Jika tim Anda sedang mempertimbangkan SharePoint untuk manajemen pengetahuan, berbagi dokumen, atau solusi intranet, Anda tidak sendirian. SharePoint, yang dikembangkan oleh Microsoft, telah lama menjadi pemain dominan dalam kolaborasi perusahaan dan ruang manajemen konten. Tetapi seiring pertumbuhan organisasi Anda dan kebutuhan yang berkembang, sangat penting untuk menjelajahi semua opsi untuk menemukan alat yang paling sesuai. Dalam panduan ini, kami akan menyelami apa yang ditawarkan SharePoint, di mana ia unggul, dan bagaimana perbandingannya dengan Guru, alternatif yang kuat yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Apa itu SharePoint?

SharePoint adalah platform kolaborasi berbasis web yang dikembangkan oleh Microsoft. Awalnya diluncurkan pada tahun 2001, telah berkembang menjadi alat yang komprehensif untuk mengelola dokumen, intranet, dan kolaborasi internal antar tim. Ini adalah bagian dari suite Microsoft 365 dan terintegrasi dengan alat seperti Outlook, Teams, dan OneDrive, menjadikannya solusi yang diandalkan bagi perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Microsoft.

SharePoint sangat disukai oleh perusahaan besar karena skalabilitas dan fleksibilitasnya. Organisasi menggunakannya untuk membangun situs internal, membuat sistem manajemen dokumen, dan memfasilitasi komunikasi antar departemen. Apakah tim Anda membutuhkan perpustakaan dokumen terpusat, blog internal, atau solusi intranet yang kuat, SharePoint menawarkan platform yang sangat bisa disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Fitur utama SharePoint

1. Manajemen dan berbagi dokumen: SharePoint unggul dalam membuat pustaka untuk dokumen dan memungkinkan kolaborasi mudah melalui kontrol versi, izin, dan manajemen akses. Pengguna dapat berkolaborasi dalam penulisan dokumen, melacak perubahan, dan mengontrol siapa yang melihat apa.
2. Intranet dan situs internal: SharePoint memungkinkan perusahaan membangun dan menyesuaikan situs intranet untuk berbagi berita, pembaruan perusahaan, dan sumber daya. Situs-situs ini dapat disesuaikan untuk tim, departemen, atau penggunaan seluruh perusahaan.
3. Integrasi mulus dengan Microsoft 365: Untuk organisasi yang sangat terintegrasi dalam ekosistem Microsoft, integrasi SharePoint dengan Teams, Outlook, dan OneDrive menyederhanakan alur kerja. File dapat diakses di berbagai platform, dan pembaruan disinkronisasi secara otomatis.
4. Alur kerja kustom dan otomatisasi: Dengan alat seperti Power Automate (sebelumnya Microsoft Flow), SharePoint memungkinkan perusahaan membuat alur kerja otomatis, mengurangi tugas manual seperti proses persetujuan dan pemberitahuan.
5. Keamanan tingkat perusahaan: Sebagai bagian dari Microsoft, SharePoint menawarkan fitur kepatuhan bawaan, perlindungan data, dan kontrol akses yang kuat untuk memastikan privasi data.

Siapa yang menggunakan SharePoint?

SharePoint banyak digunakan di industri di mana manajemen dokumen, kepatuhan terhadap regulasi, dan komunikasi internal sangat penting. Ini termasuk sektor seperti keuangan, kesehatan, dan pemerintahan, di mana keamanan dan kontrol versi sangat penting. Ini juga merupakan pilihan populer bagi perusahaan besar dan korporasi multinasional yang memerlukan platform terpusat dan dapat diskalakan.

Kelebihan dan kekurangan SharePoint

Pro:

• Integrasi dengan Microsoft 365: Jika perusahaan Anda sudah menggunakan suite Microsoft, SharePoint menyediakan integrasi mulus, meningkatkan produktivitas dan meminimalkan gangguan.
• Manajemen dokumen: Pustaka dokumen canggih SharePoint, kontrol versi, dan pengaturan izin menjadikannya pilihan yang sangat baik bagi perusahaan dengan kebutuhan berbagi dokumen yang kompleks.
• Alur kerja yang dapat disesuaikan: Anda dapat mengotomatiskan tugas rutin seperti persetujuan, pemberitahuan, dan proses lainnya, meningkatkan efisiensi operasional.
• Skalabilitas: SharePoint dirancang untuk menangani segala sesuatu mulai dari proyek departemen kecil hingga sistem besar di seluruh perusahaan.

Kontra:

• Kompleksitas dan kurva pembelajaran: SharePoint bisa menjadi membingungkan bagi pengguna baru, terutama bagi perusahaan yang tidak memiliki tim TI yang berdedikasi untuk mengelola kustomisasi dan pengaturan.
• Biaya: Tergantung pada kustomisasi, kebutuhan hosting, dan penyimpanan, SharePoint dapat menjadi investasi yang mahal, terutama bagi bisnis kecil hingga menengah.
• Batasan kustomisasi: Meskipun SharePoint menawarkan fleksibilitas, kustomisasi yang luas seringkali memerlukan upaya pengembangan yang signifikan dan dapat menyebabkan kompleksitas yang meningkat dalam pemeliharaan sistem.

