Jos tiimisi harkitsee SharePointia tiedonhallintaan, asiakirjojen jakamiseen tai intranet-ratkaisuihin, et ole yksin. SharePoint, jonka on kehittänyt Microsoft, on pitkään ollut johtava toimija yritysyhteistyön ja sisällönhallinnan kentällä. Mutta kun organisaatiosi kasvaa ja tarpeet kehittyvät, on tärkeää tutkia kaikkia vaihtoehtoja löytääksesi parhaiten sopivan työkalun. Tässä oppaassa sukellamme siihen, mitä SharePoint tarjoaa, missä se erottuu edukseen ja miten se verrataan Guruun, voimakkaaseen vaihtoehtoon, joka saattaa paremmin soveltua tiimisi tarpeisiin.

Mikä on SharePoint?

SharePoint on web-pohjainen yhteistyöalusta, jonka on kehittänyt Microsoft. Alun perin julkaistu vuonna 2001, se on kehittynyt kattavaksi työkaluksi asiakirjojen, intranettien ja sisäisen yhteistyön hallintaan tiimien kesken. Se on osa Microsoft 365 -pakettia ja integroituu saumattomasti työkaluihin, kuten Outlookiin, Teamseen ja OneDriveen, mikä tekee siitä helposti lähestyttävän ratkaisun yrityksille, jotka jo käyttävät Microsoftin ekosysteemiä.

SharePointia suosivat erityisesti suuret yritykset sen skaalauskestävyydestä ja joustavuudesta johtuen. Organisaatiot käyttävät sitä sisäisten verkkosivujen rakentamiseen, asiakirjahallintajärjestelmien luomiseen ja viestinnän helpottamiseen osastojen välillä. Olipa tiimisi tarpeena keskitetty asiakirjakirjasto, sisäinen blogi tai tehokas intranet-ratkaisu, SharePoint tarjoaa erittäin mukautettavan alustan juuri näiden tarpeiden täyttämiseksi.

SharePointin keskeiset ominaisuudet

1. Asiakirjahallinta ja jakaminen: SharePoint erottuu asiakirjakirjastojen luomisessa ja helpossa yhteistyössä versionhallinnan, oikeuksien ja pääsynhallinnan avulla. Käyttäjät voivat työskentää asiakirjojen parissa yhdessä, seurata muutoksia ja hallita, kuka näkee mitä.
2. Intranet ja sisäiset sivustot: SharePoint mahdollistaa yritysten rakentaa ja mukauttaa intranet-sivustoja jakamaan uutisia, yrityspäivityksiä ja resursseja. Nämä sivustot voidaan räätälöidä eri tiimeille, osastoille tai yrityksen laajuiselle käytölle.
3. Saumaton integraatio Microsoft 365:n kanssa: Organisaatioille, jotka ovat syvälle juurtuneet Microsoftin ekosysteemiin, SharePointin integraatiot Teamsin, Outlookin ja OneDriven kanssa tehostavat työnkulkuja. Tiedostot ovat saatavilla eri alustoilla, ja päivitykset synkronoidaan automaattisesti.
4. Mukautetut työnkulut ja automaatio: Työkalujen, kuten Power Automate (aiemmin Microsoft Flow), avulla SharePoint mahdollistaa yritysten luoda automatisoituja työnkulkuja, mikä vähentää manuaalisia tehtäviä, kuten hyväksymisprosesseja ja ilmoituksia.
5. Yritystason turvallisuus: Microsoftin osana SharePoint tarjoaa sisäänrakennettuja vaatimustenmukaisuusominaisuuksia, tietosuojatoimia ja vahvoja pääsynhallintoja varmistaakseen tietosuojan.

Kuka käyttää SharePointia?

SharePointia käytetään laajasti teollisuudessa, jossa asiakirjahallinta, sääntelyvaatimukset ja sisäinen viestintä ovat ratkaisevan tärkeitä. Tämä kattaa aloja, kuten rahoitus, terveydenhuolto ja hallitus, joissa turvallisuus ja versionhallinta ovat olennaisia. Se on myös suosittu valinta suurille yrityksille ja monikansallisille yhtiöille, jotka tarvitsevat keskitetyn, skaalautuvan alustan.

SharePointin edut ja haitat

Hyvä puolet:

• Integraatio Microsoft 365:n kanssa: Jos yrityksesi käyttää jo Microsoftin ohjelmistopakettia, SharePoint tarjoaa saumattoman integraation, mikä parantaa tuottavuutta ja vähentää häiriöitä.
• Asiakirjahallinta: SharePointin kehittyneet asiakirjakirjastot, versionhallinta ja käyttöoikeusasetukset tekevät siitä erinomaisen valinnan yrityksille, joilla on monimutkaisia asiakirjojen jakamistarpeita.
• Mukautettavat työnkulut: Voit automatisoida rutiinitehtäviä, kuten hyväksyntöjä, ilmoituksia ja muita prosesseja, parantaen operatiivista tehokkuutta.
• Skaalautuvuus: SharePoint on rakennettu käsittelemään kaikkea pienistä osastoprojekteista laajoihin, yrityslaajuisiin järjestelmiin.

Huonoja puolia:

• Monimutkaisuus ja oppimiskäyrä: SharePoint voi olla ylivoimainen uusille käyttäjille, erityisesti yrityksille, joilla ei ole omistautunutta IT-tiimiä mukautuksen ja asetuksen hallintaan.
• Kustannukset: Riippuen mukautuksesta, isännöinnistä ja tallennustarpeista, SharePoint voi muuttua kalliiksi investoinniksi, erityisesti pienille ja keskikokoisille yrityksille.
• Mukautuksen rajoitukset: Vaikka SharePoint tarjoaa joustavuutta, laaja mukautus vaatii usein merkittäviä kehityspyrkimyksiä ja voi lisätä järjestelmän ylläpidon monimutkaisuutta.

