¿Qué es Whatfix?

Whatfix es una plataforma de adopción digital (DAP) diseñada para ayudar a las empresas a mejorar la experiencia del usuario, aumentar la adopción de software y mejorar la productividad de los empleados. Proporciona orientación interactiva dentro de la aplicación y soporte autoservicio para ayudar a los usuarios a navegar por aplicaciones de software complejas sin problemas. Al ofrecer guías paso a paso, tooltips, ventanas emergentes y bases de conocimientos, Whatfix asegura que los empleados y clientes pueden aprender y usar eficientemente el software empresarial sin una extensa capacitación.

Cómo funciona Whatfix

Whatfix se integra con aplicaciones web y de escritorio para proporcionar orientación contextual y en tiempo real a los usuarios. La plataforma superpone elementos interactivos a la interfaz de una aplicación, dirigiendo a los usuarios a completar tareas de manera correcta y eficiente. Al aprovechar la IA y la automatización, la plataforma personaliza la experiencia del usuario según el rol, los patrones de uso y el comportamiento.

Características clave de Whatfix

Whatfix está repleta de características que hacen que la adopción digital sea fluida e intuitiva. Aquí hay algunas de sus funcionalidades clave:

• Recorridos dentro de la aplicación: La orientación paso a paso dentro de las aplicaciones ayuda a los usuarios a aprender haciendo, reduciendo la curva de aprendizaje.
• Tooltips y ventanas emergentes: Los tooltips y ventanas emergentes contextuales proporcionan asistencia en tiempo real, previniendo errores de usuario.
• Widget de autoservicio: Los usuarios pueden acceder a documentación de ayuda, preguntas frecuentes y contenido de soporte sin salir de la aplicación.
• Automatización de tareas: Automatiza tareas repetitivas para mejorar la eficiencia y minimizar errores manuales.
• Creación de contenido multipropósito: Convierte contenido de capacitación en varios formatos como PDFs, videos y presentaciones.
• Analítica del comportamiento del usuario: Rastrea las interacciones de los usuarios para identificar puntos de dolor y optimizar la orientación.
• Integración con sistemas LMS y bases de conocimiento: Se conecta sin problemas con sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) y software de bases de conocimiento existentes para centralizar recursos de aprendizaje.

Los beneficios de usar Whatfix

Las organizaciones de diversas industrias adoptan la plataforma para impulsar la adopción de software y mejorar la eficiencia operativa. Aquí te explicamos cómo:

1. Capacitación y onboarding más rápidos

Los métodos de capacitación tradicionales, como las sesiones en clase y la documentación extensa, pueden ser largos e ineficaces. Esta herramienta permite un aprendizaje interactivo y bajo demanda, permitiendo a los usuarios aprender software mientras lo usan activamente.

2. Aumento en la adopción de software

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas es la baja adopción de software empresarial. Los empleados a menudo luchan con sistemas complejos, lo que lleva a la subutilización. La orientación dentro de la aplicación de la plataforma asegura que los usuarios se sientan cómodos y seguros al usar nuevas herramientas, aumentando las tasas de adopción.

3. Reducción de costos de soporte

Al proporcionar soporte autoservicio dentro de las aplicaciones, el software reduce la carga sobre los equipos de TI y de atención al cliente. Los empleados y clientes pueden resolver problemas de manera independiente, minimizando los tickets de soporte y las solicitudes al servicio de atención.

4. Mejora de la productividad

Con flujos de trabajo automatizados y asistencia en tiempo real, los usuarios completan tareas de manera más eficiente, eliminando cuellos de botella y reduciendo errores. Esto se traduce en aumento de la productividad en todos los equipos.

5. Experiencia de aprendizaje personalizada

Whatfix adapta la orientación según los roles de los usuarios, niveles de experiencia y comportamiento. Este enfoque personalizado asegura que cada usuario reciba apoyo relevante y oportuno.

Desafíos en la adopción digital (y cómo Whatfix ayuda a superarlos)

Implementar un nuevo software nunca es tan simple como "instalar y usar". Muchas empresas enfrentan obstáculos al implementar aplicaciones empresariales, lo que lleva a frustración, bajas tasas de adopción y herramientas subutilizadas. Aquí hay algunos de los desafíos más comunes en la adopción digital, y cómo este software ayuda a resolverlos.

1. Resistencia al cambio

Los empleados a menudo se resisten ante nuevo software porque están cómodos con las herramientas existentes o temen que aprender algo nuevo será difícil. Los métodos de capacitación tradicionales, como manuales largos y seminarios web genéricos, solo agravan esto.

