Helpscout 사용법: 종합 안내서

소개

Helpscout는 고객 지원 소프트웨어 솔루션을 만드는 데 특화된 역동적인 원격 우선 회사입니다. 그들의 제공의 중심에는 이메일 기반 고객 지원 플랫폼이 있으며, 지식 기반 도구와 내장 검색/연락 위젯이 보완합니다. 오늘날의 원격 및 하이브리드 작업 환경 맥락에서, Help Scout는 고객 문의와 그들이 필요로 하는 답변 사이의 격차를 좁힘으로써 뛰어난 고객 경험과 팀 효율성을 촉진합니다.

Helpscout는 누구에게 좋은가

Helpscout는 고객 지원을 우선시하고 원활한 커뮤니케이션을 중요시하는 모든 비즈니스에 귀중한 자산입니다. 이상적인 사용자:

응답 시간을 개선하고 고객 만족도를 높이려는 고객 지원 팀.
품질을 희생하지 않고 고객 서비스를 확장하려는 중소기업.
매끄럽게 고객 상호 작용을 관리할 수 있는 통합 플랫폼이 필요한 원격 팀.
전자상거래, SaaS, 교육 및 비영리 부문과 같은 다양한 산업에 있는 조직들.

주요 기능

Helpscout는 고객 지원 작업을 향상시키기 위해 설계된 여러 기능을 자랑합니다:

공유 인박스: 팀으로 모든 고객 이메일을 관리하세요. 대화를 지정하고 메모를 사용하여 내부적으로 협력하며, 고객 문의를 놓치지 마세요.
지식 기반: 고객이 일반 질문에 대한 답변을 찾을 수 있는 셀프 서비스 허브를 만들어 반복 문의의 양을 줄입니다.
보고서 및 분석: 포괄적인 보고 도구를 통해 팀 성과, 고객 만족도 등을 통찰력 있게 파악하세요.
자동화: 태깅 대화나 팔로우업 메시지를 보내는 등의 반복 작업을 자동화하기 위해 워크플로우를 사용하여 시간을 절약하고 일관성을 보장하세요.
고객 프로필: 고객 상호작용 및 이력의 상세 기록을 유지하여 보다 개인화된 지원을 제공합니다.
라이브 채팅: Beacon 연락 위젯을 통해 웹사이트 방문자와 실시간으로 소통하세요.
통합: CRM 시스템, 프로젝트 관리 도구 등 팀에서 매일 사용하는 다른 도구와 원활하게 통합하세요.

최고의 사용 사례

Helpscout는 다양한 시나리오에서 뛰어나며, 여러 산업의 팀을 지원합니다:

전자상거래: 주문 관련 문의, 반품 및 FAQ에 대해 시기적절한 지원을 제공하여 전반적인 고객 만족도와 충성도를 높입니다.
SaaS: 효과적인 문제 해결 및 제품 지침을 제공하여 사용자가 소프트웨어 솔루션에서 최대 가치를 얻을 수 있도록 합니다.
교육: 학생, 교수진 및 행정 직원 간의 커뮤니케이션을 간소화하여 문의 및 우려 사항을 신속하게 해결합니다.
비영리: 기부자 관계를 관리하고 지역 사회 outreach 이니셔티브를 효율적으로 지원합니다.
고객 성공 팀: 온보딩 경험을 개선하고 고객이 원하는 결과를 성취할 수 있도록 지속적인 지원을 제공합니다.

시작하기

Help Scout를 사용하기 시작할 수 있도록 돕는 단계별 가이드입니다:

회원가입: Help Scout의 웹사이트를 방문하고 무료 평가판에 가입하거나 귀하의 요구에 맞는 계획을 선택하십시오.
계정 설정하기: 화면의 지침에 따라 계정을 설정하세요. 계정을 설정하고, 팀원들을 초대하며, 이메일 포워딩 설정을 구성하세요.
지식 기반 문서 만들기: 일반 고객 질문 및 문제를 다루는 문서로 지식 기반을 채우세요.
기타 도구 통합하기: CRM, 메신저 앱 및 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 기존 도구와 Helpscout을 연결하여 기능을 향상시킵니다.
비컨 맞춤화하기: 웹사이트에 비컨 위젯을 설정하여 고객이 지원 리소스 및 라이브 채팅에 빠르게 접근할 수 있도록 합니다.
팀 교육: 팀이 Help Scout의 기능을 효과적으로 사용하는 방법을 이해하도록 하십시오. 교육 세션을 수행하고 지속적인 지원을 제공합니다.
성과 모니터링: Help Scout의 보고 도구를 사용하여 응답 시간, 해결 비율 및 고객 만족도 점수와 같은 주요 지표를 추적하십시오.

