Mitä on tietopankkiohjelmisto?

Mikä tahansa seuraavista voidaan katsoa olevan tietopankki:

• UKK (usein kysytyt kysymykset)
• PDF-tiedostot
• Word-dokumentit
• Taulukkolaskentataulukot
• Verkkosivustot
• Wikit
• Ohje- ja tukikeskus (sisällönhallintajärjestelmä)
• Selainlaajennukset, jotka tuovat tietoa rakastamiisi sovelluksiin
• Paikalliset tietokannat

Ulkoisen tietopohjan, jota kutsutaan myös asiakaspalvelun tietopohjaksi, tallentaa tietoa, jota asiakkaasi ja asiakasvieraasi voivat käyttää. Sisäinen tietopohja, jota tunnetaan myös nimellä työntekijöiden intranet tai yrityksen wiki, tallentaa yrityksesi yksityistä tai luottamuksellista tietoa, ja se on vain työntekijöiden käytettävissä.

Mitä on tietopankkiohjelmisto?

Tietopankkiohjelmisto on tehokas työkalu, joka voi auttaa yrityksiä keräämään, järjestämään, jakamaan ja päivittämään tietoa tehokkaasti. Oikeaa tietopankkiohjelmistoa hyödyntämällä yritykset voivat optimoida toimintaansa, parantaa työntekijöiden tuottavuutta ja nostaa asiakastyytyväisyyttä.

Kuitenkin ei kaikki tietopankkiohjelmisto ole yhtä hyvää, ja ei jokainen ratkaisu välttämättä sovi erityisiin liiketoimintatarpeisiisi. Ennen kuin investoit mihinkään ohjelmistotarjontaan, on tärkeää arvioida erityiset vaatimuksesi ja arvioida, voiko ohjelmisto tarjota tarvitsemasi toiminnot.

Sisäinen vs. ulkoinen tietopohja: Mikä on ero?

Sisäinen ja ulkoinen tietopankki ovat erilaisia järjestelmiä, joita organisaatiot käyttävät tietojen tallentamiseen, järjestämiseen ja jakamiseen. Tässä ovat tärkeimmät erot näiden välillä:

Pääsy

Sisäinen tietopankki: Vain organisaation jäsenet tai tietyn ryhmän jäsenet voivat päästä siihen. Se vaatii tunnistautumisen ja valtuutuksen tietojen käyttöön. Ulkoinen tietopankki: Se on julkisesti tai laajempaan yleisöön saatavilla. Se saattaa vaatia tai ei vaatia tunnistautumista, sen mukaan, mitä tietoa on.

Ulkoiseen tietopankkiin: Se on yleisön tai laajemman yleisön käytettävissä organisaation ulkopuolella. Se voi vaatia tai olla vaatimatta tunnistautumista tietojen luonteen mukaan.

Sisältö

Sisäinen tietopankki: Se sisältää organisaatiolle erityistä tietoa, kuten yrityksen politiikkaa, menettelyjä, työntekijäopasta, projektidokumentaatiota ja sisäistä viestintää.

Ulkoinen tietopohja: Tietoa ihmisille yrityksen ulkopuolella, kuten asiakkaille, kumppaneille tai yleisölle. Tämä voi sisältää tuotedokumentaatioita, käyttöoppaita, usein kysyttyjä kysymyksiä ja vianmääritysohjeita.

Tarkoitus

Sisäinen tietopankki: Se tukee organisaation sisäisiä toimintoja antamalla työntekijöille tarvittavat tiedot työnsä suorittamiseen hyvin.

Ulkoinen tietopohja: Sen ensisijainen tarkoitus on tarjota tietoa ja tukea ulkoisille sidosryhmille, kuten asiakkaille tai kumppaneille, auttaakseen heitä käyttämään organisaation tuotteita tai palveluja tehokkaasti.

Turvallisuus

Sisäinen tietopankki: pitää usein sisältää arkaluontoista tai luottamuksellista tietoa, joka ei ole tarkoitettu julkiseksi käytöksi. Siksi se vaatii tiukkoja turvallisuusjärjestelyjä tietojen suojelemiseksi luvattomalta pääsyltä. Ulkoinen tietopankki: Julkiseen käyttöön tarkoitetut tiedot, eikä se tarvitse niin paljon turvallisuutta kuin sisäinen tietopankki. Kuitenkin se voi silti vaatia jonkin verran turvallisuutta suojautuakseen roskapostilta tai haitalliselta sisällöltä.

Sisäinen tietopankki auttaa tehtävissä yrityksen sisällä. Se voi kuitenkin silti vaatia jonkin verran turvallisuutta suojautuakseen roskapostilta tai haitalliselta sisällöltä.

