Wie viele Apps für den Arbeitsplatz verwendet Ihr Unternehmen? Wenn es einem durchschnittlichen Unternehmen ähnelt, lautet die Antwort über 200!

Das sind mehr als 200 Anwendungen, in denen nützliche Informationen isoliert, verloren gehen und für Teammitglieder, die sie möglicherweise benötigen, unzugänglich bleiben können.

Während die meisten Apps, die Ihr Unternehmen verwendet, vermutlich einen großen Mehrwert bieten und die Produktivität in gewisser Weise steigern, könnten sie auch die Produktivität reduzieren — und zwar im Hintergrund.

Bei so vielen Apps zum Navigieren ist es schwieriger als je zuvor damit Mitarbeiter die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Sie wissen oft nicht, welche Apps welche Informationen speichern. Und selbst wenn sie das tun, haben sie Schwierigkeiten, die spezifischen Informationen zu finden, nach denen sie suchen.

Es ist ein Problem, das die Effizienz von Teams auf der ganzen Welt leise beeinträchtigt. Und es ist ein Problem, das immer mehr Unternehmen mit Enterprise Search-Software lösen.

Dies ist eine sich schnell entwickelnde Softwarekategorie, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre internen Daten, Dateien und Anwendungen zu durchsuchen, um einfacher auf die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Enterprise Search ist, wie es funktioniert und auf welche Funktionen Sie achten sollten, wenn Sie 2024 eine Enterprise Search-Plattform in Betracht ziehen.

Definition der Unternehmenssuche

Enterprise Search ist eine Art Arbeitsplatzsoftware, mit der Mitarbeiter die internen Daten, Dokumentationen und Anwendungen ihres Unternehmens durchsuchen und schnell die Informationen finden, nach denen sie suchen.

Es wird manchmal als „Google for work“ oder „chatGPT for work“ bezeichnet, da es eine ähnliche Benutzererfahrung wie diese Produkte bietet. Und es wird manchmal als kognitive Suche oder als Erkenntnismaschine bezeichnet.

Es gibt verschiedene Arten der Unternehmenssuche, darunter Unified Search, Federated Search und Unternehmenssuche. Diese Arten der Unternehmenssuche sind sich im Großen und Ganzen ähnlich, weisen jedoch subtile, aber wichtige Unterschiede auf. Schauen wir uns jeden einzelnen genauer an.

Was ist Verbundsuche?

Die Verbundsuche ist eine Technologie, die es Benutzern ermöglicht, über eine einzige Benutzeroberfläche in mehreren Inhaltsquellen, Datenrepositorys und Softwareanwendungen zu suchen. Bei der Verbundsuche wird jeder digitale Standort separat indexiert, und die Ergebnisse werden in der Regel als Quellenliste bereitgestellt.

Ein wesentlicher Vorteil der Verbundsuche ist ihre Fähigkeit, Benutzern einen zentralen Zugriffspunkt auf eine Vielzahl von Daten zu bieten. Ein Nachteil besteht jedoch darin, dass die Ergebnisse nicht nach Relevanz sortiert sind, was bedeutet, dass Benutzer möglicherweise einige unnützliche oder doppelte Ergebnisse erhalten.

Was ist Unified Search?

Unified Search ist eine Technologie, mit der Benutzer von einer einzigen Anwendung aus eine Vielzahl von Datenquellen, Inhaltsrepositorys und Informationssilos durchsuchen können. Sie unterscheidet sich von der Verbundsuche dadurch, dass nicht jede Inhaltsquelle einzeln indexiert wird, sondern ein einheitlicher Index erstellt wird. Das bedeutet, dass die von einer einheitlichen Suchsoftware bereitgestellten Ergebnisse nach Relevanz sortiert, automatisch dedupliziert werden und im Allgemeinen nützlicher sind als die Ergebnisse, die von einem Tool für die Verbundsuche bereitgestellt werden.

Ein Vorteil der einheitlichen Suche ist die Relevanz der Suchergebnisse, die sie einem Benutzer bieten kann. Ein Nachteil ist die Tatsache, dass vereinheitlichte Suchplattformen in einigen Fällen nur eine Verbindung zu einer begrenzten Anzahl von Quellen herstellen können, was bedeutet, dass ihre Reichweite begrenzt ist.

Was ist Enterprise Search?

Die Unternehmenssuche ist eine Technologiekategorie, die es Benutzern ermöglicht, über eine Suchleiste in riesigen Datenbeständen — einschließlich Dokumenten, Wissensdatenbanken und Dateien — zu suchen. Diese Art der Unternehmenssuche nutzt künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um auf jede Anfrage individuelle Antworten zu generieren, die aus den Daten stammen, auf die das Unternehmen Zugriff hat.

Es hat sich als die effektivste Art der Unternehmenssuche herauskristallisiert, da es in der Lage ist, sofortige Antworten auf die Fragen der Benutzer zu geben. Wenn ein Produkt für die Unternehmenssuche jedoch nicht über einen zuverlässigen Mechanismus verfügt, der die Genauigkeit der von ihm generierten Antworten sicherstellt, stellen Benutzer möglicherweise fest, dass die Ergebnisse manchmal nicht vertrauenswürdig sind.

