Å velge den rette plattformen for kunnskapsadministrasjon er avgjørende for team som er avhengige av rask og nøyaktig tilgang til informasjon. Med så mange alternativer på markedet kan det være vanskelig å avgjøre hvilket verktøy som passer teamets spesifikke behov. I denne guiden vil vi ta en nærmere titt på Document360, en populær løsning for kunnskapsadministrasjon, og sammenligne den med Guru for å hjelpe deg med å ta en informert beslutning.

Hva er Document360?

Document360 er en skybasert plattform for kunnskapsadministrasjon som er designet for å hjelpe selskaper med å opprette, administrere og dele intern og ekstern dokumentasjon. Lansert av Kovai.co, er det mye anerkjent for sitt intuitive design og vekt på å bygge selvbetjente kunnskapsbaser. Mange organisasjoner bruker Document360 til å lage detaljerte hjelpesentre for kunder eller opprettholde intern kunnskap for sine team.

Det som gjør Document360 unikt, er fokuset på å gi ikke-tekniske brukere muligheten til å enkelt administrere robust dokumentasjon, komplett med støttemedia og kategoriseringsfunksjoner. Dette gjør det til et toppvalg for små og mellomstore virksomheter, spesielt i bransjer som SaaS, e-handel, og kundestøtte.

Nøkkelfunksjoner i Document360

Document360 leveres med et utvalg av funksjoner som er designet for å forenkle opprettingen og organiseringen av dokumentasjon. Her er en nærmere titt:

Brukervennlig redigeringsverktøy for kunnskapsbase

Kjernen i Document360 er dens enkle, markdown-baserte redigeringsverktøy. Det lar team lage godt organiserte, visuelt tiltalende artikler uten å kreve avanserte tekniske ferdigheter. Redigeringsverktøyet støtter rik tekstformatering, medieopplastinger, og en forhåndsvisningsmodus, så brukere kan se nøyaktig hvordan artiklene deres vil se ut før de publiseres.

Kategoriserings- og merkingssystem

En av Document360s mest rosede funksjoner er det robuste kategoriserings- og merkingssystemet. Team kan enkelt organisere innhold i hierarkiske strukturer, noe som gjør det enkelt å lokalisere og navigere informasjon. Dette er spesielt nyttig for team med store mengder dokumentasjon.

Multi-language support

Document360 støtter også flerspråklige kunnskapsbaser, noe som gjør det mulig for bedrifter å betjene et globalt publikum. Ved å tilby oversatte versjoner av dokumentasjon kan team forbedre kundetilfredsheten og tilgjengeligheten.

Avanserte analyser

Plattformen gir detaljerte innsikter i hvordan brukere samhandler med kunnskapsbasen, som de mest viste artiklene, søketrender og innholdsgap. Disse dataene kan hjelpe team med å forbedre kunnskapsbasen over tid.

Ytterligere integrasjoner

Document360 integreres med populære verktøy som Zendesk, Intercom, og Microsoft Teams, noe som lar team koble kunnskapsbasen til eksisterende arbeidsflyter.

Hvem bruker Document360?

Document360 er ideelt for team som ønsker å lage både kundevendte hjelpesentre og interne kunnskapsbaser. Det er spesielt populært blant:

• Kundestøtteteam: For å bygge selvbetjente portaler som reduserer antall henvendelser.
• Produktteam: For å dokumentere produktspekter og oppdateringer.
• SaaS-selskaper: For å sentralisere kundens onboarding-materiale og FAQ.
• Små til mellomstore virksomheter: Document360 er en skalerbar løsning som er tilgjengelig for team med begrenset teknisk ekspertise.

Fordeler og ulemper ved Document360

Hvert verktøy har sine styrker og svakheter. Her er en oversikt over fordelene og ulempene med Document360:

Fordeler

Integrasjon med andre verktøy

Document360 integreres med flere store plattformer, noe som gjør det enkelt å embedde kunnskapsbasen din i verktøy som Intercom eller Microsoft Teams.

Samarbeidsfunksjoner

Plattformen tilbyr tilgangskontroller basert på roller, som gjør det mulig for team å samarbeide samtidig som de opprettholder sikkerhet over sensitiv informasjon.

Tilpasning og skalerbarhet

Document360 lar team tilpasse utseendet og følelsen av kunnskapsbasen sin, og prisnivåene imøtekommer virksomheters ulike størrelser.

Ulemper

Læringskurve

Mens redigeringsverktøyet er brukervennlig, kan det å sette opp en godt organisert kunnskapsbase med flere kategorier og underkategorier virke overveldende for førstegangsbrukere.

Kostnad

Document360s priser kan bli en hindring for mindre team eller oppstartsselskaper, spesielt når du skalerer og krever flere funksjoner som analyse eller flerspråklig støtte.

Begrenset sanntidssamarbeid

I motsetning til plattformer som vektlegger sanntids samarbeid (som Google Docs eller Guru), er samarbeidsfunksjonene i Document360 mer begrensede, noe som kan bremse arbeidsflytene for hurtige team.

