Hvor mange arbeidsplassapper bruker bedriften din? Hvis det er noe som det gjennomsnittlige selskapet, er svaret over 200!

Det er mer enn 200 applikasjoner hvor nyttig informasjon kan bli isolert, tapt, og ligge utenfor rekkevidde for teammedlemmer som måtte trenge det.

Selv om de fleste av appene bedriften din bruker antageligvis tilfører mye verdi og øker produktiviteten på noen måter, kan de også redusere produktiviteten også–stille.

Med så mange apper å navigere, er det hardere enn noen gang for ansatte å finne informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin. De vet ofte ikke hvilke apper som lagrer hvilken informasjon. Og selv når de gjør, sliter de med å finne den spesifikke informasjonen de leter etter.

Det er et problem som stille drar ned effektiviteten til team overalt. Og det er et problem som et økende antall selskaper løser med programvare for bedriftsøk.

Dette er en raskt utviklende programvarekategori som gir ansatte muligheten til å søke gjennom sine interne data, filer og applikasjoner for lettere tilgang til informasjonen de trenger.

Les videre for å lære hva bedriftsøk er, hvordan det fungerer, og hvilke funksjoner du bør se etter når du vurderer en bedriftsøknadsplattform i 2024.

Definisjon av bedriftsøk

Bedriftsøk er en type programvare på arbeidsplassen som ansatte bruker for å søke i selskapets interne data, dokumentasjon og applikasjoner og raskt finne informasjonen de leter etter.

Det blir noen ganger kalt ‘Google for arbeid’ eller ‘ChatGPT for arbeid’ fordi det tilbyr en lignende brukeropplevelse som disse produktene. Og det kalles noen ganger kognitiv søk eller en innsiktsmotor.

Det er noen forskjellige typer bedriftsøk, inkludert samlet søk, føderert søk, og bedriftsøk. Disse typene bedriftsøk er i stort sett like, men har subtile men viktige forskjeller. La oss ta en titt på hver enkelt mer detaljert.

Hva er føderert søk?

Føderert søk er en type teknologi som lar brukere søke gjennom flere innholdsressurser, dataarkiver og programvareapplikasjoner fra et enkelt brukergrensesnitt. Med føderert søk blir hver digital plassering indeksert separat, og resultater blir vanligvis gitt som en liste over kilder.

En nøkkelfordel med føderert søk er dets evne til å gi brukere et enkelt tilgangspunkt til et stort utvalg av data. En ulempe er imidlertid at resultatene ikke er organisert etter relevans, noe som betyr at brukere kan få noen unyttige eller dupliserte resultater.

Hva er samlet søk?

Samlet søk er en teknologi som lar brukere søke gjennom et bredt spekter av datakilder, innholdsressurser og informasjonsiloer fra en enkelt applikasjon. Det skiller seg fra føderert søk fordi det i stedet for å indeksere hver innholdsressurs separat, lager en samlet indeks. Dette betyr at resultatene gitt av samlet søk programvare er organisert etter relevans, automatisk dedupliserte, og generelt mer nyttige enn de som gis av et føderert søkeverktøy.

En fordel med samlet søk er relevansen av søkeresultatene det kan gi til en bruker. En ulempe er at, i noen tilfeller, kan samlede søkeplattformer kun koble til et begrenset antall kilder, noe som betyr at rekkevidden deres er begrenset.

Hva er bedriftsøk?

Bedriftsøk er en kategori av teknologi som gir brukere muligheten til å søke gjennom enorme databaser av data–inkludert dokumenter, kunnskapsbaser, og filer–fra én søkebar. Denne typen bedriftsøk utnytter kunstig intelligens, maskinlæring, og naturlig språkbehandling for å generere unike svar på hver forespørsel, hentet fra dataene det har tilgang til.

Det er i ferd med å bli den mest effektive typen bedriftsøk på grunn av sin evne til å gi umiddelbare svar på brukernes spørsmål. Men hvis et produkt for bedriftsøk ikke har en pålitelig mekanisme for å sikre nøyaktigheten av svarene det genererer, kan brukerne finne at resultatene noen ganger er upålitelige.