Sisäinen tietopankki avustaa työtehtävissä yrityksen sisällä. Se tarjoaa tietoa ja apua työntekijöille. Ulkoinen tietopankki tarjoaa tietoa ja apua organisaation ulkopuolisille henkilöille. Se toimii resurssina ulkoisille käyttäjille.

Pääasialliset erot näiden välillä ovat niiden saatavuus, sisältö, tarkoitus ja turvallisuus. Syvennymme sisäisiin tietopohjiin alla.

‍

Tietopankkijärjestelmien tyypit

On olemassa viisi päätyyppiä tietopankkeista. Niihin kuuluvat seuraavat:

• Sisäinen tietopankki
• Isännöity tietopankki
• Itse isännöity tietopankki
• Avoimen lähdekoodin tietopankkiohjelmisto
• Asiakaspalvelun tietopankki

Sisäinen tietopankki

Sisäinen tietopankki luodaan organisaatiosi toimesta tiukasti työntekijöille tiedon saamiseksi tarvittaessa. Opi, kuinka tietopankin integrointi Guruun voi olla paljon hyödyllisempää tiimillesi kuin perinteinen tietopankki. Opi, kuinka tietopohjan integrointi Gurun kanssa voi olla paljon hyödyllisempää tiimillesi kuin perinteinen tietopohja.

Tapoja käyttää sisäistä tietopankkia

Sisäinen tietopankki on uskomattoman monipuolinen siinä, miten sitä voidaan käyttää. Joitakin tapoja hyödyntää sisäistä tietopankkiohjelmistoa on avata tärkeitä tietoja, kuten:

• Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin (UKK) kaikesta työntekijöiden eduista ja perehdyttämisestä brändiohjeisiin ja asiakasyhteyksistä
• Yrityksen politiikat ja oppaat
• Parhaat käytännöt ja oppaat myyntistrategioille, asiakaspalveluongelmien käsittelylle ja työkaveriongelmien selvittämiselle
• Organisaatiorakenteet ja tärkeitä sisäisiä yhteystietoja
• Rekrytointi-, haastattelu- ja työntekijäarviointitiedot johtajille

Hyvin järjestetyn, helposti haettavan ja saavutettavan sisäisen tietopankin ylläpitäminen tarkoittaa, että työntekijäsi voivat löytää vastauksia nopeasti ilman, että heidän tarvitsee kysyä samoja kysymyksiä uudelleen.

Sisäinen tietopankkiohjelmisto mahdollistaa yrityksesi keskittyä viestintään uuteen ja kriittiseen tietoon. Aika, joka käytetään uusien työntekijöiden perehdyttämiseen yrityksen politiikkoihin ja menettelyihin sekä uuden roolin vastaanottaneiden kouluttamiseen, voitaisiin merkittävästi vähentää. Helpompi ja nopeampi pääsy tietoon tarkoittaa, että asiakkaasi ovat tyytyväisempiä myyntitiimisi nopeisiin vastauksiin heidän kysymyksiinsä ja huoliinsa, ja tiedät, että työntekijöidesi yhteinen asiantuntemus on tallennettu turvalliseen, haettavissa olevaan paikkaan tulevaa käyttöä varten.

Mitä on sisäinen tietopankkiohjelmisto?

Sisäinen tietopankkiohjelmisto tukee työntekijöitä antamalla heille yhden paikan, josta he voivat etsiä tarvitsemiaan resursseja työnsä parhaiten suorittamiseen. Tehokas sisäinen tietopankki vähentää työntekijöiden turhautumista ja edistää tuottavuutta vähentämällä tarpeettomia hakuja, integroimalla työntekijöiden työnkulkuja, kannustamalla osallistumiseen ja yhteistyöhön sekä varmistamalla sisällön merkityksellisyyden ja tarkkuuden.

Johtavia esimerkkejä ohjelmista, joita voitaisiin pitää sisäisenä tietopohjaohjelmistona, ovat asiakirjat ja taulukot, sisällönhallintajärjestelmät (CMS), verkkosivustot, usein kysytyt kysymykset tai wikit. 

Joidenkin kysymysten avulla voit valita parhaan ohjelmiston tiimillesi ovat: 

• Sallitaanko tämän ohjelmiston avulla jakaa tietoa kaikille, jotka tarvitsevat nähdä sen?
• Onko helppoa ilmoittaa ihmisille tärkeistä artikkeleista?
• Voitko nopeasti nähdä, milloin artikkeli on viimeksi päivitetty? Ja kannattaako ohjelmiston kehittäjien päivittää vanhempia tietoja säännöllisesti?

Esimerkki sisäisestä tietopankista

Isännöity tietopankki

Isännöity tietopohja kerää ja tallentaa tietoja sekä sisäiselle tiimillesi että ulkoisille asiakkaille tai sidosryhmille, pitäen tiedot hyvin organisoituna ja helposti haettavana.

