Hvis teamet ditt vurderer SharePoint for kunnskapsadministrasjon, dokumentdeling eller intranettløsninger, er du ikke alene. SharePoint, utviklet av Microsoft, har lenge vært en dominerende aktør innen bedriftssamarbeid og innholdsadministrasjon. Men når organisasjonen din vokser og behovene utvikler seg, er det essensielt å utforske alle alternativer for å finne verktøyet som passer best. I denne guiden vil vi dykke ned i hva SharePoint tilbyr, hvor det utmerker seg, og hvordan det sammenlignes med Guru, et robust alternativ som kanskje bedre passer til teamets behov.

Hva er SharePoint?

SharePoint er en nettbasert samarbeidsplattform utviklet av Microsoft. Opprinnelig lansert i 2001, har det utviklet seg til å bli et omfattende verktøy for å administrere dokumenter, intranett og intern samarbeid på tvers av team. Det er en del av Microsoft 365-pakken og integreres sømløst med verktøy som Outlook, Teams og OneDrive, noe som gjør det til en foretrukket løsning for selskaper som allerede bruker Microsofts økosystem.

SharePoint er spesielt favorisert av store selskaper på grunn av sin skalerbarhet og fleksibilitet. Organisasjoner bruker det til å bygge interne nettsteder, lage systemer for dokumentadministrasjon og tilrettelegge kommunikasjon på tvers av avdelinger. Enten teamet ditt trenger et sentralt dokumentbibliotek, en intern blogg eller en robust intranettløsning, tilbyr SharePoint en svært tilpassbar plattform for å dekke disse behovene.

Nøkkelfunksjoner i SharePoint

1. Dokumentadministrasjon og deling: SharePoint utmerker seg ved å lage biblioteker for dokumenter og muliggjøre enkel samarbeid gjennom versjonskontroll, tillatelser og tilgangsstyring. Brukere kan co-autorisere dokumenter, spore endringer og kontrollere hvem som ser hva.
2. Intranett og interne nettsteder: SharePoint lar selskaper bygge og tilpasse intranettsteder for å dele nyheter, bedriftsoppdateringer og ressurser. Disse nettstedene kan tilpasses ulike team, avdelinger eller til bruk på tvers av hele selskapet.
3. Sømløs integrasjon med Microsoft 365: For organisasjoner som er dypt forankret i Microsoft-økosystemet, gjør SharePoints integrasjoner med Teams, Outlook og OneDrive arbeidsflytene mer effektive. Filer er tilgjengelige på tvers av plattformer, og oppdateringer synkroniseres automatisk.
4. Tilpassede arbeidsflyter og automatisering: Med verktøy som Power Automate (tidligere Microsoft Flow) gjør SharePoint det mulig for virksomheter å lage automatiserte arbeidsflyter, som reduserer manuelle oppgaver som godkjenningsprosesser og varsler.
5. Sikkerhet på bedriftsnivå: Som en del av Microsoft tilbyr SharePoint innebygde funksjoner for overholdelse, databeskyttelse og sterke tilgangskontroller for å sikre dataprivacy.

Hvem bruker SharePoint?

SharePoint brukes mye i bransjer der dokumentadministrasjon, samsvarsforhold og intern kommunikasjon er avgjørende. Dette inkluderer sektorer som finans, helsevesen og offentlig sektor, der sikkerhet og versjonskontroll er essensielle. Det er også et populært valg for store selskaper og multinasjonale selskaper som trenger en sentralisert, skalerbar plattform.

Fordeler og ulemper med SharePoint

Fordeler:

• Integrasjon med Microsoft 365: Hvis selskapet ditt allerede bruker Microsofts suite, gir SharePoint sømløs integrasjon, forbedrer produktiviteten og minimerer forstyrrelser.
• Dokumentadministrasjon: SharePoints avanserte dokumentbiblioteker, versjonskontroll og tillatelsesinnstillinger gjør det til et utmerket valg for selskaper med komplekse behov for dokumentdeling.
• Tilpassbare arbeidsflyter: Du kan automatisere rutinemessige oppgaver som godkjenninger, varsler og andre prosesser, noe som forbedrer driftsytelsen.
• Skalerbarhet: SharePoint er bygget for å håndtere alt fra små avdelingsprosjekter til store, enterprise-brede systemer.

Ulemper:

• Kompleksitet og læringskurve: SharePoint kan være overveldende for nye brukere, spesielt for selskaper uten dedikerte IT-team for å administrere tilpasning og oppsett.
• Kostnad: Avhengig av tilpasningen, vertskapet og lagringsbehovene, kan SharePoint bli en kostbar investering, spesielt for små til mellomstore virksomheter.
• Tilpasningsbegrensninger: Selv om SharePoint tilbyr fleksibilitet, krever omfattende tilpasninger ofte betydelig utvikling og kan føre til økt kompleksitet i vedlikehold av systemet.

