Als jouw team overweegt SharePoint te gebruiken voor kennisbeheer, documentdeling of intranetoplossingen, ben je niet alleen. SharePoint, ontwikkeld door Microsoft, is al lange tijd een dominante speler in de enterprise samenwerking en beheer van inhoud. Maar naarmate jouw organisatie groeit en de behoeften evolueren, is het essentieel om alle opties te verkennen om het hulpmiddel te vinden dat het beste past. In deze gids zullen we bekijken wat SharePoint te bieden heeft, waar het uitblinkt, en hoe het zich verhoudt tot Guru, een robuuste alternatieve oplossing die mogelijk beter aansluit op de behoeften van jouw team.

Wat is SharePoint?

SharePoint is een webge baseerd samenwerkingsplatform ontwikkeld door Microsoft. Oorspronkelijk gelanceerd in 2001, is het geëvolueerd tot een uitgebreid hulpmiddel voor het beheren van documenten, intranetten en interne samenwerking binnen teams. Het maakt deel uit van de Microsoft 365-suite en integreert naadloos met tools zoals Outlook, Teams en OneDrive, waardoor het een populaire oplossing is voor bedrijven die al gebruik maken van het ecosysteem van Microsoft.

SharePoint wordt vooral gewaardeerd door grote ondernemingen vanwege de schaalbaarheid en flexibiliteit. Organisaties gebruiken het voor het bouwen van interne websites, het creëren van documentbeheersystemen en het faciliteren van communicatie tussen afdelingen. Of jouw team nu een gecentraliseerde documentbibliotheek, een interne blog of een robuuste intranetoplossing nodig heeft, SharePoint biedt een zeer aanpasbaar platform om aan die behoeften te voldoen.

Belangrijkste functies van SharePoint

1. Documentbeheer en -deling: SharePoint excelleert in het creëren van bibliotheken voor documenten en het mogelijk maken van eenvoudige samenwerking via versiebeheer, machtigingen en toegangsbeheer. Gebruikers kunnen gezamenlijk documenten bewerken, wijzigingen volgen en controleren wie wat ziet.
2. Intranet en interne sites: SharePoint stelt bedrijven in staat om intranet sites te bouwen en aan te passen om nieuws, bedrijfsupdates en middelen te delen. Deze sites kunnen worden aangepast aan verschillende teams, afdelingen of voor bedrijfsoverstijgend gebruik.
3. Naadloze integratie met Microsoft 365: Voor organisaties die diep verankerd zijn in het Microsoft-ecosysteem, stroomlijnen de integraties van SharePoint met Teams, Outlook en OneDrive workflows. Bestanden zijn toegankelijk op verschillende platforms, en updates synchroniseren automatisch.
4. Aangepaste workflows en automatisering: Met tools zoals Power Automate (voorheen Microsoft Flow) stelt SharePoint bedrijven in staat geautomatiseerde workflows te creëren, waardoor handmatige taken zoals goedkeuringsprocessen en meldingen verminderd worden.
5. Enterprise-niveau beveiliging: Als onderdeel van Microsoft biedt SharePoint ingebouwde compliance functies, gegevensbescherming en sterke toegangscontroles om de privacy van gegevens te waarborgen.

Wie gebruikt SharePoint?

SharePoint wordt veel gebruikt in industrieën waar documentbeheer, naleving van regelgeving en interne communicatie cruciaal zijn. Dit omvat sectoren zoals financiën, gezondheidszorg en overheid, waar beveiliging en versiebeheer essentieel zijn. Het is ook een populaire keuze voor grote ondernemingen en multinationale bedrijven die een gecentraliseerd, schaalbaar platform nodig hebben.

Voor- en nadelen van SharePoint

Voorwaarden:

• Integratie met Microsoft 365: Als jouw bedrijf al gebruik maakt van de suite van Microsoft, biedt SharePoint naadloze integratie, verbetert het de productiviteit en minimaliseert het onderbrekingen.
• Documentbeheer: De geavanceerde documentbibliotheken, versiebeheer en machtigingsinstellingen maken SharePoint een uitstekende keuze voor bedrijven met complexe documentdeelbehoeften.
• Aangepaste workflows: Je kunt routinetaken zoals goedkeuringen, meldingen en andere processen automatiseren, waardoor de operationele efficiëntie verbetert.
• Schaalbaarheid: SharePoint is gebouwd om alles aan te kunnen, van kleine afdelingsprojecten tot grote, bedrijf brede systemen.

Cons:

• Complexiteit en leercurve: SharePoint kan overweldigend zijn voor nieuwe gebruikers, vooral voor bedrijven zonder speciale IT-teams om de aanpassing en configuratie te beheren.
• Kosten: Afhankelijk van de aanpassing, hosting en opslagbehoeften, kan SharePoint een dure investering worden, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven.
• Beperkingen in maatwerk: Hoewel SharePoint flexibiliteit biedt, vereist uitgebreide aanpassing vaak aanzienlijke ontwikkelinspanning en kan dit leiden tot een verhoogde complexiteit in het onderhoud van het systeem.