Wie funktioniert Enterprise Search?

Der Wert von Enterprise Search liegt in seiner Einfachheit. Im Hintergrund arbeitet jedoch eine Menge komplexer Technologien, um den Benutzern ein einfaches Erlebnis zu bieten — von der Verknüpfung von Quellen über die Indexierung von Daten bis hin zur Generierung von Ergebnissen. Schauen wir uns an, wie die Unternehmenssuche funktioniert.

• Verbindung herstellen: Wenn ein Unternehmen eine Enterprise Search-Software kauft, muss es als Erstes „Connectors“ einrichten. Einfach ausgedrückt, es muss der Unternehmenssuchplattform Zugriff auf die Apps gewähren, in denen die Mitarbeiter suchen können sollen. Einige Plattformen für die Unternehmenssuche verfügen über integrierte Konnektoren. Dies sind häufig die beliebtesten Anwendungen in verschiedenen Softwarekategorien wie Dateispeichersystemen und CRM-Tools. Quellen, die nicht nativ in ein Enterprise Search-Produkt integriert sind, können normalerweise über APIs verbunden werden.

• Krabbeln: Wenn in einem Unternehmens-Suchtool eine Reihe von Konnektoren eingerichtet sind, kann es diese Quellen dann crawlen. Mit anderen Worten, es kann Daten aus ihnen scannen und extrahieren. Bei einigen der Daten, die es indexiert, handelt es sich möglicherweise um strukturierte Daten, die so organisiert sind, dass sie leicht durchsucht werden können. Sie können Dinge wie Excel-Dateien enthalten. Bei anderen Daten kann es sich um unstrukturierte Daten handeln, die nicht von vornherein organisiert sind und Dinge wie Dokumente, Chat-Nachrichten und Video-Transkripte enthalten können.

• Indizierung: Sobald ein Enterprise Search-Produkt die Quellen eines Unternehmens gecrawlt und Daten extrahiert hat, indexiert es diese Daten. Kurz gesagt, es organisiert die Daten in relationalen Datenbanken, die auch als „Indizes“ bezeichnet werden. Der Indizierungsprozess macht die Daten letztendlich für die Suchmaschine des Unternehmens auffindbar.

• Abfragen: Dies ist der Teil des Unternehmenssuchprozesses, mit dem Benutzer am besten vertraut sind. Wenn ein Benutzer eine Frage in eine Suchleiste eingibt, ordnet die Unternehmenssuchmaschine diese Abfrage den relevanten Daten zu, die indexiert wurden, um ein Ergebnis zu liefern.

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Was sind die Vorteile von Enterprise Search?

Immer mehr Unternehmen aller Größen setzen auf Enterprise Search Software, um die Überlastung mit Apps zu überwinden, Silos aufzubrechen und ihren Mitarbeitern eine einfache, aber leistungsstarke Möglichkeit zu bieten, auf Informationen zuzugreifen. Und viele sehen sofort beeindruckende Ergebnisse. Hier sind einige der Vorteile von Enterprise Search-Software.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

Wenn einzelne Mitarbeiter das kollektive Wissen ihres Unternehmens zur Hand haben, verbringen sie weniger Zeit damit, nach Informationen zu suchen oder sie noch einmal zu überprüfen, und mehr Zeit damit, die Arbeit zu erledigen, für die sie eingestellt wurden. Die unternehmensweite Suche wurde gezeigt die Produktivität der Mitarbeiter drastisch steigern.

Höhere Unternehmenseffizienz

Wenn jeder Mitarbeiter in der Lage ist, schnell auf vertrauenswürdige Informationen zuzugreifen und damit seine Produktivität zu steigern, verbessert sich auch die Effizienz eines Unternehmens. Entscheidungen werden schneller getroffen, Projekte werden häufiger pünktlich abgeschlossen und Produkte werden schneller versendet.

Höhere Kundenzufriedenheit

Die Unternehmenssuche kann die CSAT- und NPS-Werte eines Unternehmens verbessern. Wenn Mitarbeiter mit Kundenkontakt in der Lage sind, vertrauenswürdige Informationen schnell zu finden, bedeutet das, dass sie schneller auf Kundenanfragen reagieren und das Risiko verringern, unvollständige oder ungenaue Informationen weiterzugeben.

Bessere teamübergreifende Zusammenarbeit

Damit Mitarbeiter in verschiedenen Teams effektiv zusammenarbeiten können, müssen sie die Prioritäten, die Arbeit und die Stärken des anderen Teams verstehen. An vielen modernen Arbeitsplätzen sind teamspezifische Informationen in den Tools gespeichert, die jedes Team verwendet. Mit Enterprise Search ist es Mitarbeitern jedoch möglich, das Wissen der Teams zu nutzen, denen sie nicht angehören, und so die Qualität ihrer Zusammenarbeit zu verbessern.

