Combien d'applications professionnelles votre entreprise utilise-t-elle ? Si c'est comme la moyenne des entreprises, la réponse est plus de 200!

Cela représente plus de 200 applications dans lesquelles des informations utiles peuvent être isolées, perdues et laissées hors de portée des membres de l'équipe qui pourraient en avoir besoin.

Bien que la plupart des applications utilisées par votre entreprise ajoutent probablement beaucoup de valeur et augmentent la productivité d'une certaine manière, elles peuvent également réduire la productivité – en silence.

Avec tant d'applications à naviguer, c'est plus difficile que jamais pour les employés de trouver les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Ils ne savent souvent pas quelles applications stockent quelles informations. Et même quand ils le savent, ils ont du mal à trouver l'information spécifique qu'ils recherchent.

C'est un problème qui impacte silencieusement l'efficacité des équipes partout. Et c'est un problème qu'un nombre croissant d'entreprises résolvent avec des logiciels de recherche d'entreprise.

C'est une catégorie de logiciels en pleine évolution qui permet aux employés de rechercher dans leurs données internes, fichiers et applications pour accéder plus facilement aux informations dont ils ont besoin.

Lisez la suite pour apprendre ce qu'est la recherche d'entreprise, comment cela fonctionne et quelles fonctionnalités rechercher lors de l'évaluation d'une plateforme de recherche d'entreprise en 2024.

Définition de la recherche d'entreprise

La recherche d'entreprise est un type de logiciel de travail que les employés utilisent pour rechercher dans les données internes, la documentation et les applications de leur entreprise et trouver rapidement les informations qu'ils recherchent.

Elle est parfois surnommée ‘Google pour le travail’ ou ‘ChatGPT pour le travail’ car elle offre une expérience utilisateur similaire à ces produits. Et elle est parfois appelée recherche cognitive ou moteur d'insights.

Il existe plusieurs types de recherche d'entreprise, y compris la recherche unifiée, la recherche fédérée et la recherche d'entreprise. Ces types de recherche d'entreprise sont globalement similaires mais présentent des différences subtiles mais importantes. Examinons chacun d'eux plus en détail.

Qu'est-ce que la recherche fédérée ?

La recherche fédérée est un type de technologie qui permet aux utilisateurs de rechercher à travers plusieurs sources de contenu, dépôts de données et applications logicielles à partir d'une seule interface utilisateur. Avec la recherche fédérée, chaque emplacement numérique est indexé séparément et les résultats sont généralement fournis sous la forme d'une liste de sources.

Un avantage clé de la recherche fédérée est sa capacité à donner aux utilisateurs un point d'accès unique à une vaste gamme de données. Un inconvénient cependant est que les résultats ne sont pas organisés par pertinence, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent obtenir des résultats inutiles ou duplicables.

Qu'est-ce que la recherche unifiée ?

La recherche unifiée est une technologie avec laquelle les utilisateurs peuvent rechercher à travers un large éventail de sources de données, de dépôts de contenu et de silos d'informations à partir d'une seule application. Elle diffère de la recherche fédérée car au lieu d'indexer chaque source de contenu séparément, elle crée un index unifié. Cela signifie que les résultats fournis par le logiciel de recherche unifiée sont organisés par pertinence, automatiquement dédupliqués et généralement plus utiles que ceux fournis par un outil de recherche fédérée.

Un avantage de la recherche unifiée est la pertinence des résultats de recherche qu'elle peut fournir à un utilisateur. Un inconvénient est le fait que, dans certains cas, les plateformes de recherche unifiée ne peuvent se connecter qu'à un nombre limité de sources, ce qui signifie que leur portée est limitée.

Qu'est-ce que la recherche d'entreprise ?

La recherche d'entreprise est une catégorie de technologie qui donne aux utilisateurs la possibilité de rechercher à travers de vastes dépôts de données – y compris des documents, des bases de connaissances et des fichiers – à partir d'une seule barre de recherche. Ce type de recherche d'entreprise utilise l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et le traitement du langage naturel pour générer des réponses uniques à chaque requête, provenant des données auxquelles il a accès.

Elle émerge comme le type le plus efficace de recherche d'entreprise grâce à sa capacité à fournir des réponses instantanées aux questions des utilisateurs. Cependant, si un produit de recherche d'entreprise n'a pas de mécanisme fiable pour garantir l'exactitude des réponses qu'il génère, les utilisateurs peuvent trouver que les résultats sont parfois peu fiables.

