Hvis dit team overvejer SharePoint til vidensstyring, dokumentdeling eller intranetløsninger, er du ikke alene. SharePoint, der er udviklet af Microsoft, har længe været en dominerende spiller inden for virksomhedssamarbejde og indholdshåndtering. Men efterhånden som din organisation vokser, og behovene ændrer sig, er det vigtigt at udforske alle muligheder for at finde det værktøj, der passer bedst. I denne guide vil vi dykke ned i, hvad SharePoint tilbyder, hvor det excellerer, og hvordan det sammenlignes med Guru, et robust alternativ, der måske passer bedre til dit teams behov.

Hvad er SharePoint?

SharePoint er en webbaseret samarbejdsplatform udviklet af Microsoft. Oprindeligt lanceret i 2001, er det udviklet til at blive et omfattende værktøj til at administrere dokumenter, intranet og intern samarbejde på tværs af teams. Det er en del af Microsoft 365-pakken og integreres problemfrit med værktøjer som Outlook, Teams og OneDrive, hvilket gør det til en oplagt løsning for virksomheder, der allerede bruger Microsofts økosystem.

SharePoint er særligt populært blandt store virksomheder på grund af sin skalerbarhed og fleksibilitet. Organisationer bruger det til at opbygge interne websteder, skabe dokumenthåndteringssystemer og lette kommunikationen på tværs af afdelinger. Uanset om dit team har brug for et centraliseret dokumentbibliotek, en intern blog eller en robust intranetløsning, tilbyder SharePoint en meget tilpasselig platform til at imødekomme disse behov.

Nøglefunktioner i SharePoint

1. Dokumenthåndtering og deling: SharePoint excellerer i at oprette biblioteker til dokumenter og muliggøre nemt samarbejde via versionskontrol, tilladelser og adgangsstyring. Brugere kan medforfatte dokumenter, spore ændringer og kontrollere, hvem der ser hvad.
2. Intranet og interne sites: SharePoint gør det muligt for virksomheder at opbygge og tilpasse intranetsteder til at dele nyheder, virksomhedsopdateringer og ressourcer. Disse steder kan tilpasses til forskellige teams, afdelinger eller virksomhedsomfattende brug.
3. Problemfri integration med Microsoft 365: For organisationer, der er dybt integreret i Microsoft-økosystemet, effektiviserer SharePoints integrationer med Teams, Outlook og OneDrive arbejdsflowene. Filer er tilgængelige på tværs af platforme, og opdateringer synkroniseres automatisk.
4. Brugerdefinerede arbejdsflows og automatisering: Med værktøjer som Power Automate (tidligere Microsoft Flow) gør SharePoint det muligt for virksomheder at oprette automatiserede arbejdsflows, der reducerer manuelle opgaver som godkendelsesprocesser og meddelelser.
5. Sikkerhed på enterprise-niveau: Som en del af Microsoft tilbyder SharePoint indbyggede overholdelsesfunktioner, databeskyttelse og stærke adgangskontrolsystemer for at sikre dataprivatliv.

Hvem bruger SharePoint?

SharePoint er bredt anvendt i brancher, hvor dokumenthåndtering, reguleringsoverholdelse og intern kommunikation er afgørende. Dette inkluderer sektorer som finans, sundhedspleje og regering, hvor sikkerhed og versionskontrol er essentielle. Det er også et populært valg for store virksomheder og multinationale selskaber, der har brug for en centraliseret, skalerbar platform.

Fordele og ulemper ved SharePoint

Fordele:

• Integration med Microsoft 365: Hvis dit firma allerede bruger Microsofts suite, giver SharePoint problemfri integration, forbedrer produktiviteten og mindsker forstyrrelser.
• Dokumenthåndtering: SharePoints avancerede dokumentbiblioteker, versionskontrol og tilladelsesindstillinger gør det til et fremragende valg for virksomheder med komplekse behov for dokumentdeling.
• Tilpassede arbejdsflows: Du kan automatisere rutineopgaver som godkendelser, meddelelser og andre processer, hvilket forbedrer den operationelle effektivitet.
• Skalerbarhed: SharePoint er bygget til at håndtere alt fra små afdelingsprojekter til store, virksomhedsomspændende systemer.

Cons:

• Kompleksitet og læringskurve: SharePoint kan være overvældende for nye brugere, især for virksomheder uden dedikerede IT-teams til at styre tilpasning og opsætning.
• Omkostninger: Afhængigt af tilpasningen, hosting og opbevaringsbehov kan SharePoint blive en kostbar investering, især for små og mellemstore virksomheder.
• Tilpasningsbegrænsninger: Selvom SharePoint tilbyder fleksibilitet, kræver omfattende tilpasning ofte betydelige udviklingsressourcer og kan føre til øget kompleksitet i vedligeholdelsen af systemet.

