Menavigasi lanskap alat kolaborasi bisa menjadi tugas yang menantang, terutama ketika platform Anda saat ini, seperti Microsoft SharePoint, tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda karena kompleksitas, biaya, atau batasan lainnya. Apakah Anda sedang mencari solusi yang lebih mudah digunakan, lebih hemat biaya, atau menawarkan fitur berbeda, menjelajahi alternatif SharePoint adalah langkah yang cerdas. Dalam panduan ini, kami akan membahas berbagai opsi, mencakup alternatif gratis, sumber terbuka, dan berbayar, untuk membantu Anda menemukan alat ideal yang meningkatkan produktivitas dan mendorong kolaborasi yang lebih baik dalam tim Anda. (Tidak yakin apakah Anda siap untuk melompat? Pencarian AI perusahaan Guru terhubung dengan SharePoint sehingga Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan dengan segera, tanpa meninggalkan alur kerja Anda.)

Apa itu Sharepoint?

Microsoft SharePoint adalah platform populer bagi bisnis untuk berbagi, mengelola, dan mengakses dokumen dengan cara yang kolaboratif. Integrasi yang mendalam dengan aplikasi Microsoft Office lainnya dan kemampuan manajemen dokumen yang kuat menjadikannya sebagai andalan di banyak lingkungan TI perusahaan.

Alasan mengapa orang mencari alternatif untuk SharePoint

Meskipun populer, SharePoint mungkin bukan pilihan yang tepat untuk setiap organisasi karena kompleksitas, biaya, dan kurva belajar yang curam. Banyak bisnis mencari alternatif yang lebih hemat biaya, lebih mudah digunakan, atau lebih sesuai dengan kebutuhan operasional spesifik mereka.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih alternatif SharePoint

Saat Anda mencari alternatif SharePoint, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan agar Anda memilih yang paling cocok untuk kebutuhan dan gaya unik bisnis Anda. Inilah yang perlu diingat:

Ukuran dan kebutuhan perusahaan Anda

Pertimbangkan apakah solusi yang Anda pilih dapat berkembang seiring dengan bisnis Anda dan apakah itu cocok dengan tuntutan alur kerja tim Anda saat ini. Tim yang lebih kecil mungkin membutuhkan sesuatu yang sederhana dan mudah diadopsi, sementara organisasi yang lebih besar mungkin memerlukan sistem yang lebih kuat yang dirancang untuk menangani proses yang kompleks dan lebih banyak anggota tim, dengan fitur kolaborasi yang lebih baik. Tujuannya adalah memilih platform yang dapat tumbuh bersama Anda, menghindari repotnya beralih sistem di kemudian hari saat bisnis Anda berkembang.

Anggaran Anda

Lihatlah lebih dari sekadar biaya dan biaya awal untuk berlangganan. Pertimbangkan apakah Anda mungkin perlu menyesuaikan atau menambahkan lebih banyak fitur agar platform bekerja dengan baik untuk Anda. Mengetahui anggaran Anda dengan jelas akan membantu memastikan bahwa investasi ini meningkatkan operasi Anda tanpa menguras dana Anda. Selalu ingat: opsi yang paling mahal tidak selalu yang terbaik untuk kebutuhan Anda.

Persyaratan keamanan

Pastikan platform tersebut sesuai dengan standar keamanan industri Anda dan memenuhi semua tuntutan kepatuhan yang diperlukan. Ini sangat penting jika Anda berada di bidang seperti kesehatan atau keuangan, di mana kesalahan keamanan data dapat mengakibatkan konsekuensi hukum dan finansial yang serius. Pilih solusi yang mampu menangani ancaman keamanan yang berkembang, menjaga keamanan data Anda hari ini dan di masa depan.

Bagaimana cara mengintegrasikannya dengan tumpukan teknologi yang ada

Alternatif SharePoint baru Anda harus berintegrasi dengan lancar dengan alat dan aplikasi yang digunakan tim Anda setiap hari. Sangat penting agar platform baru ini meningkatkan ekosistem teknologi Anda yang ada, alih-alih menjadi alat lain untuk dikelola. Integrasi yang tepat akan memanfaatkan investasi yang ada, meningkatkan produktivitas, dan mendorong tingkat adopsi yang lebih kuat di seluruh tim Anda. Carilah sistem yang menghubungkan secara mulus dengan segala sesuatu mulai dari CRM Anda hingga alat manajemen proyek, menciptakan lingkungan yang kohesif yang menyederhanakan alur kerja Anda daripada menyulitkannya.

Alternatif Terbaik SharePoint

Mari kita menjelajahi dunia alternatif SharePoint. Dari solusi enterprise yang komprehensif hingga platform yang lebih fokus, masing-masing menawarkan fitur unik yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi tim dan menyederhanakan alur kerja. Berikut adalah tampilan apa yang membuat masing-masing pesaing SharePoint ini menonjol di pasar alat kolaborasi yang ramai.