Guru vs. SharePoint

Kun vertaamme SharePointia Guruun, valinta riippuu usein yrityksesi työnkulutavoista, käytön helppoudesta ja siitä, kuinka paljon luotat ulkopuolisiin integraatioihin.

Gurun vahvuudet

1. Käyttöliittymän helppous: Toisin kuin SharePoint, Guru on rakennettu yksinkertaisuus ja saavutettavuus mielessä. Se tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän ja saumattoman integraation Slakiin, Teamsiin ja Chromeen, varmistaen, että työntekijät voivat käyttää tietoja suoraan heidän työnkulussaan.
2. AI-pohjainen tietojen hallinta ja yrityshaku: Guru loistaa AI:n käytössä luodessaan "yhtenäisen totuuden lähteen" organisaatioille. Automatisoidun tiedon varmennuksen ja edistyneen haun sekä kätevän selainlaajennuksen avulla Guru varmistaa, että käyttäjillä on aina pääsy tarkkoihin, ajankohtaisiin tietoihin suoraan heidän työnkulussaan.
3. Syvä mukautus: Guru mahdollistaa yritysten ja tiimien luoda mukautettuja kotisivuja, jotta työntekijät voivat aloittaa päivänsä kaikella tarvittavalla tiedolla, sekä tärkeillä ilmoituksilla, joita johto haluaa heidän tietävän. AI-pohjaiset sisällön suositukset kontekstin, kuten roolin ja toiminnan, perusteella, sekä henkilökohtaiset, osastokohtaiset AI-avustajat tarjoavat työntekijöille tarvittavat vastaukset vaivattomasti.
4. Tietoturva: Guru takaa, että sinä—ja vain sinä—omistat tietosi ja sisältösi, ilman kolmannen osapuolen LLM:ien tietojen säilytysaikaa. Tiimisi AI-malli on ainutlaatuinen sinulle ja koulutettu yksityisesti, ja kaikki kytketyt lähteet noudattavat jo asetettua tietosuojaa. Lisätietoja Gurun vahvoista turvallisuuskäytännöistä.

SharePointin vahvuudet

1. Yritystason ominaisuudet: Suurille organisaatioille, jotka tarvitsevat edistyneitä asiakirjahallinta-, käyttöoikeus- ja vaatimustenmukaisuustoimintoja, SharePoint on vaikea voittaa. Se tarjoaa vahvempia ratkaisuja teollisuudelle, joka vaatii tiukkoja tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusstandardeja.
2. Mukautus suurille tiimeille: Jos sinulla on omistautunut IT-tiimi tai tarvitset laajaa mukautusta, SharePoint tarjoaa joustavan alustan, joka voidaan räätälöidä erittäin spesifisiin käyttötarkoituksiin, sisäisestä verkkosivustosta monimutkaisiin asiakirjatyönkulkuihin.
3. Syvempi Microsoft-integraatio: Organisaatioille, jotka jo luottavat Microsoftin työkaluihin, kuten Teams, Outlook tai Power Automate, SharePointin saumaton integraatio voi tarjota voimakkaita parannuksia nykyisiin työnkulkuihin.

Mitä asiakkaat sanovat

Asiakaspalaute molemmista alustoista korostaa niiden vahvuuksia ja heikkouksia.

SharePoint-käyttäjät arvostavat sen tehokasta asiakirjahallintaa ja integrointia Microsoftin tuotteiden kanssa. Yksi Capterran arvioija mainitsi: "Kuulen monien valittavan SharePointista, mutta löydän yhä uudelleen, että sen avulla on uskomattoman helppoa koota hyödyllisiä työkaluja, tehdä yhteistyötä, integroida, automatisoida ja kaikki tämä kohtuullisin kustannuksin. Koska se on tiiviisti integroitu M365:een, on vain järkevää hyödyntää kaikkea, mitä se tarjoaa."

Guru-käyttäjät rakastavat sen intuitiivista käyttöliittymää ja AI-pohjaista tietohallintoa. Yksi Capterran arvioija sanoi: "Guru on todella ollut pelastaja meille, ja se on ollut niin menestyksekäs osastollamme, että koko yrityksemme siirtää nyt tietopankkinsa tähän alustaan. Se on todella helppokäyttöinen, mukautettava ja organisoitava, ja suosittelen sitä kaikille yrityksille, jotka tarvitsevat keskitettyä alustaa tietojen hallintaan."

Yhteenveto: Oikean työkalun valinta tiimillesi

Jos tiimisi on jo juurtunut Microsoftin ekosysteemiin ja tarvitsee edistyneitä asiakirjahallinta- ja vaatimustenmukaisuusominaisuuksia, SharePoint voi olla parempi valinta, erityisesti suurille yrityksille. Kuitenkin, jos prioriteettisi on käytön helppous, saumaton työnkulkuintegraatio ja AI-pohjainen tiedon varmennus, Guru tarjoaa käyttäjäystävällisemmän ja skaalautuvamman vaihtoehdon. Guru yksinkertaistaa tiedonhallintaa ja tarjoaa nopeamman pääsyn varmennettuun tietoon, mikä tekee siitä ihanteellisen nopealiikkeisille tiimeille, jotka haluavat parantaa tuottavuutta ilman SharePointin kaltaisen järjestelmän monimutkaisuutta.

Jos olet valmis virtaviivaistamaan tiimisi tiedonjakamista ja yhteistyötoimia, kokeile Guru-tan ja katso, kuinka se voi kohottaa tuottavuuttasi.

‍