Введение

Asana - это высоко оцененный инструмент управления проектами, предназначенный для помощи командам в бесшовной организации их кросс-функциональной работы, от повседневных задач до стратегических инициатив. Asana выделяется среди нескольких графиков G2 в категориях, таких как управление проектами, управление работой и цели и ключевые результаты, благодаря своему интуитивно понятному дизайну и мощным функциональным возможностям. С более чем 9,000 положительными отзывами пользователей Asana зарекомендовала себя как надежная платформа, которая обеспечивает ясность, скорость и эффективность, независимо от местонахождения команд.

​

Строительная конструкция Asana обеспечивает надежное и масштабируемое выполнение планов командами, в отличие от других платформ управления работой, которые могут акцентировать внимание на простом количестве функций, а не на качестве. В современном рабочем месте, где удаленное сотрудничество и кросс-функциональная согласованность имеют решающее значение, Asana дает возможность командам оставаться скоординированными и добиваться большего с меньшими ресурсами.

​

Для кого Asana

Asana предназначена для широкого круга пользователей, которым требуется эффективное управление проектами и задачами:

​

• Менеджеры проектов: Упрощайте планирование, выполнение и отслеживание проектов.
• Руководители и менеджеры команд: Держите участников команды в курсе целей и прогресса.
• Профессионалы в области операций: Оптимизируйте рабочие процессы и улучшайте операционную эффективность.
• Маркетинговые команды: Планируйте кампании, отслеживайте выполнение задач и управляйте созданием контента.
• Команды разработки продуктов: Координируйте задачи, управляйте спринтами и обеспечивайте своевременный выпуск.
• Фрилансеры и владельцы малого бизнеса: Организуйте работу, сотрудничайте с клиентами и управляйте проектами эффективно.

​

Ключевые функции

Asana предлагает широкий набор функций, разработанных для удовлетворения различных потребностей в управлении проектами:

​

1. Управление задачами: Создавайте задачи с крайними сроками, назначенными исполнителями и уровнями приоритета. Подзадачи разбивают более крупные задачи на управляемые действия.
2. Виды проектов: Выбирайте из различных видов проектов, включая Список, Доска (Канбан), Календарь и Временная шкала (диаграмма Ганта), чтобы визуализировать работу наиболее эффективным образом.
3. Автоматизация рабочих процессов: Автоматизируйте рутинные задачи с помощью настраиваемых правил, чтобы сэкономить время и уменьшить затраты.
4. Зависимости и вехи: Установите зависимости задач и вехи проекта, чтобы отслеживать ключевые точки прогресса.
5. Сотрудничество в команде: Комментируйте задачи, загружайте вложения и общайтесь внутри платформы, чтобы все корреспонденция была в одном месте.
6. Портфели и цели: Отслеживайте состояние и прогресс нескольких проектов одновременно. Установите и контролируйте цели, чтобы согласовать работу с целями компании.
7. Пользовательские поля: Добавьте специфические поля данных в задачи, чтобы захватить всю необходимую информацию.
8. Отчеты и панели мониторинга: Генерируйте отчеты и панели мониторинга в реальном времени, чтобы отслеживать производительность проекта и загрузку команды.
9. Интеграции: Бесшовно интегрируйте с множеством инструментов, таких как Slack, Google Drive и других.

​

Лучшие варианты использования

Asana отлично справляется с различными сценариями, повышая производительность в различных командах и отраслях:

​

• Маркетинговые кампании: Планируйте, выполняйте и отслеживайте маркетинговые кампании. Создавайте подробные расписания, назначайте задачи и управляйте активами на одной единой платформе.
• Запуск продуктов: Координируйте задачи между различными командами – от разработки до маркетинга – обеспечивая согласованность команды и соблюдение ключевых этапов.
• Человеческие ресурсы: Эффективно управляйте процессами найма, вводом в должность и инициативами по вовлечению сотрудников.
• Поддержка клиентов: Упрощайте управление заявками на поддержку, отслеживайте время решения и улучшайте удовлетворенность клиентов.
• Планирование мероприятий: Организуйте все детали, связанные с мероприятиями, от поставщиков и площадок до спикеров и маркетинговых мероприятий.