Itse isännöity tietopankki

Tämäntyyppinen tietopohja on isännöity organisaation omilla palvelimilla. Tämä lähestymistapa antaa sinulle enemmän hallintaa turvallisuuden, yksityisyyden ja käytettävyyden ylläpitämiseen, mutta tarkoittaa myös, että olet vastuussa huolto- ja ongelmatilanteiden käsittelemisestä.

Avoimen lähdekoodin tietopohja 

Avoimen lähdekoodin tietopankit ovat avoimesti saatavilla julkisuudessa ja voivat olla maksullisia tai maksuttomia. Avoimen lähdekoodin tietopohjaohjelmisto voi olla hyödyllinen, jos organisaatiosi haluaa antaa kehittäjille tai ohjelmoijille mahdollisuuden mukauttaa lähdekoodia liiketoimintatarpeiden mukaan. 

Esimerkkejä avoimen lähdekoodin tietopankeista

• Documize
• eXo
• myBase
• OpenKM

Asiakaspalvelun tietopankki

Asiakaspalvelun tietopankki järjestää tietoja, jotta asiakkaasi voivat helposti käyttää ja hyödyntää niitä. Sitä kutsutaan myös asiakas tietopankiksi, ja se sisältää julkisesti saatavilla olevan tiedon tuotteesta ja/tai yrityksestä. Koska tämä on asiakas- tai julkinen, se ei olisi sopivaa luottamukselliseen tai salattuun tietoon. Lue lisää ulkoisista tietopohjista täältä.

Kuinka asiakaspalvelun tietopankkiohjelmistoa käytetään?

Asiakaspalvelun tietopankkiohjelmisto, jota kutsutaan myös ohje- ja tukiohjelmistoksi tai ulkoiseksi tietopankkiohjelmistoksi, on suunniteltu erityisesti ulkoisille, ei-asiantuntijakäyttäjille, jotta he voivat navigoida ja löytää tietoa nopeasti. Vaikka sen ylläpitävät sisäiset asiantuntijat, ohjelmiston pitäisi olla julkisesti käytettävissä ja/tai upotettuna asiakaspalvelusivustolle.

Tietopankkien hyödyt

Ohjelmisto, jota aiotaan käyttää tietopohjana, sisältää erityiset edut suhteessa ratkaisuihin, joita voidaan käyttää monilla muilla tavoilla, kuten pitkiä asiakirjoja, PDF-tiedostoja, sisäisiä wikejä, jaettuja kansioita tai taulukoita. 

• Vähemmän aikaa tietojen etsimiseen – Tarkoitukseen suunniteltu tietopohjaohjelmisto helpottaa erityisen tiedon löytämistä tarpeen mukaan. Tämä parantaa kontaktikeskuksen tehokkuutta tekemällä helpoksi agenteille ratkaista asiakasongelmat ensimmäisellä puhelulla. Se parantaa myös koko yrityksen tuottavuutta tekemällä kaikkien helpoksi löytää tarvitsemaansa tietoa työnsä suorittamiseksi hyvin.
• Nopeampi koulutus – Uudet työntekijät eivät enää tarvitse kysyä paljon kysymyksiä ensimmäisinä viikkoinaan. Laadukas sisäinen tietopankki mahdollistaa heidän palvella itseään tehokkaasti ja estää toistuvien kysymysten keskeyttämisen tärkeimmiltä henkilöiltäsi.
• Helppo ylläpito –  Asiakirjat ja taulukot voivat helposti vanhentua, ja versionhallinta voi johtaa päällekkäisyyksiin ja sekaannuksiin. Tietopankit mahdollistavat käyttäjien päivittää yksittäisiä kohteita tarpeen mukaan (sen sijaan, että heidän tulisi päivittää ja julkaista koko asiakirja uudelleen). Laadukas tietopohja sisältää yksinkertaisen tavan nähdä nopeasti, voidaanko tietoon luottaa, sekä automaation muistuttamaan asiantuntijoita pitämään tietonsa ajan tasalla.
• Roolit ja oikeudet – Tietopohjat mahdollistavat tarkkaillut pääsyn ja muokkaamisen. Vaikka jotkut muut ratkaisut (kuten Google Docs ja Google Drive) voivat myös olla rajattuja tällä tavalla, asetusten ylläpitämiseen kuluu usein enemmän aikaa. 
• Suunniteltu käytettäväksi työprosesseissa – Laadukas tietopohjaratkaisu on suunniteltu käytettäväksi, jotta saat vastauksia silloin ja siellä, missä niitä tarvitset, kun taas muut ratkaisut vaativat suuria kontekstin vaihtamisia ja hakemista. Esimerkiksi Gurun Chrome-laajennus, Microsoft Teams ja Slack-integraatiot mahdollistavat kaikkien pääsyn nopeasti tarvitsemiinsa tietoihin ilman, että heidän tarvitsee poistua päivittäin käytettävistä sovelluksista.

