Menemukan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) yang tepat dapat mempengaruhi operasi HR Anda secara signifikan. HRIS yang baik membantu menyederhanakan semuanya mulai dari penggajian dan administrasi tunjangan hingga kepatuhan dan pelacakan kinerja karyawan. Dengan begitu banyak opsi di pasar, bagaimana Anda tahu yang mana yang tepat untuk perusahaan Anda?

Panduan ini membahas sistem HRIS terbaik untuk perusahaan menengah dan besar, mencakup fitur-fitur yang harus dimiliki, solusi teratas, dan hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat membuat keputusan akhir.

Definisi dan pentingnya sistem HRIS

Sebuah HRIS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola data karyawan, mengotomatisasi proses HR, dan meningkatkan efisiensi di seluruh organisasi Anda. Alih-alih mengatur spreadsheet dan alat yang terputus, HRIS mengonsolidasikan semuanya di satu tempat, memudahkan penanganan perekrutan, penggajian, tunjangan, kepatuhan, dan pelacakan kinerja.

Bagi tim HR, HRIS adalah suatu keharusan. Sistem yang tepat dapat mengurangi pekerjaan administratif, meminimalkan risiko kepatuhan, dan memberikan wawasan berbasis data yang membantu perusahaan membuat keputusan sumber daya manusia yang lebih baik.

Evolusi teknologi HR

Teknologi HR telah berkembang pesat dari masa catatan kertas dan pengolahan gaji manual. Platform HRIS awalnya lebih fokus pada pencatatan, tetapi sistem masa kini telah mengintegrasikan kecerdasan buatan, otomatisasi, dan komputasi awan untuk memberikan wawasan waktu nyata dan alat layanan mandiri bagi karyawan.

Dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh dan tim yang terdistribusi, platform HRIS modern juga memprioritaskan akses mobile, integrasi dengan alat bisnis lainnya, dan fitur keamanan yang canggih. Evolusi ini telah mengubah perangkat lunak HR dari alat back-office yang sederhana menjadi aset strategis untuk pertumbuhan bisnis.

Dampak pada operasi bisnis modern

HRIS yang diimplementasikan dengan baik meningkatkan efisiensi, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, dan meningkatkan pengalaman karyawan. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan menawarkan opsi layanan mandiri, tim HR dapat fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi, seperti pengembangan bakat dan perencanaan strategis.

Untuk perusahaan dari semua ukuran, berinvestasi pada HRIS yang tepat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, penghematan biaya, dan tenaga kerja yang lebih terlibat.

Sistem HRIS: Fitur Kunci yang Perlu Dipertimbangkan

Tidak semua platform HRIS diciptakan sama. Berikut adalah fitur kunci yang perlu dicari saat mengevaluasi opsi Anda:

Fungsi inti

HRIS yang kuat harus mencakup tugas-tugas HR esensial, termasuk penggajian, administrasi tunjangan, pelacakan waktu, manajemen kinerja, dan pelaporan kepatuhan. Sistem terbaik menawarkan antarmuka yang intuitif dan otomatisasi untuk mengurangi pekerjaan manual.

Kemampuan integrasi

HRIS Anda harus terintegrasi dengan mulus dengan alat bisnis lainnya, seperti perangkat lunak akuntansi, sistem pelacakan pelamar (ATS), dan platform manajemen tenaga kerja. Ini memastikan aliran data yang lancar antara departemen dan mengurangi kebutuhan akan entri data manual.

Persyaratan keamanan

Karena platform HRIS menyimpan data karyawan yang sensitif, keamanan harus menjadi prioritas utama. Cari sistem dengan enkripsi yang kuat, autentikasi multi-faktor, dan kepatuhan terhadap peraturan industri seperti GDPR dan SOC 2.

Aksesibilitas Seluler

Karyawan dan manajer perlu mengakses alat HR saat bepergian. HRIS yang ramah mobile memungkinkan opsi layanan mandiri, seperti meminta cuti, melihat slip gaji, dan memperbarui informasi pribadi dari perangkat apa pun.

Analitik dan pelaporan

HRIS yang hebat melampaui pencatatan—ia memberikan wawasan yang berharga. Cari sistem dengan fitur pelaporan dan analitik yang kuat yang membantu tim HR melacak metrik kunci, seperti perputaran karyawan, tren perekrutan, dan produktivitas tenaga kerja.

Sistem HRIS untuk Perusahaan Menengah: Solusi Terbaik

Perusahaan menengah memerlukan HRIS yang seimbang antara keterjangkauan, kemudahan penggunaan, dan skalabilitas. Berikut adalah beberapa opsi terbaik:

• BambooHR – Ideal untuk perusahaan yang sedang berkembang, menawarkan onboarding yang kuat, manajemen kinerja, dan fitur pelaporan.
• Paycor – Pilihan yang bagus untuk bisnis yang membutuhkan penggajian dan manajemen bakat dalam satu platform.
• Namely – Dikenal karena antarmuka yang ramah penggunanya dan alat administrasi tunjangan yang kuat.
• Rippling – Menggabungkan otomatisasi HR, TI, dan keuangan dalam satu sistem untuk operasi yang lebih efisien.