팁과 모범 사례

이러한 실용적인 팁을 통해 Helpscout의 이점을 극대화하세요:

자체 서비스 권장: 새로운 콘텐츠로 지식 기반을 정기적으로 업데이트하고 탐색이 용이하도록 하여 고객이 지원에 연락하지 않고도 신속하게 문제를 찾을 수 있도록 합니다.
자동화 활용하기: 특정 팀원에게 이메일을 할당하거나 키워드를 기반으로 대화를 태그하는 등의 반복 작업을 자동화하기 위해 워크플로우를 이용하세요.
응답 표준화하기: 자주 묻는 질문에 대한 저장된 답변을 만들어 일관성을 보장하고 시간을 절약하세요.
트렌드 모니터링하기: 보고서를 사용하여 일반적인 문제나 질문을 식별하고, 이를 지식 기반에서 미리 작성하거나 제품 개선을 통해 적극적으로 해결하세요.
협업 강화하기: 내부 메모를 사용하여 대화 인터페이스를 떠나지 않고 팀과 고객 문제를 논의하여 협업적인 문제 해결을 촉진합니다.
개인화된 지원 제공하기: 고객 프로필을 사용하여 과거 상호작용을 검토하고 고객의 이력과 선호도에 따라 응답을 조정합니다.

Guru와의 통합

Help Scout의 Guru 통합은 귀하의 팀이 정보를 액세스하는 방식을 혁신합니다. 다음은 통합 작동 방식과 그 이점입니다:

Guru와 Helpscout을 통합하면 Helpscout 인터페이스 내에서 AI 기반 검색을 활성화하여 팀이 작업하는 곳에서 신뢰할 수 있는 정보에 즉시 접근할 수 있습니다. 이 도구들의 융합은 진행 중인 작업을 떠나지 않고도 즉각적인 지식 검색과 맥락 제안을 가능하게 하여 생산성을 크게 향상시킵니다.

Help Scout와 Guru의 AI 검색 사용 이점:

효율성 향상: Help Scout에서 Guru의 선별된 지식 카드를 직접 액세스하여 정보 검색에 소요되는 시간을 줄입니다.
일관된 답변: 모든 팀원이 Guru에서 제공한 지식을 사용하여 정확하고 최신의 응답을 제공하도록 하여 고객 지원의 일관성을 유지합니다.
적극적인 지원: Guru의 AI 기능은 실시간으로 관련 정보를 제안하여 지원 요원이 고객 문제를 더 빠르게 해결하도록 돕습니다.
신뢰의 단일 소스: Helpscout과 Guru를 통합하여 정보 관리를 중앙집중화하고 간소화하여 모든 정보에 접근 가능하고 정확하게 만듭니다.
온보딩 개선: 새로운 팀원은 Guru에 저장된 필수 정보와 모범 사례에 즉시 접근하여 빠르게 적응할 수 있습니다.

결론

요약하자면, Helpscout는 고객 지원 작업을 간소화하고 팀 협업을 향상시키며 뛰어난 고객 경험을 제공하도록 설계된 종합 도구입니다. 공유 인박스, 지식 기반, 실시간 채팅과 같은 주요 기능은 다양한 산업에 걸쳐 팀에 없어서는 안 될 필수품입니다.

Helpscout와 Guru의 통합은 AI 기반 검색 및 맥락 지식을 제공하여 생산성을 높이고 일관적이고 고품질의 지원을 보장하는 기능을 더욱 향상시킵니다. Helpscout의 잠재력을 최대한 활용하고 고객 지원을 다음 단계로 끌어올리기 위해 오늘 시도하고 Guru와 통합하여 비할 데 없는 효율성과 효과성을 경험하세요.