Wie viele Arbeitsanwendungen nutzt Ihr Unternehmen? Wenn es so ist wie die durchschnittliche Firma, lautet die Antwort über 200!

Das sind mehr als 200 Anwendungen, in denen nützliche Informationen gespeichert, verloren gehen und außerhalb der Reichweite von Teammitgliedern liegen können, die sie benötigen.

Während die meisten der von Ihrer Firma verwendeten Apps wahrscheinlich einen hohen Wert hinzufügen und die Produktivität auf gewisse Weise steigern, könnten sie auch die Produktivität stillschweigend verringern.

Bei so vielen Apps, die navigiert werden müssen, ist es schwieriger als je zuvor für Mitarbeiter, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu machen. Sie wissen oft nicht, welche Apps welche Informationen speichern. Und selbst wenn sie es wissen, haben sie Schwierigkeiten, die spezifischen Informationen zu finden, nach denen sie suchen.

Es ist ein Problem, das die Effizienz von Teams überall stillschweigend herunterzieht. Und es ist ein Problem, das eine wachsende Anzahl von Unternehmen mit Unternehmenssuchsoftware löst.

Dies ist eine sich schnell entwickelnde Softwarekategorie, die Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, durch ihre internen Daten, Dateien und Anwendungen zu suchen, um die Informationen, die sie benötigen, leichter abzurufen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Enterprise-Suche ist, wie sie funktioniert und welche Funktionen bei der Auswahl einer Enterprise-Suche-Plattform im Jahr 2024 zu beachten sind.

Definition von Enterprise-Suche

Enterprise Search ist eine Art von Arbeitsplatzsoftware, die Mitarbeiter verwenden, um über die internen Daten, Dokumentationen und Anwendungen ihres Unternehmens zu suchen und schnell die Informationen zu finden, die sie suchen.

Es wird manchmal als ‘Google für die Arbeit’ oder ‘ChatGPT für die Arbeit’ bezeichnet, weil es ein ähnliches Benutzererlebnis wie diese Produkte bietet. Und es wird manchmal als kognitive Suche oder als Insights-Engine bezeichnet.

Es gibt verschiedene Arten von Enterprise-Suche, einschließlich einheitlicher Suche, föderierter Suche und Enterprise-Suche. Diese Arten von Enterprise-Suche sind im Großen und Ganzen ähnlich, weisen jedoch subtile, aber wichtige Unterschiede auf. Lassen Sie uns jeden einzelnen näher anschauen.

Was ist föderierte Suche?

Föderierte Suche ist eine Art von Technologie, die es Benutzern ermöglicht, über mehrere Inhaltsquellen, Datenrepositories und Softwareanwendungen von einer einzigen Benutzeroberfläche aus zu suchen. Bei federierter Suche wird jeder digitale Ort separat indiziert und die Ergebnisse werden normalerweise in Form einer Liste von Quellen bereitgestellt.

Ein wichtiger Vorteil der föderierten Suche ist ihre Fähigkeit, Benutzern einen einzigen Zugangspunkt zu einer Vielzahl von Daten zu geben. Ein Nachteil ist jedoch, dass die Ergebnisse nicht nach Relevanz organisiert sind, was bedeutet, dass Benutzer manchmal unnütze oder doppelte Ergebnisse erhalten.

Was ist einheitliche Suche?

Einheitliche Suche ist eine Technologie, mit der Benutzer über eine Vielzahl von Datenquellen, Inhaltsrepositories und Informationssilos aus einer einzigen Anwendung suchen können. Sie unterscheidet sich von föderierter Suche, weil sie anstatt jede Inhaltsquelle separat zu indizieren, ein einheitliches Verzeichnis erstellt. Das bedeutet, dass die von der einheitlichen Suchsoftware bereitgestellten Ergebnisse nach Relevanz organisiert, automatisch dedupliziert und im Allgemeinen hilfreicher sind als die Ergebnisse, die von einem federierten Suchwerkzeug bereitgestellt werden.

Ein Vorteil der einheitlichen Suche ist die Relevanz der Suchergebnisse, die sie einem Benutzer liefern kann. Ein Nachteil ist die Tatsache, dass in einigen Fällen einheitliche Suchplattformen nur mit einer begrenzten Anzahl von Quellen verbunden werden können, was bedeutet, dass ihre Reichweite begrenzt ist.

Was ist Enterprise-Suche?

Enterprise-Suche ist eine Kategorie von Technologien, die es Benutzern ermöglicht, über umfangreiche Repositories von Daten–einschließlich Dokumenten, Wissensdatenbanken und Dateien–von einer Suchleiste aus zu suchen. Diese Art von Enterprise-Suche nutzt künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um auf jede Anfrage einzigartige Antworten zu generieren, die aus den Daten stammen, auf die sie Zugriff hat.

