ถ้าทีมของคุณกำลังพิจารณา SharePoint สำหรับการจัดการความรู้ การแชร์เอกสาร หรือโซลูชันอินทราเน็ต คุณไม่ได้อยู่คนเดียว SharePoint ที่พัฒนาโดย Microsoft มีมานานแล้วในฐานะผู้เล่นหลักในอุตสาหกรรมการทำงานร่วมกันในองค์กรและการจัดการเนื้อหา แต่เมื่อองค์กรของคุณเติบโตและความต้องการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสำรวจตัวเลือกทั้งหมดเพื่อค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุด ในคู่มือนี้ เราจะเจาะลึกถึงสิ่งที่ SharePoint มีให้ ฟีเจอร์ที่โดดเด่น และวิธีการเปรียบเทียบกับ Guru ทางเลือกที่แข็งแกร่งซึ่งอาจเหมาะกับความต้องการของทีมคุณมากขึ้น

SharePoint คืออะไร?

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเว็บที่พัฒนาโดย Microsoft เปิดตัวครั้งแรกในปี 2001 มันได้พัฒนาเป็นเครื่องมือที่ครบวงจรสำหรับการจัดการเอกสาร อินทราเน็ต และการทำงานร่วมกันภายในทีม มันเป็นส่วนหนึ่งของชุด Microsoft 365 และรวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น Outlook, Teams และ OneDrive ได้อย่างราบรื่น ทำให้เป็นโซลูชันที่เหมาะสำหรับบริษัทที่ใช้ระบบนิเวศของ Microsoft อยู่แล้ว

SharePoint เป็นที่ชื่นชอบโดยเฉพาะในหมู่บริษัทใหญ่เนื่องจากความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่น องค์กรใช้มันสำหรับการสร้างเว็บไซต์ภายใน การสร้างระบบการจัดการเอกสาร และการสนับสนุนการสื่อสารระหว่างแผนก ไม่ว่าทีมของคุณจะต้องการห้องสมุดเอกสารศูนย์กลาง บล็อกภายใน หรือโซลูชันอินทราเน็ตที่แข็งแกร่ง SharePoint มอบแพลตฟอร์มที่ปรับแต่งได้สูงเพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

ฟีเจอร์หลักของ SharePoint

1. การจัดการและแชร์เอกสาร: SharePoint เชี่ยวชาญในการสร้างห้องสมุดสำหรับเอกสารและทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นผ่านการควบคุมเวอร์ชัน การอนุญาต และการจัดการการเข้าถึง ผู้ใช้สามารถร่วมเขียนเอกสาร ติดตามการเปลี่ยนแปลง และควบคุมว่าใครเห็นอะไร
2. อินทราเน็ตและเว็บไซต์ภายใน: SharePoint ช่วยให้บริษัทสามารถสร้างและปรับแต่งเว็บไซต์อินทราเน็ตเพื่อแชร์ข่าวสาร อัปเดตของบริษัท และทรัพยากร เว็บไซต์เหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับทีม แผนก หรือการใช้งานทั่วทั้งบริษัท
3. การรวมเข้ากับ Microsoft 365 อย่างราบรื่น: สำหรับองค์กรที่ฝังแน่นในระบบนิเวศของ Microsoft การรวมเข้ากับ Teams, Outlook และ OneDrive ของ SharePoint ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ไฟล์สามารถเข้าถึงได้ข้ามแพลตฟอร์ม และการอัปเดตซิงค์โดยอัตโนมัติ
4. การทำงานและอัตโนมัติที่กำหนดเอง: ด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Power Automate (ก่อนหน้านี้คือ Microsoft Flow) SharePoint ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติ ลดภารกิจที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น ขั้นตอนการอนุมัติและการแจ้งเตือน
5. ความปลอดภัยระดับองค์กร: ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft SharePoint มีฟีเจอร์การปฏิบัติตามกฎหมาย การป้องกันข้อมูล และการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่งในตัวเพื่อให้มั่นใจในความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ใครใช้ SharePoint?