Comment fonctionne la recherche d'entreprise ?

La valeur de la recherche d'entreprise réside dans sa simplicité. Mais il y a beaucoup de technologies complexes en arrière-plan pour créer une expérience simple pour les utilisateurs – allant de la connexion des sources à l'indexation des données jusqu'à la génération des résultats. Examinons comment fonctionne la recherche d'entreprise.

• Connexion : Lorsque qu'une entreprise achète un logiciel de recherche d'entreprise, la première chose à faire est de mettre en place des “connecteurs.” En termes simples, elle doit donner à la plateforme de recherche d'entreprise accès aux applications sur lesquelles elle veut que les employés puissent rechercher. Certaines plateformes de recherche d'entreprise sont livrées avec des connecteurs intégrés. Ce sont souvent les applications les plus populaires dans diverses catégories de logiciels, comme les systèmes de stockage de fichiers et les outils CRM. Les sources qui ne sont pas intégrées nativement dans un produit de recherche d'entreprise peuvent généralement être connectées via des API.
• Exploration : Lorsque qu'un outil de recherche d'entreprise a de nombreux connecteurs configurés, il peut alors explorer ces sources. En d'autres termes, il peut scanner et extraire des données à partir de celles-ci. Certaines des données qu'il indexe peuvent être des données structurées, qui sont organisées de manière à être facilement recherchées et peuvent inclure des fichiers Excel. D'autres données peuvent être des données non structurées, qui ne sont pas organisées par conception et peuvent inclure des choses telles que des documents, des messages de chat et des transcriptions vidéo.
• Indexation : Une fois qu'un produit de recherche d'entreprise a exploré les sources d'une entreprise et extrait des données, il indexe ensuite ces données. En résumé, il organise les données dans des bases de données relationnelles, autrement connues sous le nom d'“index.” Le processus d'indexation est ce qui rend finalement les données recherchables par le moteur de recherche d'entreprise.
• Interrogation : C'est la partie du processus de recherche d'entreprise que les utilisateurs connaissent le mieux. Lorsqu'un utilisateur tape une question dans une barre de recherche, le moteur de recherche d'entreprise associera cette requête aux données pertinentes qui ont été indexées pour fournir un résultat.

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Quels sont les avantages de la recherche d'entreprise ?

De plus en plus d'entreprises de toutes tailles se tournent vers des logiciels de recherche d'entreprise pour surmonter la surcharge des applications, briser les silos et donner à leurs employés un moyen simple mais puissant d'accéder à l'information. Et beaucoup constatent des résultats instantanés et impressionnants. Voici quelques-uns des avantages des logiciels de recherche d'entreprise.

Amélioration de la productivité des employés

Lorsque les employés individuels ont la connaissance collective de leur entreprise à portée de main, ils passent moins de temps à chercher des informations ou à vérifier et plus de temps à faire le travail pour lequel ils ont été engagés. Il a été démontré que la recherche d'entreprise augmente considérablement la productivité des employés.

Efficacité accrue de l'entreprise

Si chaque employé peut accéder rapidement à des informations fiables et ainsi améliorer sa productivité, l'efficacité d'une entreprise s'améliore également. Les décisions sont prises plus rapidement, les projets sont plus souvent terminés à temps et les produits sont expédiés plus rapidement.

Satisfaction client accrue

La recherche d'entreprise peut améliorer les scores CSAT et NPS d'une entreprise. Lorsque les employés en contact avec les clients peuvent trouver des informations fiables rapidement, cela signifie qu'ils peuvent répondre aux clients plus rapidement et réduire le risque de partager des détails incomplets ou inexacts.

Meilleure collaboration inter-équipes

Pour que les employés de différentes équipes collaborent efficacement, ils doivent comprendre les priorités, le travail et les forces des autres équipes. Dans de nombreux lieux de travail modernes, les informations spécifiques aux équipes sont isolées dans les outils que chaque équipe utilise. Mais avec la recherche d'entreprise, il est possible pour les employés d'exploiter les connaissances des équipes auxquelles ils n'appartiennent pas, et ainsi améliorer la qualité de leur collaboration.

Réduction des coûts grâce à la consolidation des outils

Lorsque qu'une entreprise a un outil de recherche d'entreprise qui fonctionne bien, elle peut être en mesure d'annuler les abonnements à d'autres outils et de consolider sa pile technologique. Le produit de recherche d'entreprise de Guru inclut des capacités de wiki et intranet , ce qui signifie que les entreprises peuvent tirer parti des avantages de trois produits en une seule plateforme puissante.

