Wybór odpowiedniej platformy do zarządzania wiedzą jest kluczowy dla zespołów, które polegają na szybkim i dokładnym dostępie do informacji. W obliczu tak wielu opcji na rynku, może być trudno określić, które narzędzie pasuje do specyficznych potrzeb twojego zespołu. W tym przewodniku przyjrzymy się bliżej Document360, popularnemu rozwiązaniu do zarządzania wiedzą, i porównamy je z Guru, aby pomóc ci podjąć świadomą decyzję.

Czym jest Document360?

Document360 to chmurowa platforma do zarządzania wiedzą zaprojektowana w celu pomocy firmom w tworzeniu, zarządzaniu i dzieleniu się dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną. Uruchomiona przez Kovai.co, jest szeroko uznawana za intuitive design i nacisk na tworzenie baz wiedzy z samodzielnym dostępem. Wiele organizacji używa Document360 do tworzenia szczegółowych centrów pomocy dla klientów lub utrzymywania wewnętrznej wiedzy dla swoich zespołów.

Co wyróżnia Document360 to jego fokus na umożliwieniu użytkownikom nietechnicznym łatwego zarządzania solidną dokumentacją, wzbogaconą o wsparcie multimedialne i funkcje kategoryzacji. Sprawia to, że jest to najlepszy wybór dla małych i średnich firm, szczególnie w branżach takich jak SaaS, e-commerce i obsługa klienta.

Kluczowe cechy Document360

Document360 jest wyposażone w szereg funkcji zaprojektowanych w celu uproszczenia tworzenia i organizacji dokumentacji. Oto bliższe spojrzenie:

Przyjazny dla użytkownika edytor bazy wiedzy

W sercu Document360 znajduje się jego prosty edytor oparty na markdownie. Pozwala zespołom tworzyć dobrze zorganizowane, wizualnie atrakcyjne artykuły bez wymagania zaawansowanych umiejętności technicznych. Edytor wspiera formatowanie tekstu, przesyłanie mediów oraz tryb podglądu, dzięki czemu użytkownicy mogą zobaczyć, jak ich artykuły będą wyglądały przed publikacją.

System kategoryzacji i tagowania

Jedną z najbardziej cenionych cech Document360 jest jego solidny system kategoryzacji i tagowania. Zespoły mogą łatwo organizować treści w hierarchiczne struktury, co ułatwia lokalizację i nawigację po informacjach. Jest to szczególnie użyteczne dla zespołów z dużymi wolumenami dokumentacji.

Multi-language support

Document360 obsługuje również wielojęzyczne bazy wiedzy, umożliwiając firmom obsługę globalnej publiczności. Oferując przetłumaczone wersje dokumentacji, zespoły mogą poprawić zadowolenie klientów i dostępność.

Zaawansowana analityka

Platforma zapewnia szczegółowe informacje na temat tego, jak użytkownicy wchodzą w interakcję z bazą wiedzy, takie jak najbardziej przeglądane artykuły, trendy wyszukiwania i luki w treści. Te dane mogą pomóc zespołom doskonalić swoje bazy wiedzy z upływem czasu.

Dodatkowe integracje

Document360 integruje się z popularnymi narzędziami takimi jak Zendesk, Intercom i Microsoft Teams, co pozwala zespołom połączyć swoją bazę wiedzy z istniejącymi procesami.

Kto używa Document360?

Document360 jest idealne dla zespołów chcących tworzyć zarówno publiczne centra pomocy, jak i wewnętrzne bazy wiedzy. Jest szczególnie popularne wśród:

• Zespoły wsparcia klienta: Do budowania portali samoobsługowych, które zmniejszają liczbę zgłoszeń.
• Zespoły produktowe: Do dokumentowania specyfikacji i aktualizacji produktów.
• Firmy SaaS: Do centralizacji materiałów do onboardingu klientów i FAQ.
• Małe i średnie firmy: Document360 to rozwiązanie skalowalne, które jest przyjazne dla zespołów z ograniczonymi umiejętnościami technicznymi.

Zalety i wady Document360

Każde narzędzie ma swoje mocne i słabe strony. Oto przegląd zalet i wad Document360:

Zalety

Integracja z innymi narzędziami

Document360 integruje się z kilkoma dużymi platformami, co ułatwia osadzenie twojej bazy wiedzy w narzędziach takich jak Intercom czy Microsoft Teams.

Funkcje współpracy

Platforma oferuje kontrolę dostępu opartą na rolach, umożliwiając zespołom współpracę przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa wrażliwych informacji.

Dostosowanie i skalowalność

Document360 pozwala zespołom dostosować wygląd i styl ich bazy wiedzy, a jego poziomy cenowe odpowiadają na potrzeby firm różnej wielkości.

Wady

Krzywa uczenia się

Mimo że edytor jest przyjazny dla użytkownika, skonfigurowanie dobrze zorganizowanej bazy wiedzy z wieloma kategoriami i podkategoriami może być przytłaczające dla użytkowników po raz pierwszy.

Cost

Ceny Document360 mogą stać się przeszkodą dla mniejszych zespołów lub startupów, szczególnie w miarę wzrostu i potrzeby dodatkowych funkcji, takich jak analityka czy wsparcie wielojęzyczne.

Ograniczona współpraca w czasie rzeczywistym

W przeciwieństwie do platform, które podkreślają współpracę w czasie rzeczywistym (takich jak Google Docs czy Guru), funkcje współpracy Document360 są bardziej ograniczone, co może spowolnić przepływy pracy dla zespołów o szybkim tempie.

