Pengantar

Dalam lanskap digital yang berkembang pesat, memiliki proses yang terstruktur untuk mengelola konten sangat penting. Box, sebuah platform Content Cloud yang komprehensif, menawarkan solusi untuk menyederhanakan tumpukan teknologi Anda sambil mengurangi biaya. Platform yang aman dan ramah pengguna ini mendukung seluruh siklus hidup konten, dari pembuatan dan berbagi file hingga pengeditan bersama, tanda tangan elektronik, klasifikasi, dan retensi. Dengan lebih dari 1.500 integrasi, Box memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan lancar di aplikasi favorit mereka, terlepas dari lokasi. Dipercaya oleh lebih dari 100.000 organisasi terkemuka di seluruh dunia, termasuk AstraZeneca, JLL, dan Nationwide, Box diakui sebagai pemimpin oleh semua firma analis industri utama.

​

Siapa yang untuk Box

Box dirancang untuk organisasi dari semua ukuran dan berbagai industri yang ingin meningkatkan kemampuan manajemen konten dan kolaborasi mereka. Apakah Anda seorang startup kecil atau perusahaan besar, Box menawarkan solusi yang dapat diskalakan untuk memenuhi kebutuhan Anda. Pengguna ideal meliputi:

​

• Manajer Operasi yang ingin menyederhanakan proses.
• Tim Pengalaman Pelanggan yang ingin meningkatkan penyampaian layanan.
• Departemen TI yang fokus pada keandalan dan keamanan sistem.
• Profesional SDM yang mencari untuk meningkatkan komunikasi internal dan onboarding.
• Manajer Pengetahuan yang berdedikasi untuk akses dan organisasi informasi yang efisien.

​

Fitur utama

Box menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan kolaborasi di dalam organisasi Anda. Fitur-fitur utama meliputi:

​

• Pembuatan dan Berbagi File: Dengan mudah membuat, mengunggah, dan membagikan file kepada anggota tim dan mitra eksternal dengan aman.
• Pengeditan Bersama: Bekerja sama secara real-time pada dokumen dengan kolega menggunakan alat terintegrasi seperti Google Workspace dan Microsoft Office 365.
• Tanda Tangan Elektronik: Sederhanakan alur persetujuan dengan kemampuan tanda tangan elektronik yang aman dari Box.
• Klasifikasi dan Retensi: Mengklasifikasikan, menandai, dan mengorganisir konten dengan mudah untuk memastikan kepatuhan dan menyederhanakan kebijakan retensi.
• Integrasi: Akses dan kelola konten di lebih dari 1.500 aplikasi terbaik, termasuk Salesforce, Slack, dan Zoom, untuk alur kerja yang terintegrasi.
• Keamanan dan Kepatuhan: Manfaatkan fitur keamanan canggih, termasuk enkripsi, kontrol akses, dan sertifikasi kepatuhan untuk melindungi informasi sensitif.
• Automasi Alur Kerja: Mengotomatiskan tugas berulang untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pekerjaan manual.

​

Kasus penggunaan terbaik

Box bersinar dalam banyak skenario, memberikan dukungan yang sangat berharga di berbagai industri dan tim:

​

• Operasi: Mencentralisasi dokumen, mengelola proses dengan efisien, dan memastikan kontinuitas operasional dengan akses aman ke file yang diperlukan.
• Pengalaman Pelanggan: Menyederhanakan dokumentasi dukungan, memungkinkan akses cepat ke basis pengetahuan, dan meningkatkan interaksi serta waktu respons pelanggan.
• Sumber Daya Manusia: Meningkatkan onboarding karyawan dengan akses mudah ke dokumen penting, menyederhanakan komunikasi internal, dan mengelola materi pelatihan secara efektif.
• TI: Memastikan penyimpanan file yang aman dan andal, mengelola informasi dengan lancar di seluruh organisasi, dan mendukung persyaratan kepatuhan.
• Manajemen Pengetahuan: Mencentralisasi konten, memfasilitasi akses mudah ke informasi kritis, dan memastikan basis pengetahuan yang up-to-date dan terorganisir.