Guru vs. SharePoint

Når man sammenligner SharePoint med Guru, falder valget ofte ned til virksomhedens arbejdsflowbehov, brugervenlighed og hvor meget du er afhængig af eksterne integrationer.

Gurus styrker

1. Brugervenlighed: I modsætning til SharePoint er Guru bygget med enkelhed og tilgængelighed i tankerne. Det tilbyder en intuitiv grænseflade og problemfri integration med Slack, Teams og Chrome, hvilket sikrer, at medarbejdere kan tilgå information direkte inden for deres arbejdsflow.
2. AI-drevet vidensstyring og virksomheds søgning: Guru excellerer i at bruge AI til at skabe en "én sandhedskilde" for organisationer. Med funktioner som automatisk vidensverifikation og avanceret søgning, samt en praktisk browserudvidelse, sikrer Guru, at brugerne altid har adgang til korrekt, opdateret information direkte i deres arbejdsflows.
3. Dyb personlig tilpasning: Guru giver virksomheder og teams mulighed for at skabe tilpassede startsider, så medarbejdere kan starte deres dag med al den information, de har brug for for at udføre deres arbejde, plus de vigtige meddelelser, ledelsen ønsker, at de skal vide. Med AI-indholdsanbefalinger baseret på kontekst som deres rolle og aktivitet, plus personaliserede, afdelingsspecifikke AI-assistenter, får medarbejdere de svar, de har brug for, uden besvær.
4. Sikkerhed: Guru garanterer, at du – og kun du – ejer dine data og indhold, med nul datalagring af tredjeparts LLM'er. Din teams AI-model er unik for dig og trænet privat, og enhver tilknyttet kilde overholder de privatlivstilladelser, du allerede har sat. Lær mere om Gurus robuste sikkerhedspraksis.

SharePoints styrker

1. Funktioner på enterprise-niveau: For store organisationer, der har brug for avanceret dokumentstyring, tilladelseskontrol og overholdelsesfunktioner, er SharePoint svær at slå. Det tilbyder en mere robust løsning for industrier, der kræver strenge datasikkerheds- og overholdelsesstandarder.
2. Tilpasning til store teams: Hvis du har et dedikeret IT-team eller har brug for omfattende tilpasning, tilbyder SharePoint en fleksibel platform, der kan skræddersys til meget specifikke anvendelsessituationer, fra interne websteder til komplekse dokumentarbejdsflows.
3. Dybere Microsoft-integration: For organisationer, der allerede er afhængige af Microsoft-værktøjer som Teams, Outlook eller Power Automate, kan SharePoints problemfri integration give kraftige forbedringer til eksisterende arbejdsflow.

Hvad kunder siger

Kundeanmeldelser for begge platforme fremhæver deres styrker og svagheder.

SharePoint-brugere værdsætter dets kraftfulde dokumenthåndtering og integration med Microsoft-produkter. En Capterra-anmelder nævnte: "Jeg hører mange mennesker sukke over SharePoint, men jeg finder gang på gang, at det gør det utrolig nemt at sammensætte nyttige værktøjer, samarbejde, integrere, automatisere, og alt dette til en meget rimelig pris. At være tæt integreret med M365 giver bare mening for at udnytte alt, hvad det har at tilbyde."

Guru-brugere elsker sin intuitive grænseflade og AI-drevne vidensstyring. En Capterra-anmelder sagde: "Guru har virkelig været en redningsplanke for os, og har været så vellykket i vores afdeling, at hele vores virksomhed nu flytter deres vidensbaser til denne platform. Det er virkelig nemt at bruge og tilpasse og organisere, og jeg vil anbefale det til enhver virksomhed, der har brug for en centraliseret platform til at opbevare information."

Konklusion: At vælge det rigtige værktøj til dit team

Hvis dit team allerede er indlejret i Microsofts økosystem og har brug for avanceret dokumenthåndtering og overholdelsesfunktioner, kan SharePoint være den bedre løsning, især for store virksomheder. Men hvis din prioritet er brugervenlighed, problemfri arbejdsflowintegration og AI-drevet vidensverifikation, tilbyder Guru en mere brugervenlig og skalerbar alternativ. Guru forenkler vidensstyring og giver hurtigere adgang til verificeret information, hvilket gør det ideelt for hurtigarbejdende teams, der ønsker at øge produktiviteten uden kompleksiteten ved et system som SharePoint.

Hvis du er klar til at strømline dit teams vidensdelings- og samarbejdsindsats, kan du prøve Guru og se, hvordan det kan forbedre din produktivitet.

‍