Guru vs. SharePoint

Bij het vergelijken van SharePoint met Guru, komt de keuze vaak neer op de workflowbehoeften van jouw bedrijf, gebruiksgemak en hoezeer je afhankelijk bent van externe integraties.

De sterke punten van Guru

1. Gebruiksgemak: In tegenstelling tot SharePoint is Guru gebouwd met eenvoud en toegankelijkheid in gedachten. Het biedt een intuïtieve interface en naadloze integratie met Slack, Teams en Chrome, waardoor medewerkers informatie direct binnen hun workflows kunnen openen​​.
2. AI-gestuurd kennisbeheer en bedrijfszoekfunctie: Guru blinkt uit in het gebruik van AI om een "enige bron van waarheid" voor organisaties te creëren. Met functies zoals automatische kennisverificatie en geavanceerde zoekfuncties, plus een handige browserextensie, zorgt Guru ervoor dat gebruikers altijd toegang hebben tot nauwkeurige, actuele informatie direct in hun workflows.
3. Diepe personalisatie: Guru stelt bedrijven en teams in staat om aangepaste homepages te creëren, zodat medewerkers hun dag kunnen beginnen met alle informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen, plus de cruciale aankondigingen die leiderschap nodig heeft dat ze weten. Met AI-inhoudsaanbevelingen op basis van context zoals hun rol en activiteit, plus gepersonaliseerde, afdelingsspecifieke AI-assistenten, krijgen medewerkers de antwoorden die ze moeiteloos nodig hebben.
4. Beveiliging: Guru garandeert dat jij—en alleen jij—jouw gegevens en inhoud bezit, met nul gegevensretentie door derden LLMs. Het AI-model van jouw team is uniek voor jou en privé getraind, en alle verbonden bronnen voldoen aan de privacy-privileges die je al hebt ingesteld. Leer meer over de robuuste beveiligingspraktijken van Guru.

De sterke punten van SharePoint

1. Enterprise-niveau functies: Voor grote organisaties die geavanceerd documentbeheer, machtigingscontroles en compliance functies nodig hebben, is SharePoint moeilijk te verslaan. Het biedt een robuustere oplossing voor industrieën die strenge gegevensbeveiliging en compliance normen vereisen.
2. Aangepast voor grote teams: Als je een toegewijd IT-team hebt of uitgebreide aanpassing nodig hebt, biedt SharePoint een flexibel platform dat kan worden afgestemd op zeer specifieke use cases, van interne websites tot complexe documentworkflows.
3. Diepere Microsoft-integratie: Voor organisaties die al afhankelijk zijn van Microsoft-tools zoals Teams, Outlook, of Power Automate, kan de naadloze integratie van SharePoint krachtige verbeteringen bieden voor bestaande workflows.

Wat klanten zeggen

Klantfeedback voor beide platforms benadrukt hun sterke en zwakke punten.

SharePoint-gebruikers waarderen de krachtige documentbeheer en integratie met Microsoft-producten. Een beoordelaar op Capterra zei: "Ik hoor veel mensen zuchten over SharePoint, maar ik vind steeds weer dat het ongelooflijk eenvoudig is om nuttige tools te creëren, samen te werken, te integreren, te automatiseren, en dat alles tegen een zeer redelijke prijs. Omdat het nauw verbonden is met M365, is het gewoon logisch om gebruik te maken van alles wat het te bieden heeft."

Guru-gebruikers zijn dol op de intuïtieve interface en AI-gestuurd kennisbeheer. Een beoordelaar op Capterra zei: "Guru is echt een redder in nood voor ons geweest, en is zo succesvol in onze afdeling dat ons hele bedrijf nu hun kennisbasissen naar dit platform aan het verplaatsen is. Het is echt eenvoudig te gebruiken en aan te passen en te organiseren, en ik zou het aanraden aan elk bedrijf dat een gecentraliseerd platform nodig heeft om informatie vast te houden."

Conclusie: De juiste tool kiezen voor jouw team

Als jouw team al ingebed is in het ecosysteem van Microsoft en geavanceerd documentbeheer en compliance functies nodig heeft, is SharePoint wellicht de betere keuze, vooral voor grote ondernemingen. Als jouw prioriteit echter gebruiksgemak, naadloze workflowintegratie en AI-gestuurde kennisverificatie is, biedt Guru een gebruiksvriendelijkere en schaalbaardere alternatieve oplossing. Guru vereenvoudigt kennisbeheer en biedt snellere toegang tot geverifieerde informatie, waardoor het ideaal is voor snel veranderende teams die de productiviteit willen verhogen zonder de complexiteit van een systeem zoals SharePoint.

Als je klaar bent om de kennisdeling en samenwerking van jouw team te stroomlijnen, geef Guru een kans en zie hoe het jouw productiviteit kan verbeteren.

‍