De juiste kennismanagementplatform kiezen is cruciaal voor teams die afhankelijk zijn van snelle, nauwkeurige toegang tot informatie. Met zoveel opties op de markt kan het lastig zijn om te bepalen welke tool voldoet aan de specifieke behoeften van uw team. In deze gids bekijken we Document360, een populaire kennismanagementoplossing, en vergelijken we het met Guru om u te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.

Wat is Document360?

Document360 is een cloudgebaseerd kennismanagementplatform dat is ontworpen om bedrijven te helpen interne en externe documentatie te creëren, beheren en delen. Gelanceerd door Kovai.co, het is algemeen erkend voor zijn intuitieve ontwerp en nadruk op het bouwen van zelfbedieningskennisbanken. Veel organisaties gebruiken Document360 om gedetailleerde helpcentra voor klanten te creëren of interne kennis voor hun teams te onderhouden.

Wat Document360 uniek maakt, is de focus op het in staat stellen van niet-technische gebruikers om eenvoudig robuuste documentatie te beheren, compleet met multimedia-ondersteuning en categorisatiefuncties. Dit maakt het een topkeuze voor kleine tot middelgrote bedrijven, vooral in sectoren als SaaS, e-commerce, en klantenservice.

Belangrijkste functies van Document360

Document360 is uitgerust met verschillende functies die zijn ontworpen om het creëren en organiseren van documentatie te vereenvoudigen. Hier is een nadere blik:

Gebruiksvriendelijke kennisbankeditor

In het hart van Document360 ligt de eenvoudige, markdown-gebaseerde editor. Het stelt teams in staat om goed georganiseerde, visueel aantrekkelijke artikelen te maken zonder dat hiervoor gevorderde technische vaardigheden nodig zijn. De editor ondersteunt opgemaakte tekst, media uploads en een voorbeeldmodus, zodat gebruikers precies kunnen zien hoe hun artikelen eruit zullen zien voordat ze worden gepubliceerd.

Categorisatie- en tagsysteem

Een van de meest geprezen functies van Document360 is het robuuste categorisatie- en tagsysteem. Teams kunnen content eenvoudig organiseren in hiërarchische structuren, waardoor het eenvoudig is om informatie te vinden en te navigeren. Dit is vooral nuttig voor teams met grote hoeveelheden documentatie.

Multi-language support

Document360 ondersteunt ook meertalige kennisbanken, waardoor bedrijven een wereldwijd publiek kunnen bedienen. Door vertaalde versies van documentatie aan te bieden, kunnen teams de klanttevredenheid en toegankelijkheid verbeteren.

Geavanceerde analyses

Het platform biedt gedetailleerde inzichten in hoe gebruikers interageren met de kennisbank, zoals de meest bekeken artikelen, zoektrends en hiaten in de inhoud. Deze gegevens kunnen teams helpen om hun kennisbank in de loop van de tijd te verfijnen.

Aanvullende integraties

Document360 integreert met populaire tools zoals Zendesk, Intercom en Microsoft Teams, waardoor teams hun kennisbank kunnen verbinden met bestaande workflows.

Wie gebruikt Document360?

Document360 is ideaal voor teams die zowel klantgerichte helpcentra als interne kennisbanken willen creëren. Het is vooral populair onder:

• Klantenserviceteams: Voor het bouwen van zelfbedieningportalen die het ticketvolume verminderen.
• Productteams: Voor het documenteren van productspecificaties en updates.
• SaaS-bedrijven: Voor het centraliseren van klantonboardingmaterialen en FAQ's.
• Kleine tot middelgrote bedrijven: Document360 is een schaalbare oplossing die toegankelijk is voor teams met beperkte technische expertise.

Voor- en nadelen van Document360

Elke tool heeft zijn sterke en zwakke punten. Hier is een overzicht van de voor- en nadelen van Document360:

Voordelen

Integratie met andere tools

Document360 integreert met verschillende grote platforms, waardoor het eenvoudig is om uw kennisbank in tools zoals Intercom of Microsoft Teams in te voegen.

Samenwerkingsfuncties

Het platform biedt rolgebaseerde toegangscontroles, waarmee teams samen kunnen werken terwijl de beveiliging over gevoelige informatie wordt gehandhaafd.

Aanpassing en schaalbaarheid

Document360 stelt teams in staat om de uitstraling en functionaliteit van hun kennisbank aan te passen, en de prijsstelling is afgestemd op bedrijven van verschillende groottes.

Cons

Leercurve

Hoewel de editor gebruiksvriendelijk is, kan het opzetten van een goed georganiseerde kennisbank met meerdere categorieën en subcategorieën overweldigend zijn voor beginners.

Kosten

De prijs van Document360 kan een hindernis vormen voor kleine teams of startups, vooral naarmate u opschaalt en extra functies zoals analytics of meertalige ondersteuning nodig hebt.

Beperkte realtime samenwerking

In tegenstelling tot platforms die de nadruk leggen op realtime samenwerking (zoals Google Docs of Guru), zijn de samenwerkingsfuncties van Document360 beperkter, wat de werkstromen voor snel bewegende teams kan vertragen.