Niedrigere Kosten durch Toolkonsolidierung

Wenn ein Unternehmen über ein gut funktionierendes Enterprise Search-Tool verfügt, kann es möglicherweise Abonnements für andere Tools kündigen und seinen Tech-Stack konsolidieren. Das Enterprise Search-Produkt von Guru umfasst Wiki und Intranet Funktionen, was bedeutet, dass Unternehmen die Vorteile von drei Produkten auf einer leistungsstarken Plattform nutzen können.

Was sind die wichtigsten Funktionen der Unternehmenssuche?

Die Kategorie Unternehmenssuche ist in den letzten Jahren gewachsen, und mit dem Durchbruch der generativen KI-Technologie wird sich dieses Wachstum voraussichtlich beschleunigen.

Allerdings sind nicht alle Enterprise Search-Produkte gleich. Einige geben bestimmten Funktionen Vorrang vor anderen, aber es gibt einige Funktionen, die auf der ganzen Linie unerlässlich sind. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie eine Enterprise Search-Software für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen.

Konnektoren und Integrationen

Die Effektivität eines Enterprise Search-Produkts hängt oft von der Anzahl der Konnektoren ab, die es hat, oder davon, wie einfach es ist, neue Konnektoren hinzuzufügen. Wenn ein Unternehmen viele Daten in einer Wissensdatenbank oder CRM-Plattform hat, diese aber nicht mit seinem Unternehmenssuchtool verbinden kann, wird es keinen großen Nutzen daraus ziehen. Konnektoren und Integrationen sind entscheidend, um alle Systeme eines Unternehmens miteinander zu verknüpfen und den Mitarbeitern Zugriff auf das kollektive Wissen ihres Unternehmens zu geben, unabhängig davon, wo es gespeichert ist.

Genehmigungskontrollen

Damit eine Enterprise Search-Software einem Unternehmen einen sinnvollen Mehrwert bieten kann, muss sie über ein wasserdichtes Genehmigungssystem verfügen. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht versehentlich an Mitarbeiter weitergegeben werden, die keinen Zugriff darauf haben sollten. Darüber hinaus können robuste Berechtigungskontrollen dazu beitragen, den Benutzern ein persönlicheres Erlebnis zu bieten. Dabei werden Ergebnisse geteilt, die die Rolle, das Dienstalter, den Standort und die letzten Aktivitäten eines Mitarbeiters auf der Plattform berücksichtigen.

Sicherheit und Datenschutz

Angesichts des umfassenden Datenzugriffs, den ein Suchtool für Unternehmen bietet, ist es wichtig, dass die Software die Sicherheitsrichtlinien der einzelnen Unternehmen einhält, über die erforderlichen Zertifizierungen wie SOC2 verfügt und die relevanten Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einhält. Wenn ein Produkt für die Unternehmenssuche über robuste Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien verfügt, können Benutzer sicher sein, dass ihre internen Daten nicht ohne ihr Wissen an Dritte weitergegeben werden.

Genauigkeit der Daten

Ein Suchtool für Unternehmen ist nur so gut wie die Daten, auf die es Zugriff hat. Wie das Sprichwort sagt: Schlechte Daten rein, schlechte Daten raus. Daher ist es wichtig, dass die Suchsoftware für Unternehmen über einen Mechanismus verfügt, mit dem die Qualität der von ihr verwendeten Daten bewertet werden kann, um sicherzustellen, dass die Benutzer den Ergebnissen, die sie erhalten, vertrauen können. Auf diese Fähigkeit ist Guru stolz. Aus diesem Grund haben wir ein KI-Trainingszentrum entwickelt, um sicherzustellen, dass die Datenqualität ständig verbessert wird.

Künstliche Intelligenz

KI-Funktionen sind in der Unternehmens-Suchsoftware kein „nettes Extra“ mehr. Sie sind unverzichtbar. Moderne Suchplattformen für Unternehmen müssen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, eine Frage oder Anfrage einzugeben, alle Informationssilos ihres Unternehmens zu durchsuchen und ein personalisiertes Ergebnis in natürlicher Sprache zu erhalten. Generative KI-Technologie spielt eine Schlüsselrolle bei der Schaffung dieser Art von Erfahrung und ist heute ein grundlegendes Merkmal jedes Produkts für die Unternehmenssuche.

Die besten Softwareplattformen für die Unternehmenssuche

In den letzten Jahren ist die Anzahl der Produkte für Unternehmenssuche auf dem Markt explosionsartig angestiegen, was durch Fortschritte in der KI-Technologie beschleunigt wurde. Dank der Fähigkeit, Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf Informationen zu gewähren, die in ihren Apps und Systemen gespeichert sind, ist es in einzigartiger Weise in der Lage, Silos aufzubrechen, die Überlastung von Apps zu lösen und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

In diesem Artikel haben wir erklärt, was Enterprise Search ist, einige seiner Vorteile untersucht und die wichtigsten Funktionen beschrieben. Wenn Sie nach Optionen für die Unternehmenssuche suchen, lesen Sie mehr über beste Unternehmenssuchsoftware.