Wenn Ihr Team SharePoint für Wissensmanagement, Dokumentenaustausch oder Intranetlösungen in Betracht zieht, sind Sie damit nicht allein. SharePoint, entwickelt von Microsoft, ist seit langem ein dominierender Akteur im Bereich Unternehmenszusammenarbeit und Content-Management. Aber während Ihre Organisation wächst und die Bedürfnisse sich ändern, ist es wichtig, alle Optionen zu erkunden, um das Werkzeug zu finden, das am besten passt. In diesem Leitfaden werden wir untersuchen, was SharePoint bietet, wo es hervorragende Leistungen erbringt und wie es sich mit Guru vergleicht, einer robusten Alternative, die möglicherweise besser zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Ursprünglich im Jahr 2001 eingeführt, hat es sich zu einem umfassenden Werkzeug zur Verwaltung von Dokumenten, Intranets und interner Zusammenarbeit über Teams hinweg entwickelt. Es ist Teil der Microsoft 365-Suite und integriert sich nahtlos mit Werkzeugen wie Outlook, Teams und OneDrive, wodurch es zu einer bevorzugten Lösung für Unternehmen wird, die bereits das Microsoft-Ökosystem nutzen.

SharePoint wird insbesondere von großen Unternehmen aufgrund seiner Skalierbarkeit und Flexibilität bevorzugt. Organisationen nutzen es zum Aufbau interner Websites, zur Erstellung von Dokumentenmanagementsystemen und zur Förderung der Kommunikation über Abteilungen hinweg. Egal, ob Ihr Team eine zentrale Dokumentenbibliothek, einen internen Blog oder eine robuste Intranetlösung benötigt, SharePoint bietet eine hochgradig anpassbare Plattform zur Erfüllung dieser Bedürfnisse.

Hauptmerkmale von SharePoint

1. Dokumentenmanagement und -freigabe: SharePoint ist hervorragend darin, Bibliotheken für Dokumente zu erstellen und die einfache Zusammenarbeit durch Versionskontrolle, Berechtigungen und Zugriffsverwaltung zu ermöglichen. Benutzer können Dokumente gemeinsam bearbeiten, Änderungen nachverfolgen und kontrollieren, wer was sieht.
2. Intranets und interne Websites: SharePoint ermöglicht es Unternehmen, Intranet-Websites zu erstellen und anzupassen, um Neuigkeiten, Unternehmensupdates und Ressourcen zu teilen. Diese Seiten können auf verschiedene Teams, Abteilungen oder unternehmensweites Nutzen zugeschnitten werden.
3. Nahtlose Integration mit Microsoft 365: Für Organisationen, die fest im Microsoft-Ökosystem verankert sind, optimieren die Integrationen von SharePoint mit Teams, Outlook und OneDrive die Arbeitsabläufe. Dateien sind plattformübergreifend zugänglich, und Aktualisierungen synchronisieren sich automatisch.
4. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Automatisierung: Mit Tools wie Power Automate (früher Microsoft Flow) ermöglicht SharePoint Unternehmen, automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen, wodurch manuelle Aufgaben wie Genehmigungsprozesse und Benachrichtigungen reduziert werden.
5. Sicherheit auf Unternehmensebene: Als Teil von Microsoft bietet SharePoint integrierte Compliance-Funktionen, Datenschutz und starke Zugriffskontrollen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Wer verwendet SharePoint?

SharePoint wird in Branchen weit verbreitet eingesetzt, in denen Dokumentenmanagement, Compliance mit Vorschriften und interne Kommunikation entscheidend sind. Dazu gehören Sektoren wie Finanzwesen, Gesundheitswesen und Regierung, in denen Sicherheit und Versionskontrolle von entscheidender Bedeutung sind. Es ist auch eine beliebte Wahl für große Unternehmen und multinational agierende Konzerne, die eine zentralisierte, skalierbare Plattform benötigen.

Vor- und Nachteile von SharePoint

Pros:

• Integration mit Microsoft 365: Wenn Ihr Unternehmen bereits die Microsoft-Suite nutzt, bietet SharePoint eine nahtlose Integration, die die Produktivität erhöht und Störungen minimiert.
• Dokumentenmanagement: Die fortschrittlichen Dokumentenbibliotheken, Versionskontrolle und Berechtigungseinstellungen von SharePoint machen es zu einer hervorragenden Wahl für Unternehmen mit komplexen Dokumentenaustauschbedürfnissen.
• Anpassbare Arbeitsabläufe: Sie können Routineaufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und andere Prozesse automatisieren, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.
• Skalierbarkeit: SharePoint ist darauf ausgelegt, alles von kleinen Abteilungsprojekten bis hin zu großen, unternehmensweiten Systemen zu verwalten.

Contra:

• Komplexität und Lernkurve: SharePoint kann für neue Benutzer überwältigend sein, insbesondere für Unternehmen ohne eigene IT-Teams, die Anpassungen und Konfigurationen verwalten.
• Kosten: Je nach Anpassung, Hosting und Speicherbedarf kann SharePoint eine kostspielige Investition werden, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen.
• Anpassungsbeschränkungen: Während SharePoint Flexibilität bietet, erfordert umfangreiche Anpassungen oft einen erheblichen Entwicklungsaufwand und kann zu einer erhöhten Komplexität bei der Systempflege führen.

