Introduktion

I det snabbt föränderliga digitala landskapet är det avgörande att ha en strömlinjeformad process för att hantera innehåll. Box, en omfattande plattform för innehållscloud, erbjuder en lösning för att förenkla din teknikstack samtidigt som kostnaderna minskas. Denna säkra och användarvänliga plattform stöder hela livscykeln för innehåll, från filskapande och delning till samredigering, e-signatur, klassificering och retention. Med över 1 500 integrationer möjliggör Box att team samarbetar sömlöst över sina favoritappar, oavsett plats. Trovärdig av över 100 000 ledande organisationer världen över, inklusive AstraZeneca, JLL och Nationwide, erkänns Box som en ledare av alla stora branschanalytiker.

​

Vem är Box för

Box är utformat för organisationer av alla storlekar och inom olika branscher som vill förbättra sin innehållshantering och samarbetande kapabiliteter. Oavsett om du är en liten startup eller ett stort företag erbjuder Box skalbara lösningar för att möta dina behov. Ideala användare inkluderar:

​

• Operationschefer som vill strömlinjeforma processer.
• Kundupplevelseteam som strävar efter att förbättra serviceleveransen.
• IT-avdelningar fokuserade på systemtillförlitlighet och säkerhet.
• HR-professionella som strävar efter att förbättra intern kommunikation och onboarding.
• Kunskapschefer som är dedikerade till effektiv informationsåtkomst och organisation.

​

Nyckelfunktioner

Box erbjuder en rad funktioner utformade för att förbättra effektiviteten och samarbetet inom din organisation. Nyckelfunktioner inkluderar:

​

• Filskapande och delning: Skapa, ladda upp och dela filer med teammedlemmar och externa partners på ett säkert sätt.
• Samredigering: Samarbeta i realtid på dokument med kollegor med integrerade verktyg som Google Workspace och Microsoft Office 365.
• E-signatur: Förenkla godkännandearbetsflöden med Box's säkra e-signaturfunktioner.
• Klassificering och retention: Klassificera, tagga och organisera innehåll enkelt för att säkerställa efterlevnad och effektivisera retentionpolicyer.
• Integrationer: Åtkomst och hantering av innehåll över mer än 1 500 av de bästa apparna, inklusive Salesforce, Slack och Zoom, för ett integrerat arbetsflöde.
• Säkerhet och efterlevnad: Dra nytta av avancerade säkerhetsfunktioner, inklusive kryptering, åtkomstkontroller och certifieringar för efterlevnad för att skydda känslig information.
• Workflowautomatisering: Automatisera repetitiva uppgifter för att förbättra effektiviteten och minska manuellt arbete.

​

Bästa användningsfall

Box utmärker sig i många scenarier och ger ovärderligt stöd över olika branscher och team:

​

• Operationer: Centralisera dokument, hantera processer effektivt och säkerställ verksamhetskontinuitet med säker åtkomst till nödvändiga filer.
• Kundupplevelse: Strömlinjeforma stöddokumentation, möjliggör snabb åtkomst till kunskapsbaser och förbättra kundinteraktioner och svarstider.
• Personalavdelning: Förbättra anställningsprocesser med enkel åtkomst till väsentliga dokument, strömlinjeforma intern kommunikation och hantera utbildningsmaterial effektivt.
• IT: Säkerställ säker och pålitlig fillagring, hantera information smidigt över organisationen och stödja efterlevnadskrav.
• Kunskapshantering: Centralisera innehåll, underlätta enkel åtkomst till kritisk information och säkerställ aktuella och organiserade kunskapsdatabaser.