​

Как начать

1. Регистрация/Вход: Создайте учетную запись Asana, зарегистрировавшись по электронной почте или войдя через Google или SSO.
2. Создайте проект: Нажмите кнопку “+ Новый проект” и выберите из доступных шаблонов или начните с нуля.
3. Добавить задачи: Разбейте ваш проект на выполнимые задачи, установите крайние сроки, назначьте участникам команды и добавьте необходимые детали или вложения.
4. Выберите вид проекта: Выберите наиболее подходящий вид для вашего проекта – Список, Доска, Календарь или Временная шкала.
5. Пригласите участников команды: Сотрудничайте с вашей командой, приглашая участников в проект и назначая задачи.
6. Настройте пользовательские поля: Настройте ваш проект, добавив пользовательские поля, соответствующие вашим конкретным требованиям.
7. Автоматизируйте рабочие процессы: Создавайте правила для автоматизации повторяющихся задач, экономя время и уменьшая ошибки.
8. Отслеживайте прогресс: Используйте функции панели и отчетности, чтобы отслеживать прогресс и при необходимости корректировать планы.
9. Интегрируйте инструменты: Соедините Asana с другими инструментами, которые ваша команда использует, такими как Slack, Dropbox или Google Drive для бесшовной работы.

​

Советы и лучшие практики

Чтобы максимизировать преимущества от использования Asana, учитывайте следующие советы:

​

• Используйте шаблоны: Используйте встроенные шаблоны Asana для распространенных проектов, чтобы сэкономить время и обеспечить соблюдение лучших практик.
• Регулярные обновления: Держите задачи, крайние сроки и статус обновления актуальными, чтобы поддерживать ясность во всех командах.
• Приоритизация задач: Используйте настройки приоритета, чтобы сосредоточиться на задачах с высоким воздействием и эффективно управлять рабочими нагрузками.
• Ясные описания задач: Предоставьте подробные описания задач и контрольные списки, чтобы все знали, что нужно сделать.
• Установите вехи: Разбейте проекты на более мелкие, управляемые разделы с вехами, чтобы отслеживать основные достижения.
• Используйте интеграции: Интегрируйтесь с другими инструментами, которые вы регулярно используете, чтобы создать бесшовный опыт рабочего процесса.
• Регулярные обзоры: Проводите регулярные обзоры проектов, чтобы оценить прогресс и при необходимости внести изменения.

​

Интеграция с Guru

Asana бесшовно интегрируется с Guru, улучшая возможности платформы, используя функции поиска и управления знаниями, основанные на ИИ от Guru. Вот как эта интеграция приносит вам пользу:

​

• Объединенный доступ к знаниям: С помощью ИИ-поиска Guru пользователи могут получать точную информацию, не покидая Asana. Консолидируйте знания из различных источников и представляйте их в задачах и проектах Asana.
• Информация в реальном времени: ИИ Guru обеспечивает точность и актуальность извлекаемых данных, уменьшая зависимость от устаревшей информации.
• Контекстуальные ответы: Guru понимает контекст ваших запросов, предоставляя релевантную информацию прямо внутри Asana. Это повышает производительность команды, сокращая время, затрачиваемое на поиск ответов.
• Управление разрешениями: Guru уважает разрешения источника, обеспечивая доступ к конфиденциальной информации только для авторизованных пользователей. Это добавляет уровень безопасности и соблюдения норм.
• Улучшенное сотрудничество: Команды могут добавлять важную информацию в Guru, создавая единый источник правды, на который все могут полагаться, что особенно полезно для ввода новых участников в работу или обмена знаниями между отделами.

​

Интегрируя Asana с Guru, вы создаете единую среду, где информация легко доступна, актуальна и безопасна, что дополнительно повышает эффективность и продуктивность вашей команды.

​

Заключение

Asana предлагает комплексное решение для управления проектами, разработанное для того, чтобы помочь командам любого размера более эффективно управлять своей работой. С возможностями, варьирующимися от управления задачами до автоматизации рабочих процессов и надежной отчетности, она дает возможность командам достигать большего с меньшими усилиями. Интегрируясь с Guru, Asana становится еще более мощным инструментом, обеспечивая мгновенный доступ к актуальным знаниям, при этом сохраняя целостность и безопасность вашей информации.

​

Если вы хотите увеличить продуктивность вашей команды и упростить процессы управления проектами, попробуйте Asana и воспользуйтесь ее интеграцией с Guru, чтобы испытать беспрецедентную эффективность и ясность.