Es entwickelt sich zu der effektivsten Art der Unternehmenssuche, aufgrund seiner Fähigkeit, den Nutzern sofortige Antworten auf ihre Fragen zu geben. Wenn ein Produkt zur Unternehmenssuche jedoch keinen zuverlässigen Mechanismus zur Sicherstellung der Genauigkeit der gelieferten Antworten hat, könnten die Nutzer feststellen, dass die Ergebnisse manchmal unzuverlässig sind.

Wie funktioniert Enterprise-Suche?

Der Wert von Enterprise-Suche liegt in ihrer Einfachheit. Aber im Hintergrund arbeitet eine Menge komplexe Technologie, um den Nutzern ein einfaches Erlebnis zu bieten – von der Verbindung von Quellen über die Indizierung von Daten bis hin zur Generierung von Ergebnissen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie die Unternehmenssuche funktioniert.

• Verbinden: Wenn ein Unternehmen Unternehmenssuchsoftware kauft, muss es zunächst “Connectoren” einrichten. Einfach ausgedrückt, muss es der Unternehmenssuchplattform Zugriff auf die Apps geben, in denen die Mitarbeiter suchen können. Einige Plattformen für Enterprise-Suche bieten integrierte Connectoren. Dies sind oft die beliebtesten Anwendungen in verschiedenen Softwarekategorien wie Dateispeichersystemen und CRM-Tools. Quellen, die nicht nativ in ein Produkt zur Unternehmenssuche integriert sind, können in der Regel über APIs verbunden werden.
• Crawlen: Wenn ein Werkzeug für die Enterprise-Suche eine Anzahl von Connectoren eingerichtet hat, kann es diese Quellen crawlen. Mit anderen Worten, es kann die Daten scannen und extrahieren. Einige der Daten, die es indiziert, könnten strukturierte Daten sein, die in einer Weise organisiert sind, die es leicht macht, sie zu durchsuchen, und könnten Dinge wie Excel-Dateien umfassen. Andere Daten können unstrukturierte Daten sein, die nicht durch Design organisiert sind und Dinge wie Dokumente, Chatnachrichten und Video-Transkripte enthalten können.
• Indizieren: Sobald ein Produkt zur Unternehmenssuche die Quellen eines Unternehmens durchsucht und Daten extrahiert hat, indiziert es diese Daten anschließend. Kurz gesagt, es organisiert die Daten in relationalen Datenbanken, die auch als “Indizes” bekannt sind. Der Indizierungsprozess ist es, der letztendlich die Daten durch die Unternehmenssuchmaschine auffindbar macht.
• Abfrage: Dies ist der Teil des Prozesses der Enterprise-Suche, mit dem die Benutzer am vertrautesten sind. Wenn ein Nutzer eine Frage in eine Suchleiste eingibt, wird die Unternehmenssuchmaschine diese Abfrage mit den relevanten Daten abgleichen, die indiziert wurden, um ein Ergebnis bereitzustellen.

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Was sind die Vorteile von Enterprise-Suche?

Immer mehr Unternehmen aller Größen wenden sich an Software für Enterprise-Suche, um Anwendungen zu überwinden, Silos abzubauen und ihren Mitarbeitern eine einfache, aber leistungsstarke Möglichkeit zu geben, auf Informationen zuzugreifen. Und viele sehen sofort beeindruckende Ergebnisse. Hier sind einige der Vorteile von Software für Enterprise-Suche.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

Wenn einzelnen Mitarbeitern das kollektive Wissen des Unternehmens zur Verfügung steht, verbringen sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen oder dem Überprüfen und mehr Zeit mit den Aufgaben, für die sie eingestellt wurden. Es hat sich gezeigt, dass die Unternehmenssuche die Produktivität der Mitarbeiter drastisch erhöht.

Höhere Effizienz des Unternehmens

Wenn jeder Mitarbeiter in der Lage ist, vertrauenswürdige Informationen schnell zu finden und dadurch seine Produktivität zu steigern, verbessert sich auch die Effizienz des Unternehmens. Entscheidungen werden schneller getroffen, Projekte werden häufiger termingerecht abgeschlossen und Produkte werden schneller geliefert.

Höhere Kundenzufriedenheit

Die Unternehmenssuche kann die CSAT- und NPS-Werte eines Unternehmens verbessern. Wenn kundenorientierte Mitarbeiter die Möglichkeit haben, vertrauenswürdige Informationen schnell zu finden, bedeutet dies, dass sie in der Lage sind, schneller auf Kunden zu reagieren und das Risiko zu verringern, unvollständige oder ungenaue Informationen weiterzugeben.

Bessere teamübergreifende Zusammenarbeit

Damit Mitarbeiter in unterschiedlichen Teams effektiv zusammenarbeiten können, müssen sie ein Verständnis für die Prioritäten, Arbeiten und Stärken des anderen Teams haben. In vielen modernen Arbeitsplätzen sind teamspezifische Informationen in den jeweiligen Anwendungen isoliert. Aber mit der Unternehmenssuche ist es möglich, dass Mitarbeiter auf das Wissen der Teams zugreifen können, in denen sie nicht tätig sind, und somit die Qualität ihrer Zusammenarbeit verbessern.

