Johdanto

Nopeasti kehittyvässä digitaalisessa ympäristössä sujuva prosessi sisällön hallintaan on ratkaisevan tärkeää. Box, kattava Content Cloud -alusta, tarjoaa ratkaisun teknologiapinonne yksinkertaistamiseen ja samalla kustannusten vähentämiseen. Tämä turvallinen ja käyttäjäystävällinen alusta tukee koko sisällön elinkaarta, tiedostojen luomisesta ja jakamisesta yhteiskäyttöön, e-signatuuriin, luokitteluun ja säilyttämiseen. Yli 1 500 integraation ansiosta Box mahdollistaa tiimien saumattoman yhteistyön suosikkisovelluksissaan sijainnista riippumatta. Luotettu yli 100 000 johtavan organisaation toimesta ympäri maailman, mukaan lukien AstraZeneca, JLL ja Nationwide, Boxia arvostavat kaikki merkittävät alan analyytikkoyhtiöt.

​

Kenelle Box on tarkoitettu

Box on suunniteltu kaikenkokoisille organisaatioille eri toimialoilla, jotka haluavat parantaa sisällön hallintaa ja yhteistyökykyjä. Olitpa pieni startup tai suuri yritys, Box tarjoaa skaalautuvia ratkaisuja tarpeidesi täyttämiseksi. Ihanat käyttäjät sisältävät:

​

• Operaatiojohtajat, jotka etsivät prosessien sujuvoittamista.
• Asiakaskokemustiimit, jotka pyrkivät parantamaan palvelun toimitusta.
• IT-osastot, jotka keskittyvät järjestelmän luotettavuuteen ja turvallisuuteen.
• HR-ammattilaiset, jotka pyrkivät parantamaan sisäistä viestintää ja perehdyttämistä.
• Tietopäälliköt, jotka ovat omistautuneet tehokkaalle tiedonhankinnalle ja organisoinnille.

​

Keskeiset ominaisuudet

Box tarjoaa joukon ominaisuuksia, jotka on suunniteltu parantamaan tehokkuutta ja yhteistyötä organisaatiossasi. Keskeiset ominaisuudet sisältävät:

​

• Tiedostojen luominen ja jakaminen: Luo, lataa ja jaa tiedostoja helposti tiimin jäsenten ja ulkoisten kumppanien kanssa turvallisesti.
• Yhteismuokkaus: Tee yhteistyötä reaaliajassa asiakirjoissa kollegoiden kanssa käyttäen integroituja työkaluja, kuten Google Workspace ja Microsoft Office 365.
• Sähköinen allekirjoitus: Yksinkertaista hyväksymisprosesseja Boxin turvallisten sähköisten allekirjoitusominaisuuksien avulla.
• Luokittelu ja säilytys: Luokittele, merkitse ja järjestä sisältöä vaivattomasti varmistaaksesi vaatimustenmukaisuuden ja tehokkaat säilytyskäytännöt.
• Integraatiot: Pääsy ja sisällön hallinta yli 1 500 huippusovelluksessa, mukaan lukien Salesforce, Slack ja Zoom, integroituun työnkulkuun.
• Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus: Hyödynnä edistyneitä turvallisuusominaisuuksia, mukaan lukien salausta, pääsynhallintaa ja vaatimustenmukaisuussertifikaatteja suojataksesi herkkiä tietoja.
• Työnkulkujen automatisointi: Automatisoi toistuvia tehtäviä parantaaksesi tehokkuutta ja vähentääksesi manuaalista työtä.

​

Parhaat käyttötapaukset

Box loistaa monissa skenaarioissa, tarjoten korvaamatonta tukea eri toimialoille ja tiimille:

​

• Toiminnot: Keskitetään asiakirjat, hallitaan prosesseja tehokkaasti ja varmistetaan toiminnan jatkuvuus tarvittavien tiedostojen turvallisella pääsyllä.
• Asiakaskokemus: Sujuvoita tukidokumentaatiota, mahdollista nopea pääsy tietopankkeihin sekä paranna asiakassuhteita ja vastausaikoja.
• Henkilöstöhallinta: Paranna työntekijöiden perehdytystä tarjoamalla helppo pääsy olennaisiin asiakirjoihin, selkeyttämällä sisäisiä viestintäkanavia ja hallitsemalla koulutusmateriaaleja tehokkaasti.
• IT: Varmista turvallinen ja luotettava tiedostojen tallennus, hallitse tietoa ongelmattomasti organisaation läpi ja tue vaatimustenmukaisuuden täyttämistä.
• Tietohallinta: Keskitetään sisältö, helpotetaan pääsyä kriittiseen tietoon ja varmistetaan ajantasaiset ja organisoidut tietopankit.