{{cta}}

Mikä tekee loistavasta tietopankista?

• Selkeä ja tiivis organisointi: loistava tietopankki on hyvin järjestetty ja helppo navigoida, intuitiivisilla kategorioilla ja alikategorioilla, jotka tekevät käyttäjille helppoa löytää tarvitsemaansa.
• Ajankohtainen ja tarkka tieto: loistava tietopankki päivittyy säännöllisesti varmistamaan, että tieto on tarkkaa ja relevanttia yhdistelmällä automaattisia päivityksiä ja asiantuntijoiden säännöllisiä tarkastuksia.
• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: loistava tietopankki on suunniteltu loppukäyttäjä mielessä, käyttäjäystävällisellä käyttöliittymällä, joka sallii käyttäjien nopeasti löytää tarvitsemansa tiedot.
• Haku-toiminto: erinomainen tietopohja sisältää vankan haku-toiminnon, joka mahdollistaa käyttäjien nopeasti löytävän tarvitsemansa tiedon, hakutoiminnon, joka tarjoaa asianmukaisia tuloksia käyttäjän kyselyyn.
• Yhteistyötyökalut: erinomainen tietopohja kannustaa yhteistyöhön ja tietojen jakamiseen, mukaan lukien työkalut, jotka mahdollistavat käyttäjien osallistuvan tietopohjaan kuten wikit, keskustelufoorumit ja kommentointiominaisuudet. Tämä auttaa pitämään tiedot ajankohtaisina ja merkityksellisinä, edistäen samalla yhteistyön ja jatkuvan oppimisen kulttuuria.

Miten valitsen tietopankin?

Ensinnäkin, päättäkää tarvitsetteko sisäisen tietopankin vai ulkoisen tietopankin. Sitten, harkitse tietohallintostrategiaasi. Nämä kaksi tekijää yhdessä antavat käsityksen teknisistä vaatimuksistasi.

• Jos isännöit ulospäin suuntautunutta tukikeskusta, joka tarvitsee päivityksiä 1-4 kertaa vuodessa, sisältöhallintajärjestelmä (CMS) voi olla paras vaihtoehto.
• Jos tietosi on tarkoitettu saavutettavaksi vain yhdessä tai kahdessa erityisessä toimistossa turvallisuussyistä, tietokanta, johon pääsee vain paikan päällä olevilta tietokoneilta, on oikea valinta.
• Jos tarvitset sisäisen tietopankin, jota päivitetään kerran kuukaudessa 1-2 käyttäjän toimesta mutta jota monet lukevat, wiki-ratkaisu voi toimia.
• Jos tarvitset sisäisen tietopankin, jota sekä päivitetään että luetaan monien ihmisten toimesta useita kertoja kuukaudessa, verkkosivupohja saattaa olla paras valinta. Jos nämä ihmiset työskentelevät useissa sovelluksissa, etsi yksi, jossa on selainlaajennus.

Miksi tarvitset tietopankin

Tietohallintoratkaisut antavat asiantuntijoille (SME) “aivojen tyhjennyksen” asiantuntemuksestaan verkkoresurssiin, jota voidaan päivittää ja muokata heidän mielensä mukaan. Näin ollen, kun tiimin jäsenellä on kysymyksiä, he voivat mennä suoraan lähteelle vastauksia saadakseen vaivautumatta todelliseen lähteeseen. Lisäksi vahvistusominaisuus, kuten Gurun, kertoo käyttäjille, että saatavilla oleva tieto on luotettavaa ja ajankohtaista, poistaen tarpeen varmistaa sitä asiantuntijalta.

Kuinka tietää, tarvitsetko tietopankkia 

Jos People Ops -tiimin on varmistettava, että kaikki tarkastelevat oikeita etuustietoja, keskitetty pääsypiste, joka voi näyttää kuka on lukenut mitä, on välttämätön. Siinä tietopankki tulee mukaan.

Sama pätee johtajalle, joka haluaa tehokkaasti kouluttaa ja perehdyttää uusia työntekijöitä, tai tiimisi jäsenelle, joka tarvitsee tietoa heidän eduistaan, korvauksista tai yrityspolitiikasta. Jos näet mahdollisuuksia, joissa organisaatiosi voi säästää aikaa, parantaa tuottavuutta ja luoda suurempaa yhteenkuuluvuutta ja tarkkuutta työntekijöille jaettavissa olevissa tiedoissa, yrityksesi voi hyötyä sisäisen tietopankin ohjelmistosta.

‍