¿Cuántas aplicaciones de trabajo utiliza su negocio? Si es algo parecido a la empresa promedio, la respuesta es ¡más de 200!

Eso es más de 200 aplicaciones en las que se puede aislar, perder y dejar más allá del alcance de los miembros del equipo que podrían necesitarlas.

Si bien la mayoría de las aplicaciones que utiliza su empresa presumiblemente agregan un gran valor y aumentan la productividad de alguna manera, también podrían reducir la productividad en silencio.

Con tantas aplicaciones para navegar, es más difícil que nunca para los empleados encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo. A menudo no saben qué aplicaciones almacenan qué información. E incluso cuando lo hacen, tienen dificultades para encontrar la información específica que están buscando.

Es un problema que está arrastrando silenciosamente la eficiencia de los equipos en todas partes. Y es un problema que un número creciente de empresas están resolviendo con software de búsqueda empresarial.

Esta es una categoría de software en rápida evolución que permite a los empleados buscar en sus datos internos, archivos y aplicaciones para acceder más fácilmente a la información que necesitan.

Siga leyendo para aprender qué es la búsqueda empresarial, cómo funciona y qué características buscar al considerar una plataforma de búsqueda empresarial en 2024.

Definición de búsqueda empresarial

La búsqueda empresarial es un tipo de software de trabajo que los empleados utilizan para buscar en los datos internos, documentación y aplicaciones de su empresa y encontrar rápidamente la información que buscan.

A veces se le llama 'Google para el trabajo' o 'ChatGPT para el trabajo' porque ofrece una experiencia de usuario similar a esos productos. Y a veces se le refiere como búsqueda cognitiva o como un motor de conocimiento.

Hay diferentes tipos de búsqueda empresarial, incluyendo búsqueda unificada, búsqueda federada y búsqueda empresarial. Estos tipos de búsqueda empresarial son en términos generales similares, pero tienen diferencias sutiles pero importantes. Echemos un vistazo a cada uno en más detalle.

¿Qué es la búsqueda federada?

La búsqueda federada es un tipo de tecnología que permite a los usuarios buscar en múltiples fuentes de contenido, repositorios de datos y aplicaciones de software desde una sola interfaz de usuario. Con la búsqueda federada, cada ubicación digital se indexa por separado y los resultados generalmente se proporcionan como una lista de fuentes.

Un beneficio clave de la búsqueda federada es su capacidad para dar a los usuarios un único punto de acceso a una amplia gama de datos. Sin embargo, una desventaja es que los resultados no están organizados por relevancia, lo que significa que los usuarios pueden obtener algunos resultados inútiles o duplicados.

¿Qué es la búsqueda unificada?

La búsqueda unificada es una tecnología con la que los usuarios pueden buscar en una amplia gama de fuentes de datos, repositorios de contenido y silos de información desde una única aplicación. Se diferencia de la búsqueda federada porque, en lugar de indexar por separado cada fuente de contenido, crea un índice unificado. Esto significa que los resultados proporcionados por el software de búsqueda unificada están organizados por relevancia, deduplicados automáticamente y, en general, son más útiles que aquellos proporcionados por una herramienta de búsqueda federada.

Una ventaja de la búsqueda unificada es la relevancia de los resultados de búsqueda que puede proporcionar a un usuario. Una desventaja es el hecho de que, en algunos casos, las plataformas de búsqueda unificada solo pueden conectarse a un número limitado de fuentes, lo que significa que su alcance es limitado.

¿Qué es la búsqueda empresarial?

La búsqueda empresarial es una categoría de tecnología que da a los usuarios la capacidad de buscar en vastos repositorios de datos –incluyendo documentos, bases de conocimiento, y archivos –desde una sola barra de búsqueda. Este tipo de búsqueda empresarial utiliza inteligencia artificial, aprendizaje automático y procesamiento de lenguaje natural para generar respuestas únicas a cada consulta, provenientes de los datos a los que tiene acceso.

Está empezando a emerger como el tipo más efectivo de búsqueda empresarial debido a su capacidad para proporcionar respuestas instantáneas a las preguntas de los usuarios. Sin embargo, si un producto de búsqueda empresarial no tiene un mecanismo confiable para asegurar la precisión de las respuestas que genera, los usuarios pueden encontrar que los resultados son a veces poco confiables.

