Wie man Sesame verwendet: Ein umfassender Leitfaden
Einführung
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt stehen Personalabteilungen vor der Herausforderung, komplexe und routinemäßige Aufgaben effizient zu verwalten. Hier zeichnet sich Sesame HR aus. Es ist eine Softwarelösung, die darauf abzielt, die routinemäßigen Prozesse der Personalabteilungen zu digitalisieren und zu automatisieren. Durch die Vereinfachung und Automatisierung dieser Aufgaben ermöglicht Sesame HR Managern, Führungskräften und Personalprofis, Zeit zu sparen und sich auf die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zu konzentrieren.
Die Rolle von Sesame HR im modernen Arbeitsplatz kann nicht genug betont werden. Es transformiert das HR-Management, indem es manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows ersetzt, was die Produktivität und Genauigkeit erhöht. Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Überblick über Sesame HR, seine Funktionen, praktische Anwendungsfälle und wie man startet.
Für wen ist Sesame HR geeignet
Sesame HR ist ideal für eine Vielzahl von Benutzern, die ihre HR-Prozesse optimieren und verbessern möchten. Die Hauptzielgruppe umfasst:
- HR-Manager: Optimieren Sie HR-Prozesse, verwalten Sie Mitarbeiterdaten effizient und konzentrieren Sie sich auf strategische HR-Initiativen.
- Führungskräfte: Gewinnen Sie Einblicke in Mitarbeiterkennzahlen und verbessern Sie die Entscheidungsfindung mit genauen Daten.
- Manager: Vereinfachen Sie Genehmigungsprozesse und verbessern Sie das Teammanagement.
- HR-Administratoren: Reduzieren Sie die Arbeitsbelastung und verbessern Sie die Genauigkeit bei HR-Aufgaben.
- Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU): Automatisieren Sie HR-Prozesse ohne den Bedarf an umfangreichen Ressourcen.
Wichtige Funktionen
Mitarbeiter-Self-Service
Sesame HR bietet ein robustes Self-Service-Portal, in dem Mitarbeiter ihre eigenen Informationen abrufen und aktualisieren, Urlaub anfragen und Unternehmensankündigungen einsehen können. Dies reduziert die administrative Belastung für HR-Abteilungen und stärkt die Mitarbeiter.
Zeit- und Anwesenheitsmanagement
Die Software umfasst erweiterte Funktionen zur Zeit- und Anwesenheitsverfolgung. Manager können die Anwesenheit der Mitarbeiter leicht überwachen, Schichtpläne verwalten und Abwesenheitsanträge bearbeiten.
Leistungsmanagement
Sesame HR vereinfacht Leistungsbewertungen, indem es Werkzeuge zur Festlegung von Zielen, zur Feedbackgabe und zur Verfolgung des Fortschritts der Mitarbeiter im Laufe der Zeit bereitstellt. Dies hilft, Top-Leistungsträger und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Dokumentenmanagement
Die Plattform umfasst ein sicheres Dokumentenarchiv, in dem HR Dokumente, Verträge und andere wichtige Dateien speichern und verwalten kann. Dies zentralisiert alle Dokumentationen und erleichtert das Finden und Verwalten.
Lohn-Integration
Sesame HR kann mit Lohnsystemen integriert werden, um die Gehalts- und Leistungsadministration zu optimieren. Es gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und fristgerechte Zahlungen ohne manuelle Dateneingabe.
Rekrutierung und Einarbeitung
Das Rekrutierungsmodul hilft, Stellenangebote, Bewerbungen und Bewerberbewertungen zu verwalten. Die Einarbeitungsfunktion gewährleistet einen reibungslosen Übergang für neue Mitarbeiter mit automatisierten Workflows.
Analytik und Berichterstattung
Die Software bietet detaillierte Analytik- und Berichterstattungsfunktionen, die es HR ermöglichen, Einblicke in verschiedene Aspekte des Personalmanagements zu gewinnen, von Anwesenheitstrends bis hin zu Leistungskennzahlen.
Beste Anwendungsfälle
Szenario 1: Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter
HR-Teams können Sesame HR nutzen, um den Einstellungs- und Einarbeitungsprozess zu optimieren. Das Rekrutierungsmodul automatisiert Stellenangebote und verwaltet Bewerbungen effizient. Sobald ein Bewerber eingestellt ist, sorgt der Einarbeitungsworkflow für einen reibungslosen Übergang, indem Aufgaben und Dokumentenvervollständigungen im System verfolgt werden.
Szenario 2: Verwaltung von Remote-Teams
Für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern ist Sesame HR ein unschätzbares Werkzeug zur Verwaltung von Zeit und Anwesenheit. Mitarbeiter können sich von jedem Standort aus ein- und ausstempeln, und Manager können Anwesenheit und Produktivität aus der Ferne verfolgen.
Szenario 3: Leistungsbewertungen und Feedback
Die Leistungsmanagement-Tools in Sesame HR helfen Managern, regelmäßige Leistungsbewertungen durchzuführen und Feedback zu geben und fördern somit eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb der Organisation.