Guru vs. DokuWiki

Når vi sammenligner Document360 og Guru, ligger den viktigste forskjellen i deres fokus. Document360 er optimalisert for å lage statiske kunnskapsbaser, mens Guru excellerer ved å levere sanntids, tilgjengelig kunnskap direkte inn i teamets arbeidsflyt. La oss bryte det ned:

Gurus styrker

Kontekstuell kunnskapslevering

Gurus nettleserutvidelse og integrasjoner med verktøy som Slack, Microsoft Teams og Salesforce lar brukerne få tilgang til verifisert kunnskap akkurat når og hvor de trenger den.

Gurus Kunnskapsagenter tar dette et skritt videre ved å skreddersy søkeopplevelser for å møte behovene til spesifikke avdelinger. Disse tilpassede AI-drevne agentene sikrer at team får de mest relevante resultatene for sine roller. For eksempel kan IT-team raskt finne teknisk dokumentasjon, mens salgsteam umiddelbart får tilgang til de nyeste produktdetaljene. Denne målrettede tilnærmingen minimerer forstyrrelser og gir team mulighet til å jobbe mer effektivt.

Sider for tilpassbare hjemmesider

Gurus Sider-funksjon lar team designe fullt merkede, tilpassbare hjemmesider som fungerer som sentrale noder for kritisk informasjon.

Administratoren kan bruke Sider til å dele viktige oppdateringer, lenke til viktige ressurser eller promotere kunngjøringer tilpasset organisasjonens behov. Ved å gi teamene et personlig startpunkt, sikrer Guru at ansatte raskt kan finne og få tilgang til det viktigste innholdet, og hjelper dem med å forbli samkjørt og produktive.

AI-drevet kunnskapsverifisering

Guru skiller seg ut med sine AI-drevne verifiseringsarbeidsflyter, som sikrer at teamets kunnskap forblir oppdatert og nøyaktig. Denne funksjonen er avgjørende for team som håndterer raskt skiftende informasjon.

Sanntidssamarbeid

Sanntidssamarbeid

Med Guru kan team samarbeide om kunnskapskortene i sanntid, noe som muliggjør raskere oppdateringer og forbedrer nøyaktigheten av kunnskapen på tvers av avdelinger. I tillegg hjelper Gurus AI-skriveassistent, Assist, til med å strømlinjeforme innholdsopprettingen ved å hjelpe team med å lage, redigere og oversette kunnskap til over 100 språk. Dette gjør det enklere enn noen gang å sikre at innholdet ditt er klart, konsistent og tilgjengelig for en global arbeidsstyrke.

Document360s styrker

Kundevendte kunnskapsbaser

For team som trenger en dedikert, merkbar kunnskapsbase for kunder, gjør Document360s robuste tilpasningsalternativer det til et utmerket valg.

Avansert kategorisering

Document360s hierarkiske organisasjonsverktøy gjør det enkelt å bygge storskala kunnskapssystemer, noe som kan være mer utfordrende å oppnå i Guru.

Integrasjon og brukeropplevelse

Begge verktøyene integreres med vanlig brukte plattformer som Slack og Microsoft Teams, men Gurus nettleserutvidelse gir den en betydelig fordel for team som trenger kunnskap direkte i eksisterende arbeidsflyter. Guru får også mye ros for sitt intuitive grensesnitt, som krever minimal opplæring sammenlignet med Document360.

Hva kunder sier

Både Document360 og Guru har fått høye vurderinger fra brukerne, men deres styrker imøtekommer litt forskjellige publikum. Her er hva kundene måtte si om hvert verktøy:

Document360-brukere nevner ofte brukervennligheten, selv for nybegynnere. En Capterra-anmelder delte: “Virkelig solid. Jeg kom inn uten å vite noe om programmet, men jeg kunne enkelt navigere og begynne å administrere vår kunnskapsbase fra starten av.”

Guru-brukere, derimot, fremhever tilpasningsevnen og effektiviteten på tvers av organisasjoner av alle størrelser. Som en Capterra-anmelder bemerket, “Jeg har jobbet med Guru i et selskap med over 10 000 og et med litt under 100, og på begge tilfeller var det stort sett superenkelt, pålitelig, og viktigst av alt effektivt.”

Konklusjon: Velge det rette verktøyet for teamet ditt

Hvis teamets prioritering er å lage en svært tilpasset, kundevendt kunnskapsbase for kunder, kan Document360 være et godt valg. Men hvis du ser etter et verktøy som leverer pålitelig kunnskap direkte inn i teamets eksisterende arbeidsflyter, støtter sanntidssamarbeid, og utnytter AI for å holde informasjonen nøyaktig, er Guru det klare valget.

Vil du vite mer om Guru? Se vår demo og se hvordan det forvandler teamets kunnskapsadministrasjon.

‍