Introducción

En el panorama digital en rápida evolución, tener un proceso simplificado para gestionar contenido es crucial. Box, una plataforma integral de Content Cloud, ofrece una solución para simplificar tu pila tecnológica mientras reduce costos. Esta plataforma segura y fácil de usar apoya todo el ciclo de vida del contenido, desde la creación y el intercambio de archivos hasta la coedición, la firma electrónica, la clasificación y la retención. Con más de 1,500 integraciones, Box permite a los equipos colaborar sin problemas a través de sus aplicaciones favoritas, sin importar la ubicación. Confiado por más de 100,000 organizaciones líderes en todo el mundo, incluyendo AstraZeneca, JLL y Nationwide, Box es reconocido como un líder por todas las principales firmas de analistas de la industria.

​

¿Para quién es Box

Box está diseñado para organizaciones de todos los tamaños y de diversas industrias que buscan mejorar su gestión de contenido y capacidades de colaboración. Ya seas una pequeña startup o una gran empresa, Box ofrece soluciones escalables para satisfacer tus necesidades. Los usuarios ideales incluyen:

​

• Gerentes de operaciones que buscan simplificar procesos.
• Equipos de experiencia del cliente que buscan mejorar la entrega del servicio.
• Departamentos de TI enfocados en la fiabilidad y seguridad de los sistemas.
• Profesionales de recursos humanos que buscan mejorar la comunicación interna y la integración de nuevos empleados.
• Gerentes de conocimiento dedicados a un acceso y organización de información eficientes.

​

Características clave

Box ofrece una variedad de características diseñadas para mejorar la eficiencia y colaboración dentro de tu organización. Las características clave incluyen:

​

• Creación y Compartición de Archivos: Crea, sube y comparte archivos fácilmente con los miembros del equipo y socios externos de manera segura.
• Co-edición: Colabora en tiempo real en documentos con colegas utilizando herramientas integradas como Google Workspace y Microsoft Office 365.
• Firma electrónica: Simplifica los flujos de aprobación con las capacidades de firma electrónica seguras de Box.
• Clasificación y Retención: Clasifica, etiqueta y organiza el contenido sin esfuerzo para asegurar el cumplimiento y optimizar las políticas de retención.
• Integraciones: Accede y gestiona contenido a través de más de 1,500 aplicaciones de primer nivel, incluyendo Salesforce, Slack y Zoom, para un flujo de trabajo integrado.
• Seguridad y Cumplimiento: Benefíciate de características avanzadas de seguridad, incluyendo cifrado, controles de acceso y certificaciones de cumplimiento para proteger información sensible.
• Automatización de Flujos de Trabajo: Automatiza tareas repetitivas para mejorar la eficiencia y reducir el trabajo manual.

​

Mejores casos de uso

Box brilla en numerosos escenarios, proporcionando un apoyo invaluable a través de diversas industrias y equipos:

​

• Operaciones: Centraliza documentos, gestiona procesos de manera eficiente y asegura la continuidad operativa con acceso seguro a los archivos necesarios.
• Experiencia del Cliente: Optimiza la documentación de soporte, habilita acceso rápido a bases de conocimientos y mejora las interacciones y tiempos de respuesta con los clientes.
• Recursos Humanos: Mejora la integración de empleados con fácil acceso a documentos esenciales, optimiza las comunicaciones internas y gestiona eficientemente los materiales de capacitación.
• TI: Asegura almacenamiento de archivos seguro y confiable, gestiona la información sin problemas en toda la organización y apoya los requisitos de cumplimiento.
• Gestión del Conocimiento: Centraliza contenido, facilita el acceso fácil a información crítica y asegura bases de datos de conocimiento organizadas y actualizadas.