Guru versus Document360

Bij de vergelijking van Document360 en Guru ligt het belangrijkste onderscheid in hun focus. Document360 is geoptimaliseerd voor het creëren van statische kennisbanken, terwijl Guru uitblinkt in het leveren van realtime, toegankelijke kennis direct in de workflow van uw team. Laten we het samenbrengen:

De sterke punten van Guru

Contextuele kennislevering

De browserextensie van Guru en integraties met tools zoals Slack, Microsoft Teams en Salesforce stellen gebruikers in staat om geverifieerde kennis te benaderen op het moment en op de plaats waar ze het nodig hebben.

De Kennisagents van Guru gaan een stap verder door zoekervaringen aan te passen aan de behoeften van specifieke afdelingen. Deze aanpasbare AI-gedreven agents zorgen ervoor dat teams de meest relevante resultaten voor hun rollen krijgen. Bijvoorbeeld, IT-teams kunnen snel technische documentatie bovenhalen, terwijl verkoopteams onmiddellijk toegang hebben tot de laatste productdetails. Deze gerichte aanpak minimaliseert afleidingen en stelt teams in staat om efficiënter te werken.

Pagina's voor aanpasbare homepages

De Pagina's-functie van Guru stelt teams in staat om volledig branded, aanpasbare homepages te ontwerpen die fungeren als centrale hubs voor kritieke informatie.

Beheerders kunnen Pagina's gebruiken om belangrijke updates te delen, koppelingen naar belangrijke bronnen te plaatsen of aankondigingen te promoten die zijn afgestemd op de behoeften van hun organisatie. Door teams een gepersonaliseerd startpunt te geven, zorgt Guru ervoor dat werknemers snel de belangrijkste inhoud kunnen vinden en benaderen, waardoor ze op één lijn blijven en productief blijven.

AI-gedreven kennisverificatie

Guru valt op door zijn AI-gedreven verificatieworkflows, die ervoor zorgen dat de kennis van uw team actueel en nauwkeurig blijft. Deze functie is van cruciaal belang voor teams die omgaan met snel veranderende informatie.

Realtime samenwerking

Realtime samenwerking

Met Guru kunnen teams in realtime samenwerken aan kenniskaarten, waardoor updates sneller gaan en de nauwkeurigheid van kennis tussen afdelingen wordt verbeterd. Daarnaast stroomlijnt Guru's AI-schrijfassistent, Assist, het creëren van content door teams te helpen bij het opstellen, bewerken en vertalen van kennis in meer dan 100 talen. Dit maakt het gemakkelijker dan ooit om ervoor te zorgen dat uw inhoud duidelijk, consistent en toegankelijk is voor een wereldwijd personeel.

De sterke punten van Document360

Klantgerichte kennisbanken

Voor teams die behoefte hebben aan een toegewijde, gebrandmerkte kennisbank voor klanten, maken de robuuste aanpassingsmogelijkheden van Document360 het een uitstekende keuze.

Geavanceerde categorisatie

De hiërarchische organisatie-instrumenten van Document360 maken het eenvoudig om grootschalige kennisstructuren op te bouwen, wat mogelijk uitdagender kan zijn in Guru.

Integratie en gebruikerservaring

Beide tools integreren met algemeen gebruikte platforms zoals Slack en Microsoft Teams, maar de browserextensie van Guru geeft het een aanzienlijke voorsprong voor teams die kennis direct binnen hun bestaande workflows nodig hebben. Guru wordt ook sterk geprezen om zijn intuïtieve interface, die minimale training vereist in vergelijking met Document360.

Wat klanten zeggen

Zowel Document360 als Guru hebben veel lof ontvangen van gebruikers, maar hun sterke punten zijn gericht op iets andere doelgroepen. Hier is wat klanten te zeggen hebben over elke tool:

Document360-gebruikers benadrukken vaak de gebruiksvriendelijkheid, zelfs voor beginners. Een recensent op Capterra deelde: “Echt solide. Ich kwam binnen zonder iets te weten over het programma, maar kon gemakkelijk navigeren en onze kennisbank vanaf het begin beheren.”

Guru-gebruikers, daarentegen, benadrukken de aanpassingsmogelijkheden en effectiviteit in organisaties van alle groottes. Zoals een recensent op Capterra opmerkte: “Ik heb met Guru gewerkt bij een bedrijf met meer dan 10.000 werknemers en bij een van net onder de 100, en in beide gevallen was het over het algemeen super eenvoudig, betrouwbaar en vooral effectief.”

Conclusie: De juiste tool kiezen voor jouw team

Als de prioriteit van uw team is om een hoogst aangepaste, klantgerichte kennisbank te creëren, is Document360 mogelijk een geweldige keuze. Als u echter op zoek bent naar een tool die vertrouwde kennis direct in de bestaande workflows van uw team levert, realtime samenwerking ondersteunt en AI benut om informatie nauwkeurig te houden, is Guru de duidelijke keuze.

Wilt u meer weten over Guru? Bekijk onze demo en zie hoe het de kennismanagement van uw team transformeert.

‍