Hvordan fungerer bedriftsøk?

Verdien av bedriftsøk ligger i dens enkelhet. Men det er mye kompleks teknologi som jobber i bakgrunnen for å skape en enkel opplevelse for brukerne – fra å koble kilder til indeksering av data til å generere resultater. La oss ta en titt på hvordan bedriftsøk fungerer.

• Kobling: Når et selskap kjøper bedriftsøk programvare, er det første den må gjøre å sette opp “tilkoblinger.” Kort fortalt, må det gi bedriftsøk plattform tilgang til appene det ønsker at ansatte skal kunne søke gjennom. Noen bedriftsøkplattformer kommer med innebygde tilkoblinger. Disse er ofte de mest populære applikasjonene i forskjellige programvarekategorier som filoppslagssystemer og CRM-verktøy. Kilder som ikke er innfødt bygget inn i et produkt for bedriftsøk, kan vanligvis kobles via API-er.
• Kryping: Når et bedriftsøkverktøy har et antall tilkoblinger opprettet, kan det deretter krype disse kildene. Med andre ord, det kan skanne og hente data fra dem. Noen av dataene det indekserer kan være strukturerte data, som er organisert på en måte som gjør det enkelt å søke i og kan inkludere ting som excel-filer. Andre data kan være ustrukturerte data, som ikke er organisert av design og kan inkludere ting som dokumenter, chatmeldinger og transkriberte videoer.
• Indeksering: Når et produkt for bedriftsøk har krympet selskapets kilder og hentet data, indekserer det deretter disse dataene. Kort sagt, det organiserer dataene i relasjonsdatabaser, også kjent som “indekser.” Indekseringsprosessen er det som til slutt gjør dataene søkbare av bedriftens søkemotor.
• Forespørsel: Dette er den delen av bedriftsøkprosessen som brukerne er mest kjent med. Når en bruker skriver et spørsmål i et søkefelt, vil søkemotoren for bedriftsøk samsvare den forespørselen med relevant data som har blitt indeksert for å gi et resultat.

{{cta}}

Hva er fordelene med bedriftsøk?

Flere og flere selskaper av alle størrelser vender seg til bedriftsøkprogramvare for å overvinne apptetthet, bryte ned siloer, og gi sine ansatte en enkel, men effektiv måte å få tilgang til informasjon. Og mange ser umiddelbare, imponerende resultater. Her er noen av fordelene med bedriftsøkprogramvare.

Forbedret produktivitet

Når enkeltansatte har selskapets samlede kunnskap tilgjengelig ved fingertuppene, bruker de mindre tid på å lete etter informasjon eller dobbelsjekke, og mer tid på å utføre arbeidet de ble ansatt for å gjøre. Bedriftsøk har vist seg å dramatiske øke produktiviteten til ansatte.

Større effektivitet

Hvis hver ansatt er i stand til å få tilgang til pålitelig informasjon raskt og dermed forbedre produktiviteten sin, forbedres også selskapets effektivitet. Beslutninger tas raskere, prosjekter fullføres oftere i tide, og produkter sendes raskere.

Høyere kundetilfredshet

Bedriftsøk kan forbedre et selskaps CSAT- og NPS-poeng. Når kundevendte ansatte er i stand til å finne pålitelig informasjon raskt, betyr det at de kan svare på kundene raskere og redusere risikoen for å dele ufullstendige eller unøyaktige detaljer.

Bedre samarbeid mellom team

For at ansatte på forskjellige team skal kunne samarbeide effektivt, må de ha en forståelse for de andre teamenes prioriteringer, arbeid og styrker. I mange moderne arbeidsplasser er team-spesifik informasjon siloert i verktøyene hver gruppe bruker. Men med bedriftsøk, er det mulig for ansatte å få tilgang til kunnskapen fra de teamene de ikke er på, og som et resultat, forbedre kvaliteten på samarbeidet deres.