SharePoint ใช้อย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมที่การจัดการเอกสาร การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการสื่อสารภายในมีความสำคัญ รวมถึงภาคส่วนต่างๆ เช่น การเงิน การดูแลสุขภาพ และรัฐบาล ซึ่งความปลอดภัยและการควบคุมเวอร์ชันมีความสำคัญ มันยังเป็นตัวเลือกที่นิยมสำหรับบริษัทใหญ่และบริษัทข้ามชาติที่ต้องการแพลตฟอร์มที่จัดการได้และปรับขนาดได้

ข้อดีและข้อเสียของ SharePoint

Pros:

• การรวมเข้ากับ Microsoft 365: หากบริษัทของคุณใช้งานชุดของ Microsoft อยู่แล้ว SharePoint จะทำการรวมเข้าที่ราบรื่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดการหยุดชะงัก
• การจัดการเอกสาร: ห้องสมุดเอกสารที่ทันสมัย การควบคุมเวอร์ชัน และการตั้งค่าอนุญาตของ SharePoint ทำให้มันเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทที่มีความต้องการในการแชร์เอกสารที่ซับซ้อน
• การทำงานที่ปรับแต่งได้: คุณสามารถทำงานอัตโนมัติงานประจำเช่นการอนุมัติ การแจ้งเตือน และกระบวนการอื่น ๆ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน
• ความสามารถในการปรับขนาด: SharePoint ได้รับการออกแบบมาให้จัดการทุกอย่างตั้งแต่โครงการแผนกเล็กไปจนถึงระบบที่ใหญ่ระดับองค์กร

Cons:

• ความซับซ้อนและการเรียนรู้: SharePoint อาจเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นสำหรับผู้ใช้ใหม่ โดยเฉพาะสำหรับบริษัทที่ไม่มีทีมไอทีเฉพาะที่ดูแลการปรับแต่งและการตั้งค่า
• ค่าใช้จ่าย: ขึ้นอยู่กับการปรับแต่ง การโฮสต์ และความต้องการในการจัดเก็บ SharePoint อาจกลายเป็นการลงทุนที่มีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง
• ข้อจำกัดในการปรับแต่ง: ในขณะที่ SharePoint มีความยืดหยุ่น การปรับแต่งที่กว้างจะต้องใช้ความพยายามในการพัฒนามากมายและอาจทำให้การดูแลระบบซับซ้อนได้

Guru กับ SharePoint

เมื่อเปรียบเทียบ SharePoint กับ Guru ตัวเลือกส่วนใหญ่มักขึ้นอยู่กับความต้องการในการทำงานของบริษัทของคุณ ความง่ายในการใช้งาน และคุณพึ่งพาการรวมภายนอกมากเพียงใด

จุดแข็งของ Guru

1. ความง่ายในการใช้งาน: แตกต่างจาก SharePoint Guru ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงความเรียบง่ายและการเข้าถึง มันมีอินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่ายและการรวมเข้ากับ Slack, Teams และ Chrome ได้อย่างราบรื่น ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรงภายในกระบวนการทำงานของพวกเขา
2. การจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการค้นหาทางธุรกิจ: Guru เชี่ยวชาญในการใช้ AI เพื่อสร้าง "แหล่งข้อมูลเดียวที่ถูกต้อง" สำหรับองค์กร ด้วยฟีเจอร์อย่างการตรวจสอบข้อมูลอัตโนมัติและการค้นหาที่ก้าวหน้า พร้อมด้วยส่วนเสริมของเบราว์เซอร์ที่สะดวก Guru ทำให้มั่นใจว่าผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยโดยตรงในกระบวนการทำงานของพวกเขา
3. การปรับบุคคลให้ลึก: Guru ช่วยให้บริษัทและทีมสามารถสร้างโฮมเพจที่กำหนดเองเพื่อให้พนักงานเริ่มต้นวันของพวกเขาด้วยข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการในการทำงาน พร้อมด้วยการประกาศสำคัญที่ผู้บริหารต้องการให้พวกเขาทราบ ด้วยการแนะนำเนื้อหาที่ใช้ AI ตามบริบทเช่น บทบาทและกิจกรรมของพวกเขา พร้อมด้วยผู้ช่วย AI ที่ปรับตามแผนก พนักงานจะได้รับคำตอบที่พวกเขาต้องการอย่างง่ายดาย
4. ความปลอดภัย: Guru รับประกันว่าคุณ—และเฉพาะคุณ—เป็นเจ้าของข้อมูลและเนื้อหาของคุณ โดยไม่มีการเก็บข้อมูลโดย LLM ของบุคคลที่สาม โมเดล AI ของทีมคุณเป็นเอกลักษณ์สำหรับคุณและถูกฝึกฝนอย่างเป็นส่วนตัว และแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่ออยู่ภายใต้ข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวที่คุณได้ตั้งไว้แล้ว เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งของ Guru