🔹 Cómo ayuda Whatfix: La herramienta hace que el aprendizaje sea intuitivo al integrar orientación interactiva y paso a paso dentro del propio software. Los empleados pueden aprender mientras trabajan, eliminando la necesidad de sesiones de capacitación largas y uniformes.

2. Falta de capacitación efectiva

Muchas organizaciones dependen de contenido de capacitación estático—presentaciones de PowerPoint, PDFs, o talleres únicos. Pero sin un apoyo continuo, los empleados olvidan rápidamente lo que aprendieron.

🔹 Cómo ayuda Whatfix: Proporciona capacitación en la aplicación, a demanda, que los empleados pueden acceder en cualquier momento. Características como widgets de autoservicio y ventanas emergentes contextuales aseguran que los usuarios siempre tengan soporte justo cuando lo necesitan.

3. Sobrecarga de información

Incluso con bases de conocimiento robustas, los empleados a menudo luchan por encontrar información relevante cuando la necesitan. Buscar entre páginas de documentación interrumpe la productividad y aumenta la frustración.

🔹 Cómo ayuda Whatfix: Su herramienta de autoservicio potenciada por IA extrae respuestas relevantes de preguntas frecuentes, bases de conocimiento y materiales de capacitación. Los usuarios pueden simplemente escribir una pregunta y obtener ayuda instantánea sin salir de la aplicación.

4. Alta dependencia en los equipos de TI y soporte

Cuando los usuarios luchan por navegar en nuevo software, los equipos de TI y de soporte al cliente terminan lidiando con un aumento de tickets y consultas repetitivas. Esto quita tiempo a proyectos de mayor prioridad.

🔹 Cómo ayuda Whatfix: Al ofrecer soporte de autoservicio dentro de las aplicaciones, reduce el volumen de tickets de soporte y empodera a los empleados para resolver problemas por su cuenta. Las empresas que utilizan el software informan de hasta un 50% menos de solicitudes de soporte, liberando recursos de TI para iniciativas más estratégicas.

Casos de uso de Whatfix

Este software es utilizado en diversas industrias y departamentos para agilizar la adopción digital y mejorar la experiencia del usuario. Aquí hay algunos casos de uso comunes:

1. Incorporación de empleados

Los nuevos empleados a menudo luchan con el aprendizaje de múltiples aplicaciones empresariales. Whatfix simplifica la incorporación al proporcionar recorridos interactivos y recursos de autoservicio.

2. Atención al cliente

Las empresas utilizan Whatfix para reducir consultas de soporte al cliente al ofrecer asistencia autoservicio dentro de la aplicación, preguntas frecuentes y tutoriales.

3. Adopción de CRM

Los equipos de ventas a menudo encuentran desafiantes los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM). Whatfix ayuda a los representantes de ventas a adaptarse rápidamente a herramientas como Salesforce, reduciendo errores de entrada de datos y mejorando la eficiencia.

4. Capacitación del sistema ERP

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es complejo y requiere una capacitación extensa. Whatfix guía a los empleados a través de los flujos de trabajo de ERP, asegurando un uso preciso y eficiente.

5. Capacitación en cumplimiento

El cumplimiento regulatorio requiere que las organizaciones capaciten a los empleados en procedimientos y políticas específicos. Whatfix automatiza la capacitación en cumplimiento, asegurando consistencia y reduciendo el riesgo de incumplimiento.

Integraciones de Whatfix

Whatfix se integra con una variedad de plataformas para mejorar su funcionalidad. Algunas integraciones clave incluyen:

• Aplicaciones empresariales: Funciona con herramientas como Salesforce, Workday, SAP y Oracle.
• Plataformas LMS: Se integra con sistemas de gestión de aprendizaje para apoyar la capacitación estructurada.
• Plataformas de soporte al cliente: Se conecta con Zendesk, ServiceNow y Freshdesk para proporcionar ayuda contextual.
• Sistemas de gestión del conocimiento: Mejora las bases de conocimiento existentes como Guru, Confluence y SharePoint.

Cómo Whatfix se compara con otras plataformas de adopción digital

Mientras que Whatfix es una plataforma de adopción digital líder, compite con otras soluciones como WalkMe, Pendo y Userlane. Aquí es donde se destaca:

• Facilidad de implementación: Whatfix ofrece una implementación sin código, haciéndola accesible para empresas sin experiencia técnica.
• Personalización impulsada por IA: A diferencia de algunos competidores, Whatfix utiliza IA para ofrecer experiencias de aprendizaje personalizadas.
• Contenido multipropósito: Convierte automáticamente los recorridos en varios materiales de capacitación, reduciendo los esfuerzos de creación de contenido.
• Rentabilidad: Whatfix a menudo se considera más asequible que alternativas como WalkMe, convirtiéndola en una gran opción para empresas de todos los tamaños.

