Introductie

In het snel evoluerende digitale landschap is het cruciaal om een gestroomlijnd proces voor het beheren van content te hebben. Box, een uitgebreide Content Cloud-platform, biedt een oplossing om je techstack te vereenvoudigen terwijl je kosten verlaagd. Dit veilige en gebruiksvriendelijke platform ondersteunt de hele levenscyclus van content, van het creëren en delen van bestanden tot co-editing, e-handtekeningen, classificatie en retentie. Met meer dan 1.500 integraties stelt Box teams in staat om naadloos samen te werken over hun favoriete apps, ongeacht de locatie. Vertrouwd door meer dan 100.000 toonaangevende organisaties wereldwijd, waaronder AstraZeneca, JLL en Nationwide, wordt Box erkend als een leider door alle grote analistenfirma's in de industrie.

​

Voor wie is Box

Box is ontworpen voor organisaties van alle groottes en uit verschillende sectoren die hun contentbeheer en samenwerkingseigenschappen willen verbeteren. Of je nu een klein startup of een grote onderneming bent, Box biedt schaalbare oplossingen die aan je behoeften voldoen. Ideale gebruikers zijn onder andere:

​

• Operations Managers die processen willen stroomlijnen.
• Customer Experience-teams die de serviceverlening willen verbeteren.
• IT-afdelingen die zich richten op systeembetrouwbaarheid en -beveiliging.
• HR-professionals die de interne communicatie en onboarding willen verbeteren.
• Knowledge Managers die zich inzetten voor efficiënte toegang tot en organisatie van informatie.

​

Belangrijkste functies

Box biedt een reeks functies die zijn ontworpen om de efficiëntie en samenwerking binnen je organisatie te verbeteren. Belangrijkste functies zijn onder andere:

​

• Bestand Creatie en Delen: Maak eenvoudig, upload en deel bestanden veilig met teamleden en externe partners.
• Co-editing: Werk in realtime samen aan documenten met collega's met behulp van geïntegreerde tools zoals Google Workspace en Microsoft Office 365.
• E-handtekening: Vereenvoudig goedkeuringsworkflows met de beveiligde e-handtekening mogelijkheden van Box.
• Classificatie en Retentie: Classificeer, tag en organiseer content moeiteloos om te zorgen voor naleving en om retentiebeleid te stroomlijnen.
• Integraties: Toegang tot en beheer content over meer dan 1.500 best-of-breed apps, waaronder Salesforce, Slack en Zoom, voor een geïntegreerde workflow.
• Beveiliging en Naleving: Profiteer van geavanceerde beveiligingsfuncties, waaronder versleuteling, toegangscontroles en certificeringen voor naleving om gevoelige informatie te beschermen.
• Workflow Automatisering: Automatiseer repetitieve taken om de efficiëntie te verbeteren en handmatig werk te verminderen.

​

Beste gebruikscases

Box blinkt uit in talrijke scenario's en biedt onschatbare ondersteuning aan verschillende sectoren en teams:

​

• Operations: Centraliseer documenten, beheer processen efficiënt en zorg voor operationele continuïteit met veilige toegang tot benodigde bestanden.
• Customer Experience: Stroomlijn ondersteuningsdocumentatie, maak snelle toegang tot kennisbases mogelijk en verbeter klantinteracties en responstijden.
• Human Resources: Verbeter de onboarding van medewerkers met gemakkelijke toegang tot essentiële documenten, stroomlijn interne communicatie en beheer trainingsmateriaal effectief.
• IT: Zorg voor veilige en betrouwbare opslag van bestanden, beheer informatie naadloos binnen de organisatie en ondersteun nalevingsvereisten.
• Kennisbeheer: Centraliseer content, faciliteer gemakkelijke toegang tot cruciale informatie en zorg voor actuele en georganiseerde kennisdatabases.