Niedrigere Kosten durch Tool-Konsolidierung

Wenn ein Unternehmen ein gut funktionierendes Enterprise-Suche-Werkzeug hat, kann es möglicherweise Abonnements für andere Werkzeuge kündigen und seine Technologiestack konsolidieren. Das Produkt zur Unternehmenssuche von Guru umfasst Wiki und Intranet Funktionalitäten, was bedeutet, dass Unternehmen die Vorteile dreier Produkte in einer leistungsstarken Plattform nutzen können.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Enterprise-Suche?

Die Kategorie der Unternehmenssuche wächst in den letzten Jahren, und mit dem Durchbruch der generativen KI-Technologie wird sich dieses Wachstum beschleunigen. 

Allerdings sind nicht alle Produkte für Enterprise-Suche gleich. Einige priorisieren bestimmte Funktionen über andere, aber es gibt einige Funktionen, die branchenübergreifend notwendig sind. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Funktionen, auf die man achten sollte, wenn man Unternehmenssuchsoftware für sein Unternehmen in Betracht zieht.

Connectoren und Integrationen

Die Wirksamkeit eines Produkts für Enterprise-Suche hängt oft von der Anzahl der vorhandenen Connectoren oder der Einfachheit ab, neue Connectoren hinzuzufügen. Wenn ein Unternehmen viele Daten in einer Wissensdatenbank oder CRM-Plattform hat, diese aber nicht mit seinem Tool zur Unternehmenssuche verbinden kann, wird es kaum Nutzen daraus ziehen. Connectoren und Integrationen sind der Schlüssel, um alle Systeme eines Unternehmens miteinander zu verknüpfen und den Mitarbeitern Zugang zu dem kollektiven Wissen ihres Unternehmens zu geben, egal wo es gespeichert ist.

Berechtigungskontrollen

Damit Software für Unternehmenssuche einem Unternehmen einen bedeutenden Mehrwert bieten kann, muss ein wasserdichtes Berechtigungskontrollsystem vorhanden sein. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nicht unbeabsichtigt mit Mitarbeitern geteilt werden, die keinen Zugang dazu haben sollten. Darüber hinaus können robuste Berechtigungssteuerungen helfen, ein persönlicheres Erlebnis für die Nutzer zu schaffen, indem sie Ergebnisse teilen, die die Rolle, den Rang, den Standort und die letzten Aktivitäten eines Mitarbeiters in der Plattform berücksichtigen.

Sicherheit und Datenschutz

Angesichts des Umfangs des Zugriffs auf Daten, den ein Tool zur Unternehmenssuche hat, ist es entscheidend, dass die Software die Sicherheitsrichtlinien jedes Unternehmens einhält, notwendige Zertifizierungen wie SOC2 hat und relevante Datenschutzgesetze, wie die DSGVO, beachtet. Wenn ein Produkt der Enterprise-Suche robuste Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien hat, können Benutzer sicher sein, dass ihre internen Daten nicht ohne ihr Wissen mit Dritten geteilt werden.

Datenqualität

Ein Enterprise-Suche-Tool ist nur so gut wie die Daten, auf die es zugreifen kann. Wie das Sprichwort sagt: schlechte Daten rein, schlechte Daten raus. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmenssuchsoftware einen Mechanismus hat, um die Qualität der Daten zu bewerten, auf die sie zugreift, um sicherzustellen, dass die Nutzer den Ergebnissen, die sie erhalten, vertrauen können. Das ist eine Fähigkeit, auf die Guru stolz ist, weshalb wir ein KI-Schulungszentrum entwickelt haben, um sicherzustellen, dass die Datenqualität kontinuierlich verbessert wird.

Künstliche Intelligenz

KI-Funktionalitäten sind in der Unternehmenssuchsoftware nicht mehr “nice to have”. Sie sind unerlässlich. Moderne Plattformen zur Unternehmenssuche müssen den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, eine Frage oder eine Abfrage einzugeben, über alle Informationssilos ihres Unternehmens zu suchen und ein personalisiertes Ergebnis in natürlicher Sprache zu erhalten. Generative KI-Technologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Schaffung dieser Art von Benutzererfahrung und ist jetzt eine grundlegende Funktion jedes Produkts für die Enterprise-Suche.

Top-Softwareplattformen für Enterprise-Suche

In den letzten Jahren hat die Anzahl der Produkte für Enterprise-Suche auf dem Markt stark zugenommen, beschleunigt durch Fortschritte in der KI-Technologie. Mit der Fähigkeit, den Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf Informationen zu geben, die über ihre Apps und Systeme gespeichert sind, ist es einzigartig darin, Silos abzubauen, die Überlastung von Apps zu lösen und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. 

In diesem Artikel haben wir erklärt, was Enterprise-Suche ist, einige ihrer Vorteile erkundet und wichtige Funktionen umreißt. Wenn Sie die Optionen zur Unternehmenssuche recherchieren, lesen Sie über die beste Unternehmenssuchsoftware.