Guru vs. SharePoint

Bei der Vergleich von SharePoint mit Guru fällt die Entscheidung oft auf die Workflow-Bedürfnisse Ihres Unternehmens, die Benutzerfreundlichkeit und wie sehr Sie auf externe Integrationen angewiesen sind.

Gurus Stärken

1. Benutzerfreundlichkeit: Im Gegensatz zu SharePoint wurde Guru mit Einfachheit und Zugänglichkeit im Sinn entwickelt. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und nahtlose Integration mit Slack, Teams und Chrome, wodurch sichergestellt wird, dass Mitarbeiter Informationen direkt innerhalb ihrer Arbeitsabläufe abrufen können​​.
2. KI-gesteuertes Wissensmanagement und Unternehmenssuche: Guru überzeugt mit einem KI-gestützten Ansatz zur Schaffung einer "einzigen Informationsquelle" für Organisationen. Mit Funktionen wie automatischer Wissensverifikation und erweiterter Suche sowie einer praktischen Browsererweiterung stellt Guru sicher, dass Benutzer stets auf genaue, aktuelle Informationen direkt in ihren Arbeitsabläufen zugreifen können.
3. Tiefe Personalisierung: Guru ermöglicht Unternehmen und Teams, benutzerdefinierte Startseiten zu erstellen, damit Mitarbeiter ihren Tag mit allen Informationen beginnen können, die sie zum Arbeiten benötigen, plus die wichtigen Ankündigungen, die die Führungsebene möchte, dass sie wissen. Mit KI-Inhaltsvorschlägen basierend auf dem Kontext wie ihrer Rolle und Aktivität sowie personalisierten, abteilungs spezifischen KI-Assistenten erhalten Mitarbeiter mühelos die Antworten, die sie benötigen.
4. Sicherheit: Guru garantiert, dass Sie—und nur Sie—Ihre Daten und Inhalte besitzen, mit null Datenaufbewahrung durch Drittanbieter-LLMs. Das KI-Modell Ihres Teams ist einzigartig für Sie und privat geschult, und alle verbundenen Quellen halten sich an die von Ihnen bereits festgelegten Datenschutzberechtigungen. Erfahren Sie mehr über Gurus robuste Sicherheitspraktiken.

Die Stärken von SharePoint

1. Unternehmensfähige Funktionen: Für große Organisationen, die fortschrittliches Dokumentenmanagement, Berechtigungssteuerungen und Compliance-Funktionen benötigen, ist SharePoint kaum zu schlagen. Es bietet eine robustere Lösung für Branchen, die strenge Datenschutz- und Compliance-Standards erfordern.
2. Anpassung für große Teams: Wenn Sie ein dediziertes IT-Team haben oder umfangreiche Anpassungen benötigen, bietet SharePoint eine flexible Plattform, die auf sehr spezifische Anwendungsfälle zugeschnitten werden kann, vom internen Web bis zu komplexen Dokumentenabläufen.
3. Tiefere Microsoft-Integration: Für Organisationen, die sich bereits auf Microsoft-Tools wie Teams, Outlook oder Power Automate verlassen, kann die nahtlose Integration von SharePoint leistungsstarke Verbesserungen bei bestehenden Arbeitsabläufen bieten.

Was sagen die Kunden

Das Kundenfeedback für beide Plattformen hebt ihre Stärken und Schwächen hervor.

SharePoint-Nutzer schätzen sein leistungsstarkes Dokumentenmanagement und die Integration in Microsoft-Produkte. Ein Capterra-Rezensent erwähnte: "Ich höre viele Leute über SharePoint stöhnen, doch ich finde immer wieder, dass es unglaublich einfach ist, nützliche Werkzeuge zusammenzustellen, zusammenzuarbeiten, zu integrieren, zu automatisieren und das alles zu einem sehr angemessenen Preis. "Da es eng mit M365 integriert ist, macht es einfach Sinn, all das zu nutzen, was es zu bieten hat."

Guru-Nutzer lieben seine intuitive Benutzeroberfläche und das KI-gestützte Wissensmanagement. Ein Capterra-Rezensent sagte: "Guru war für uns wirklich eine Lebensrettung und war in unserer Abteilung so erfolgreich, dass unser gesamtes Unternehmen jetzt seine Wissensdatenbanken auf diese Plattform verlagert. Es ist wirklich einfach zu bedienen, anpassbar und zu organisieren, und ich würde es jedem Unternehmen empfehlen, das eine zentrale Plattform benötigt, um Informationen zu speichern."

Fazit: Das richtige Werkzeug für Ihr Team wählen

Wenn Ihr Team bereits im Microsoft-Ökosystem tätig ist und fortschrittliches Dokumentenmanagement und Compliance-Funktionen benötigt, könnte SharePoint die bessere Wahl sein, insbesondere für große Unternehmen. Wenn jedoch Benutzerfreundlichkeit, nahtlose Workflow-Integration und KI-gestützte Wissensverifikation für Sie Priorität haben, bietet Guru eine benutzerfreundlichere und skalierbare Alternative. Guru vereinfacht das Wissensmanagement und ermöglicht schnelleren Zugang zu verifiziertem Wissen, was es ideal für schnelllebige Teams macht, die ihre Produktivität ohne die Komplexität eines Systems wie SharePoint steigern möchten.

Wenn Sie bereit sind, die Wissensaustausch- und Zusammenarbeit Ihres Teams zu optimieren, geben Sie Guru eine Chance und sehen Sie, wie es Ihre Produktivität verbessern kann.

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