Введение

В быстро меняющемся цифровом мире наличие упрощённого процесса управления контентом имеет первостепенное значение. Box, комплексная платформа Content Cloud, предлагает решение для упрощения вашей технологической инфраструктуры, при этом снижая затраты. Эта безопасная и удобная платформа поддерживает весь жизненный цикл контента, от создания и обмена файлами до совместного редактирования, электронной подписи, классификации и хранения. С более чем 1500 интеграциями Box позволяет командам бесшовно сотрудничать с использованием любимых приложений, независимо от местоположения. Доверяют более 100,000 ведущих организаций по всему миру, включая AstraZeneca, JLL и Nationwide, Box признаётся лидером всеми основными аналитическими компаниями в отрасли.

​

Для кого предназначен Box

Box предназначен для организаций всех размеров и различных отраслей, стремящихся улучшить свои возможности управления контентом и сотрудничества. Будь вы мелким стартапом или крупным предприятием, Box предлагает масштабируемые решения для удовлетворения ваших потребностей. Идеальные пользователи включают:

​

• Менеджеров операций, стремящихся оптимизировать процессы.
• Команды по обеспечению качества обслуживания клиентов, стремящиеся улучшить доставку услуг.
• ИТ-отделы, сосредоточенные на надежности и безопасности систем.
• Специалисты по управлению персоналом, стремящиеся улучшить внутреннюю коммуникацию и ввод сотрудников в должность.
• Менеджеры знаний, посвящённые эффективному доступу к информации и её организации.

​

Ключевые функции

Box предлагает ряд функций, разработанных для повышения эффективности и сотрудничества внутри вашей организации. Ключевые функции включают:

​

• Создание и обмен файлами: Легко создавайте, загружайте и безопасно делитесь файлами с членами команды и внешними партнёрами.
• Совместное редактирование: Сотрудничайте в реальном времени над документами с коллегами, используя интегрированные инструменты, такие как Google Workspace и Microsoft Office 365.
• Электронная подпись: Упростите процессы утверждения с помощью безопасных возможностей электронной подписи Box.
• Классификация и хранение: Классифицируйте, обозначайте и организовывайте контент без усилий для обеспечения соответствия и упрощения политик хранения.
• Интеграции: Получайте доступ к контенту и управляйте им через более чем 1500 лучших приложений, включая Salesforce, Slack и Zoom, для интегрированного рабочего процесса.
• Безопасность и соответствие: Пользуйтесь преимуществами передовых мер безопасности, включая шифрование, контроль доступа и сертификаты соответствия для защиты конфиденциальной информации.
• Автоматизация рабочего процесса: Автоматизируйте рутинные задачи для повышения эффективности и уменьшения ручного труда.

​

Лучшие варианты использования

Box идеально подходит для множества сценариев, предоставляя неоценимую поддержку различным отраслям и командам:

​

• Операции: Централизуйте документы, эффективно управляйте процессами и обеспечьте операционную непрерывность с помощью безопасного доступа к необходимым файлам.
• Опыт клиента: Упрощайте поддержку документации, обеспечивайте быстрый доступ к базам знаний и улучшайте взаимодействие с клиентами и время отклика.
• Управление персоналом: Улучшайте ввод сотрудников в должность благодаря лёгкому доступу к важным документам, упрощайте внутренние коммуникации и эффективно управляйте учебными материалами.
• ИТ: Обеспечьте надёжное и безопасное хранилище файлов, управляйте информацией без усилий по всей организации и поддерживайте требования к соблюдению.
• Управление знаниями: Централизуйте контент, обеспечивайте лёгкий доступ к критической информации и гарантируйте актуальность и организацию баз знаний.