​

Aan de slag

1. Registreer en maak een account aan: Bezoek de Box-website en registreer je voor een account. Kies een plan dat voldoet aan de behoeften van uw organisatie.
2. Stel je profiel in: Vul je gebruikersprofiel in door details toe te voegen en een profielfoto te uploaden. Dit helpt teamleden jou te herkennen en met je samen te werken.
3. Maak en organiseer mappen: Begin met het maken van mappen om je bestanden te organiseren. Je kunt machtigingen instellen om te bepalen wie elke map kan bekijken of bewerken.
4. Upload bestanden: Begin met het uploaden van bestanden door ze in je mappen te slepen of de uploadknop te gebruiken. Box ondersteunt een breed scala aan bestandsformaten.
5. Uitnodigen van teamleden: Nodig collega's uit om samen te werken aan mappen en bestanden. Gebruik de 'Delen' functie om toegang te verlenen en de juiste machtigingen in te stellen.
6. Stel integraties in: Verbind Box met je favoriete apps, zoals Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack en meer, om je workflow te verbeteren.
7. Begin met Samenwerken: Gebruik de co-editing functies van Box om in realtime aan documenten samen te werken. Volg wijzigingen, laat opmerkingen achter en communiceer rechtstreeks met teamleden binnen Box.
8. Maak gebruik van workflowautomatisering: Zet geautomatiseerde workflows op om repetitieve taken te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren. Pas workflows aan op de specifieke behoeften van uw organisatie.
9. Beveilig je content: Schakel geavanceerde beveiligingsfuncties in, zoals versleuteling en multi-factor authenticatie. Herzie en werk machtigingen regelmatig bij om ervoor te zorgen dat de content veilig is.

​

Tips en beste praktijken

Om het meeste uit Box te halen, overweeg dan de volgende tips en beste praktijken:

​

• Organiseer je content: Gebruik een consistente mappenstructuur en naamgevingsconventies om bestanden georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk te houden.
• Maak gebruik van tags en metadata: Pas tags en metadata toe op je bestanden om de doorzoekbaarheid en toegang tot relevante content te verbeteren.
• Profiteer van samenwerkingsfuncties: Maak gebruik van co-editing, commentaar en taaktoewijzing om teamwork en communicatie te verbeteren.
• Stel machtigingen zorgvuldig in: Herzie en werk regelmatig machtigingen bij om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie.
• Schakel versiebeheer in: Gebruik versiebeheer om wijzigingen bij te houden en een geschiedenis van documentbewerkingen te onderhouden, zodat je gemakkelijk kunt terugkeren naar eerdere versies indien nodig.
• Automatiseer workflows: Identificeer repetitieve taken die geautomatiseerd kunnen worden en stel gepersonaliseerde workflows op om deze processen te stroomlijnen.
• Blijf beveiligd: Herzie regelmatig je beveiligingsinstellingen, pas updates toe en volg beste praktijken om je content te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
• Training en Ondersteuning: Bied regelmatige training en ondersteuning aan teamleden om te zorgen dat zij goed op de hoogte zijn van de functies van Box en deze effectief kunnen gebruiken.

​

Integratie met Guru

Box integreert naadloos met Guru, een Enterprise AI-zoekoplossing, om de productiviteit te verbeteren en de toegang tot informatie te stroomlijnen. Met de AI-gestuurde zoekopdrachten van Guru heeft u direct toegang tot betrouwbare informatie binnen Box, zonder uw workflow te onderbreken. Belangrijke voordelen van het gebruik van Box met Guru zijn:

​

• AI-gestuurde zoekopdrachten: Guru stelt natuurlijke taal en contextuele zoekopdrachten binnen Box mogelijk, wat directe antwoorden biedt en de tijd die aan het zoeken naar informatie wordt besteed, vermindert.
• Persoonlijke kennislevering: Op basis van gebruikersrechten levert Guru relevante en gepersonaliseerde informatie rechtstreeks binnen Box, zodat gebruikers toegang hebben tot de meest relevante gegevens.
• Verbeterde samenwerking: Door Guru met Box te integreren, kunnen teams profiteren van contextuele suggesties en proactieve kennisdeling, wat de samenwerking en efficiëntie verder verbetert.
• Verhoogde productiviteit: De integratie vermindert de noodzaak om tussen platforms te schakelen, waardoor gebruikers efficiënter kunnen werken door alle noodzakelijke informatie op één plek te openen.

​

Conclusie

Box onderscheidt zich als een robuuste Content Cloud-oplossing die is ontworpen om het contentbeheer en de samenwerking in verschillende sectoren te verbeteren. De uitgebreide functies, van bestandsoverdracht tot e-handtekening, in combinatie met krachtige integraties en geavanceerde beveiligingsmaatregelen, maken het een essentieel hulpmiddel voor moderne werkplekken. Door beste praktijken te volgen en gebruik te maken van de Guru-integratie kunnen organisaties hun productiviteit en efficiëntie verder verbeteren. We moedigen je aan om Box uit te proberen en de voordelen zelf te ervaren terwijl je het integreert met Guru voor een naadloze en krachtige workflow.