Kriteria seleksi khusus untuk perusahaan menengah

Perusahaan menengah memerlukan HRIS yang menawarkan fitur yang kuat tanpa kompleksitas (atau harga) sistem tingkat perusahaan. Cari platform yang menyediakan otomatisasi yang kuat, alat kepatuhan, dan integrasi yang mudah dengan perangkat lunak Anda yang sudah ada.

Pertimbangan skala

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, HRIS Anda harus tumbuh bersama Anda. Pilih sistem yang dapat menangani peningkatan jumlah karyawan, beberapa lokasi, dan fungsi HR tambahan tanpa memerlukan perombakan total.

Analisis efektivitas biaya

Perusahaan menengah perlu menyeimbangkan fitur dengan keterjangkauan. Banyak penyedia HRIS menawarkan harga bertingkat berdasarkan jumlah karyawan, jadi evaluasi apa yang termasuk di setiap tingkat untuk memastikan Anda mendapatkan nilai terbaik.

Garis waktu implementasi

Perusahaan menengah sering memiliki tim HR yang ramping, jadi implementasi harus sederhana dan cepat. Solusi berbasis cloud dengan pengaturan yang dipandu dan dukungan pelanggan yang berdedikasi dapat membantu mempercepat proses.

Persyaratan pelatihan

HRIS yang ramah pengguna meminimalkan waktu pelatihan, tetapi dukungan yang berkelanjutan tetap penting. Cari penyedia yang menawarkan basis pengetahuan, webinar, dan layanan pelanggan yang responsif.

Sistem HRIS untuk Perusahaan Besar: Solusi Perusahaan

Perusahaan besar memerlukan platform HRIS dengan fitur canggih, alat kepatuhan global, dan skalabilitas tinggi. Berikut adalah beberapa pilihan teratas:

• Workday – Sebuah kekuatan untuk HR perusahaan, menawarkan wawasan yang didorong AI, penggajian global, dan perencanaan tenaga kerja.
• SAP SuccessFactors – Terbaik untuk operasi berskala besar yang membutuhkan manajemen bakat dan analitik.
• UKG Pro (Ultimate Kronos Group) – Unggul dalam manajemen tenaga kerja, penggajian, dan pengalaman karyawan.
• ADP Workforce Now – Solusi komprehensif untuk organisasi besar dengan kebutuhan penggajian dan kepatuhan yang kompleks.

Fitur tingkat perusahaan

Solusi HRIS perusahaan menawarkan otomatisasi yang didorong oleh AI, analitik prediktif, dan alur kerja yang dapat disesuaikan. Fitur ini membantu organisasi besar mengelola ribuan karyawan secara efisien.

Manajemen multi-lokasi

Untuk perusahaan dengan kantor di berbagai wilayah, HRIS harus mendukung kepatuhan spesifik lokasi, variasi penggajian, dan pelaporan lokal.

Advanced workflow automation

Sistem HRIS perusahaan menyederhanakan proses HR yang kompleks, seperti persetujuan, pelacakan kepatuhan, dan ulasan kinerja, melalui otomatisasi.

Kemampuan kepatuhan global

Perusahaan besar yang beroperasi di beberapa negara memerlukan HRIS yang memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan lokal, peraturan pajak, dan persyaratan GDPR.

Pertimbangan migrasi data

Migrasi dari sistem lama ke HRIS baru bisa menjadi tantangan. Solusi tingkat perusahaan biasanya menawarkan dukungan migrasi data, termasuk transfer otomatis dan tim onboarding yang berdedikasi.

Membandingkan Sistem HRIS berdasarkan Ukuran Perusahaan

HRIS yang tepat tergantung pada ukuran, struktur, dan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Usaha kecil memprioritaskan keterjangkauan dan kemudahan penggunaan, perusahaan menengah memerlukan skalabilitas, dan perusahaan besar membutuhkan fitur otomatisasi dan kepatuhan yang canggih. Inilah cara solusi HRIS berbeda berdasarkan ukuran perusahaan.

Solusi untuk usaha kecil

Usaha kecil mendapat manfaat dari platform HRIS yang sederhana dan terjangkau yang menyederhanakan fungsi HR esensial tanpa memerlukan tim TI yang didedikasikan. Alat seperti Gusto dan Zenefits menawarkan pengolahan gaji, manajemen tunjangan, dan layanan mandiri karyawan dengan pengaturan minimal. Platform ini dirancang agar intuitif, memungkinkan tim kecil untuk menerapkan dan mengelola tugas HR tanpa pelatihan yang ekstensif.