Lavere kostnader gjennom verktøykonsolidering

Når et selskap har et bedriftsøkverktøy som fungerer godt, kan det være i stand til å kansellere abonnementene på andre verktøy og konsolidere teknologibunken sitt. Gurus produkt for bedriftsøk inkluderer wiki og intranett muligheter, noe som betyr at selskaper kan få fordelene av tre produkter i én kraftig plattform.

Hva er de viktigste funksjonene i bedriftsøk?

Bedriftsøk kategorien har vokst de siste årene, og med gjennombruddet av generativ AI-teknologi, er den veksten satt til å akselerere. 

Ikke alle bedriftsøkprodukter er like, skjønt. Noen prioriterer spesifikke kapasiteter over andre, men det er noen funksjoner som er essensielle på tvers av bordet. Her er en oversikt over de viktigste funksjonene å se etter når du vurderer programvare for bedriftsøk for selskapet ditt.

Tilkoblinger og integrasjoner

Effektiviteten til et bedriftsøkprodukt avhenger ofte av antallet tilkoblinger det har, eller lettheten ved å legge til nye tilkoblinger. Hvis et selskap har mye data i en kunnskapsbase eller CRM-plattform, men ikke kan koble det til sitt verktøy for bedriftsøk, vil de ikke se mye nytte. Koblinger og integrasjoner er nøkkelen til å veve sammen alle selskapets systemer og gi ansatte tilgang til selskapets samlede kunnskap, uansett hvor den er lagret.

Tilgangskontroll

For at bedriftsøkprogramvare skal tilføre betydelig verdi til et selskap, må den ha et vannanlegg for tilgangskontroll på plass. Dette er nøkkelen til å sikre at sensitiv informasjon ikke blir delt utilsiktet med ansatte som ikke burde ha tilgang til den. I tillegg kan robuste tillatelseskontroller bidra til å skape en mer personlig opplevelse for brukerne, og dele resultater som tar hensyn til en ansatts rolle, senioritet, plassering og nylige aktiviteter i plattformen.

Sikkerhet og personvern

Gitt bredden av tilgang til data som et verktøy for bedriftsøk har, er det kritisk at programvaren er i samsvar med hver bedrifts sikkerhetspolitikk, har nødvendige sertifiseringer som SOC2, og overholder relevante databeskyttelsesregler, som GDPR. Når et bedriftsøkprodukt har robuste sikkerhets- og personvernpolicyer på plass, kan brukerne være sikre på at deres interne data ikke vil bli delt med tredjepart uten deres kunnskap.

Data nøyaktighet

Et bedriftsøkverktøy er bare så godt som dataene det har tilgang til. Som ordtaket sier: dårlig data inn, dårlig data ut. Derfor er det essensielt at programvare for bedriftsøk har en mekanisme på plass for å vurdere kvaliteten på dataene den bruker for å sikre at brukerne kan stole på resultatene de får. Dette er en kapasitet som Guru er stolte av, og derfor utviklet vi et AI-treningssenter for å sikre at datakvaliteten alltid forbedres.

Kunstig intelligens

AI-funksjoner er ikke lenger en “fin å ha” i bedriftsøk programvare. De er essensielle. Moderne plattformer for bedriftsøk må gi ansatte muligheten til å skrive inn et spørsmål eller en forespørsel, søke over all selskapets informasjonsiloer, og få et personlig resultat i naturlig språk. Generativ AI-teknologi spiller en nøkkelrolle i å skape denne typen opplevelse og er nå en grunnleggende funksjon av ethvert bedriftsøkprodukt.

Topp produktene for bedriftsøk

De siste årene har antallet bedriftsøkprodukter på markedet eksplodert, akselerert av fremskritt innen AI-teknologi. Med sin evne til å gi ansatte øyeblikkelig tilgang til informasjon som er lagret på tvers av apper og systemer, er den unikt i stand til å bryte ned siloer, løse app-overbelastning, og øke ansattes produktivitet. 

I denne artikkelen forklarte vi hva bedriftsøk er, vi utforsket noen av fordelene, og skisserte nøkkelfunksjoner. Hvis du forsker på alternativer for bedriftsøk, les om den beste programvaren for bedriftsøk.