Introduksjon

I det raskt utviklende digitale landskapet er det avgjørende å ha en strømlinjeformet prosess for å administrere innhold. Box, en omfattende Content Cloud-plattform, tilbyr en løsning for å forenkle din teknologistack samtidig som kostnadene reduseres. Denne sikre og brukervennlige plattformen støtter hele innholdslivssyklusen, fra filopprettelse og deling til samtidig redigering, e-signatur, klassifisering og oppbevaring. Med mer enn 1.500 integrasjoner muliggjør Box for team å samarbeide sømløst på tvers av deres favorittapper, uavhengig av plassering. Betrodd av over 100.000 ledende organisasjoner over hele verden, inkludert AstraZeneca, JLL, og Nationwide, er Box anerkjent som en leder av alle store bransjeanalytikere.

​

Hvem er Box for

Box er designet for organisasjoner av alle størrelser og på tvers av ulike bransjer som ønsker å forbedre sin innholdshåndtering og samarbeidskapasitet. Enten du er en liten oppstart eller et stort selskap, tilbyr Box skalerbare løsninger for å møte dine behov. Ideelle brukere inkluderer:

​

• Operations Managers som ønsker å strømlinjeforme prosesser.
• Kundeadministrasjonsteam som har som mål å forbedre tjenesteleveransen.
• IT-avdelinger som fokuserer på systempålitelighet og sikkerhet.
• HR-profesjonelle som ønsker å forbedre intern kommunikasjon og onboarding.
• Kunnskapshåndterere dedikert til effektiv tilgang til informasjon og organisering.

​

Nøkkelfunksjoner

Box tilbyr et utvalg funksjoner designet for å forbedre effektivitet og samarbeid innen organisasjonen din. Nøkkelfunksjoner inkluderer:

​

• Filopprettelse og deling: Lag lett, last opp og del filer med teammedlemmer og eksterne partnere på en sikker måte.
• Samtidig redigering: Samarbeid i sanntid på dokumenter med kolleger ved hjelp av integrerte verktøy som Google Workspace og Microsoft Office 365.
• E-signatur: Forenkle godkjenningsarbeidsflyter med Box's sikre e-signaturmuligheter.
• Klassifisering og oppbevaring: Klassifiser, merk, og organiser innhold enkelt for å sikre overholdelse og strømlinjeforme oppbevaringspolitikken.
• Integrasjoner: Få tilgang til og administrer innhold på tvers av mer enn 1.500 apper i toppklasse, inkludert Salesforce, Slack og Zoom, for en integrert arbeidsflyt.
• Sikkerhet og overholdelse: Dra nytte av avanserte sikkerhetsfunksjoner, inkludert kryptering, tilgangskontroller, og samsvarssertifiseringer for å beskytte sensitiv informasjon.
• Arbeidsflytautomatisering: Automatiser repeterende oppgaver for å forbedre effektiviteten og redusere manuelt arbeid.

​

Beste bruksområder

Box utmerker seg i mange scenarier og gir uvurderlig støtte på tvers av ulike bransjer og team:

​

• Operasjoner: Sentralisere dokumenter, administrere prosesser effektivt, og sikre operasjonell kontinuitet med sikker tilgang til nødvendige filer.
• Kundeadministrasjon: Strømlinjeforme støtte dokumentasjon, muliggjøre rask tilgang til kunnskapsbaser, og forbedre kundeinteraksjoner og responstider.
• Human Resources: Forbedre onboarding av ansatte med enkel tilgang til essensielle dokumenter, strømlinjeforme intern kommunikasjon, og effektivt administrere opplæringsmaterialer.
• IT: Sikre trygg og pålitelig filoppbevaring, administrere informasjon sømløst på tvers av organisasjonen, og støtte overholdelseskrav.
• Kunnskapshåndtering: Sentralisere innhold, legge til rette for enkel tilgang til kritisk informasjon, og sikre oppdaterte og organiserte kunnskapsdatabaser.