Quelles sont les fonctionnalités de recherche d'entreprise les plus importantes ?

La catégorie de recherche d'entreprise a connu une croissance ces dernières années, et avec l'explosion de la technologie AI générative, cette croissance est en passe de s'accélérer. 

Cependant, tous les produits de recherche d'entreprise ne se ressemblent pas. Certains priorisent certaines capacités par rapport à d'autres, mais il existe des fonctionnalités essentielles à tous. Voici un aperçu des fonctionnalités les plus importantes à rechercher lors de l'évaluation d'un logiciel de recherche d'entreprise pour votre entreprise.

Connecteurs et intégrations

L'efficacité d'un produit de recherche d'entreprise dépend souvent du nombre de connecteurs qu'il a ou de la facilité d'ajout de nouveaux connecteurs. Si une entreprise possède beaucoup de données dans une base de connaissances ou une plateforme CRM mais ne peut pas les connecter à son outil de recherche d'entreprise, elle ne verra pas beaucoup d'avantages. Les connecteurs et les intégrations sont essentiels pour relier tous les systèmes d'une entreprise et donner aux employés accès à la connaissance collective de leur entreprise, peu importe où elle est stockée.

Contrôles d'autorisation

Pour que le logiciel de recherche d'entreprise ajoute de la valeur significative à une entreprise, il doit disposer d'un système de contrôle d'autorisation étanche en place. C'est essentiel pour garantir que les informations sensibles ne soient pas partagées par inadvertance avec des employés qui ne devraient pas y avoir accès. Au-delà de cela, des contrôles d'autorisations robustes peuvent aider à créer une expérience plus personnalisée pour les utilisateurs, en partageant des résultats qui tiennent compte du rôle, de l'ancienneté, de l'emplacement et de l'activité récente d'un employé sur la plateforme.

Sécurité et confidentialité

Étant donné l'étendue de l'accès aux données dont dispose un outil de recherche d'entreprise, il est crucial que le logiciel respecte les politiques de sécurité de chaque entreprise, possède les certifications nécessaires comme SOC2 et adhère aux réglementations pertinentes en matière de confidentialité des données, comme le RGPD. Lorsque qu'un produit de recherche d'entreprise a des politiques de sécurité et de confidentialité robustes en place, les utilisateurs peuvent être sûrs que leurs données internes ne seront pas partagées avec un tiers sans leur connaissance.

Exactitude des données

Un outil de recherche d'entreprise n'est aussi bon que les données auxquelles il a accès. Comme le dit le proverbe : des données erronées entrent, des données erronées sortent. Il est donc essentiel que les logiciels de recherche d'entreprise disposent d'un mécanisme en place pour évaluer la qualité des données qu'ils exploitent afin de garantir que les utilisateurs peuvent faire confiance aux résultats qu'ils obtiennent. C'est une capacité dont Guru est fier, c'est pourquoi nous avons développé un centre de formation AI pour veiller à ce que la qualité des données s'améliore constamment.

Intelligence artificielle

Les capacités d'IA ne sont plus un “réel plus” dans les logiciels de recherche d'entreprise. Elles sont essentielles. Les plateformes modernes de recherche d'entreprise doivent donner aux employés la possibilité de taper une question ou une requête, de rechercher à travers tous les silos d'informations de leur entreprise et d'obtenir un résultat personnalisé en langage naturel. La technologie d'IA générative joue un rôle clé dans la création de ce type d'expérience et est désormais une fonctionnalité fondamentale de tout produit de recherche d'entreprise.

Meilleures plateformes de logiciels de recherche d'entreprise

Ces dernières années, le nombre de produits de recherche d'entreprise sur le marché a explosé, accéléré par les avancées dans la technologie AI. Avec sa capacité à donner aux employés un accès instantané à des informations stockées à travers leurs applications et systèmes, elle est particulièrement capable de briser les silos, de résoudre la surcharge des applications et d'augmenter la productivité des employés. 

Dans cet article, nous avons expliqué ce qu'est la recherche d'entreprise, exploré certains de ses avantages et décrit les fonctionnalités clés. Si vous recherchez des options de recherche d'entreprise, lisez les meilleurs logiciels de recherche d'entreprise.