إذا كان فريقك يعتبر شيربوينت لإدارة المعرفة، أو مشاركة الوثائق، أو حلول الإنترانت، فأنت لست وحدك. شيربوينت، الذي طورته مايكروسوفت، كان لفترة طويلة لاعباً مهيمنًا في مجال التعاون المؤسسي وإدارة المحتوى. لكن مع نمو مؤسستك وتطور احتياجاتها، من الضروري استكشاف جميع الخيارات للعثور على الأداة التي تناسبك بشكل أفضل. في هذا الدليل، سوف نتعمق في ما يقدمه شيربوينت، حيث يتألق، وكيف يقارن مع Guru، وهو بديل قوي قد يناسب احتياجات فريقك بشكل أفضل.

ما هو شيربوينت؟

شيربوينت عبارة عن منصة تعاون قائمة على الويب طورتها مايكروسوفت. تم إطلاقه في الأصل في عام 2001، وقد تطور ليصبح أداة شاملة لإدارة الوثائق، والإنترانات، والتعاون الداخلي عبر الفرق. إنه جزء من مجموعة Microsoft 365 ويتكامل بسلاسة مع أدوات مثل Outlook وTeams وOneDrive، مما يجعله حلاً مفضلًا للشركات التي تستخدم بالفعل نظام مايكروسوفت البيئي.

شيربوينت مفضل بشكل خاص من قبل الشركات الكبيرة بسبب قابليته للتوسع ومرونته. تستخدمه المؤسسات لبناء مواقع داخلية، وإنشاء أنظمة إدارة المستندات، وتسهيل الاتصال عبر الأقسام. سواء كان فريقك يحتاج إلى مكتبة مستندات مركزية، أو مدونة داخلية، أو حل إنترانت قوي، فإن شيربوينت يقدم منصة قابلة للتخصيص بشكل كبير لتلبية تلك الاحتياجات.

الميزات الرئيسية لشيربوينت

1. إدارة الوثائق والمشاركة: يتألق شيربوينت في إنشاء مكتبات للمستندات وتمكين التعاون السهل من خلال التحكم في الإصدارات، والحقوق، وإدارة الوصول. يمكن للمستخدمين المشاركة في تأليف المستندات، وتتبع التغييرات، والتحكم في من يرى ماذا.
2. الإنترانت والمواقع الداخلية: يتيح شيربوينت للشركات بناء وتخصيص مواقع الإنترانت لمشاركة الأخبار، والتحديثات المتعلقة بالشركة، والموارد. يمكن تخصيص هذه المواقع لتناسب فرق مختلفة، أو أقسام، أو للاستخدام على مستوى الشركة.
3. التكامل السلس مع Microsoft 365: بالنسبة للمنظمات المدمجة بشكل عميق في نظام مايكروسوفت البيئي، فإن تكامل شيربوينت مع Teams وOutlook وOneDrive يسهل سير العمل. المستندات متاحة عبر المنصات، وتحدث التحديثات تلقائيًا.
4. سير العمل المخصص والأتمتة: باستخدام أدوات مثل Power Automate (سابقًا Microsoft Flow)، يتيح شيربوينت للشركات إنشاء سير عمل آلي، مما يقلل من المهام اليدوية مثل عمليات الموافقة والإشعارات.
5. أمان على مستوى المؤسسات: كجزء من مايكروسوفت، يقدم شيربوينت ميزات الامتثال المدمجة، وحماية البيانات، وضوابط الوصول القوية لضمان خصوصية البيانات.

من يستخدم شيربوينت؟

يستخدم شيربوينت على نطاق واسع في الصناعات حيث تعتبر إدارة الوثائق، والامتثال للتنظيمات، والتواصل الداخلي ضرورية. يشمل ذلك قطاعات مثل المال، والرعاية الصحية، والحكومة، حيث تعتبر الأمان والتحكم في النسخ أمرين أساسيين. كما أنه خيار شائع للشركات الكبيرة والشركات متعددة الجنسيات التي تحتاج إلى منصة مركزية وقابلة للتوسع.

إيجابيات وسلبيات شيربوينت

الإيجابيات:

• التكامل مع Microsoft 365: إذا كانت شركتك تستخدم بالفعل مجموعة مايكروسوفت، يوفر شيربوينت تكاملًا سلسًا، مما يحسن الإنتاجية ويقلل من الاضطرابات.
• إدارة الوثائق: تجعل مكتبات المستندات المتقدمة، والتحكم في الإصدارات، وإعدادات الأذونات، شيربوينت خيارًا ممتازًا للشركات التي لديها احتياجات معقدة لمشاركة الوثائق.
• سير العمل القابل للتخصيص: يمكنك أتمتة المهام الروتينية مثل الموافقات، والإشعارات، والعمليات الأخرى، مما يحسن الكفاءة التشغيلية.
• قابلية التوسع: تم بناء شيربوينت للتعامل مع كل شيء من المشاريع الصغيرة داخل الإدارات إلى الأنظمة الكبيرة على مستوى المؤسسة.

Cons:

• التعقيد ومنحنى التعلم: قد يشعر المستخدمون الجدد بالارتباك مع شيربوينت، خاصةً في الشركات التي لا تمتلك فرق تقنية مخصصة لإدارة التخصيص والإعداد.
• التكلفة: اعتمادًا على التخصيص، واستضافة الموقع، واحتياجات التخزين، يمكن أن يصبح شيربوينت استثمارًا مكلفًا، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.
• قيود التخصيص: بينما يوفر شيربوينت المرونة، يتطلب التخصيص المكثف غالبًا جهد تطوير كبير، مما يمكن أن يؤدي إلى زيادة التعقيد في صيانة النظام.

