Introductie

Square Payroll is een online loonadministratieservice waarop kleine bedrijven vertrouwen om hun loonprocessen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de federale, staats- en lokale regelgeving. Ontworpen om loonbeheer te vereenvoudigen, stelt Square Payroll bedrijven in staat om eenvoudig werknemers en opdrachtnemers te betalen, belastingaangiften automatisch af te handelen en te integreren met andere Square-producten en toepassingen van derden.

​

In de snel veranderende zakelijke omgeving van tegenwoordig is tijd een waardevol goed. Het handmatig beheren van de loonadministratie kan tijdrovend en complex zijn, wat leidt tot fouten en nalevingsproblemen. Square Payroll automatiseert deze processen, waardoor kleine bedrijven zich kunnen concentreren op groei en werknemerstevredenheid.

​

Wie is Square Payroll voor

Square Payroll is ideaal voor:

• Eigenaren van kleine bedrijven die behoefte hebben aan een betrouwbare en eenvoudige loonoplossing.
• Accountants en boekhouders die de loonadministratie voor meerdere klanten beheren.
• Opdrachtnemers en freelancers die hun eigen loonadministratie willen beheren.
• Bedrijven die al gebruik maken van Square's suite van producten op zoek naar naadloze integratie.

​

Belangrijkste kenmerken

Square Payroll biedt een scala aan functies die zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van kleine bedrijven. Hier is een nadere blik op wat het kan doen:

​

• Betalingen aan Werknemers en Opdrachtnemers: Betaal werknemers gemakkelijk via directe storting of per post cheques. Het bevat ook een functie voor het beheren van betalingen aan opdrachtnemers.
• Automatische Belastingaangifte: Square Payroll behandelt federale, staats- en lokale belastingaangiften automatisch om compliance te waarborgen en het risico op boetes te verminderen.
• Inhoudingen en Aftrekken: Beheer inhoudingen zoals ziektekostenverzekering, pensioenplannen en beslag met gemak.
• Tijdkaartintegratie: Integreert met tijdkaart-applicaties, inclusief Square’s eigen tijdregistratietool, om werknemersuren te importeren en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
• Werknemerszelfbediening: Werknemers kunnen toegang krijgen tot hun eigen accounts om loonstaten, belastingformulieren en persoonlijke informatie te bekijken.
• Voordelenbeheer: Vereenvoudigt het beheer van voordelen door je in staat te stellen gezondheidsverzekering, pensioenplannen en andere werknemersvoordelen aan te bieden.
• Compliance Meldingen: Waarschuwt je voor wijzigingen in de loonregelgeving om je te helpen compliant te blijven.

​

Beste gebruikscases

Square Payroll blinkt uit in verschillende scenario's, waardoor het een veelzijdig hulpmiddel is in verschillende sectoren en teamstructuren. Hier zijn enkele voorbeelden:

​

• Retail en Hospitality: Het beheren van dagelijkse of wekelijkse betalingen wordt eenvoudig met directe integratie naar tijdkaarten en verkoopdata van Square Point of Sale.
• Gezondheidszorg: Efficiënt de loonadministratie voor een divers personeelsbestand afhandelen, inclusief fulltime werknemers, parttime personeel en onafhankelijke opdrachtnemers.
• Bouw: Betaal opdrachtnemers en beheer variërende loontarieven en inhoudingen zonder gedoe.
• Freelancers en Consultants: Beheer je eigen loonadministratie en blijf compliant met belastingaangiften en verplichtingen.

​

Square Payroll komt ook teams in diverse velden ten goede:

• HR-afdelingen: Vereenvoudig het loonbeheer en laat HR zich concentreren op strategische initiatieven.
• Operations Teams: Stroomlijn het operationele aspect van loonadministratie om soepele bedrijfsprocessen te behouden.
• Boekhoud- en Financiële Afdelingen: Faciliteer integratie met boekhoudsoftware om nauwkeurige financiële rapportages en audits te waarborgen.

​

Aan de slag

1. Meld je aan voor Square Payroll: 
   • Bezoek de website van Square Payroll en meld je aan voor een account. Je moet basisinformatie over je bedrijf verstrekken, waaronder de naam van je bedrijf, adres en werkgeversidentificatienummer (EIN).