Guru kontra Document360

Porównując Document360 i Guru, kluczowa różnica leży w ich fokusie. Document360 jest zoptymalizowane do tworzenia statycznych baz wiedzy, podczas gdy Guru doskonale nadaje się do dostarczania wiedzy w czasie rzeczywistym, bezpośrednio do procesu pracy twojego zespołu. Zajrzyjmy w to bliżej:

Mocne strony Guru

Dostarczanie wiedzy kontekstowej

Rozszerzenie przeglądarki Guru i integracje z narzędziami takimi jak Slack, Microsoft Teams i Salesforce pozwalają użytkownikom na dostęp do zweryfikowanej wiedzy dokładnie wtedy i tam, gdzie jej potrzebują.

Agenci wiedzy Guru Knowledge Agents idą o krok dalej, dostosowując doświadczenia wyszukiwania do potrzeb konkretnych działów. Ci dostosowalni agenci napędzani AI zapewniają, że zespoły uzyskują najbardziej odpowiednie wyniki dla swoich ról. Na przykład, zespoły IT mogą szybko znaleźć dokumentację techniczną, podczas gdy zespoły sprzedaży natychmiast uzyskują dostęp do najnowszych szczegółów produktów. Takie ukierunkowane podejście minimalizuje rozpraszanie i umożliwia zespołom pracę w bardziej efektywny sposób.

Strony dla dostosowanych stron głównych

Funkcja Strony Guru umożliwia zespołom projektowanie w pełni markowych, dostosowanych stron głównych, które działają jako centralne huby dla kluczowych informacji.

Administratorzy mogą używać Stron do dzielenia się kluczowymi aktualizacjami, linkowania do ważnych zasobów lub promowania ogłoszeń dostosowanych do potrzeb ich organizacji. Dając zespołom spersonalizowany punkt wyjścia, Guru zapewnia, że pracownicy mogą szybko znaleźć i uzyskać dostęp do najważniejszych treści, co pomaga im pozostać zgranymi i produktywnymi.

Weryfikacja wiedzy napędzana przez AI

Guru wyróżnia się swoimi workflowami weryfikacji napędzanymi AI, które zapewniają, że wiedza twojego zespołu pozostaje aktualna i dokładna. Ta funkcja jest kluczowa dla zespołów, które zajmują się szybko zmieniającymi się informacjami.

Współpraca w czasie rzeczywistym

Współpraca w czasie rzeczywistym

Dzięki Guru zespoły mogą współpracować nad kartami wiedzy w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze aktualizacje i poprawia dokładność wiedzy w różnych działach. Dodatkowo, asystent AI do pisania Guru, Assist, usprawnia proces tworzenia treści, pomagając zespołom w tworzeniu, edytowaniu i tłumaczeniu wiedzy na ponad 100 języków. Ułatwia to zapewnienie, że twoje treści są jasne, spójne i dostępne dla globalnej siły roboczej.

Mocne strony Document360

Publiczne bazy wiedzy

Dla zespołów, które potrzebują dedykowanej, markowej bazy wiedzy dla klientów, solidne opcje dostosowania Document360 czynią je doskonałym wyborem.

Zaawansowana kategoryzacja

Narzędzia do hierarchicznej organizacji Document360 ułatwiają stworzenie dużych systemów wiedzy, co może być trudniejsze do osiągnięcia w Guru.

Integracja i doświadczenie użytkownika

Oba narzędzia integrują się z powszechnie używanymi platformami, takimi jak Slack i Microsoft Teams, ale rozszerzenie przeglądarki Guru daje mu znaczącą przewagę dla zespołów, które potrzebują wiedzy bezpośrednio w swoich istniejących procesach. Guru jest również szeroko chwalony za swój intuicyjny interfejs, który wymaga minimalnego szkolenia w porównaniu do Document360.

Co mówią klienci

Zarówno Document360, jak i Guru otrzymały wysokie oceny od użytkowników, ale ich mocne strony są skierowane do nieco innych grup odbiorców. Oto, co klienci mają do powiedzenia o każdym narzędziu:

Użytkownicy Document360 często podkreślają jego łatwość użycia, nawet dla początkujących. Jeden z recenzentów Capterra powiedział: "Naprawdę solidne." Przyszedłem, nie wiedząc nic o programie, ale mogłem łatwo poruszać się i zacząć zarządzać naszą bazą wiedzy od początku.

Użytkownicy Guru z kolei podkreślają jego elastyczność i skuteczność w różnych organizacjach. Jak zauważył jeden z recenzentów Capterra: "Pracowałem z Guru w firmie liczącej ponad 10 000 pracowników oraz w takiej, która miała mniej niż 100, a w obu przypadkach było to ogólnie bardzo łatwe, niezawodne i co najważniejsze, skuteczne."

Podsumowanie: Wybór odpowiedniego narzędzia dla twojego zespołu

Jeśli priorytetem twojego zespołu jest stworzenie w pełni dostosowanej, publicznej bazy wiedzy dla klientów, Document360 może być świetnym rozwiązaniem. Jednak jeśli szukasz narzędzia, które dostarcza zaufaną wiedzę bezpośrednio do istniejących procesów twojego zespołu, wspiera współpracę w czasie rzeczywistym i wykorzystuje AI do utrzymania dokładności informacji, Guru jest wyraźnym wyborem.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Guru? Zobacz naszą prezentację i sprawdź, jak przekształca zarządzanie wiedzą twojego zespołu.

‍