المقدمة

في المشهد الرقمي المتطور بسرعة، يعد وجود عملية سلسة لإدارة المحتوى أمرًا حيويًا. يقدم Box، منصة Content Cloud الشاملة، حلًا لتبسيط مجموعة تقنياتك مع تقليل التكاليف. تدعم هذه المنصة الآمنة وسهلة الاستخدام دورة حياة المحتوى بالكامل، من إنشاء الملفات ومشاركتها إلى التعاون عبر التحرير، والتوقيع الإلكتروني، والتصنيف، والاحتفاظ. مع أكثر من 1500 تكامل، يمكّن Box الفرق من التعاون بسلاسة بين تطبيقاتهم المفضلة، بغض النظر عن الموقع. موثوق به من قبل أكثر من 100,000 منظمة رائدة في جميع أنحاء العالم، بما في ذلك AstraZeneca وJLL وNationwide، يُrecognized Box كقائد من قبل جميع الشركات التحليلية الكبرى في الصناعة.

​

لمن هو Box

تم تصميم Box للمنظمات من جميع الأحجام وعبر مختلف الصناعات التي تبحث عن تحسين إدارة المحتوى وقدرات التعاون. سواء كنت شركة ناشئة صغيرة أو مؤسسة كبيرة، يقدم Box حلولاً قابلة للتوسع لتلبية احتياجاتك. المستخدمون المثاليون يشملون:

​

• مديرو العمليات الذين يتطلعون إلى تبسيط العمليات.
• فرق تجربة العملاء التي تهدف إلى تحسين تقديم الخدمة.
• أقسام تكنولوجيا المعلومات التي تركز على موثوقية النظام والأمان.
• المتخصصون في الموارد البشرية الذين يسعون لتحسين الاتصالات الداخلية والتوجيه.
• مديرو المعرفة المخصصون للوصول الفعال إلى المعلومات وتنظيمها.

​

الميزات الرئيسية

يقدم Box مجموعة من الميزات المصممة لتحسين الكفاءة والتعاون داخل مؤسستك. تشمل الميزات الرئيسية:

​

• إنشاء الملفات ومشاركتها: قم بإنشاء الملفات وتحميلها ومشاركتها بسهولة مع أعضاء الفريق والشركاء الخارجيين بطريقة آمنة.
• التعاون في التحرير: تعاون في الوقت الحقيقي على المستندات مع الزملاء باستخدام أدوات متكاملة مثل Google Workspace وMicrosoft Office 365.
• التوقيع الإلكتروني: تبسيط سير العمل للموافقة من خلال ميزات التوقيع الإلكتروني الآمنة من Box.
• التصنيف والاحتفاظ: صنّف، ووسم، ونظم المحتوى بسهولة لضمان الامتثال وتبسيط سياسات الاحتفاظ.
• التكاملات: الوصول إلى المحتوى وإدارته عبر أكثر من 1500 تطبيق متميز، بما في ذلك Salesforce وSlack وZoom، لتحقيق سير عمل متكامل.
• الأمان والامتثال: استفد من ميزات الأمان المتقدمة، بما في ذلك التشفير، وميزات التحكم في الوصول، وشهادات الامتثال لحماية المعلومات الحساسة.
• أتمتة سير العمل: قم بأتمتة المهام المتكررة لتحسين الكفاءة وتقليل العمل اليدوي.

​

أفضل حالات الاستخدام

يتميز Box في سيناريوهات عديدة، حيث يقدم دعمًا لا يقدر بثمن عبر مختلف الصناعات والفرق:

​

• العمليات: مركزية الوثائق، إدارة العمليات بكفاءة، وضمان استمرارية العمليات مع وصول آمن إلى الملفات المطلوبة.
• تجربة العملاء: تبسيط الوثائق الداعمة، تمكين الوصول السريع إلى قواعد المعرفة، وتحسين التفاعلات مع العملاء وأوقات الاستجابة.
• الموارد البشرية: تحسين إدماج الموظفين مع الوصول السهل إلى الوثائق الأساسية، تبسيط الاتصالات الداخلية، وإدارة مواد التدريب بشكل فعال.
• تكنولوجيا المعلومات: ضمان تخزين الملفات بشكل آمن وموثوق، إدارة المعلومات بسلاسة عبر المؤسسة، ودعم متطلبات الامتثال.
• إدارة المعرفة: مركزية المحتوى، تسهيل الوصول السهل إلى المعلومات الحيوية، وضمان تحديث قواعد المعرفة وتنظيمها.