​

Memulai

1. Daftar dan Buat Akun: Kunjungi situs web Box dan daftar untuk akun. Pilih rencana yang memenuhi kebutuhan organisasi Anda.
2. Siapkan Profil Anda: Lengkapi profil pengguna Anda dengan menambahkan detail dan mengunggah foto profil. Ini membantu rekan tim mengenali dan berkolaborasi dengan Anda.
3. Buat dan Atur Folder: Mulailah dengan membuat folder untuk mengatur file Anda. Anda dapat mengatur izin untuk mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengedit setiap folder.
4. Unggah File: Mulai mengunggah file dengan menyeretnya ke folder Anda atau menggunakan tombol unggah. Box mendukung berbagai format file.
5. Undang Anggota Tim: Undang rekan kerja untuk berkolaborasi pada folder dan file. Gunakan fitur 'Bagikan' untuk memberikan akses dan menetapkan izin yang sesuai.
6. Siapkan Integrasi: Hubungkan Box dengan aplikasi favorit Anda, seperti Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack, dan lainnya, untuk meningkatkan alur kerja Anda.
7. Mulai Berkolaborasi: Gunakan fitur co-editing dari Box untuk berkolaborasi pada dokumen secara real-time. Lacak perubahan, tinggalkan komentar, dan berkomunikasi dengan anggota tim langsung melalui Box.
8. Manfaatkan Automasi Alur Kerja: Atur alur kerja otomatis untuk menyederhanakan tugas berulang dan meningkatkan efisiensi. Sesuaikan alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda.
9. Amanakan Konten Anda: Aktifkan fitur keamanan canggih, seperti enkripsi dan autentikasi multi-faktor. Tinjau dan perbarui izin secara berkala untuk memastikan konten tetap aman.

​

Tips dan praktik terbaik

Untuk memaksimalkan manfaat dari Box, pertimbangkan tips dan praktik terbaik berikut:

​

• Atur Konten Anda: Gunakan struktur folder dan konvensi penamaan yang konsisten untuk menjaga file tetap terorganisir dan mudah diakses.
• Manfaatkan Tag dan Metadata: Terapkan tag dan metadata pada file Anda untuk meningkatkan kemampuan pencarian dan akses ke konten yang relevan.
• Manfaatkan Fitur Kolaborasi: Manfaatkan fitur pengeditan bersama, komentar, dan penugasan tugas untuk meningkatkan kerja tim dan komunikasi.
• Atur Izin dengan Hati-hati: Tinjau dan perbarui izin secara berkala untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses ke informasi sensitif.
• Aktifkan Kontrol Versi: Gunakan kontrol versi untuk melacak perubahan dan mempertahankan riwayat pengeditan dokumen, memungkinkan rollback yang mudah jika diperlukan.
• Automasi Alur Kerja: Identifikasi tugas berulang yang dapat diotomatisasi dan atur alur kerja yang disesuaikan untuk menyederhanakan proses ini.
• Tetap Aman: Tinjau secara berkala pengaturan keamanan, terapkan pembaruan, dan ikuti praktik terbaik untuk melindungi konten Anda dari akses yang tidak sah.
• Pelatihan dan Dukungan: Berikan pelatihan dan dukungan secara berkala kepada anggota tim untuk memastikan mereka memiliki pengetahuan yang baik tentang fitur-fitur Box dan dapat menggunakannya secara efektif.

​

Integrasi dengan Guru

Box terintegrasi dengan Guru, sebuah solusi pencarian AI Perusahaan, untuk meningkatkan produktivitas dan menyederhanakan akses ke informasi. Dengan pencarian bertenaga AI dari Guru, Anda dapat langsung mengakses informasi yang dapat diandalkan di dalam Box, tanpa menggangu alur kerja Anda. Manfaat utama menggunakan Box dengan Guru meliputi:

​

• Pencarian Bertenaga AI: Guru memungkinkan pencarian dalam bahasa alami dan kontekstual di dalam Box, memberikan jawaban instan dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi.
• Pengiriman Pengetahuan yang Dipersonalisasi: Berdasarkan izin pengguna, Guru memberikan informasi yang relevan dan dipersonalisasi langsung di dalam Box, memastikan pengguna memiliki akses ke data yang paling relevan.
• Kolaborasi yang Ditingkatkan: Dengan mengintegrasikan Guru dengan Box, tim dapat memperoleh manfaat dari saran kontekstual dan berbagi pengetahuan yang proaktif, lebih meningkatkan kolaborasi dan efisiensi.
• Produktivitas yang Meningkat: Integrasi ini mengurangi kebutuhan untuk beralih antara platform, memungkinkan pengguna untuk bekerja lebih efisien dengan mengakses semua informasi yang diperlukan di satu tempat.

​

Kesimpulan

Box menonjol sebagai solusi Content Cloud yang kuat yang dirancang untuk meningkatkan manajemen konten dan kolaborasi di berbagai industri. Fitur-fiturnya yang komprehensif, dari berbagi file hingga tanda tangan elektronik, dikombinasikan dengan integrasi yang kuat dan langkah-langkah keamanan yang canggih, menjadikannya alat penting untuk tempat kerja modern. Dengan mengikuti praktik terbaik dan memanfaatkan integrasi Guru, organisasi dapat lebih meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Kami mendorong Anda untuk mencoba Box dan mengalami manfaatnya secara langsung sambil mengintegrasikannya dengan Guru untuk alur kerja yang lancar dan kuat.