klienta dążące do poprawy jakości obsługi.
• Działy IT skoncentrowane na niezawodności i bezpieczeństwie systemów.
• Specjaliści HR dążący do poprawy komunikacji wewnętrznej i procesu wdrażania.
• Menedżerowie wiedzy poświęceni efektywnemu dostępowi i organizacji informacji.

​

Kluczowe funkcje

Box oferuje szereg funkcji zaprojektowanych w celu poprawy efektywności i współpracy w Twojej organizacji. Kluczowe funkcje obejmują:

​

• Tworzenie i udostępnianie plików: Łatwo twórz, przesyłaj i udostępniaj pliki członkom zespołu oraz zewnętrznym partnerom w bezpieczny sposób.
• Współtworzenie: Współpracuj w czasie rzeczywistym nad dokumentami z kolegami, korzystając z zintegrowanych narzędzi, takich jak Google Workspace i Microsoft Office 365.
• Podpis elektroniczny: Uprość procesy zatwierdzania dzięki bezpiecznym możliwościom podpisu elektronicznego Boxa.
• Klasyfikacja i archiwizacja: Klasyfikuj, taguj i organizuj treści bez wysiłku, aby zapewnić zgodność i uprościć polityki archiwizacji.
• Integracje: Uzyskaj dostęp i zarządzaj treściami w ponad 1,500 najlepszych aplikacjach, w tym Salesforce, Slack i Zoom, aby uzyskać zintegrowany przepływ pracy.
• Bezpieczeństwo i zgodność: Skorzystaj z zaawansowanych funkcji zabezpieczeń, w tym szyfrowania, kontroli dostępu i certyfikacji zgodności, aby chronić poufne informacje.
• Automatyzacja przepływu pracy: Automatyzuj powtarzalne zadania, aby poprawić efektywność i zredukować pracę ręczną.

​

Najlepsze przypadki użycia

Box sprawdza się w wielu scenariuszach, zapewniając nieocenione wsparcie w różnych branżach i zespołach:

​

• Operacje: Centralizuj dokumenty, skutecznie zarządzaj procesami i zapewnij ciągłość operacyjną z bezpiecznym dostępem do niezbędnych plików.
• Doświadczenie klienta: Uprość dokumentację wsparcia, umożliwiaj szybki dostęp do baz wiedzy oraz poprawiaj interakcje z klientami i czasy odpowiedzi.
• Human Resources: Popraw onboarding pracowników dzięki łatwemu dostępowi do niezbędnych dokumentów, usprawnij komunikację wewnętrzną i zarządzaj materiałami szkoleniowymi skutecznie.
• IT: Zapewnij bezpieczne i niezawodne przechowywanie plików, zarządzaj informacjami w całej organizacji i wspieraj wymagania dotyczące zgodności.
• Zarządzanie wiedzą: Centralizuj treści, umożliwiaj łatwy dostęp do krytycznych informacji i zapewnij aktualne oraz zorganizowane bazy wiedzy.

​

Jak zacząć

1. Zarejestruj się i utwórz konto: Odwiedź stronę Box i zarejestruj się na konto. Wybierz plan, który spełnia potrzeby twojej organizacji.
2. Ustaw swój profil: Uzupełnij swój profil użytkownika, dodając szczegóły i przesyłając zdjęcie profilowe. To pomaga współpracownikom rozpoznać Cię i współpracować z Tobą.
3. Twórz i organizuj foldery: Zacznij od tworzenia folderów, aby organizować swoje pliki. Możesz ustawić uprawnienia, aby kontrolować, kto może przeglądać lub edytować każdy folder.
4. Przesyłaj pliki: Rozpocznij przesyłanie plików, przeciągając je do swoich folderów lub używając przycisku przesyłania. Box obsługuje szeroki zakres formatów plików.
5. Zaproszenie członków zespołu: Zaproś kolegów do współpracy nad folderami i plikami. Użyj funkcji 'Udostępnij', aby przyznać dostęp i ustawić odpowiednie uprawnienia.
6. Skonfiguruj integracje: Połącz Boxa ze swoimi ulubionymi aplikacjami, takimi jak Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack i inne, aby zwiększyć efektywność swoich działań.
7. Zacznij współpracować: Użyj funkcji współedytowania Boxa, aby współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Śledź zmiany, zostawiaj komentarze i komunikuj się z członkami zespołu bezpośrednio w Boxie.
8. Wykorzystaj automatyzację przepływu pracy: Skonfiguruj zautomatyzowane przepływy pracy, aby uprościć powtarzalne zadania i poprawić efektywność. Dostosuj procesy, aby odpowiadały specyficznym potrzebom twojej organizacji.
9. Zabezpiecz swoje treści: Włącz zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Regularnie przeglądaj i aktualizuj uprawnienia, aby zapewnić bezpieczeństwo treści.

