Как использовать Square Payroll: Полное руководство

Введение

Square Payroll — это онлайн-сервис расчетов по заработной плате, которому доверяют малый бизнес для оптимизации процессов расчета заработной платы и обеспечения соблюдения федеральных, государственных и местных норм. Созданный для упрощения управления расчетами по заработной плате, Square Payroll позволяет компаниям легко выплачивать зарплату сотрудникам и подрядчикам, автоматически управлять налоговыми декларациями и интегрироваться с другими продуктами Square и сторонними приложениями.

В сегодняшней быстро меняющейся бизнес-среде время является драгоценным ресурсом. Управление заработной платой вручную может отнимать много времени и быть сложным, что приводит к ошибкам и проблемам с соблюдением требований. Square Payroll автоматизирует эти процессы, позволяя малым предприятиям сосредоточиться на росте и удовлетворенности сотрудников.

Для кого предназначен Square Payroll

Square Payroll идеально подходит для:

Владельцы малого бизнеса, которым нужно надежное и простое решение для расчета заработной платы.
Бухгалтеры и финансовые специалисты, управляющие расчетами по заработной плате для нескольких клиентов.
Подрядчики и фрилансеры, которые хотят управлять собственными расчетами по заработной плате.
Бизнесы, уже использующие комплект продуктов Square, ищущие бесшовную интеграцию.

Ключевые функции

Square Payroll предлагает ряд функций, предназначенных для удовлетворения потребностей малых предприятий. Вот более подробный взгляд на то, что он может сделать:

Выплаты сотрудникам и подрядчикам: Легко выплачивайте зарплату сотрудникам через прямой депозит или отправляйте чеки по почте. Он также включает функцию для управления выплатами подрядчикам.
Автоматическая подача налогов: Square Payroll автоматически обрабатывает федеральные, государственные и местные налоговые декларации, чтобы обеспечить соблюдение норм и снизить риск штрафов.
Вычеты и удержания: Удобно управлять такими вычетами, как страхование здоровья, пенсионные планы и удержания.
Интеграция учетных карточек: Интеграция с приложениями для учета рабочего времени, включая собственное средство учета времени Square, для импорта рабочего времени сотрудников и сокращения ручного ввода данных.
Самообслуживание сотрудников: Сотрудники могут получить доступ к своим аккаунтам для просмотра платежных ведомостей, налоговых форм и личной информации.
Управление льготами: Упрощает управление льготами, позволяя вам предлагать медицинскую страховку, пенсионные планы и другие льготы для сотрудников.
Уведомления о соблюдении норм: Уведомляет вас об изменениях в правилах расчета заработной платы, чтобы помочь вам сохранить соблюдение норм.

Лучшие варианты использования

Square Payroll хорошо проявляет себя в различных сценариях, что делает его универсальным инструментом для разных отраслей и структур команды. Вот некоторые примеры:

Розничная торговля и гостиничный бизнес: Упрощает управление дневными или недельными выплатами с прямой интеграцией с табелями учета рабочего времени и данными о продажах от Square Point of Sale.
Здравоохранение: Эффективно обрабатывает заработную плату для разнообразной рабочей силы, включая штатных сотрудников, временных работников и независимых подрядчиков.
Строительство: Оплачивайте подрядчиков и управляйте различными ставками заработной платы и вычетами без проблем.
Фрилансеры и консультанты: Управляйте своей собственной зарплатой и соблюдайте налоговые декларации и обязательства.

Square Payroll также помогает командам в различных областях:

Отделы HR: Упрощают управление расчетами по заработной плате и позволяют HR сосредоточиться на стратегических инициативах.
Операционные команды: Оптимизируют операционную сторону расчетов по заработной плате для поддержания стабильности бизнес-процессов.
Отделы бухгалтерии и финансов: Обеспечивают интеграцию с бухгалтерским программным обеспечением для обеспечения точной финансовой отчетности и аудитов.

