Introduktion

Square Payroll är en online lönehanteringstjänst som små företag litar på för att effektivisera sina löneprocesser och säkerställa efterlevnad av federala, statliga och lokala regler. Utformad för att förenkla lönehantering, gör Square Payroll att företag enkelt kan betala anställda och entreprenörer, hantera skattedeklarationer automatiskt och integrera med andra Square-produkter och tredjepartsapplikationer.

​

I dagens snabba affärsmiljö är tid en värdefull råvara. Att hantera löner manuellt kan vara tidskrävande och komplext, vilket kan leda till fel och bristande efterlevnad. Square Payroll automatiserar dessa processer, så att små företag kan fokusera på tillväxt och anställdas tillfredsställelse.

​

Vem är Square Payroll för

Square Payroll är idealiskt för:

• Små företagare som behöver en pålitlig och enkel lönehanteringslösning.
• Revisorer och bokföringsspecialister som hanterar löner för flera klienter.
• Entreprenörer och frilansare som vill hantera sin egen lön.
• Företag som redan använder Squares produktsvit söker efter sömlös integration.

​

Nyckelfunktioner

Square Payroll erbjuder en rad funktioner utformade för att möta behoven hos små företag. Här är en närmare titt på vad det kan göra:

​

• Betalningar till anställda och entreprenörer: Betala enkelt anställda genom direktinsättning eller skicka checkar. Den inkluderar också en funktion för att hantera betalningar till entreprenörer.
• Automatisk skattedeklaration: Square Payroll hanterar federala, statliga och lokala skattedeklarationer automatiskt för att säkerställa efterlevnad och minska risken för böter.
• Avdrag och avskrivningar: Hantera avdrag såsom sjukförsäkring, pensionsplaner och avdrag med lätthet.
• Tidkortintegration: Integreras med tidkortapplikationer, inklusive Squares egna tidsregistrering, för att importera anställdas timmar och minska manuell datainmatning.
• Självbetjäning för anställda: Anställda kan få tillgång till sina egna konton för att se lönespecifikationer, skatteblanketter och personlig information.
• Förmånsadministration: Underlättar förmånsadministration genom att låta dig erbjuda sjukförsäkring, pensionsplaner och andra anställdas förmåner.
• Compliance-notifieringar: Uppmärksammar dig på förändringar i lönebestämmelser för att hjälpa dig att förbli efterlevande.

​

Bästa användningsfall

Square Payroll utmärker sig i olika scenarier, vilket gör det till ett mångsidigt verktyg över olika branscher och teamstrukturer. Här är några exempel:

​

• Detaljhandel och gästfrihet: Att hantera dagliga eller veckovisa betalningar blir enkelt med direktintegration till tidkort och försäljningsdata från Square Point of Sale.
• Vårdsektorn: Effektiv hantering av löner för en mångsidig arbetsstyrka, inklusive heltidsanställda, deltidsanställda och oberoende entreprenörer.
• Byggbranschen: Betala entreprenörer och hantera varierande löner och avdrag utan problem.
• Frilansare och konsulter: Hantera din egen lön och hålla dig i linje med skattedeklarationer och skyldigheter.

​

Square Payroll gynnar också team inom olika områden:

• HR-avdelningar: Förenkla lönehanteringen och låt HR fokusera på strategiska initiativ.
• Operations-team: Strömlinjeforma den operativa aspekten av löner för att upprätthålla smidiga affärsprocesser.
• Redovisnings- och finansavdelningar: Underlätta integrationen med redovisningsprogramvara för att säkerställa korrekt ekonomisk rapportering och revisioner.

​

Komma igång

1. Registrera dig för Square Payroll: 
   • Besök Square Payroll-webbplatsen och registrera ett konto. Du måste ange grundläggande företagsinformation, inklusive ditt företags namn, adress och arbetsgivarens identifieringsnummer (EIN).