​

1. Stel je bedrijfsprofiel in: 
   • Zodra je account is aangemaakt, voer je gegevens in over je bedrijf, waaronder informatie over de staatsbelasting, betaal schema's en bankrekeninggegevens voor loonstortingen.

​

1. Voeg werknemers en opdrachtnemers toe: 
   • Voer de benodigde informatie in over je werknemers en opdrachtnemers, zoals namen, adressen en burgerservicenummers. Je kunt hen ook uitnodigen om hun gegevens rechtstreeks via zelfbediening in te voeren.

​

1. Voer loon tarieven en schema's in: 
   • Geef de loon tarieven en schema's op voor elke werknemer en opdrachtnemer. Inclusief eventuele toepasbare inhoudingen of voordelen.

​

1. Integreer tijdkaarten: 
   • Verbind je voorkeurstijdregistratietool om de gewerkte uren te importeren. Als je gebruik maakt van Square’s tijdregistratiefunctie, zal deze integratie naadloos zijn.

​

1. Verwerk loonadministratie: 
   • Bekijk het loonoverzicht en voer de loonadministratie uit. Zorg ervoor dat alle inhoudingen en bijdragen nauwkeurig zijn. Eenmaal goedgekeurd, verwerkt Square Payroll betalingen en dient het automatisch belastingaangiften in.

​

1. Bekijk en dien belastingformulieren in: 
   • Square Payroll genereert en indient de nodige belastingformulieren zoals W-2's en 1099's aan het einde van het jaar. Werknemers en opdrachtnemers kunnen deze formulieren toegang krijgen via hun zelfbedieningsaccounts.

​

Tips en beste praktijken

Om de voordelen van Square Payroll te maximaliseren, overweeg dan deze praktische tips:

​

• Werk regelmatig werknemers informatie bij: Zorg ervoor dat werknemersinformatie up-to-date is om afwijkingen in de loonverwerking te voorkomen.
• Benut werknemers zelfbediening: Moedig werknemers aan om de zelfbedieningsportal te gebruiken voor het toegang krijgen van loonstaten en belastingformulieren, waardoor de administratieve last voor HR vermindert.
• Houd tijd nauwkeurig bij: Gebruik een geïntegreerde tijdregistratietool om gewerkte uren rechtstreeks in Square Payroll te importeren, waardoor fouten en handmatige gegevensinvoer minimaliseren.
• Blijf geïnformeerd over compliance: Let op compliance meldingen van Square Payroll om op de hoogte te blijven van wijzigingen in loonregelgeving.
• Maak gebruik van voordelenbeheer: Bied en beheer werknemersvoordelen via Square Payroll om de tevredenheid en retentie van werknemers te verhogen.

​

Integratie met Guru

Door Square Payroll te integreren met de AI-zoekmogelijkheden van Guru, kunnen bedrijven nog grotere efficiëntie en productiviteit ontgrendelen. Hier is hoe:

​

• Gecentraliseerde Toegang tot Informatie: Guru stelt werknemers in staat om snel payroll-gerelateerde informatie te vinden, of het nu gaat om salarisschema's, belasting-indieningen of voordelen, zonder dat ze verschillende systemen hoeven te doorlopen.
• Verbeterde Kennisdeling: Kennisbeheer wordt moeiteloos, omdat payroll-gerelateerde documenten en procedures kunnen worden opgeslagen en doorzocht in Guru.
• Gestroomlijnde Onboarding: Nieuwe HR-medewerkers kunnen toegang krijgen tot een schat aan informatie en opleidingsmaterialen over Square Payroll via Guru, waardoor een soepel onboardingproces wordt gewaarborgd.
• Proactieve Assistentie: De AI-zoekfunctie van Guru kan relevante payroll-informatie en updates proactief aan werknemers leveren op basis van hun vragen en acties.

​

Conclusie

Square Payroll is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om het loonbeheer voor kleine bedrijven te vereenvoudigen. Met functies zoals automatische belastingaangifte, werknemers zelfbediening en naadloze integraties, pakt het de complexiteit van loonverwerking aan en zorgt het voor naleving. 

​

Door Square Payroll met Guru te integreren, wordt de ervaring verder verbeterd door gecentraliseerde informatie toegang, gestroomlijnde onboarding en verbeterde kennisdeling te bieden. Probeer vandaag nog Square Payroll en overweeg het te integreren met Guru om je loonbeheer en de algehele bedrijfsefficiëntie te verbeteren.