Box 사용법: 종합 안내서

소개

빠르게 변화하는 디지털 환경에서 콘텐츠를 관리하기 위한 간소화된 프로세스는 매우 중요합니다. Box는 포괄적인 콘텐츠 클라우드 플랫폼으로, 기술 스택을 간소화하고 비용을 절감하는 솔루션을 제공합니다. 이 안전하고 사용자 친화적인 플랫폼은 파일 생성 및 공유에서 공동 편집, 전자 서명, 분류 및 보존에 이르기까지 콘텐츠 수명 주기를 전체적으로 지원합니다. 1,500개 이상의 통합을 통해 Box는 위치에 관계없이 팀들이 선호하는 앱에서 원활하게 협력할 수 있게 합니다. AstraZeneca, JLL, Nationwide를 포함한 100,000개 이상의 세계 유수 기업들이 신뢰하는 Box는 모든 주요 산업 분석 기관들에 의해 리더로 인정받고 있습니다.

Box는 누구를 위한 것인가요

Box는 콘텐츠 관리 및 협력 능력을 향상시키려는 다양한 산업의 모든 규모의 조직을 위해 설계되었습니다. 작은 스타트업이든 대기업이든, Box는 요구 사항을 충족하기 위해 확장 가능한 솔루션을 제공합니다. 이상적인 사용자는 다음과 같습니다:

프로세스를 간소화하려는 운영 관리자.
서비스 제공을 강화하려는 고객 경험 팀.
시스템 안정성과 보안에 집중하는 IT 부서.
내부 커뮤니케이션 및 온보딩을 개선하려는 HR 전문가.
효율적인 정보 접근 및 조직에 전념하는 지식 관리자.

주요 기능

Box는 조직 내 효율성 및 협업을 향상시키기 위해 설계된 다양한 기능을 제공합니다. 주요 기능은 다음과 같습니다:

파일 생성 및 공유: 팀원 및 외부 파트너와 안전하게 파일을 쉽게 생성, 업로드 및 공유하세요.
공동 편집: Google Workspace 및 Microsoft Office 365와 같은 통합 도구를 사용하여 동료들과 문서에서 실시간으로 협력하세요.
전자 서명: Box의 안전한 전자 서명 기능으로 승인 워크플로를 간소화하십시오.
분류 및 보존: 콘텐츠의 준수를 보장하고 보존 정책을 간소화하기 위해 콘텐츠를 쉽게 분류하고 태그를 추가하세요.
통합: Salesforce, Slack, Zoom을 포함한 1,500개 이상의 최고의 애플리케이션에서 콘텐츠에 접근하고 관리하여 통합된 워크플로를 만드세요.
보안 및 준수: 민감한 정보를 보호하기 위해 암호화, 접근 제어 및 준수 인증을 포함한 고급 보안 기능을 활용하세요.
워크플로 자동화: 반복적인 작업을 개선하고 수작업을 줄이기 위해 자동화하세요.

최고의 사용 사례

Box는 여러 시나리오에서 빛을 발하며 다양한 산업과 팀에 귀중한 지원을 제공합니다.

운영: 문서를 중앙화하고 효율적으로 프로세스를 관리하며 필요한 파일에 안전하게 접근하여 운영 연속성을 보장하세요.
고객 경험: 지원 문서를 간소화하고 지식 기반에 빠르게 접근하며 고객 상호작용 및 대응 시간을 개선하세요.
인사: 필수 문서에 쉽게 접근하여 직원 온보딩을 개선하고, 내부 커뮤니케이션을 간소화하며 교육 자료를 효과적으로 관리하세요.
IT: 안전하고 신뢰할 수 있는 파일 저장소를 보장하고, 조직 내에서 정보를 원활하게 관리하며, 준수 요구사항을 지원하세요.
지식 관리: 콘텐츠를 중앙화하고, 중요한 정보에 쉽게 접근하며, 최신 정보 및 조직된 지식 데이터베이스를 보장하세요.