Szenario 4: Lohnabrechnung
Integrieren Sie Sesame HR mit Lohnsystemen, um den Lohnprozess zu automatisieren und Genauigkeit sowie Einhaltung sicherzustellen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit komplexen Lohnanforderungen.
Loslegen
- Anmelden und Einrichten:
- Besuchen Sie die Sesame HR-Website und melden Sie sich für ein Konto an.
- Folgen Sie dem geführten Einrichtungsassistenten, um Ihre Unternehmensinformationen einzugeben und die grundlegenden Einstellungen zu konfigurieren.
- Einstellungen anpassen:
- Richten Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens in Sesame HR ein.
- Passen Sie Benutzerrollen und Berechtigungen basierend auf den Teamverantwortlichkeiten an.
- Mitarbeiter hinzufügen:
- Importieren Sie Mitarbeiterdaten aus bestehenden Aufzeichnungen oder fügen Sie Mitarbeiter manuell hinzu.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterprofile mit relevanten Informationen und Dokumenten vollständig sind.
- Module konfigurieren:
- Aktivieren und konfigurieren Sie verschiedene Module wie Zeitverfolgung, Leistungsmanagement und Dokumentenmanagement gemäß Ihren Bedürfnissen.
- Schulung und Einarbeitung:
- Schulen Sie Ihr HR-Team und die Mitarbeiter, wie sie die Plattform effektiv nutzen können.
- Nutzen Sie die Self-Service-Portale, um Mitarbeiter zu ermächtigen, ihre eigenen Daten zu verwalten.
Tipps und bewährte Praktiken
- Automatisierung nutzen:
Nutzen Sie die Automatisierungsfunktionen in Sesame HR, um repetitive Aufgaben wie Genehmigungsworkflows und Erinnerungen zu erledigen. Das gibt Ihnen Zeit für strategischere Arbeiten.
- Regelmäßig Informationen aktualisieren:
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiterdaten und -dokumentationen regelmäßig aktualisiert werden, um Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.
- Analytik nutzen:
Profitieren Sie von den Analyse- und Berichterstattungsfunktionen, um Einblicke in Beschäftigungstrends zu gewinnen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
- Mitarbeiterengagement fördern:
Nutzen Sie die Self-Service-Funktionen, um Mitarbeiter in ihre eigenen HR-Prozesse einzubeziehen, sei es bei der Aktualisierung persönlicher Informationen oder der Teilnahme an Leistungsbeurteilungen.
- Kontinuierliche Schulung:
Führen Sie regelmäßige Schulungen für HR-Mitarbeiter und Angestellte durch, damit diese über neue Funktionen und bewährte Praktiken zur Nutzung der Software informiert bleiben.
Integration mit Guru
Die Integration zwischen Sesame HR und Guru bringt eine zusätzliche Schicht von Produktivität und Effizienz mit sich.
Nahtlose Synchronisierung und Aktualisierungen
Die Integration ermöglicht es Sesame HR, Mitarbeiterprofile und Organigramme automatisch in Guru zu synchronisieren und zu aktualisieren. Dies stellt sicher, dass alle Informationen aktuell sind, ohne manuelles Eingreifen.
Kontextuelle Wissensübermittlung
Mit Gurus Erweiterung in Sesame HR können Mitarbeiter sofort auf Wissen und kontextbezogene Vorschläge zugreifen, ohne ihren Arbeitsablauf zu verlassen. Dies bietet unmittelbaren Zugang zu Richtlinien, Verfahren und anderen wichtigen Informationen.
Reduzierte manuelle Aufgaben
Durch die Integration mit Guru reduziert Sesame HR die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und -aktualisierungen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Potenzial für Fehler.
Erhöhte Produktivität
Mitarbeiter profitieren von der Kombination der robusten HR-Management-Funktionen von Sesame HR und den KI-gestützten Suchfähigkeiten von Guru. Diese Integration ermöglicht eine effizientere und produktivere Arbeitsumgebung.
Durch die Nutzung der KI-Technologie erleichtert Guru das Erfassen und Abrufen von Wissen und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter die Informationen hat, die er benötigt, wann immer er sie braucht. Dies ist besonders nützlich in HR-Prozessen, wo genaue und rechtzeitige Informationen entscheidend sind.
Fazit
Sesame HR ist eine umfassende Lösung zur Automatisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen. Von der Rekrutierung und Einarbeitung bis zur Zeiterfassung und Leistungsmanagement bietet es die notwendigen Werkzeuge für ein effektives HR-Management.
Die Integration mit Guru verbessert die Möglichkeiten von Sesame HR weiter, indem sie sofortigen Zugang zu Wissen ermöglicht und manuelle Aufgaben minimiert. Zusammen schaffen sie eine leistungsstarke Kombination, die die Produktivität steigert und ein besseres HR-Management erleichtert.
Wenn Sie Ihre HR-Prozesse optimieren und die Effizienz insgesamt verbessern möchten, probieren Sie Sesame HR aus. Integrieren Sie es mit Guru für eine noch leistungsfähigere Lösung, die Ihre Mitarbeiter informiert und produktiv hält.
