Jeśli Twój zespół rozważa SharePoint do zarządzania wiedzą, udostępniania dokumentów lub rozwiązań intranetowych, nie jesteś sam. SharePoint, opracowany przez Microsoft, od dawna jest dominującym graczem w dziedzinie współpracy w przedsiębiorstwie i zarządzania treścią. Jednak w miarę jak Twoja organizacja rośnie i potrzeby się zmieniają, ważne jest, aby zbadać wszystkie opcje, aby znaleźć narzędzie, które najlepiej pasuje. W tym przewodniku zanurzymy się w to, co oferuje SharePoint, gdzie doskonale sobie radzi i jak się ma w porównaniu do Guru, solidnej alternatywy, która może lepiej odpowiadać potrzebom Twojego zespołu.

Czym jest SharePoint?

SharePoint to internetowa platforma współpracy opracowana przez Microsoft. Początkowo uruchomiona w 2001 roku, ewoluowała, aby stać się kompleksowym narzędziem do zarządzania dokumentami, intranetami i wewnętrzną współpracą zespołową. Jest częścią pakietu Microsoft 365 i bezproblemowo integruje się z narzędziami takimi jak Outlook, Teams i OneDrive, co czyni go preferowanym rozwiązaniem dla firm już korzystających z ekosystemu Microsoft.

SharePoint jest szczególnie preferowany przez duże przedsiębiorstwa z uwagi na jego skalowalność i elastyczność. Organizacje używają go do budowania wewnętrznych witryn, tworzenia systemów zarządzania dokumentami i ułatwiania komunikacji między działami. Niezależnie od tego, czy Twój zespół potrzebuje scentralizowanej biblioteki dokumentów, wewnętrznego bloga czy solidnego rozwiązania intranetowego, SharePoint oferuje wysoce konfigurowalną platformę, aby zaspokoić te potrzeby.

Kluczowe funkcje SharePoint

1. Zarządzanie dokumentami i udostępnianie: SharePoint doskonale radzi sobie z tworzeniem bibliotek dla dokumentów i umożliwia łatwą współpracę poprzez kontrolę wersji, uprawnienia i zarządzanie dostępem. Użytkownicy mogą współtworzyć dokumenty, śledzić zmiany i kontrolować, kto widzi co.
2. Intranet i witryny wewnętrzne: SharePoint umożliwia firmom budowanie i dostosowywanie witryn intranetowych do udostępniania aktualności, informacji o firmie i zasobów. Te witryny można dostosować do różnych zespołów, działów lub użytku w całej firmie.
3. Bezproblemowa integracja z Microsoft 365: Dla organizacji głęboko osadzonych w ekosystemie Microsoft, integracje SharePoint z Teams, Outlook i OneDrive usprawniają przepływy pracy. Pliki są dostępne na różnych platformach, a aktualizacje synchronizują się automatycznie.
4. Niestandardowe przepływy pracy i automatyzacja: Dzięki narzędziom takim jak Power Automate (wcześniej Microsoft Flow) SharePoint umożliwia firmom tworzenie zautomatyzowanych procesów, co redukuje ręczne zadania, takie jak procesy zatwierdzania i powiadomienia.
5. Bezpieczeństwo na poziomie przedsiębiorstwa: Jako część Microsoft, SharePoint oferuje wbudowane funkcje zgodności, ochrony danych oraz silne kontrole dostępu, aby zapewnić prywatność danych.

Kto używa SharePoint?

SharePoint jest szeroko stosowany w branżach, gdzie zarządzanie dokumentami, zgodność regulacyjna i komunikacja wewnętrzna są kluczowe. Dotyczy to sektorów takich jak finanse, opieka zdrowotna i administracja, gdzie bezpieczeństwo i kontrola wersji są niezbędne. To również popularny wybór dla dużych przedsiębiorstw i korporacji międzynarodowych, które potrzebują scentralizowanej, skalowalnej platformy.

Zalety i wady SharePoint

Zalety:

• Integracja z Microsoft 365: Jeśli Twoja firma już korzysta z pakietu Microsoft, SharePoint zapewnia bezproblemową integrację, poprawiając wydajność i minimalizując zakłócenia.
• Zarządzanie dokumentami: Zaawansowane biblioteki dokumentów SharePoint, kontrola wersji i ustawienia uprawnień czynią go doskonałym wyborem dla firm o złożonych potrzebach w zakresie udostępniania dokumentów.
• Niestandardowe przepływy pracy: Możesz zautomatyzować rutynowe zadania, takie jak zatwierdzenia, powiadomienia i inne procesy, poprawiając wydajność operacyjną.
• Skalowalność: SharePoint jest zaprojektowany do obsługi wszystkiego, od małych projektów departamentalnych po duże systemy na poziomie całej firmy.

Wady:

• Złożoność i krzywa uczenia się: SharePoint może być przytłaczający dla nowych użytkowników, zwłaszcza dla firm bez dedykowanych zespołów IT do zarządzania dostosowaniem i konfiguracją.
• Koszt: W zależności od dostosowania, hostingu i potrzeb w zakresie przechowywania, SharePoint może stać się kosztowną inwestycją, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw.
• Ograniczenia dostosowania: Chociaż SharePoint oferuje elastyczność, rozbudowa często wymaga znacznego wysiłku deweloperskiego i może prowadzić do zwiększonej złożoności w utrzymywaniu systemu.