Guru vs. SharePoint

Når du sammenligner SharePoint med Guru, kommer valget ofte ned til selskapets arbeidsflytbehov, brukervennlighet og hvor mye du er avhengig av eksterne integrasjoner.

Gurus styrker

1. Brukervennlighet: I motsetning til SharePoint er Guru bygget med enkelhet og tilgjengelighet i tankene. Det tilbyr et intuitivt grensesnitt og sømløs integrasjon med Slack, Teams og Chrome, noe som sikrer at ansatte kan få tilgang til informasjon direkte innenfor arbeidsflytene sine​​.
2. AI-drevet kunnskapsadministrasjon og bedriftsøk: Guru utmerker seg ved å bruke AI for å lage en "én kilde til sannhet" for organisasjoner. Med funksjoner som automatisk kunnskapsverifisering og avansert søk, samt en praktisk nettleserutvidelse, sikrer Guru at brukerne alltid har tilgang til nøyaktig, oppdatert informasjon direkte i arbeidsflytene sine.
3. Dyp personlig tilpasning: Guru lar selskaper og team lage tilpassede hjemmesider slik at ansatte kan starte dagen med all informasjon de trenger for å gjøre jobben sin, samt de viktige kunngjøringene ledelsen ønsker dem å vite. Med AI-innholdsrekommandasjoner basert på konteksten som deres rolle og aktivitet, samt personlige, avdelingsspesifikke AI-assistenter, får ansatte svarene de trenger uten problemer.
4. Sikkerhet: Guru garanterer at du – og bare du – eier dataene og innholdet ditt, med null datalagring av tredjeparts LLM-er. AI-modellen til teamet ditt er unik for deg og privat trent, og eventuelle tilkoblede kilder følger de personverninnstillingene du allerede har angitt. Lær mer om Gurus robuste sikkerhetspraksis.

SharePoints styrker

1. Enterprise-funksjoner: For store organisasjoner som trenger avansert dokumentadministrasjon, tillatelseskontroller og overholdelsesfunksjoner, er SharePoint vanskelig å slå. Det tilbyr en mer robust løsning for bransjer som krever strenge datasikkerhets- og overholdelsesstandarder.
2. Tilpasning for store team: Hvis du har et dedikert IT-team eller trenger omfattende tilpasning, gir SharePoint en fleksibel plattform som kan tilpasses svært spesifikke bruksområder, fra interne nettsteder til komplekse arbeidsflyter for dokumenter.
3. Dypere Microsoft-integrasjon: For organisasjoner som allerede er avhengige av Microsoft-verktøy som Teams, Outlook eller Power Automate, kan SharePoints sømløse integrasjon gi kraftige forbedringer av eksisterende arbeidsflyter.

Hva kunder sier

Kundefeedback for begge plattformer fremhever styrkene og svakhetene deres.

SharePoint-brukere setter pris på dens kraftige dokumentadministrasjon og integrasjon med Microsoft-produkter. En Capterra-anmelder nevnte: "Jeg hører mange klage over SharePoint, men jeg finner gang på gang at det gjør det utrolig enkelt å lage nyttige verktøy, samarbeide, integrere, automatisere, og alt til en svært rimelig kostnad. Siden det er tett integrert med M365, er det bare fornuftig å dra nytte av alt det har å tilby."

Guru-brukere elsker det intuitive grensesnittet og AI-drevet kunnskapsadministrasjon. En Capterra-anmelder sa: "Guru har virkelig vært en livredder for oss, og har vært så vellykket i vår avdeling at hele selskapet nå flytter sine kunnskapsbaser til denne plattformen. Det er virkelig enkelt å bruke og tilpasse og organisere, og jeg vil anbefale det til alle selskaper som trenger en sentralisert plattform for å oppbevare informasjon."

Konklusjon: Velge riktig verktøy for teamet ditt

Hvis teamet ditt allerede er dypt integrert i Microsofts økosystem og trenger avanserte dokumentadministrasjons- og samsvarsfunksjoner, kan SharePoint være det bedre valget, spesielt for store selskaper. Imidlertid, hvis prioriteten din er brukervennlighet, sømløs arbeidsflytintegrasjon og AI-drevet kunnskapsverifisering, tilbyr Guru et mer brukervennlig og skalerbart alternativ. Guru forenkler kunnskapsadministrasjonen og gir raskere tilgang til verifisert informasjon, noe som gjør det ideelt for raske team som ønsker å øke produktiviteten uten kompleksiteten av et system som SharePoint.

Hvis du er klar til å strømlinjeforme teamets kunnskapsdeling og samarbeidsinnsats, prøv Guru og se hvordan det kan forbedre produktiviteten din.

‍