¿Cómo funciona la búsqueda empresarial?

El valor de la búsqueda empresarial radica en su simplicidad. Pero hay mucha tecnología compleja funcionando en segundo plano para crear una experiencia simple para los usuarios –desde conectar fuentes hasta indexar datos y generar resultados. Echemos un vistazo a cómo funciona la búsqueda empresarial.

• Conectando: Cuando una empresa adquiere software de búsqueda empresarial, lo primero que necesita hacer es configurar 'conectores'. Simplemente, debe darle a la plataforma de búsqueda empresarial acceso a las aplicaciones en las que quiere que los empleados puedan buscar. Algunas plataformas de búsqueda empresarial vienen con conectores integrados. Estas son a menudo las aplicaciones más populares en diversas categorías de software, como sistemas de almacenamiento de archivos y herramientas de CRM. Las fuentes que no están integradas de forma nativa en un producto de búsqueda empresarial generalmente se pueden conectar a través de APIs.
• Rastreo: Cuando una herramienta de búsqueda empresarial tiene varios conectores configurados, puede rastrear esas fuentes. En otras palabras, puede escanear y extraer datos de ellas. Algunos de los datos que indexa pueden ser datos estructurados, que están organizados de tal manera que se pueden buscar fácilmente y pueden incluir cosas como archivos de excel. Otros datos pueden ser datos no estructurados, que no están organizados por diseño y pueden incluir cosas como documentos, mensajes de chat y transcripciones de video.
• Indexación: Una vez que un producto de búsqueda empresarial ha rastreado las fuentes de una empresa y extraído datos, luego indexa esos datos. En resumen, organiza los datos en bases de datos relacionales, también conocidas como 'índices'. El proceso de indexación es lo que finalmente hace que los datos sean encontrables por el motor de búsqueda empresarial.
• Consultas: Esta es la parte del proceso de búsqueda empresarial que los usuarios conocen mejor. Cuando un usuario escribe una pregunta en una barra de búsqueda, el motor de búsqueda empresarial hará coincidir esa consulta con los datos relevantes que han sido indexados para proporcionar un resultado.

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¿Cuáles son los beneficios de la búsqueda empresarial?

Cada vez más empresas de todos los tamaños están recurriendo al software de búsqueda empresarial para superar la sobrecarga de aplicaciones, derribar silos y dar a sus empleados una forma simple pero poderosa de acceder a la información. Y muchas están viendo resultados instantáneos e impresionantes. Aquí hay algunos de los beneficios del software de búsqueda empresarial.

Mayor productividad de los empleados

Cuando los empleados individuales tienen el conocimiento colectivo de su empresa disponible al alcance de su mano, dedican menos tiempo a buscar información o a verificar dos veces, y más tiempo a hacer el trabajo para el que fueron contratados. Se ha demostrado que la búsqueda empresarial aumenta dramáticamente la productividad de los empleados.

Mayor eficiencia de la empresa

Si cada empleado puede acceder rápidamente a información confiable y, por lo tanto, mejorar su productividad, la eficiencia de la empresa también mejora. Las decisiones se toman más rápido, los proyectos se completan a tiempo con más frecuencia y los productos se envían a un ritmo más rápido.

Mayor satisfacción del cliente

La búsqueda empresarial puede mejorar los puntajes de CSAT y NPS de una empresa. Cuando los empleados que se enfrentan al cliente pueden encontrar rápidamente información confiable, significa que pueden responder a los clientes más rápido y reducir el riesgo de compartir detalles incompletos o inexactos.

Mejor colaboración interequipos

Para que los empleados de diferentes equipos colaboren de manera efectiva, necesitan comprender las prioridades, el trabajo y las fortalezas del otro equipo. En muchos lugares de trabajo modernos, la información específica de equipo está aislada en las herramientas que cada equipo utiliza. Pero con la búsqueda empresarial, es posible que los empleados accedan al conocimiento de los equipos en los que no están, y como resultado, mejoren la calidad de su colaboración.