​

Aloittaminen

1. Rekisteröidy ja luo tili: Vieraile Boxin verkkosivustolla ja rekisteröidy tilille. Valitse suunnitelma, joka vastaa organisaatiosi tarpeita.
2. Aseta profiilisi: Täytä käyttäjäprofiilisi lisäämällä tietoja ja lataamalla profiilikuva. Tämä auttaa tiimiläisiä tunnistamaan ja tekemään yhteistyötä kanssasi.
3. Luo ja järjestä kansioita: Aloita luomalla kansioita tiedostojesi järjestämiseksi. Voit asettaa käyttöoikeudet hallitaksesi, kuka voi tarkastella tai muokata kutakin kansiota.
4. Lataa tiedostoja: Aloita tiedostojen lataaminen vetämällä ne kansioihisi tai käyttämällä latauspainiketta. Box tukee laajaa tiedostomuotojen valikoimaa.
5. Kutsu tiimin jäseniä: Kutsu kollegat tekemään yhteistyötä kansioissa ja tiedostoissa. Käytä 'Jaa' -toimintoa myöntääksesi pääsyn ja asettaaksesi asianmukaiset käyttöoikeudet.
6. Aseta integraatiot: Yhdistä Box suosikkisovellustesi, kuten Google Workspace, Microsoft Office 365, Slackin ja muiden kanssa työnkulun parantamiseksi.
7. Aloita yhteistyö: Käytä Boxin yhteiseditointiominaisuuksia yhteistyössä asiakirjojen kanssa reaaliaikaisesti. Seuraa muutoksia, jätä kommentteja ja kommunikoida tiimin jäsenten kanssa suoraan Boxissa.
8. Hyödynnä työnkulkuautomaatioita: Aseta automaattisia työnkulkuja toistuvien tehtävien sujuvoittamiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi. Mukauta työnkulkuja vastaamaan organisaatiosi erityistarpeita.
9. Varmista sisältösi: Ota käyttöön edistyneitä turvallisuusominaisuuksia, kuten salausta ja monivaiheista todennusta. Tarkista säännöllisesti ja päivitä käyttöoikeudet varmistaaksesi, että sisältö on turvallista.

​

Vinkit ja parhaat käytännöt

Optimoidaksesi Boxin hyödyt, harkitse seuraavia vinkkejä ja parhaita käytäntöjä:

​

• Järjestä sisältösi: Käytä johdonmukaista kansiorakennetta ja nimikointikäytäntöjä, jotta tiedostot pysyvät järjestyksessä ja helposti saatavilla.
• Hyödynnä tageja ja metadataa: Lisää tageja ja metadataa tiedostoihisi parantaaksesi etsittävyyttä ja pääsyä olennaiseen sisältöön.
• Hyödynnä yhteistyöominaisuuksia: Hyödynnä yhteismuokkaus-, kommentointi- ja tehtävänanto-ominaisuuksia tiimityön ja viestinnän parantamiseksi.
• Aseta käyttöoikeudet huolellisesti: Tarkista säännöllisesti ja päivitä käyttöoikeuksia varmistaaksesi, että vain valtuutetuilla käyttäjillä on pääsy herkkiin tietoihin.
• Ota käyttöön versiohallinta: Käytä versiohallintaa seurataaksesi muutoksia ja säilyttääksesi asiakirjojen muokkaushistoriaa, jolloin palauttaminen on helppoa tarvittaessa.
• Automatisoi työnkulut: Tunnista toistuvat tehtävät, jotka voidaan automaattisesti suorittaa, ja aseta mukautettuja työnkulkuja, joilla sujuvoit nämä prosessit.
• Pysy turvallisena: Tarkista säännöllisesti turvallisuusasetuksia, päivitä ja noudata parhaita käytäntöjä suojataksesi sisältösi luvattomalta pääsyltä.
• Koulutus ja tuki: Tarjoa säännöllistä koulutusta ja tukea tiimin jäsenille varmistaaksesi, että he ymmärtävät Boxin ominaisuudet ja osaavat käyttää niitä tehokkaasti.

​

Integraatio Gurun kanssa

Box integroidaan saumattomasti Gurun, yrityksen tekoälyhaun ratkaisun, kanssa, parantaen tuottavuutta ja virtaviivaistaen pääsyä tietoon. Guru:n AI-teknologiaan perustuvien hakujen avulla voit suoraan käyttää luotettavaa tietoa Boxissa keskeyttämättä työnkulkuasi. Keskeiset edut Boxin käytöstä Gurun kanssa sisältävät:

​

• Tekoälypohjaiset haut: Guru mahdollistaa luonnollisen kielen ja kontekstin haun Boxissa, tarjoten välittömiä vastauksia ja vähentäen tietojen hakemiseen kuluvaa aikaa.
• Personoitu tiedon toimitus: Käyttäjäoikeuksiin perustuen Guru toimittaa relevanttia ja henkilökohtaista tietoa suoraan Boxiin varmistaen, että käyttäjillä on pääsy tärkeimpiin tietoihin.
• Parannettu yhteistyö: Gurun integroiminen Boxiin antaa tiimeille mahdollisuuden hyötyä kontekstin ehdotuksista ja ennakoivasta tiedonjakamisesta, parantaen edelleen yhteistyötä ja tehokkuutta.
• Tuottavuuden lisääminen: Integraatio vähentää tarvetta vaihtaa eri alustojen välillä, mikä mahdollistaa käyttäjien työskentelyn tehokkaammin kaikkien tarvittavien tietojen saavuttamiseksi yhdestä paikasta.

​

Yhteenveto

Box erottuu vakuuttavana Content Cloud -ratkaisuna, joka on suunniteltu parantamaan sisällön hallintaa ja yhteistyötä eri toimialoilla. Sen kattavat ominaisuudet, tiedoston jakamisesta e-signatuuriin, yhdistettynä tehokkaisiin integraatioihin ja edistyneisiin turvallisuustoimenpiteisiin, tekevät siitä välttämättömän työkalun nykyaikaisille työpaikoille. Noudattamalla parhaita käytäntöjä ja hyödyntämällä Guru-integraatiota organisaatiot voivat entisestään parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta. Kannustamme sinua kokeilemaan Boxia ja kokemaan sen hyödyt itse samalla, kun integroidaan se Gurun kanssa saumattoman ja tehokkaan työnkulun saavuttamiseksi.