​

Cómo empezar

1. Regístrate y Crea una Cuenta: Visita el sitio web de Box y regístrate para obtener una cuenta. Elige un plan que se ajuste a las necesidades de tu organización.
2. Configura Tu Perfil: Completa tu perfil de usuario añadiendo detalles y subiendo una foto de perfil. Esto ayuda a que los compañeros de equipo te reconozcan y colaboren contigo.
3. Crea y Organiza Carpetas: Comienza creando carpetas para organizar tus archivos. Puedes establecer permisos para controlar quién puede ver o editar cada carpeta.
4. Sube Archivos: Comienza a subir archivos arrastrándolos a tus carpetas o utilizando el botón de subir. Box admite una amplia variedad de formatos de archivo.
5. Invita a Miembros del Equipo: Invita a colegas a colaborar en carpetas y archivos. Utiliza la función 'Compartir' para otorgar acceso y establecer los permisos apropiados.
6. Configura Integraciones: Conecta Box con tus aplicaciones favoritas, como Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack y más, para mejorar tu flujo de trabajo.
7. Comienza a colaborar: Utiliza las funciones de co-edición de Box para colaborar en documentos en tiempo real. Realiza un seguimiento de los cambios, deja comentarios y comunícate directamente con los miembros del equipo dentro de Box.
8. Utiliza la Automatización de Flujos de Trabajo: Configura flujos de trabajo automatizados para optimizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia. Personaliza flujos de trabajo para satisfacer las necesidades específicas de tu organización.
9. Asegura Tu Contenido: Activa funciones avanzadas de seguridad, como cifrado y autenticación multifactor. Revisa y actualiza regularmente los permisos para asegurar que el contenido esté seguro.

​

Consejos y mejores prácticas

Para maximizar los beneficios de Box, considera los siguientes consejos y mejores prácticas:

​

• Organiza Tu Contenido: Usa una estructura de carpetas coherente y convenciones de nombres para mantener los archivos organizados y fácilmente accesibles.
• Utiliza Etiquetas y Metadatos: Aplica etiquetas y metadatos a tus archivos para mejorar la buscabilidad y el acceso al contenido relevante.
• Aprovecha las Características de Colaboración: Aprovecha las funciones de co-edición, comentario y asignación de tareas para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación.
• Establece Permisos Cuidadosamente: Revisa y actualiza regularmente los permisos para asegurarte de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a información sensible.
• Activa el Control de Versiones: Usa el control de versiones para rastrear cambios y mantener un historial de ediciones de documentos, permitiendo una fácil reversión si es necesario.
• Automatiza Flujos de Trabajo: Identifica tareas repetitivas que se pueden automatizar y configura flujos de trabajo personalizados para optimizar estos procesos.
• Mantente Seguro: Revisa regularmente la configuración de seguridad, aplica actualizaciones y sigue las mejores prácticas para proteger tu contenido de accesos no autorizados.
• Capacitación y soporte: Proporciona formación y soporte regular a los miembros del equipo para asegurarte de que conozcan las funciones de Box y puedan usarlas de manera eficaz.

​

Integración con Guru

Box se integra sin problemas con Guru, una solución de búsqueda AI para empresas, para mejorar la productividad y optimizar el acceso a la información. Con las búsquedas impulsadas por IA de Guru, puedes acceder directamente a información confiable dentro de Box, sin interrumpir tu flujo de trabajo. Los beneficios clave de usar Box con Guru incluyen:

​

• Búsquedas Impulsadas por IA: Guru permite búsquedas en lenguaje natural y contextual dentro de Box, proporcionando respuestas instantáneas y reduciendo el tiempo dedicado a buscar información.
• Entrega Personalizada de Conocimiento: Basado en los permisos del usuario, Guru entrega información relevante y personalizada directamente dentro de Box, asegurando que los usuarios tengan acceso a los datos más pertinentes.
• Colaboración Mejorada: Al integrar Guru con Box, los equipos pueden beneficiarse de sugerencias contextuales y un intercambio proactivo de conocimiento, mejorando aún más la colaboración y la eficiencia.
• Productividad Aumentada: La integración reduce la necesidad de cambiar entre plataformas, permitiendo a los usuarios trabajar de manera más eficiente al acceder a toda la información necesaria en un solo lugar.

​

Conclusión

Box se destaca como una robusta solución de Content Cloud diseñada para mejorar la gestión de contenidos y la colaboración a través de diversas industrias. Sus características integrales, desde la compartición de archivos hasta la firma electrónica, combinadas con potentes integraciones y medidas de seguridad avanzadas, la convierten en una herramienta esencial para los lugares de trabajo modernos. Al seguir las mejores prácticas y aprovechar la integración con Guru, las organizaciones pueden mejorar aún más la productividad y eficiencia. Te animamos a probar Box y experimentar sus beneficios de primera mano mientras lo integras con Guru para un flujo de trabajo fluido y potente.