​

Kom i gang

1. Registrer deg og opprett en konto: Besøk Box-nettstedet og registrer deg for en konto. Velg en plan som møter behovene til organisasjonen din.
2. Sett opp profilen din: Fullfør brukerprofilen din ved å legge til detaljer og laste opp et profilbilde. Dette hjelper teammedlemmer med å gjenkjenne og samarbeide med deg.
3. Opprett og organiser mapper: Begynn med å opprette mapper for å organisere filene dine. Du kan sette tillatelser for å kontrollere hvem som kan se eller redigere hver mappe.
4. Last opp filer: Begynn å laste opp filer ved å dra dem inn i mappene dine eller bruke opplastingsknappen. Box støtter et bredt spekter av filformater.
5. Inviter teammedlemmer: Inviter kolleger til å samarbeide om mapper og filer. Bruk 'Del'-funksjonen for å gi tilgang og sette passende tillatelser.
6. Sett opp integrasjoner: Koble Box med favorittappene dine, som Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack, og mer, for å forbedre arbeidsflyten.
7. Start samarbeid: Bruk Box's medredigeringsfunksjoner for å samarbeide på dokumenter i sanntid. Spor endringer, legg igjen kommentarer, og kommuniser med teammedlemmer direkte i Box.
8. Utnytt arbeidsflytautomatisering: Sett opp automatiserte arbeidsflyter for å strømlinjeforme repeterende oppgaver og forbedre effektiviteten. Tilpass arbeidsflyter for å imøtekomme organisasjonens spesifikke behov.
9. Sikre innholdet ditt: Aktiver avanserte sikkerhetsfunksjoner, som kryptering og multi-faktor autentisering. Gjennomgå og oppdater regelmessig tillatelser for å sikre at innholdet er sikkert.

​

Tips og beste praksiser

For å maksimere fordelene med Box, vurder følgende tips og beste praksiser:

​

• Organiser innholdet ditt: Bruk en konsistent mappestruktur og navngivningskonvensjoner for å holde filene organiserte og lett tilgjengelige.
• Utnytt tags og metadata: Bruk tags og metadata på filene dine for å forbedre søkbarhet og tilgang til relevant innhold.
• Utnytt samarbeidsfunksjoner: Dra nytte av samtidig redigering, kommentering og oppgavefordelingsfunksjoner for å forbedre teamwork og kommunikasjon.
• Sett tillatelser nøye: Gjennomgå og oppdater regelmessig tillatelser for å sikre at bare autoriserte brukere har tilgang til sensitiv informasjon.
• Aktiver versjonskontroll: Bruk versjonskontroll for å spore endringer og opprettholde en historie over dokumentredigeringer, noe som gjør tilbakerulling enkelt hvis nødvendig.
• Automatiser arbeidsflyter: Identifiser repeterende oppgaver som kan automatiseres og sett opp tilpassede arbeidsflyter for å strømlinjeforme disse prosessene.
• Hold deg sikker: Gjennomgå regelmessig sikkerhetsinnstillingene, bruk oppdateringer, og følg beste praksiser for å beskytte innholdet ditt mot uautorisert tilgang.
• Opplæring og støtte: Gi jevnlig opplæring og støtte til teammedlemmer for å sikre at de har kunnskap om Box's funksjoner og kan bruke dem effektivt.

​

Integrering med Guru

Box integreres sømløst med Guru, en Enterprise AI søk løsning, for å forbedre produktiviteten og forenkle tilgangen til informasjon. Med Gurus AI-drevne søk kan du få direkte tilgang til pålitelig informasjon innen Box, uten å forstyrre arbeidsflyten din. Nøkkelfordeler ved å bruke Box med Guru inkluderer:

​

• AI-drevne søk: Guru muliggjør naturlig språk og kontekstuelle søk innen Box, gir umiddelbare svar og reduserer tiden brukt på å søke etter informasjon.
• Personalisert kunnskapslevering: Basert på brukerrettigheter, leverer Guru relevant og personlig informasjon direkte innen Box, og sikrer at brukerne har tilgang til den mest relevante dataen.
• Forbedret samarbeid: Ved å integrere Guru med Box, kan team dra nytte av kontekstuelle forslag og proaktiv deling av kunnskap, noe som ytterligere forbedrer samarbeidet og effektiviteten.
• Økt produktivitet: Integrasjonen reduserer behovet for å bytte mellom plattformer, slik at brukerne kan arbeide mer effektivt ved å få tilgang til all nødvendige informasjon på ett sted.

​

Konklusjon

Box skiller seg ut som en robust Content Cloud-løsning designet for å forbedre innholdshåndtering og samarbeid på tvers av ulike industrier. Dets omfattende funksjoner, fra fildeling til e-signatur, kombinert med kraftige integrasjoner og avanserte sikkerhetstiltak, gjør det til et essensielt verktøy for moderne arbeidsplasser. Ved å følge beste praksiser og utnytte Guru-integrasjonen kan organisasjoner ytterligere forbedre produktivitet og effektivitet. Vi oppfordrer deg til å prøve Box og oppleve fordelene direkte mens du integrerer det med Guru for en sømløs og kraftig arbeidsflyt.