Как начать

Зарегистрируйтесь на Square Payroll:
- Посетите веб-сайт Square Payroll и зарегистрируйтесь на аккаунт. Вам потребуется предоставить основную информацию о бизнесе, включая название вашей компании, адрес и номер налогоплательщика (EIN).

Настройте профиль вашей компании:
- После создания вашего аккаунта введите информацию о вашем бизнесе, включая налоговую информацию по штату, график выплат и реквизиты банковского счета для депозитов заработной платы.

Добавьте сотрудников и подрядчиков:
- Введите необходимую информацию о ваших сотрудниках и подрядчиках, такую как имена, адреса и номера социального страхования. Вы также можете пригласить их ввести свои данные непосредственно через самообслуживание сотрудников.

Введите ставки выплат и графики:
- Укажите тарифы и графики выплат для каждого сотрудника и подрядчика. Укажите любые применимые вычеты или льготы.

Интеграция табелей учета рабочего времени:
- Соедините ваш любимый инструмент отслеживания рабочего времени, чтобы импортировать отработанные часы. Если вы используете функцию учета времени от Square, эта интеграция будет бесшовной.

Обработка расчетов по заработной плате:
- Просмотрите сводку по заработной плате и выполните расчет заработной платы. Убедитесь, что все вычеты и взносы точны. После одобрения Square Payroll обработает выплаты и автоматически подаст налоговые декларации.

Просмотр и подача налоговых форм:
- Square Payroll сгенерирует и подаст необходимые налоговые формы, такие как W-2 и 1099 в конце года. Сотрудники и подрядчики могут получить доступ к этим формам через свои аккаунты самообслуживания.

Советы и лучшие практики

Чтобы максимизировать преимущества Square Payroll, рассмотрите эти практические советы:

Регулярно обновляйте информацию о сотрудниках: Убедитесь, что информация о сотрудниках актуальна, чтобы избежать несоответствий в расчете заработной платы.
Используйте самообслуживание сотрудников: Поощряйте сотрудников использовать портал самообслуживания для доступа к платежным ведомостям и налоговым формам, чтобы снизить административную нагрузку на HR.
Отслеживайте время точно: Используйте интегрированный инструмент отслеживания времени для импорта отработанных часов напрямую в Square Payroll, минимизируя ошибки и ручной ввод данных.
Оставайтесь информированными о соблюдении норм: Обращайте внимание на уведомления о соблюдении норм от Square Payroll, чтобы быть в курсе изменений в правилах расчета заработной платы.
Используйте управление льготами: Предлагайте и управляйте льготами сотрудников через Square Payroll, чтобы повысить удовлетворенность сотрудников и удержание.

Интеграция с Guru

Интегрируя Square Payroll с возможностями AI-поиска Guru, бизнес может получить еще большую эффективность и продуктивность. Вот как:

Централизованный доступ к информации: Guru позволяет сотрудникам быстро находить информацию, связанную с зарплатой, будь то графики выплат, налоговые документы или льготы, не переходя между несколькими системами.
Улучшенный обмен знаниями: Управление знаниями становится простым, поскольку документы и процедуры, связанные с расчетом заработной платы, можно хранить и искать в Guru.
Упрощенная адаптация: Новые сотрудники HR могут получить доступ к большому количеству информации и учебных материалов о Square Payroll через Guru, что обеспечивает плавный процесс адаптации.
Проактивная помощь: AI-поиск Guru может проактивно предоставлять соответствующую информацию о зарплате и обновления сотрудникам на основе их запросов и действий.

Заключение

Square Payroll — это мощный инструмент, созданный для упрощения управления расчетом заработной платы для малого бизнеса. С такими возможностями, как автоматическая подача налогов, самообслуживание сотрудников и бесшовные интеграции, он решает сложности ведения расчетов по заработной плате и обеспечивает соблюдение норм.

Интеграция Square Payroll с Guru еще больше улучшает опыт, предлагая централизованный доступ к информации, упрощая процесс адаптации и улучшая обмен знаниями. Попробуйте Square Payroll сегодня и подумайте о его интеграции с Guru, чтобы повысить эффективность управления расчетами по заработной плате и общий бизнес-процесс.