Если ваша команда рассматривает SharePoint для управления знаниями, обмена документами или корпоративных решений, вы не одиноки. SharePoint, разработанный Microsoft, уже давно является доминирующим игроком в области корпоративного сотрудничества и управления контентом. Но по мере роста вашей организации и изменения потребностей важно исследовать все варианты, чтобы найти инструмент, который наилучшим образом соответствует. В этом руководстве мы рассмотрим, что предлагает SharePoint, в чем его сильные стороны и как он сравнивается с Guru, мощной альтернативой, которая может лучше соответствовать потребностям вашей команды.

Что такое SharePoint?

SharePoint — это платформа для веб-сотрудничества, разработанная Microsoft. Первоначально запущенный в 2001 году, он развивался, чтобы стать универсальным инструментом для управления документами, корпоративными сетями и внутренним сотрудничеством команд. Он является частью набора Microsoft 365 и бесшовно интегрируется с такими инструментами, как Outlook, Teams и OneDrive, что делает его основным решением для компаний, уже использующих экосистему Microsoft.

SharePoint особенно ценится крупными предприятиями за его масштабируемость и гибкость. Организации используют его для создания внутренних сайтов, создания систем управления документами и содействия коммуникации между отделами. Нуждается ли ваша команда в централизованной библиотеке документов, внутреннем блоге или мощном решении для корпоративных сайтов, SharePoint предлагает высоконастраиваемую платформу для удовлетворения этих потребностей.

Ключевые функции SharePoint

1. Управление документами и совместное использование: SharePoint превосходен в создании библиотек для документов и обеспечении легкой совместной работы через управление версиями, разрешениями и управлением доступом. Пользователи могут совместно редактировать документы, отслеживать изменения и контролировать, кто видит что.
2. Корпоративные и внутренние сайты: SharePoint позволяет компаниям создавать и настраивать корпоративные сайты для распространения новостей, обновлений компании и ресурсов. Эти сайты могут быть адаптированы для различных команд, отделов или для использования на уровне всей компании.
3. Бесшовная интеграция с Microsoft 365: Для организаций, глубоко интегрированных в экосистему Microsoft, интеграции SharePoint с Teams, Outlook и OneDrive упрощают рабочие процессы. Файлы доступны на всех платформах, а обновления синхронизируются автоматически.
4. Настраиваемые рабочие процессы и автоматизация: С инструментами, такими как Power Automate (ранее Microsoft Flow), SharePoint позволяет компаниям создавать автоматизированные рабочие процессы, сокращая ручные задачи, такие как процессы утверждения и уведомления.
5. Безопасность на уровне предприятия: В качестве части Microsoft SharePoint предлагает встроенные функции соблюдения норм, защиты данных и строгий контроль доступа для обеспечения конфиденциальности данных.

Кто использует SharePoint?

SharePoint широко используется в отраслях, где управление документами, соблюдение норм и внутренние коммуникации имеют решающее значение. Это включает в себя такие сектора, как финансы, здравоохранение и государственный сектор, где безопасность и управление версиями имеют большое значение. Это также популярный выбор для крупных предприятий и многонациональных корпораций, которым нужна централизованная, масштабируемая платформа.

Плюсы и минусы SharePoint

Достоинства:

• Интеграция с Microsoft 365: Если ваша компания уже использует набор Microsoft, SharePoint обеспечивает бесшовную интеграцию, повышая продуктивность и минимизируя сбои.
• Управление документами: Продвинутые библиотеки документов SharePoint, управление версиями и настройки разрешений делают его отличным выбором для компаний с комплексными потребностями в обмене документами.
• Настраиваемые рабочие процессы: Вы можете автоматизировать рутинные задачи, такие как утверждения, уведомления и другие процессы, повышая операционную эффективность.
• Масштабируемость: SharePoint создан для работы с проектами, начиная от небольших отделений до крупных, охватывающих все предприятие систем.

Минусы:

• Сложность и кривая обучения: SharePoint может быть сложным для новых пользователей, особенно для компаний без выделенных ИТ-команд для управления настройкой и кастомизацией.
• Стоимость: В зависимости от кастомизации, хостинга и потребностей в хранении SharePoint может стать дорогостоящей инвестицией, особенно для небольших и средних предприятий.
• Ограничения кастомизации: Хотя SharePoint предлагает гибкость, обширная кастомизация часто требует значительных усилий по разработке и может привести к увеличенной сложности в обслуживании системы.