​

Как начать

1. Зарегистрируйтесь и создайте аккаунт: Посетите сайт Box и зарегистрируйтесь для получения учётной записи. Выберите план, который отвечает потребностям вашей организации.
2. Настройте свой профиль: Завершите свой профиль пользователя, добавив данные и загрузив фотографию профиля. Это помогает вашим коллегам распознавать вас и сотрудничать с вами.
3. Создайте и организуйте папки: Начните с создания папок для организации ваших файлов. Вы можете настроить разрешения, чтобы контролировать, кто может просматривать или редактировать каждую папку.
4. Загрузите файлы: Начните загружать файлы, перетаскивая их в папки или используя кнопку загрузки. Box поддерживает широкий спектр форматов файлов.
5. Пригласите членов команды: Пригласите коллег для совместной работы над папками и файлами. Используйте функцию 'Поделиться', чтобы предоставить доступ и установить соответствующие разрешения.
6. Настройте интеграции: Подключите Box к вашим любимым приложениям, таким как Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack и другим, чтобы улучшить вашу работу.
7. Начните сотрудничать: Используйте функции совместного редактирования Box для совместной работы над документами в реальном времени. Отслеживайте изменения, оставляйте комментарии и общайтесь с членами команды прямо в Box.
8. Используйте автоматизацию рабочего процесса: Настройте автоматизированные рабочие процессы для упрощения рутинных задач и повышения эффективности. Настройте рабочие процессы в соответствии с конкретными потребностями вашей организации.
9. Обеспечьте безопасность вашего контента: Включите передовые функции безопасности, такие как шифрование и многофакторная аутентификация. Регулярно проверяйте и обновляйте разрешения, чтобы обеспечить безопасность контента.

​

Советы и лучшие практики

Чтобы максимизировать преимущества Box, учитывайте следующие советы и лучшие практики:

​

• Организуйте ваш контент: Используйте последовательную структуру папок и наименования для поддержания порядка и лёгкого доступа к файлам.
• Используйте теги и метаданные: Применяйте теги и метаданные к вашим файлам для улучшения их поиска и доступа к актуальному контенту.
• Используйте функции сотрудничества: Воспользуйтесь преимуществами совместного редактирования, комментирования и назначения задач для улучшения командной работы и коммуникации.
• Осторожно устанавливайте разрешения: Регулярно проверяйте и обновляйте разрешения, чтобы гарантировать, что только уполномоченные пользователи имеют доступ к конфиденциальной информации.
• Включите контроль версий: Используйте контроль версий для отслеживания изменений и поддержания истории редактирования документов, что позволяет легко откатывать изменения при необходимости.
• Автоматизируйте рабочие процессы: Определите рутинные задачи, которые могут быть автоматизированы, и настраивайте индивидуальные рабочие процессы для их упрощения.
• Оставайтесь в безопасности: Регулярно проверяйте настройки безопасности, применяйте обновления и следуйте лучшим практикам для защиты вашего контента от несанкционированного доступа.
• Обучение и поддержка: Предоставляйте регулярное обучение и поддержку членам команды, чтобы обеспечить их знания о функциях Box и их эффективное использование.

​

Интеграция с Guru

Box бесшовно интегрируется с Guru, решением для поиска на основе ИИ, для повышения производительности и упрощения доступа к информации. С помощью поисков на основе ИИ от Guru вы можете напрямую получать доступ к надежной информации в Box, не прерывая свой рабочий процесс. Ключевые преимущества использования Box с Guru включают:

​

• Поиск на основе ИИ: Guru позволяет проводить естественные и контекстные поиски внутри Box, предоставляя мгновенные ответы и сокращая время, затрачиваемое на поиск информации.
• Персонализированная доставка знаний: В зависимости от прав пользователя, Guru предоставляет актуальную и персонализированную информацию прямо в Box, обеспечивая доступ к наиболее важным данным.
• Улучшенное сотрудничество: Интегрируя Guru с Box, команды могут использовать контекстные рекомендации и проактивный обмен знаниями, что дополнительно улучшает сотрудничество и эффективность.
• Повышение производительности: Интеграция снижает необходимость переключаться между платформами, позволяя пользователям работать более эффективно, получая доступ ко всей необходимой информации в одном месте.

​

Заключение

Box выделяется как надёжное решение Content Cloud, разработанное для улучшения управления контентом и сотрудничества в различных отраслях. Его комплексные функции, от обмена файлами до электронной подписи, в сочетании с мощными интеграциями и передовыми мерами безопасности делают его незаменимым инструментом для современных рабочих мест. Следуя лучшим практикам и используя интеграцию с Guru, организации могут дополнительно повысить производительность и эффективность. Мы рекомендуем вам попробовать Box и лично испытать его преимущества, интегрировав его с Guru для получения бесшовного и мощного рабочего процесса.