Platform untuk perusahaan menengah

Perusahaan menengah memerlukan solusi HRIS yang menawarkan fleksibilitas, otomatisasi, dan skalabilitas seiring pertumbuhan perusahaan. Platform seperti BambooHR dan Rippling mencapai keseimbangan yang tepat antara kemudahan penggunaan dan alat HR yang kuat, termasuk manajemen kinerja, pelaporan lanjutan, dan integrasi dengan perangkat lunak bisnis lainnya. Saat perusahaan menengah berkembang, memiliki HRIS yang dapat beradaptasi dengan peningkatan jumlah karyawan dan kompleksitas operasional adalah hal yang penting.

Kemampuan sistem perusahaan

Organisasi yang lebih besar memerlukan solusi HRIS tingkat perusahaan yang mendukung operasi yang kompleks, kepatuhan global, dan analitik tenaga kerja yang mendalam. Sistem seperti Workday dan SAP SuccessFactors menawarkan otomatisasi canggih, wawasan bertenaga AI, dan alat untuk mengelola tim yang besar dan terdistribusi. Solusi ini juga menyediakan opsi kustomisasi yang luas, memastikan bahwa mereka sejalan dengan proses unik dan persyaratan regulasi perusahaan multinasional.

Struktur harga

Harga HRIS bervariasi secara luas tergantung pada ukuran perusahaan, jumlah karyawan, dan fitur yang diperlukan. Usaha kecil sering membayar biaya per karyawan, per bulan, yang memudahkan untuk memperkirakan biaya seiring pertumbuhan. Solusi perusahaan, di sisi lain, sering kali melibatkan model harga kustom yang mencerminkan kompleksitas operasi berskala besar dan kebutuhan kepatuhan.

Opsi dukungan

Dari dukungan obrolan hingga manajer akun yang berdedikasi, dukungan bervariasi berdasarkan vendor. Sistem perusahaan biasanya menawarkan layanan prioritas, sementara platform yang lebih kecil menyediakan sumber daya layanan mandiri. Beberapa penyedia juga menawarkan dukungan implementasi dan pelatihan untuk membantu bisnis memaksimalkan nilai investasi HRIS mereka.

Strategi Implementasi dan Integrasi

Mengimplementasikan HRIS baru adalah usaha besar, tetapi dengan strategi yang tepat, itu bisa menjadi transisi yang lancar yang mempersiapkan perusahaan Anda untuk kesuksesan jangka panjang. Peluncuran yang direncanakan dengan baik memastikan bahwa tim Anda mengadopsi sistem dengan efisien, meminimalkan gangguan, dan memaksimalkan pengembalian investasi. Berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat mengimplementasikan dan mengintegrasikan HRIS.

Proses perencanaan

Implementasi HRIS yang sukses dimulai dengan tujuan yang jelas dan peta jalan untuk konfigurasi sistem, migrasi data, dan pelatihan. Mendefinisikan tonggak utama dan menetapkan tanggung jawab di awal membantu menjaga proses tetap pada jalurnya dan mencegah penundaan yang mahal.

Ekspektasi garis waktu

Tergantung pada kompleksitas sistem, implementasi dapat memakan waktu antara beberapa minggu hingga beberapa bulan. Solusi berbasis cloud sering kali memiliki waktu pengaturan yang lebih cepat. Namun, perusahaan dengan migrasi data yang ekstensif atau integrasi kustom mungkin memerlukan waktu tambahan untuk memastikan akurasi dan fungsionalitas.

Persyaratan tim

Tim HR, TI, dan keuangan harus berkolaborasi untuk memastikan integrasi yang mulus dengan sistem yang ada. Melibatkan pemangku kepentingan kunci sejak awal membantu menyelaraskan HRIS dengan kebutuhan bisnis dan memastikan transisi yang lebih lancar bagi karyawan.

Tantangan umum

Kesalahan migrasi data, masalah adopsi pengguna, dan hambatan integrasi dapat menunda implementasi. Perencanaan yang tepat dan dukungan vendor membantu mengurangi risiko ini. Organisasi juga harus mempersiapkan kemungkinan penolakan terhadap perubahan dengan menawarkan komunikasi yang jelas dan pelatihan langsung.

Metrik keberhasilan

Lacak peningkatan efisiensi, perbaikan kepatuhan, dan tingkat adopsi karyawan untuk mengukur dampak HRIS Anda. Meninjau indikator kinerja utama (KPI) secara teratur memastikan bahwa sistem memberikan nilai dan membantu mengidentifikasi area untuk optimasi lebih lanjut.