Guru против SharePoint

Сравнивая SharePoint с Guru, выбор часто сводится к потребностям вашего рабочего процесса, удобству использования и тому, насколько вы полагаетесь на внешние интеграции.

Сильные стороны Guru

1. Удобство использования: В отличие от SharePoint, Guru разрабатывался с акцентом на простоту и доступность. Он предлагает интуитивно понятный интерфейс и бесшовную интеграцию с Slack, Teams и Chrome, обеспечивая доступ сотрудников к информации непосредственно в их рабочих процессах​​.
2. Управление знаниями на базе ИИ и корпоративный поиск: Guru преуспевает в использовании ИИ для создания "единого источника истины" для организаций. С такими функциями, как автоматическая проверка знаний и продвинутый поиск, а также удобное расширение для браузера, Guru обеспечивает пользователей всегда актуальной и точной информацией непосредственно в их рабочих процессах.
3. Глубокая персонализация: Guru позволяет компаниям и командам создавать пользовательские домашние страницы, чтобы сотрудники могли начинать свой день со всей необходимой информацией для выполнения своих задач, а также с важными объявлениями, которые должны знать руководители. С рекомендациями контента на основе ИИ, основанными на контексте, таком как их роль и активность, а также с персональными помощниками ИИ, ориентированными на отделы, сотрудники получают нужные им ответы без усилий.
4. Безопасность: Guru гарантирует, что вы — и только вы — владеете своими данными и контентом, без хранения данных третьими лицами. Модель ИИ вашей команды уникальна и обучается приватно, и любые подключенные источники соответствуют разрешениям конфиденциальности, которые вы уже установили. Узнайте больше о надежных практиках безопасности Guru.

Сильные стороны SharePoint

1. Функции уровня предприятия: Для крупных организаций, которым нужны продвинутые функции управления документами, контроля разрешений и соблюдения норм, SharePoint трудно превзойти. Он предлагает более надежное решение для отраслей, которым требуются строгие стандарты безопасности данных и соблюдения норм.
2. Кастомизация для крупных команд: Если у вас есть выделенная ИТ-команда или требуется глубокая кастомизация, SharePoint предоставляет гибкую платформу, которая может быть адаптирована для очень специфических случаев использования, начиная от внутренних сайтов до сложных рабочих процессов с документами.
3. Более глубокая интеграция с Microsoft: Для организаций, которые уже полагаются на инструменты Microsoft, такие как Teams, Outlook или Power Automate, бесшовная интеграция SharePoint может обеспечить мощные улучшения существующих рабочих процессов.

Что говорят клиенты

Отзывы клиентов о обеих платформах подчеркивают их сильные и слабые стороны.

Пользователи SharePoint ценят его мощное управление документами и интеграцию с продуктами Microsoft. Один рецензент Capterra сказал: "Я слышал, как многие люди жалуются на SharePoint, но постоянно нахожу, что он невероятно легко собирает полезные инструменты, сотрудничает, интегрирует, автоматизирует, и все это по очень разумной цене. Будучи плотно интегрированным с M365, действительно разумно воспользоваться всеми его предложениями."

Пользователи Guru любят его интуитивно понятный интерфейс и управление знаниями на базе ИИ. Один рецензент Capterra сказал: "Guru действительно был для нас спасением и был настолько успешен в нашем отделе, что вся наша компания теперь переводит свои базы знаний на эту платформу. Его действительно легко использовать, настраивать и организовывать, и я бы порекомендовал его любой компании, нуждающейся в централизованной платформе для хранения информации."

Заключение: Выбор правильного инструмента для вашей команды

Если ваша команда уже встроена в экосистему Microsoft и нуждается в продвинутом управлении документами и функциях соблюдения норм, SharePoint может быть лучшим выбором, особенно для крупных предприятий. Однако, если вашим приоритетом является удобство использования, бесшовная интеграция рабочих процессов и проверка знаний на базе ИИ, Guru предлагает более удобную и масштабируемую альтернативу. Guru упрощает управление знаниями и обеспечивает более быстрый доступ к проверенной информации, что делает его идеальным для быстро движущихся команд, стремящихся повысить продуктивность без сложности системы, такой как SharePoint.

Если вы готовы оптимизировать усилия своей команды по обмену знаниями и сотрудничеству, попробуйте Guru и посмотрите, как он может повысить вашу продуктивность.

‍