​

Porady i najlepsze praktyki

Aby maksymalnie wykorzystać korzyści płynące z Boxa, rozważ następujące porady i najlepsze praktyki:

​

• Organizuj swoje treści: Użyj spójnej struktury folderów i konwencji nazewniczych, aby utrzymać pliki w porządku i łatwo dostępne.
• Wykorzystaj tagi i metadane: Stosuj tagi i metadane do swoich plików, aby poprawić ich wyszukiwanie i dostęp do odpowiednich treści.
• Wykorzystaj funkcje współpracy: Skorzystaj z funkcji współtworzenia, komentowania i przypisywania zadań, aby poprawić pracę zespołową i komunikację.
• Uważnie ustawiaj uprawnienia: Regularnie przeglądaj i aktualizuj uprawnienia, aby upewnić się, że tylko upoważnieni użytkownicy mają dostęp do poufnych informacji.
• Włącz zarządzanie wersjami: Użyj zarządzania wersjami, aby śledzić zmiany i utrzymać historię edycji dokumentów, pozwalając na łatwe przywrócenie ich w razie potrzeby.
• Automatyzuj przepływy pracy: Zidentyfikuj powtarzalne zadania, które można zautomatyzować, i skonfiguruj dostosowane przepływy pracy w celu uproszczenia tych procesów.
• Bądź bezpieczny: Regularnie przeglądaj ustawienia bezpieczeństwa, stosuj aktualizacje i przestrzegaj najlepszych praktyk, aby chronić swoje treści przed nieautoryzowanym dostępem.
• Szkolenie i wsparcie: Zapewniaj regularne szkolenia i wsparcie członkom zespołu, aby zapewnić, że są w pełni zaznajomieni z funkcjami Boxa i potrafią z nich efektywnie korzystać.

​

Integracja z Guru

Box bezproblemowo integruje się z Guru, rozwiązaniem Enterprise AI do wyszukiwania, aby zwiększyć produktywność i uprościć dostęp do informacji. Dzięki AI z Guru możesz bezpośrednio uzyskać dostęp do wiarygodnych informacji w Boxie, nie zakłócając swojego przepływu pracy. Kluczowe korzyści z używania Boxa z Guru obejmują:

​

• Wyszukiwania zasilane przez AI: Guru umożliwia wyszukiwanie za pomocą języka naturalnego i kontekstowego w Boxie, zapewniając błyskawiczne odpowiedzi i skracając czas potrzebny na wyszukiwanie informacji.
• Personalizowana dostawa wiedzy: Na podstawie uprawnień użytkownika, Guru dostarcza odpowiednie i spersonalizowane informacje bezpośrednio w Boxie, zapewniając użytkownikom dostęp do najistotniejszych danych.
• Wzmocniona współpraca: Integrując Guru z Boxem, zespoły mogą korzystać z kontekstowych sugestii i proaktywnego dzielenia się wiedzą, co dalej zwiększa współpracę i efektywność.
• Zwiększona produktywność: Integracja redukuje potrzebę przełączania się między platformami, umożliwiając użytkownikom bardziej efektywną pracę poprzez dostęp do wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu.

​

Wnioski

Box wyróżnia się jako solidne rozwiązanie Content Cloud zaprojektowane w celu poprawy zarządzania treścią oraz współpracy w różnych branżach. Jego kompleksowe funkcje, od udostępniania plików po podpis elektroniczny, w połączeniu z silnymi integracjami i zaawansowanymi środkami bezpieczeństwa, czynią go niezbędnym narzędziem dla nowoczesnych miejsc pracy. Podążając za najlepszymi praktykami i korzystając z integracji z Guru, organizacje mogą jeszcze bardziej zwiększyć produktywność i efektywność. Zachęcamy do wypróbowania Boxa i doświadczenia jego korzyści na własnej skórze, jednocześnie integrując go z Guru, aby uzyskać płynny i wydajny przepływ pracy.