Guru: Merevolusi ruang kerja Anda dengan AI

Bayangkan alat yang menggabungkan fungsionalitas mesin pencari AI perusahaan dengan semangat kolaboratif wiki dan konektivitas intranet. Itu adalah Guru—sebuah platform all-in-one di mana manajemen pengetahuan bertemu kolaborasi waktu nyata dan penyampaian informasi.

Highlight: Menggabungkan pencarian AI perusahaan, wiki, dan intranet menjadi satu platform yang terintegrasi. Ini memusatkan pengetahuan internal Anda, dan menyampaikannya dalam alur kerja Anda yang biasa, memastikan Anda selalu memiliki informasi yang Anda butuhkan tepat saat Anda membutuhkannya.

Fitur: Saran konten berbasis AI, sinkronisasi HRIS, beranda kustom, antarmuka pengguna yang intuitif, opsi untuk pengeditan kolaboratif, integrasi yang kuat dengan ratusan aplikasi tempat kerja populer, dan ekstensi browser untuk akses cepat. Guru juga menyediakan analitik untuk mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan pengetahuan, meningkatkan pembelajaran berkelanjutan dan akurasi informasi.

Box: Mengorganisir, mengamankan, dan membagikan konten Anda dengan mudah

Box menawarkan lebih dari sekadar penyimpanan cloud; ini adalah sistem manajemen konten komprehensif yang meningkatkan kolaborasi yang aman di berbagai perangkat.

Highlight: Dikenal karena fitur keamanan yang kuat yang memenuhi standar kepatuhan dan privasi yang diperlukan oleh perusahaan.

Fitur: Berbagi dan kolaborasi file secara waktu nyata, kontrol keamanan yang canggih, enkripsi, dan antarmuka pengguna yang intuitif. Terintegrasi dengan lancar dengan ratusan aplikasi untuk menyederhanakan alur kerja.

Sumber: G2

Dropbox Business: Ruang kerja pintar

Dropbox Business memperluas pengalaman Dropbox yang familiar ke lingkungan tim, di mana kolaborasi dan sinkronisasi pintar menjadi pusat perhatian.

Highlight: Menawarkan ruang penyimpanan besar dan alat yang kuat untuk kolaborasi tim dan manajemen file, dibungkus dalam desain yang akrab dan ramah pengguna.

Fitur: Opsi sinkronisasi canggih, pemulihan file yang luas, dan alat kolaborasi tim. Ini terintegrasi dengan baik dengan alat seperti Slack dan Zoom untuk memusatkan alur kerja tim.

Sumber: G2

Confluence: Buat, kolaborasi, koordinasi

Confluence adalah HQ digital berikutnya untuk tim Anda. Dirancang untuk melengkapi Jira, ini sempurna bagi mereka yang berkembang dalam manajemen proyek yang gesit dan membutuhkan ruang yang berfokus pada kolaborasi dan inovasi.

Highlight: Terbaik untuk tim yang membutuhkan ruang kerja yang kuat dan terstruktur yang dapat berkembang bersama proyek mereka.

Fitur: Alat pembuatan konten yang kaya, kemampuan pembaruan dinamis, dan visibilitas historis penuh yang meningkatkan pelacakan proyek dan kolaborasi tim.

Sumber: G2

Samepage: Menyatukan tim

Samepage adalah alat kolaborasi tim all-in-one yang memfasilitasi komunikasi, manajemen proyek, dan lebih banyak lagi dalam satu platform yang mulus.

Highlight: Ini unggul dalam menyatukan semua aspek proyek dalam satu tempat, mengurangi kebutuhan akan berbagai alat dan platform.

Fitur: Obrolan terintegrasi, panggilan video, manajemen tugas, berbagi file, dan kolaborasi dokumen waktu nyata, semua dapat diakses melalui desktop atau seluler.

Sumber: G2

Huddle: Kolaborasi aman untuk tim dan klien

Huddle dirancang untuk mengelola proyek dan mengirimkan pekerjaan klien dalam ruang kerja yang aman dan sangat dapat dikonfigurasi.

Highlight: Menekankan keamanan dan interaksi klien, membuatnya ideal untuk kolaborasi eksternal dan proyek perusahaan.

Fitur: Ruang kerja yang dapat disesuaikan, berbagi file aman, dan alat kolaborasi waktu nyata, semuanya mematuhi standar sertifikasi terkemuka di industri.

Sumber: G2

Jostle: Intranet yang berfokus pada orang

Jostle dirancang untuk menyederhanakan komunikasi internal dan mendorong budaya tempat kerja yang hidup.

Highlight: Dikenal karena antarmuka yang ramah pengguna dan kemampuannya untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dan komunikasi internal.

Fitur: Feed berita, direktori karyawan, pengakuan tim, dan daftar acara, yang semuanya membantu meningkatkan rasa komunitas dalam organisasi.