Guru مقابل شيربوينت

عند مقارنة شيربوينت مع Guru، غالبًا ما يرتكز الاختيار على احتياجات سير العمل في شركتك، وسهولة الاستخدام، ومدى اعتمادك على التكاملات الخارجية.

نقاط القوة في Guru

1. سهولة الاستخدام: على عكس شيربوينت، تم بناء Guru مع البساطة وسهولة الوصول في الاعتبار. يقدم واجهة سهلة الاستخدام وتكاملًا سلسًا مع Slack وTeams وChrome، مما يضمن أن الموظفين يمكنهم الوصول إلى المعلومات مباشرة ضمن سير عملهم.
2. إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والبحث المؤسسي: يتفوق Guru في استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء "مصدر واحد للحقيقة" للمنظمات. مع ميزات مثل التحقق الآلي من المعرفة والبحث المتقدم، بالإضافة إلى ملحق متصفح مفيد، يضمن Guru أن المستخدمين دائماً يستطيعون الوصول إلى معلومات دقيقة ومحدثة مباشرة في سير عملهم.
3. تخصيص عميق: يتيح Guru للشركات والفرق إنشاء صفحات رئيسية مخصصة حتى يتمكن الموظفون من بدء يومهم مع جميع المعلومات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم، بالإضافة إلى الإعلانات الهامة التي يحتاجها القادة ليعرفوها. مع توصيات محتوى الذكاء الاصطناعي بناءً على السياق مثل دورهم ونشاطهم، بالإضافة إلى مساعدي ذكاء اصطناعي مخصصين خاصين بالقسم، يحصل الموظفون على الإجابات التي يحتاجونها بسهولة.
4. الأمان: يضمن Guru أنك - فقط أنت - تمتلك بياناتك ومحتواك، مع عدم وجود احتفاظ بالبيانات من قبل نماذج الذكاء الاصطناعي الخارجية. نموذج الذكاء الاصطناعي لفريقك فريد لك ومدرب بشكل خاص، وأي مصادر متصلة تلتزم بالأذونات الخصوصية التي قمت بتحديدها بالفعل. تعرف على المزيد حول ممارسات الأمان القوية لدى Guru.

نقاط القوة في شيربوينت

1. ميزات على مستوى المؤسسات: بالنسبة للشركات الكبيرة التي تحتاج إلى إدارة وثائق متقدمة، وضوابط الأذونات، وميزات الامتثال، يصعب التغلب على شيربوينت. يوفر حلاً أكثر قوة للصناعات التي تتطلب معايير صارمة للأمان والامتثال للبيانات.
2. تخصيص للفرق الكبيرة: إذا كان لديك فريق تكنولوجيا معلومات مخصص أو تحتاج إلى تخصيصات شاملة، يوفر شيربوينت منصة مرنة يمكن تخصيصها لحالات استخدام محددة للغاية، من المواقع الداخلية إلى سير العمل المعقد.
3. تكامل أعمق مع مايكروسوفت: بالنسبة للمنظمات التي تعتمد بالفعل على أدوات مايكروسوفت مثل Teams وOutlook أو Power Automate، يمكن أن يوفر تكامل شيربوينت السلس تحسينات قوية على سير العمل القائمة.

ماذا يقول العملاء

تسليط الضوء على نقاط قوة وضعف كلتا المنصتين.

مستخدمو شيربوينت يقدرون إدارتها القوية للوثائق وتكاملها مع منتجات مايكروسوفت. ذكر أحد مراجعي Capterra، "أسمع الكثير من الناس يتذمرون من شيربوينت، ومع ذلك أجد مرارًا أنه يجعل من السهل جدًا تجميع أدوات مفيدة، والتعاون، والتكامل، والأتمتة، وكل ذلك بتكلفة معقولة جدًا. كونها متكاملة بشكل وثيق مع M365، فإن استخدام كل ما لديها لتقدمه يبدو منطقيًا."

مستخدمو Guru يحبون واجهته السهلة وممارسات إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي. قال أحد مراجعي Capterra، "كان Guru حقًا طوق النجاة لنا، وقد كان ناجحًا جدًا في قسمنا لدرجة أن شركتنا بالكامل تنتقل الآن قواعد معلوماتها إلى هذه المنصة. من السهل جدًا استخدامه وتخصيصه وتنظيمه، وأوصي به لأي شركة تحتاج إلى منصة مركزية لحفظ المعلومات."

الختام: اختيار الأداة المناسبة لفريقك

إذا كان فريقك قد ارتبط بالفعل بنظام مايكروسوفت البيئي ويحتاج إلى ميزات متقدمة لإدارة الوثائق والامتثال، فقد يكون شيربوينت هو الخيار الأفضل، خاصة للشركات الكبيرة. ومع ذلك، إذا كانت أولويتك هي سهولة الاستخدام، والتكامل السلس في سير العمل، والتحقق من المعرفة المدعوم بالذكاء الاصطناعي، فإن Guru يقدم بديلاً أكثر سهولة وقابلية للتوسع. يسهل Guru إدارة المعرفة ويوفر وصولًا أسرع إلى المعلومات الموثقة، مما يجعله مثاليًا للفرق التي تتحرك بسرعة وتبحث عن زيادة الإنتاجية دون تعقيد نظام مثل شيربوينت.

إذا كنت مستعدًا لتبسيط جهود مشاركة المعرفة والتعاون في فريقك، جرب Guru وانظر كيف يمكنه تعزيز إنتاجيتك.

‍