Guru kontra SharePoint

Porównując SharePoint z Guru, wybór często sprowadza się do potrzeb swojego przedsiębiorstwa w zakresie przepływu pracy, łatwości obsługi i tego, jak bardzo polegasz na zewnętrznych integracjach.

Mocne strony Guru

1. Łatwość użycia: W przeciwieństwie do SharePoint, Guru jest stworzony z myślą o prostocie i dostępności. Oferuje intuicyjny interfejs i bezproblemową integrację z Slackiem, Teams i Chrome, zapewniając, że pracownicy mogą uzyskać dostęp do informacji bezpośrednio w swoich przepływach pracy​​.
2. Zarządzanie wiedzą napędzane przez AI i wyszukiwanie na poziomie przedsiębiorstwa: Guru doskonale radzi sobie z wykorzystaniem AI do tworzenia „jednego źródła prawdy” dla organizacji. Dzięki funkcjom takim jak automatyczna weryfikacja wiedzy i zaawansowane wyszukiwanie, a także przydatnej wtyczce przeglądarki, Guru zapewnia użytkownikom stały dostęp do dokładnych i aktualnych informacji, bezpośrednio w ich przepływach pracy.
3. Głęboka personalizacja: Guru pozwala firmom i zespołom tworzyć niestandardowe strony główne, aby pracownicy mogli zaczynać dzień z informacjami niezbędnymi do wykonywania swoich obowiązków, a także z ważnymi ogłoszeniami, które muszą znać liderzy. Dzięki rekomendacjom treści opartym na kontekście, takim jak ich rola i aktywność, a także spersonalizowanym asystentom AI specyficznymi dla działu, pracownicy otrzymują odpowiedzi, których potrzebują, bez wysiłku.
4. Bezpieczeństwo: Guru gwarantuje, że Ty — i tylko Ty — posiadasz swoje dane i treści, przy zerowej retencji danych przez zewnętrznych LLM. Model AI twojego zespołu jest unikalny dla Ciebie i prywatnie trenowany, a wszelkie połączone źródła przestrzegają ustawień prywatności, które już ustawiłeś. Dowiedz się więcej o silnych praktykach bezpieczeństwa Guru.

Mocne strony SharePoint

1. Funkcje na poziomie przedsiębiorstwa: Dla dużych organizacji, które potrzebują zaawansowanego zarządzania dokumentami, kontroli uprawnień i funkcji zgodności, SharePoint jest trudny do pobicia. Oferuje bardziej rozbudowane rozwiązanie dla branż, które wymagają rygorystycznych standardów bezpieczeństwa danych i zgodności.
2. Dostosowanie dla dużych zespołów: Jeśli masz dedykowany zespół IT lub potrzebujesz rozbudowanego dostosowania, SharePoint oferuje elastyczną platformę, która może być dostosowana do bardzo specyficznych przypadków użycia, od witryn wewnętrznych po złożone przepływy pracy z dokumentami.
3. Głębsza integracja z Microsoft: Dla organizacji, które już polegają na narzędziach Microsoft, takich jak Teams, Outlook czy Power Automate, bezproblemowa integracja SharePoint może wprowadzić potężne ulepszenia do istniejących przepływów pracy.

Co mówią klienci

Opinie klientów dla obu platform podkreślają ich mocne i słabe strony.

Użytkownicy SharePoint doceniają jego potężne zarządzanie dokumentami i integrację z produktami Microsoft. Jeden recenzent Capterra stwierdził: "Słyszę wielu ludzi narzekać na SharePoint, ale wielokrotnie odkrywam, że niezwykle łatwo jest zbudować przydatne narzędzia, współpracować, integrować, automatyzować, wszystko to przy bardzo rozsądnej cenie. Będąc ściśle zintegrowanym z M365, po prostu sensowne jest, aby wykorzystać wszystko, co ma do zaoferowania."

Użytkownicy Guru kochają jego intuicyjny interfejs i zarządzanie wiedzą napędzane przez AI. Jeden recenzent Capterra powiedział: "Guru był prawdziwym ratunkiem dla nas i odniósł tak wielki sukces w naszym dziale, że cała nasza firma teraz przenosi swoje bazy wiedzy na tę platformę. Jest naprawdę łatwy w użyciu, dostosowywaniu i organizowaniu, a ja poleciłbym go każdej firmie potrzebującej scentralizowanej platformy do przechowywania informacji."

Podsumowanie: Wybór odpowiedniego narzędzia dla swojego zespołu

Jeśli Twój zespół już jest zintegrowany z ekosystemem Microsoft i potrzebuje zaawansowanego zarządzania dokumentami i funkcji zgodności, SharePoint może być lepszym wyborem, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw. Jednak jeśli Twoim priorytetem jest łatwość użycia, bezproblemowa integracja z przepływem pracy i weryfikacja wiedzy napędzana AI, Guru oferuje bardziej przyjazną i skalowalną alternatywę. Guru upraszcza zarządzanie wiedzą i zapewnia szybszy dostęp do zweryfikowanych informacji, co czyni go idealnym dla zespołów działających w szybkim tempie, które chcą zwiększyć wydajność bez złożoności systemu takiego jak SharePoint.

Jeśli jesteś gotów uprościć wysiłki swojego zespołu w zakresie udostępniania wiedzy i współpracy, wypróbuj Guru i zobacz, jak może zwiększyć Twoją produktywność.

‍