Guru vs. SharePoint

Ketika membandingkan SharePoint dengan Guru, pilihan sering kali tergantung pada kebutuhan alur kerja perusahaan Anda, kemudahan penggunaan, dan seberapa banyak Anda bergantung pada integrasi eksternal.

Kekuatan Guru

1. Kemudahan penggunaan: Tidak seperti SharePoint, Guru dibangun dengan kesederhanaan dan aksesibilitas dalam pikiran. Ini menawarkan antarmuka yang intuitif dan integrasi mulus dengan Slack, Teams, dan Chrome, memastikan bahwa karyawan dapat mengakses informasi langsung dalam alur kerja mereka.
2. Manajemen pengetahuan dan pencarian perusahaan yang didukung AI: Guru unggul dalam menggunakan AI untuk menciptakan "sumber kebenaran" bagi organisasi. Dengan fitur seperti verifikasi pengetahuan otomatis dan pencarian canggih, ditambah ekstensi browser yang berguna, Guru memastikan bahwa pengguna selalu memiliki akses ke informasi yang akurat dan terkini langsung dalam alur kerja mereka.
3. Personalisasi mendalam: Guru memungkinkan perusahaan dan tim untuk membuat homepage kustom sehingga karyawan dapat memulai hari mereka dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka, ditambah pengumuman penting yang perlu diketahui oleh pimpinan. Dengan rekomendasi konten berbasis AI berdasarkan konteks seperti peran dan aktivitas mereka, ditambah asisten AI khusus departemen, karyawan mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan dengan mudah.
4. Keamanan: Guru menjamin bahwa Anda—dan hanya Anda—memiliki data dan konten Anda, dengan nol retensi data oleh LLM pihak ketiga. Model AI tim Anda unik untuk Anda dan dilatih secara pribadi, dan setiap sumber yang terhubung mematuhi izin privasi yang telah Anda atur. Pelajari lebih lanjut tentang praktik keamanan Guru yang kuat.

Kekuatan SharePoint

1. Fitur tingkat perusahaan: Untuk organisasi besar yang membutuhkan manajemen dokumen canggih, kontrol izin, dan fitur kepatuhan, SharePoint sulit dikalahkan. Ini menawarkan solusi yang lebih kuat untuk industri yang memerlukan standar keamanan data dan kepatuhan yang ketat.
2. Kustomisasi untuk tim besar: Jika Anda memiliki tim TI yang berdedikasi atau membutuhkan kustomisasi yang ekstensif, SharePoint menyediakan platform fleksibel yang dapat disesuaikan untuk kasus penggunaan yang sangat spesifik, dari situs internal hingga alur kerja dokumen yang kompleks.
3. Integrasi Microsoft yang lebih dalam: Untuk organisasi yang sudah bergantung pada alat Microsoft seperti Teams, Outlook, atau Power Automate, integrasi mulus SharePoint dapat memberikan peningkatan yang kuat pada alur kerja yang ada.

Apa kata pelanggan

Umpan balik pelanggan untuk kedua platform menyoroti kekuatan dan kelemahannya.

Pengguna SharePoint menghargai manajemen dokumen yang kuat dan integrasinya dengan produk Microsoft. Satu penulis ulasan Capterra menyebutkan, "Saya mendengar banyak orang mengeluh tentang SharePoint, namun saya menemukan berulang kali bahwa ini sangat memudahkan untuk menyusun alat yang berguna, berkolaborasi, mengintegrasikan, mengotomatiskan, dan semua itu dengan biaya yang sangat masuk akal. Terintegrasi secara erat dengan M365, hanya masuk akal untuk memanfaatkan semua yang ditawarkannya."

Pengguna Guru menyukai antarmuka intuitif dan manajemen pengetahuan yang didukung AI. Satu penulis ulasan Capterra mengatakan, "Guru benar-benar telah menjadi penyelamat bagi kami, dan sangat sukses di departemen kami sehingga seluruh perusahaan kami sekarang memindahkan basis pengetahuan mereka ke platform ini. Ini sangat mudah digunakan dan disesuaikan dan diorganisir, dan saya akan merekomendasikannya kepada perusahaan mana pun yang membutuhkan platform terpusat untuk menyimpan informasi."

Kesimpulan: Memilih alat yang tepat untuk tim Anda

Jika tim Anda sudah terintegrasi dalam ekosistem Microsoft dan membutuhkan manajemen dokumen canggih serta fitur kepatuhan, SharePoint mungkin menjadi pilihan yang lebih baik, terutama untuk perusahaan besar. Namun, jika prioritas Anda adalah kemudahan penggunaan, integrasi alur kerja yang mulus, dan verifikasi pengetahuan yang didukung AI, Guru menawarkan alternatif yang lebih ramah pengguna dan dapat diskalakan. Guru menyederhanakan manajemen pengetahuan dan menyediakan akses yang lebih cepat ke informasi yang terverifikasi, menjadikannya ideal untuk tim yang bergerak cepat yang ingin meningkatkan produktivitas tanpa kompleksitas sistem seperti SharePoint.

Jika Anda siap untuk menyederhanakan upaya berbagi pengetahuan dan kolaborasi tim Anda, cobalah Guru dan lihat bagaimana ia dapat meningkatkan produktivitas Anda.

‍