Menores costos a través de la consolidación de herramientas

Cuando una empresa tiene una herramienta de búsqueda empresarial que funciona bien, puede cancelar suscripciones a otras herramientas y consolidar su pila tecnológica. El producto de búsqueda empresarial de Guru incluye capacidades de wiki y intranet, lo que significa que las empresas pueden obtener los beneficios de tres productos en una sola plataforma poderosa.

¿Cuáles son las características más importantes de la búsqueda empresarial?

La categoría de búsqueda empresarial ha estado creciendo en los últimos años, y con el avance de la tecnología de inteligencia artificial generativa, ese crecimiento está listo para acelerarse. 

Sin embargo, no todos los productos de búsqueda empresarial son iguales. Algunos priorizan ciertas capacidades sobre otras, pero hay algunas características que son esenciales en todos los ámbitos. Aquí hay un resumen de las características más importantes a buscar al considerar software de búsqueda empresarial para su empresa.

Conectores e integraciones

La efectividad de un producto de búsqueda empresarial a menudo depende del número de conectores que tiene, o de la facilidad para añadir nuevos conectores. Si una empresa tiene muchos datos en una base de conocimiento o plataforma CRM pero no puede conectarlos a su herramienta de búsqueda empresarial, no verá mucho beneficio. Los conectores y integraciones son clave para tejer todos los sistemas de una empresa y dar a los empleados acceso al conocimiento colectivo de su empresa, sin importar dónde esté almacenado.

Controles de permisos

Para que el software de búsqueda empresarial aporte un valor significativo a una empresa, necesita tener un sistema de control de permisos a prueba de errores. Esto es clave para asegurar que la información sensible no se comparta involuntariamente con empleados que no deberían tener acceso a ella. Más allá de eso, robustos controles de permisos pueden ayudar a crear una experiencia más personalizada para los usuarios, compartiendo resultados que tengan en cuenta el rol de un empleado, su antigüedad, ubicación y actividad reciente en la plataforma.

Seguridad y privacidad

Dada la amplitud de acceso a datos que tiene una herramienta de búsqueda empresarial, es crítico que el software cumpla con las políticas de seguridad de cada empresa, tenga las certificaciones necesarias como SOC2 y adhiera a las regulaciones de privacidad de datos relevantes, como el GDPR. Cuando un producto de búsqueda empresarial tiene políticas robustas de seguridad y privacidad en su lugar, los usuarios pueden estar seguros de que sus datos internos no serán compartidos con ningún tercero sin su conocimiento.

Precisión de datos

Una herramienta de búsqueda empresarial es tan buena como los datos a los que tiene acceso. Como dice el refrán: datos incorrectos entran, datos incorrectos salen. Por lo tanto, es esencial que el software de búsqueda empresarial tenga un mecanismo para evaluar la calidad de los datos que utiliza para asegurarse de que los usuarios puedan confiar en los resultados que obtienen. Esta es una capacidad de la que Guru se enorgullece, razón por la cual desarrollamos un centro de formación de IA para asegurar que la calidad de los datos siempre esté mejorando.

Inteligencia artificial

Las capacidades de IA ya no son un 'lujo' en el software de búsqueda empresarial. Son esenciales. Las plataformas de búsqueda empresarial modernas necesitan dar a los empleados la capacidad de escribir una pregunta o consulta, buscar en todos los silos de información de su empresa y obtener un resultado personalizado en lenguaje natural. La tecnología de IA generativa juega un papel clave en la creación de este tipo de experiencia y ahora es una característica fundamental de cualquier producto de búsqueda empresarial.

Principales plataformas de software de búsqueda empresarial

En los últimos años, el número de productos de búsqueda empresarial en el mercado ha explotado, acelerado por los avances en la tecnología de IA. Con su capacidad para proporcionar a los empleados acceso instantáneo a información que está almacenada en sus aplicaciones y sistemas, es única para romper silos, resolver la sobrecarga de aplicaciones y aumentar la productividad de los empleados. 

En este artículo explicamos qué es la búsqueda empresarial, exploramos algunos de sus beneficios y enumeramos características clave. Si está investigando opciones de búsqueda empresarial, lea sobre el mejor software de búsqueda empresarial.