​

1. Ställ in din företagsprofil: 
   • När ditt konto är skapat anger du detaljer om ditt företag, inklusive statlig skatteinformation, löneplaner och kontoinformation för löneinsättningar.

​

1. Lägg till anställda och entreprenörer: 
   • Ange nödvändig information om dina anställda och entreprenörer, såsom namn, adresser och personnummer. Du kan också bjuda in dem att ange sina uppgifter direkt via självbetjäning för anställda.

​

1. Ange löner och scheman: 
   • Specifikation av löner och scheman för varje anställd och entreprenör. Inkludera eventuella tillämpliga avdrag eller förmåner.

​

1. Integrera tidkort: 
   • Anslut ditt föredragna tidsregistreringsverktyg för att importera arbetade timmar. Om du använder Squares tidsregistreringsfunktion kommer denna integration att vara sömlös.

​

1. Bearbeta löner: 
   • Granska löneöversikten och kör lönen. Säkerställ att alla avdrag och bidrag är korrekta. När det är godkänt kommer Square Payroll att bearbeta betalningar och automatiskt rapportera skatter.

​

1. Granska och lämna in skatteblanketter: 
   • Square Payroll kommer att generera och lämna in de nödvändiga skatteblanketterna såsom W-2 och 1099 i slutet av året. Anställda och entreprenörer kan få tillgång till dessa blanketter genom sina självbetjäningskonton.

​

Tips och bästa praxis

För att maximera fördelarna med Square Payroll, överväg dessa praktiska tips:

​

• Uppdatera regelbundet anställdas information: Se till att anställdas information är uppdaterad för att undvika avvikelser i lönehantering.
• Utnyttja självbetjäning för anställda: Uppmuntra anställda att använda självbetjäningsportalen för att få tillgång till lönespecifikationer och skatteblanketter, vilket minskar den administrativa bördan på HR.
• Spåra tid noggrant: Använd ett integrerat tidsregistreringsverktyg för att importera arbetade timmar direkt till Square Payroll, vilket minimerar fel och manuell datainmatning.
• Håll dig informerad om efterlevnad: Var uppmärksam på efterlevnadsaviseringar från Square Payroll för att hålla dig uppdaterad om förändringar i lönebestämmelser.
• Utnyttja förmånsadministration: Erbjuda och hantera anställdas förmåner genom Square Payroll för att öka anställdas nöjdhet och behållning.

​

Integration med Guru

Genom att integrera Square Payroll med Gurus AI-sökmöjligheter kan företag frigöra ännu större effektivitet och produktivitet. Här är hur:

​

• Centralt informationsåtkomst: Guru möjliggör för anställda att snabbt hitta lönerelaterad information, oavsett om det handlar om löneplaner, skatteinlämningar eller förmåner utan att behöva navigera mellan flera system.
• Förbättrad kunskapsdelning: Kunskapshantering blir enkelt då dokument och procedurer relaterade till löner kan lagras och sökas i Guru.
• Smoother onboarding: Ny HR-personal kan få tillgång till en mängd information och utbildningsmaterial om Square Payroll genom Guru, vilket säkerställer en smidig onboarding-process.
• Proaktiv assistans: Gurus AI-sökning kan proaktivt leverera relevant löneinformation och uppdateringar till anställda baserat på deras förfrågningar och åtgärder.

​

Sammanfattning

Square Payroll är ett kraftfullt verktyg utformat för att förenkla lönehantering för små företag. Med funktioner som automatisk skattedeklaration, självbetjäning för anställda och sömlösa integrationer, tar det itu med komplexiteten i lönehantering och säkerställer efterlevnad. 

​

Genom att integrera Square Payroll med Guru förbättras upplevelsen ännu mer genom att erbjuda centraliserad informationsåtkomst, effektiv onboarding och förbättrad kunskapsdelning. Prova Square Payroll idag och överväg att integrera det med Guru för att höja din lönehantering och övergripande affärseffektivitet.