Sumber: G2

Igloo: Cara lebih keren untuk bekerja

Igloo adalah penyedia solusi tempat kerja digital yang mendefinisikan kembali cara bisnis dilakukan dalam pengaturan perusahaan modern.

Highlight: Menawarkan solusi yang dirancang untuk meningkatkan komunikasi, berbagi pengetahuan, dan kolaborasi proyek.

Fitur: Alat tempat kerja digital yang dapat disesuaikan yang mencakup feed berita sosial, portal informasi, dan ruang kolaboratif untuk tim dari semua ukuran.

Sumber: G2

Bynder: Manajemen merek yang mudah

Bynder adalah pemimpin global dalam manajemen aset digital, dirancang untuk membantu tim menciptakan, menemukan, dan menggunakan konten lebih cepat.

Highlight: Menyederhanakan pembuatan, berbagi, dan organisasi aset perusahaan untuk meningkatkan konsistensi merek di semua saluran.

Fitur: Alat otomatisasi merek yang kuat, manajemen aset digital yang mudah digunakan, dan modul alur kerja kreatif untuk menyederhanakan operasi merek.

Sumber: G2

Glasscubes: Katalis kolaborasi Anda

Glasscubes berfokus pada penyediaan platform aman untuk mengelola proyek, berbagi file, dan berkomunikasi dengan tim dan klien secara efisien.

Highlight: Terbaik untuk manajemen proyek dan solusi portal klien yang memerlukan tingkat keamanan dan penyesuaian yang tinggi.

Fitur: Manajemen tugas, penyimpanan file, dan alat komunikasi tim, semuanya diamankan dengan enkripsi dan dirancang untuk memfasilitasi manajemen alur kerja yang efisien.

Sumber: G2

‍

Simpplr: Intranet modern saat ini

Simpplr merevolusi cara perusahaan memikirkan intranet dengan menyediakan tempat kerja yang modern, sangat intuitif, dan terintegrasi.

Highlight: Berfokus pada peningkatan keterlibatan karyawan dan menyederhanakan penemuan konten untuk meningkatkan efisiensi organisasi.

Fitur: Pencarian berbasis AI, umpan pribadi, dan kompatibilitas seluler, memastikan karyawan memiliki akses mudah ke informasi perusahaan yang paling relevan dan penting di mana pun mereka berada.

Sumber: G2

Alternatif SharePoint gratis

Untuk tim yang mencari peningkatan kolaborasi tanpa merogoh anggaran mereka, ada beberapa alternatif SharePoint gratis yang sangat baik untuk dipertimbangkan. Berikut adalah dua opsi populer yang menawarkan berbagai fitur untuk menyederhanakan manajemen dokumen dan upaya kolaborasi tim Anda.

Google Drive

Fitur: Menawarkan penyimpanan cloud, berbagi file, dan pengeditan dokumen kolaboratif. Integrasinya dengan Google Workspace menjadikannya alat yang kuat bagi tim yang sudah menggunakan produk Google.

Zoho Docs

Fitur: Menyediakan rangkaian komprehensif fitur manajemen dokumen, termasuk berbagi file, kolaborasi waktu nyata, dan kemampuan alur kerja otomatis.

Alternatif SharePoint (sumber terbuka)

Bagi organisasi yang mencari fleksibilitas dan penyesuaian dalam alat kolaborasi mereka, alternatif SharePoint sumber terbuka memberikan pilihan yang menarik. Platform-platform ini memberi Anda kontrol penuh atas pengaturan Anda dan fleksibilitas untuk menyesuaikan fitur sesuai dengan kebutuhan individu Anda. Mari kita lihat beberapa pesaing open-source terbaik dan apa yang mereka tawarkan.

Alfresco

Fitur: Sistem manajemen konten yang fleksibel, dapat diskalakan, dan sangat dapat disesuaikan.

Kelebihan dan Kekurangan: Kemampuan integrasi yang kuat, meskipun mungkin memerlukan sumber daya TI yang signifikan untuk dikelola.

Nuxeo

Fitur: Menawarkan manajemen dokumen, manajemen aset digital, dan solusi manajemen kasus.

Kelebihan dan Kekurangan: Dikenal karena kemampuan alur kerjanya yang kuat dan skalabilitasnya, tetapi mungkin kompleks untuk diterapkan.

Liferay

Fitur: Berfokus pada pembuatan konten dan pengalaman pribadi di berbagai perangkat, baik web, mobile, maupun terhubung.

Kelebihan dan Kekurangan: Sangat dapat disesuaikan dan kaya fitur, dengan kurva pembelajaran yang curam.

Alternatif SharePoint terbaik tergantung pada kebutuhan bisnis spesifik Anda, ukuran perusahaan, dan anggaran. Apakah Anda memilih solusi gratis, open-source, atau berbayar, setiap platform memiliki kekuatan unik yang dapat meningkatkan produktivitas tim Anda, kolaborasi, dan manajemen dokumen. Pastikan untuk menjelajahi opsi-opsi ini untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

‍