จุดแข็งของ SharePoint

1. ฟีเจอร์ระดับองค์กร: สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการการจัดการเอกสาร ขั้นตอนการอนุญาต และฟีเจอร์การปฏิบัติตามกฎหมายที่ก้าวหน้า SharePoint เป็นตัวเลือกที่ยากจะเอาชนะ มันเสนอวิธีแก้ปัญหาที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเข้มงวด
2. การปรับแต่งสำหรับทีมใหญ่: หากคุณมีทีมไอทีเฉพาะหรือจำเป็นต้องปรับแต่งอย่างกว้างขวาง SharePoint จะมอบแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถปรับแต่งสำหรับกรณีใช้งานที่เฉพาะเจาะจงมาก เช่น เว็บไซต์ภายในและกระบวนการเอกสารที่ซับซ้อน
3. การรวมเข้ากับ Microsoft ที่มีความลึกมากขึ้น: สำหรับองค์กรที่พึ่งพาเครื่องมือของ Microsoft เช่น Teams, Outlook หรือ Power Automate การรวมเข้าที่ราบรื่นของ SharePoint สามารถเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับกระบวนการทำงานที่มีอยู่

คำพูดจากลูกค้า

ความคิดเห็นของลูกค้าสำหรับทั้งสองแพลตฟอร์มระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขา

ผู้ใช้ SharePoint ชื่นชมการจัดการเอกสารที่ทรงพลังและการรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ผู้ตรวจสอบจาก Capterra คนหนึ่งกล่าวว่า "ฉันได้ยินคนมากมายบ่นเกี่ยวกับ SharePoint แต่ฉันพบว่ามันทำให้การจัดวางเครื่องมือที่มีประโยชน์ การทำงานร่วมกัน การรวมเข้าต่างๆ การทำงานอัตโนมัติ และทั้งหมดนี้ในราคาที่สมเหตุสมผลเป็นเรื่องที่ง่ายมาก" การรวมที่แน่นแฟ้นกับ M365 มันทำให้การใช้ประโยชน์จากสิ่งที่มีอยู่เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล"

ผู้ใช้ Guru รักอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ผู้ตรวจสอบจาก Capterra คนหนึ่งกล่าวว่า "Guru ได้ช่วยชีวิตเราอย่างแท้จริง และประสบความสำเร็จมากในแผนกของเราจนทั้งบริษัทของเรากำลังย้ายฐานความรู้ทั้งหมดไปยังแพลตฟอร์มนี้ มันใช้งานง่าย ปรับแต่งได้ และจัดระเบียบได้ และฉันจะแนะนำให้กับบริษัทใด ๆ ที่ต้องการแพลตฟอร์มกลางเพื่อจัดเก็บข้อมูล"

บทสรุป: การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ

หากทีมของคุณถูกฝังอยู่ในระบบนิเวศของ Microsoft และต้องการฟีเจอร์การจัดการเอกสารและการปฏิบัติตามกฎที่มีประสิทธิภาพ SharePoint อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า โดยเฉพาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม หากความสำคัญของคุณคือความง่ายในการใช้งาน การรวมเข้ากับกระบวนการทำงานอย่างราบรื่น และการตรวจสอบความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI Guru จะเสนอทางเลือกที่ใช้งานง่ายกว่าและปรับขนาดได้ Guru ช่วยให้การจัดการความรู้เป็นเรื่องง่ายและให้การเข้าถึงข้อมูลที่ตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว ทำให้มันเหมาะสำหรับทีมที่ต้องการผลักดันประสิทธิภาพโดยไม่ต้องมีความซับซ้อนของระบบอย่าง SharePoint

หากคุณพร้อมที่จะปรับปรุงความพยายามในการแชร์ความรู้และการทำงานร่วมกันของทีมของคุณ ลองใช้ Guru และดูว่ามันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้อย่างไร

‍