Comment utiliser Zapier : un guide complet
Introduction
Zapier est un puissant outil d'automatisation qui relie différentes applications et services pour rationaliser les flux de travail et réduire les tâches manuelles. En permettant aux utilisateurs d'automatiser des tâches entre des services en ligne tels que Salesforce, Basecamp et Gmail, Zapier aide les organisations à améliorer la productivité et l'efficacité. Dans le lieu de travail rapide d'aujourd'hui, où la gestion de plusieurs applications SaaS est la norme, la capacité de Zapier à intégrer de manière transparente des centaines des meilleures applications est inestimable.
À qui s'adresse Zapier
Zapier s'adresse à quiconque cherchant à automatiser des tâches répétitives et à améliorer l'efficacité des flux de travail.
- Propriétaires de petites entreprises : Concentrez-vous davantage sur la croissance de l'entreprise plutôt que sur la gestion des tâches administratives répétitives.
- Équipes marketing : Automatisez les flux de travail de campagne, les publications sur les réseaux sociaux et la segmentation des clients.
- Équipes de vente : Connectez des outils CRM, de marketing par e-mail et de génération de prospects pour rationaliser le processus de vente.
- Professionnels de l'informatique : Réduisez les tâches informatiques répétitives et connectez des systèmes hétérogènes.
- Équipes de support client : Intégrez les logiciels de helpdesk avec les outils de gestion de la relation client pour améliorer les temps de réponse et la qualité du service.
Fonctionnalités clés
Automatisation des tâches
Zapier permet aux utilisateurs d'automatiser des tâches entre des applications sans nécessiter de codage. En créant des 'Zaps' (flux de travail automatisés), vous pouvez déclencher des actions sur différentes plateformes, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Intégration d'applications étendue
Avec plus de 3 000 applications prises en charge, Zapier facilite la connexion des outils dans le marketing, les ventes, le service client, les TI et plus encore. Cette étendue garantit que presque tous les outils que vous utilisez peuvent fonctionner ensemble de manière fluide.
Zaps multi-étapes
Créez des flux de travail complexes impliquant plusieurs étapes et actions. Par exemple, un événement unique peut déclencher une série d'actions sur différentes applications, optimisant vos processus.
Logique conditionnelle
Utilisez une logique conditionnelle (si/alors) pour ajouter de la flexibilité à vos flux de travail. Cette fonctionnalité vous permet de configurer des chemins différents pour vos Zaps en fonction de conditions spécifiques.
Applications intégrées
Zapier comprend également des applications intégrées telles que des filtres, des formatteurs et des actions de retard, améliorant la personnalisation de vos Zaps sans nécessiter d'outils externes.
Meilleures cas d'utilisation
Automatisation marketing
Connectez les systèmes CRM avec les outils de marketing par email pour garantir que les leads sont automatiquement gérés. Partagez de nouveaux leads d'une campagne de publicités Facebook directement dans votre CRM et créez des séquences d'emails de suivi.
Processus de vente
Automatisez le scoring des leads, faites avancer les affaires à travers les pipelines de vente et mettez à jour les enregistrements en temps réel dans votre CRM, le marketing par email et les outils de gestion de projet.
Support client
Intégrez votre logiciel de helpdesk avec d'autres outils pour créer automatiquement des tickets de support à partir des emails des clients, enregistrer les interactions dans votre CRM et attribuer des tâches aux membres appropriés de l'équipe.
Gestion des TI
Automatisez les flux de travail de provisionnement et de déprovisionnement des utilisateurs, synchronisez les données entre les outils et gérez les alertes et notifications pour assurer un environnement IT bien coordonné.
Gestion de projet
Assurez-vous que vos outils de gestion de projet restent à jour en automatisant la création et les mises à jour de tâches, en synchronisant les calendriers et en partageant des rapports d'avancement avec les parties prenantes.