​

Komma igång

1. Registrera dig och skapa ett konto: Besök Box-webbplatsen och registrera dig för ett konto. Välj en plan som uppfyller din organisations behov.
2. Ställ in din profil: Fyll i din användarprofil genom att lägga till detaljer och ladda upp en profilbild. Detta hjälper teammedlemmar att känna igen och samarbeta med dig.
3. Skapa och organisera mappar: Börja med att skapa mappar för att organisera dina filer. Du kan ställa in behörigheter för att kontrollera vem som kan visa eller redigera varje mapp.
4. Ladda upp filer: Börja ladda upp filer genom att dra dem till dina mappar eller använda knappen för att ladda upp. Box stöder en mängd olika filformat.
5. Bjud in teammedlemmar: Bjud in kollegor att samarbeta om mappar och filer. Använd funktionen 'Dela' för att ge åtkomst och ställa in lämpliga behörigheter.
6. Ställ in integrationer: Koppla Box med dina favoritappar, såsom Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack och mer, för att förbättra ditt arbetsflöde.
7. Börja samarbeta: Använd Box's samredigeringsfunktioner för att samarbeta i realtid på dokument. Spåra ändringar, lämna kommentarer och kommunicera med teammedlemmar direkt inom Box.
8. Utnyttja automatisering av arbetsflöden: Ställ in automatiserade arbetsflöden för att strömlinjeforma repetitiva uppgifter och förbättra effektiviteten. Anpassa arbetsflöden för att passa din organisations specifika behov.
9. Säkra ditt innehåll: Aktivera avancerade säkerhetsfunktioner, såsom kryptering och tvåfaktorsautentisering. Granska och uppdatera behörigheter regelbundet för att säkerställa att innehållet är säkert.

​

Tips och bästa praxis

För att maximera fördelarna med Box, överväg följande tips och bästa praxis:

​

• Organisera ditt innehåll: Använd en konsekvent mappstruktur och namngivningskonventioner för att hålla filer organiserade och lättillgängliga.
• Utnyttja taggar och metadata: Applicera taggar och metadata på dina filer för att förbättra sökbarhet och åtkomst till relevant innehåll.
• Utnyttja samarbetsfunktioner: Dra nytta av samredigering, kommentarer och uppgiftsfördelningsfunktioner för att förbättra teamwork och kommunikation.
• Ställ in behörigheter noggrant: Granska och uppdatera behörigheter regelbundet för att säkerställa att endast auktoriserade användare har åtkomst till känslig information.
• Aktivera versionshantering: Använd versionshantering för att spåra ändringar och upprätthålla en historik av dokumentredigeringar, vilket möjliggör enkel återställning om det behövs.
• Automatisera arbetsflöden: Identifiera repetitiva uppgifter som kan automatiseras och ställ in anpassade arbetsflöden för att strömlinjeforma dessa processer.
• Förbli säker: Granska säkerhetsinställningar regelbundet, tillämpa uppdateringar och följa bästa praxis för att skydda ditt innehåll från obehörig åtkomst.
• Utbildning och stöd: Ge regelbunden utbildning och stöd till teammedlemmar för att säkerställa att de har kunskap om Box's funktioner och kan använda dem effektivt.

​

Integration med Guru

Box integreras sömlöst med Guru, en AI-sökningslösning för företag, för att öka produktiviteten och effektivisera åtkomsten till information. Med Gurus AI-drivna sökningar kan du direkt få tillgång till pålitlig information inom Box utan att avbryta ditt arbetsflöde. Viktiga fördelar med att använda Box med Guru inkluderar:

​

• AI-drivna sökningar: Guru möjliggör naturliga språk och sakliga sökningar inom Box, vilket ger omedelbara svar och minskar tiden som spenderas på att söka efter information.
• Personifierad kunskapsleverans: Baserat på användarbehörigheter levererar Guru relevant och personifierad information direkt inom Box, vilket säkerställer att användare har åtkomst till den mest relevanta datan.
• Förbättrad samarbete: Genom att integrera Guru med Box kan team dra nytta av kontextuella förslag och proaktiv kunskapsdelning, vilket ytterligare förbättrar samarbete och effektivitet.
• Ökad produktivitet: Integrationen minskar behovet av att växla mellan plattformar, vilket gör att användare kan arbeta mer effektivt genom att få tillgång till all nödvändig information på ett ställe.

​

Slutsats

Box utmärker sig som en robust lösning för innehållscloud utformad för att förbättra innehållshantering och samarbete över olika branscher. Dess omfattande funktioner, från fildelning till e-signatur, i kombination med kraftfulla integrationer och avancerade säkerhetsåtgärder, gör den till ett oumbärligt verktyg för moderna arbetsplatser. Genom att följa bästa praxis och utnyttja Guru-integrationen kan organisationer ytterligare öka produktiviteten och effektiviteten. Vi uppmuntrar dig att prova Box och uppleva dess fördelar på egen hand samtidigt som du integrerar det med Guru för ett sömlöst och kraftfullt arbetsflöde.