¿Quién debería usar Whatfix?

Whatfix es ideal para organizaciones que desean mejorar la adopción de software, agilizar la capacitación de empleados y mejorar la experiencia del cliente. Es especialmente beneficiosa para:

• Grandes empresas con ecosistemas de software complejos
• Equipos de servicio al cliente que buscan reducir tickets de soporte
• Equipos de RRHH y L&D responsables de la capacitación de empleados
• Equipos de ventas y marketing que utilizan software CRM
• Departamentos de TI que implementan nuevas aplicaciones empresariales

Cómo empezar con Whatfix

Implementar Whatfix es un proceso sencillo:

1. Identificar aplicaciones clave: Determinar qué software necesita orientación dentro de la aplicación.
2. Definir los perfiles de usuario: Segmentar usuarios según los roles y necesidades de capacitación.
3. Crear recorridos interactivos: Construir guías paso a paso adaptadas a los flujos de trabajo de los usuarios.
4. Lanzar y monitorear: Implementar Whatfix y usar analíticas para rastrear la adopción y optimizar la orientación.

Cómo medir el ROI de Whatfix

Invertir en una plataforma de adopción digital como Whatfix es una decisión inteligente, pero ¿cómo pueden las empresas asegurarse de que están obteniendo un valor real de ella? Medir el retorno de la inversión (ROI) de Whatfix implica rastrear los indicadores clave de rendimiento (KPI) que demuestran mejoras en la eficiencia de la capacitación, la adopción de software y la productividad.

1. Reducción de costos de capacitación

La capacitación de software tradicional es cara: los talleres, capacitadores y materiales se acumulan. Con la capacitación en la aplicación y a su propio ritmo de Whatfix, las empresas pueden reducir significativamente los gastos de capacitación.

🔹 KPI a rastrear: Comparar los costos de capacitación previos y posteriores a Whatfix y calcular los ahorros por reducción de sesiones dirigidas y horas de capacitación.

2. Adopción más rápida del software

Una de las principales razones por las cuales las inversiones en software fallan es la baja tasa de adopción. Si los empleados no utilizan una plataforma de manera efectiva, se convierte en una inversión desperdiciada.

🔹 KPI a rastrear: Monitorear las métricas de compromiso de los usuarios: la frecuencia con que los empleados interactúan con la orientación de Whatfix, cuán rápido completan los flujos de trabajo y si se están utilizando características clave.

3. Reducción de tickets de soporte

Uno de los mayores beneficios de Whatfix es su capacidad para reducir la dependencia de los equipos de TI y de soporte al cliente. Cuando los usuarios obtienen respuestas sin presentar una solicitud de soporte, las empresas ahorran tiempo y dinero.

🔹 KPI a rastrear: Analizar el porcentaje de disminución en tickets de soporte después de implementar Whatfix. Las empresas que utilizan Whatfix han informado una disminución de entre el 30% y el 50% en las consultas de atención al cliente.

4. Mejoras en la productividad

Cuanto más tiempo pasan los empleados tratando de entender el software, menos tiempo dedican al trabajo real. Whatfix simplifica flujos de trabajo, permitiendo a los usuarios completar tareas más rápido.

🔹 KPI a rastrear: Mida el tiempo ahorrado por usuario al completar tareas clave antes y después de implementar Whatfix. Tiempos de finalización más rápidos se traducen en una mayor productividad general.

5. Satisfacción y compromiso del usuario

En última instancia, el éxito de Whatfix se puede medir por cuánto aprecian y participan los empleados o clientes con la herramienta. Si los usuarios lo encuentran útil, será más probable que adopten nuevo software con mínima fricción.

🔹 KPI a rastrear: Utilice encuestas a empleados o clientes para medir la satisfacción del usuario con la orientación y las herramientas de autoayuda de Whatfix.

Pensamientos finales

Whatfix es una herramienta poderosa para las empresas que buscan simplificar la adopción de software y mejorar el compromiso del usuario. Con su orientación interactiva, automatización y análisis, Whatfix asegura que los empleados y clientes puedan navegar aplicaciones complejas con facilidad. Ya sea que esté incorporando nuevos empleados, capacitando a empleados en software empresarial o mejorando la autoservicio del cliente, Whatfix proporciona las herramientas necesarias para el éxito.

¿Sería Whatfix la opción adecuada para su organización? Explore sus características y vea cómo puede impulsar la adopción digital en su lugar de trabajo.

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