​

بدء الاستخدام

1. قم بالتسجيل وانشئ حسابًا: قم بزيارة موقع Box وقم بالتسجيل للحصول على حساب. اختر خطة تلبي احتياجات مؤسستك.
2. قم بإعداد ملف التعريف الخاص بك: أكمل ملف التعريف الخاص بك من خلال إضافة التفاصيل وتحميل صورة شخصية. يساعد الزملاء على التعرف عليك والتعاون معك.
3. قم بإنشاء وتنظيم المجلدات: ابدأ بإنشاء مجلدات لتنظيم ملفاتك. يمكنك تعيين الأذونات للتحكم في من يمكنه عرض أو تعديل كل مجلد.
4. رفع الملفات: ابدأ بتحميل الملفات عن طريق سحبها إلى مجلداتك أو استخدام زر التحميل. يدعم Box مجموعة واسعة من تنسيقات الملفات.
5. دعوة أعضاء الفريق: ادع زملاءك للتعاون في المجلدات والملفات. استخدم ميزة 'مشاركة' لمنح الوصول وتعيين الأذونات المناسبة.
6. قم بإعداد التكاملات: اربط Box مع تطبيقاتك المفضلة، مثل Google Workspace وMicrosoft Office 365 وSlack وغير ذلك، لتعزيز سير عملك.
7. ابدأ التعاون: استخدم ميزات التحرير الجماعي من Box للتعاون على الوثائق في الوقت الحقيقي. تتبع التغييرات، واترك التعليقات، وتواصل مع أعضاء الفريق مباشرة داخل Box.
8. استفد من أتمتة سير العمل: قم بإعداد سير عمل تلقائي لتبسيط المهام المتكررة وتحسين الكفاءة. خصص سير العمل ليناسب احتياجات مؤسستك المحددة.
9. أمن محتواك: قم بتمكين ميزات الأمان المتقدمة، مثل التشفير والمصادقة متعددة العوامل. راجع بانتظام وقم بتحديث الأذونات لضمان أمان المحتوى.

​

نصائح وأفضل الممارسات

لزيادة الاستفادة من Box، ضع في اعتبارك النصائح وأفضل الممارسات التالية:

​

• نظم محتواك: استخدم هيكل مجلدات متسق وقواعد تسمية لتبقي الملفات منظمة وسهلة الوصول.
• استخدم العلامات والبيانات الوصفية: طبق العلامات والبيانات الوصفية على ملفاتك لتحسين إمكانية البحث والوصول إلى المحتوى ذي الصلة.
• استفد من ميزات التعاون: استفد من ميزات التعاون، والتعليقات، وتعيين المهام لتعزيز الفريق والتواصل.
• حدد الأذونات بعناية: راجع بانتظام وقم بتحديث الأذونات لضمان أن المستخدمين المفوضين فقط هم من يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة.
• قم بتمكين التحكم في النسخ: استخدم التحكم في النسخ لتتبع التغييرات والحفاظ على سجل تحرير المستندات، مما يسمح بالعودة السهلة إذا لزم الأمر.
• أتمتة سير العمل: حدد المهام المتكررة التي يمكن أتمتتها وقم بإعداد سير العمل المخصص لتبسيط هذه العمليات.
• ابق آمنًا: راجع بانتظام إعدادات الأمان، وقم بتطبيق التحديثات، واتبع أفضل الممارسات لحماية محتواك من الوصول غير المصرح به.
• التدريب والدعم: قدم تدريبًا ودعمًا منتظمين لأعضاء الفريق لضمان معرفتهم بميزات Box وقدرتهم على استخدامها بفعالية.

​

الدمج مع جورو

يندمج Box بسلاسة مع جورو، حل البحث بالذكاء الصناعي للمؤسسات، لتعزيز الإنتاجية وتبسيط الوصول إلى المعلومات. مع عمليات البحث المدعومة بالذكاء الاصطناعي من Guru، يمكنك الوصول مباشرة إلى معلومات موثوقة داخل Box، دون مقاطعة سير العمل الخاص بك. تشمل الفوائد الرئيسية لاستخدام Box مع جورو:

​

• عمليات البحث المعتمدة على الذكاء الاصطناعي: يمكن لجورو تمكين عمليات البحث باستخدام اللغة الطبيعية والسياق داخل Box، مما يوفر إجابات فورية ويقلل من الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات.
• توصيل المعرفة الشخصية: استنادًا إلى أذونات المستخدم، يقوم جورو بتوصيل معلومات ذات صلة وشخصية مباشرة داخل Box، مما يضمن أن المستخدمين لديهم الوصول إلى البيانات الأكثر أهمية.
• تحسين التعاون: من خلال دمج جورو مع Box، يمكن للفرق الاستفادة من الاقتراحات السياقية ومشاركة المعرفة بشكل استباقي، مما يعزز التعاون والكفاءة بشكل أكبر.
• زيادة الإنتاجية: يقلل التكامل من الحاجة إلى الانتقال بين المنصات، مما يسمح للمستخدمين بالعمل بكفاءة أكبر من خلال الوصول إلى جميع المعلومات اللازمة في مكان واحد.

​

الخاتمة

يبرز Box كحل قوي في Content Cloud مصمم لتحسين إدارة المحتوى والتعاون عبر مختلف الصناعات. إن ميزاته الشاملة، من مشاركة الملفات إلى التوقيع الإلكتروني، إلى جانب عمليات التكامل القوية وتدابير الأمان المتقدمة، تجعل منه أداة أساسية في أماكن العمل الحديثة. من خلال اتباع أفضل الممارسات واستخدام تكامل جورو، يمكن للمنظمات تعزيز الإنتاجية والكفاءة بشكل أكبر. نشجعك على تجربة Box واكتشاف فوائده بنفسك مع دمجه مع جورو لتحقيق سير عمل سلس وقوي.