Commencer
- Créer un compte Zapier : Inscrivez-vous pour un compte Zapier gratuit à https://zapier.com.
- Choisissez vos applications : Sur le tableau de bord Zapier, sélectionnez les applications que vous souhaitez connecter. Par exemple, vous pourriez choisir Gmail et Salesforce.
- Mettez en place un déclencheur : Identifiez un événement dans la première application (déclencheur) qui lancera votre flux de travail. Par exemple, recevoir un nouvel email dans Gmail.
- Définir une action : Choisissez ce qui doit se passer dans la deuxième application (action). Par exemple, créer un nouveau contact dans Salesforce chaque fois qu'un nouvel email est reçu dans Gmail.
- Personnalisez votre Zap : Ajoutez des filtres ou des conditions pour affiner quand le Zap doit s’exécuter, et cartographiez les champs de données entre les applications.
- Testez votre Zap : Effectuez un test pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Zapier vous guidera dans ce processus.
- Activez votre Zap : Une fois le test réussi, activez votre Zap et laissez-le s’exécuter automatiquement en arrière-plan.
Conseils et meilleures pratiques
- Commencez simplement : Commencez par des Zaps simples à une étape pour vous familiariser avec la plateforme avant de passer à des flux de travail plus complexes.
- Utilisez des modèles : Zapier propose une large gamme de modèles préconçus pour vous aider à démarrer rapidement.
- Audit régulier de vos Zaps : Passez en revue vos Zaps périodiquement pour vous assurer qu'ils sont toujours alignés sur vos flux de travail actuels et vos besoins.
- Documentez vos flux de travail : Maintenez une documentation claire de vos processus automatisés pour rationaliser le dépannage et intégrer efficacement de nouveaux membres d'équipe.
- Exploitez les applications intégrées : Utilisez les applications intégrées de Zapier comme les filtres, les formatters et les délais pour améliorer vos flux de travail sans outils supplémentaires.
- Optimisez avec une logique conditionnelle : Utilisez la logique conditionnelle pour créer des flux de travail plus dynamiques et flexibles.
Intégration avec Guru
Zapier s'intègre parfaitement à Guru, renforçant les capacités de vos flux de travail existants. En connectant Guru à d'autres applications via Zapier, vous pouvez éliminer les tâches répétitives et améliorer la productivité.
Avantages d'utiliser Zapier avec la recherche AI de Guru
- Automatiser la capture de connaissances : Enregistrez automatiquement les connaissances et informations importantes provenant de différentes sources dans Guru, garantissant une source unique de vérité toujours à jour.
- Rationalisez l'intégration : Remplissez automatiquement la documentation des nouveaux employés et les matériaux d'apprentissage dans Guru directement depuis les systèmes RH ou les wikis internes.
- Améliorer le support : Connectez votre logiciel de helpdesk à Guru pour fournir aux équipes de support client les articles de connaissances les plus pertinents au moment où ils en ont besoin.
- Boostez la productivité : Libérez vos équipes des tâches répétitives et permettez-leur de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée en automatisant les mises à jour d'informations de routine et les transferts de données.
Conclusion
Zapier est un outil révolutionnaire qui permet aux entreprises d'automatiser des workflows et de connecter un large éventail d'applications, améliorant considérablement la productivité et l'efficacité. Avec des capacités telles que l'automatisation des tâches, l'intégration d'applications étendues, des Zaps multi-étapes et la logique conditionnelle, Zapier peut révolutionner la façon dont les équipes fonctionnent : que ce soit en marketing, vente, informatique, support client ou gestion de projet.
Lorsqu'il est intégré à Guru, Zapier améliore encore l'efficacité des flux de travail en automatisant la capture des connaissances et en veillant à ce que des informations vitales soient toujours à portée de main de votre équipe. Adoptez le pouvoir de l'automatisation dès aujourd'hui en essayant Zapier et en l'intégrant à Guru, et voyez votre productivité grimper en flèche.