시작하기

가입하고 계정 생성하기: Box 웹사이트를 방문하여 계정을 가입하세요. 조직의 요구에 맞는 계획을 선택하십시오.
프로필 설정하기: 세부정보를 추가하고 프로필 사진을 업로드하여 사용자 프로필을 완성하세요. 이것은 팀원들이 당신을 인식하고 협력할 수 있도록 돕습니다.
폴더 생성 및 조직하기: 파일을 정리하기 위해 폴더 생성을 시작하세요. 각 폴더를 누가 보고 수정할 수 있는지 제어하기 위해 권한을 설정할 수 있습니다.
파일 업로드: 파일을 폴더로 드래그하거나 업로드 버튼을 사용하여 파일 업로드를 시작하세요. Box는 다양한 파일 형식을 지원합니다.
팀원 초대하기: 동료들을 초대하여 폴더와 파일에서 협력하세요. '공유' 기능을 사용하여 접근 권한을 부여하고 적절한 권한을 설정하세요.
통합 설정하기: Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack 등과 같은 선호하는 앱과 Box를 연결하여 워크플로를 강화하세요.
협업 시작하기: Box의 공동 편집 기능을 사용하여 문서에서 실시간으로 협업하십시오. 변경 사항을 추적하고, 댓글을 남기며, Box 내에서 팀원들과 직접 소통하세요.
워크플로 자동화 활용하기: 반복적인 작업을 간소화하고 효율성을 높이기 위해 자동화된 워크플로를 설정하세요. 조직의 특정 요구에 맞게 워크플로를 사용자 정의하십시오.
당신의 콘텐츠 보호하기: 암호화 및 다단계 인증과 같은 고급 보안 기능을 활성화하세요. 정기적으로 권한을 검토하고 업데이트하여 콘텐츠 보안을 유지하세요.

팁과 모범 사례

Box의 이점을 극대화하기 위해 다음의 팁과 모범 사례를 고려하세요:

콘텐츠 정리하기: 일관된 폴더 구조 및 명명 규칙을 사용하여 파일을 정리하고 쉽게 접근할 수 있도록 하세요.
태그 및 메타데이터 활용하기: 파일에 태그 및 메타데이터를 적용하여 검색 가능성을 높이고 관련 콘텐츠에 접근하세요.
협업 기능 활용하기: 공동 편집, 댓글, 작업 할당 기능을 활용하여 팀워크 및 커뮤니케이션을 강화하세요.
권한을 신중하게 설정하세요: 정기적으로 권한을 검토하고 업데이트하여 민감한 정보에 접근할 수 있는 사용자를 제한하세요.
버전 관리 활성화하기: 변경 사항을 추적하고 문서 수정 내역을 유지하기 위해 버전 관리를 사용하세요. 필요시 쉽게 되돌릴 수 있습니다.
워크플로 자동화하기: 자동화할 수 있는 반복적인 작업을 식별하고 이러한 프로세스를 간소화하기 위해 사용자 정의 워크플로를 설정하세요.
보안 유지하기: 보안 설정을 정기적으로 검토하고 업데이트를 적용하며, 콘텐츠를 무단 접근으로부터 보호하기 위한 모범 사례를 따르세요.
교육 및 지원: 팀원들이 Box의 기능에 대한 지식을 갖고 효과적으로 사용할 수 있도록 정기적으로 교육 및 지원을 제공하십시오.

Guru와의 통합

Box는 생산성을 높이고 정보 접근을 간소화하기 위해 기업 AI 검색 솔루션인 Guru와 매끄럽게 통합됩니다. Guru의 AI 기반 검색을 통해 워크플로를 방해하지 않고 Box 내에서 신뢰할 수 있는 정보에 직접 액세스할 수 있습니다. Guru와 함께 Box를 사용하면 다음과 같은 주요 이점이 있습니다:

AI 기반 검색: Guru는 Box 내에서 자연어 및 맥락 검색을 가능하게 하여 즉각적인 답변을 제공하며 정보를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄여줍니다.
개인화된 지식 제공: 사용자 권한에 따라 Guru는 Box 내에서 관련되고 개인화된 정보를 직접 제공하여 사용자가 가장 관련성 높은 데이터에 접근할 수 있도록 보장합니다.
협업 향상: Guru를 Box와 통합함으로써 팀은 맥락 제안과 능동적인 지식 공유를 통해 협업과 효율성을 더욱 향상할 수 있습니다.
생산성 향상: 통합으로 플랫폼 간 전환을 줄여 사용자가 필요한 정보를 한 곳에서 더 효율적으로 작업할 수 있게 합니다.

결론

Box는 다양한 산업에서 콘텐츠 관리 및 협업을 향상시키기 위해 설계된 강력한 콘텐츠 클라우드 솔루션으로 돋보입니다. 파일 공유에서 전자 서명에 이르기까지 포괄적인 기능을 갖춘 이 독창적인 도구는 현대의 업무 환경에서 필수적인 도구입니다. 모범 사례를 따르고 Guru 통합을 활용함으로써, 조직은 생산성과 효율성을 더욱 향상시킬 수 있습니다. Box를 사용해 보고 Guru와 통합하여 매끄럽고 강력한 워크플로의 이점을 직접 경험해 보시기 바랍니다.