ROI dan Metrik Kinerja

Menginvestasikan dalam HRIS adalah keputusan yang signifikan, sehingga memahami pengembalian investasi (ROI) sangat penting. Sistem yang tepat harus menghemat waktu, mengurangi biaya, meningkatkan kepatuhan, dan meningkatkan pengalaman karyawan. Berikut adalah metrik kunci untuk dievaluasi ketika mengukur dampak HRIS Anda.

Analisis biaya

Hitung biaya perangkat lunak dibandingkan dengan penghematan dalam waktu, biaya kepatuhan, dan kesalahan yang berkurang. Pertimbangkan baik biaya langsung, seperti lisensi dan implementasi, serta penghematan tidak langsung dari peningkatan efisiensi dan lebih sedikit denda kepatuhan.

Peningkatan efisiensi

Mengotomatiskan proses HR membebaskan waktu untuk inisiatif strategis. Dengan mengurangi tugas manual seperti pengolahan gaji dan administrasi tunjangan, tim HR dapat fokus pada kegiatan yang memiliki nilai lebih tinggi seperti pengembangan karyawan dan perencanaan tenaga kerja.

Kepuasan karyawan

Alat layanan mandiri dan fungsi HR yang ramping menghasilkan pengalaman karyawan yang lebih baik. Ketika karyawan dapat dengan mudah mengakses gaji, tunjangan, dan data kinerja mereka, mereka merasa lebih mengendalikan pekerjaan mereka dan kurang bergantung pada HR untuk pertanyaan rutin.

Peningkatan kepatuhan

HRIS yang baik mengurangi risiko kepatuhan dengan mengotomatiskan pengarsipan pajak, penyimpanan catatan, dan pelaporan. Tetap mengikuti undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan menjadi lebih mudah, mengurangi kemungkinan denda mahal atau masalah hukum.

Penilaian nilai jangka panjang

HRIS yang tepat memberikan penghematan biaya berkelanjutan, wawasan data, dan efisiensi operasional. Seiring perusahaan tumbuh, HRIS yang dapat diskalakan memastikan bahwa manajemen tenaga kerja tetap lancar dan terus mendorong kesuksesan bisnis.

Membuat Keputusan Akhir

Memilih HRIS yang tepat memerlukan evaluasi yang cermat untuk memastikan memenuhi kebutuhan perusahaan Anda baik sekarang maupun di masa mendatang. Dengan membandingkan fitur, menilai vendor, dan merencanakan implementasi, Anda dapat membuat keputusan yang terinformasi yang memaksimalkan nilai jangka panjang. Berikut adalah langkah-langkah kunci untuk menyelesaikan pemilihan Anda.

Daftar periksa evaluasi

Bandingkan sistem berdasarkan fitur, harga, skalabilitas, dan pengalaman pengguna. Pertimbangkan seberapa baik masing-masing opsi terintegrasi dengan alat yang ada dan apakah itu selaras dengan rencana pertumbuhan perusahaan Anda.

Proses demo

Minta demo untuk melihat bagaimana platform memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Dorong pemangku kepentingan kunci untuk berpartisipasi dan menguji skenario dunia nyata untuk menilai kegunaan dan fungsionalitas.

Penilaian vendor

Carilah vendor dengan ulasan pelanggan yang kuat, langkah-langkah keamanan, dan dukungan yang dapat diandalkan. Teliti rekam jejak mereka dengan bisnis yang memiliki ukuran dan industri serupa untuk menilai kemampuan mereka memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Negosiasi kontrak

Jelaskan harga, ketentuan kontrak, dan perjanjian tingkat layanan sebelum menandatangani. Pastikan tidak ada biaya tersembunyi dan bahwa kontrak mencakup harapan yang jelas untuk dukungan pelanggan, keamanan data, dan pembaruan sistem.

Perencanaan implementasi

Miliki rencana peluncuran langkah demi langkah untuk memastikan transisi yang lancar. Tetapkan jadwal, tetapkan tanggung jawab, dan bekerja sama dengan vendor Anda untuk mengatasi potensi hambatan sebelum go-live.

Peran Tingkat Senior

Memilih sistem HRIS yang tepat memerlukan evaluasi yang cermat, tetapi perangkat lunak yang tepat dapat mengubah operasi HR Anda. Apakah Anda sebuah bisnis menengah atau perusahaan besar, utamakan fitur yang mendukung pertumbuhan, efisiensi, dan kepatuhan perusahaan Anda. Siap untuk mengambil langkah selanjutnya? Mulailah dengan menjadwalkan demo dan mengumpulkan masukan dari tim Anda untuk menemukan yang terbaik untuk organisasi Anda. Plus, karena Guru terintegrasi dengan semua solusi HRIS teratas, tim Anda dapat mengakses informasi HR penting tepat saat mereka membutuhkannya—tanpa beralih antara banyak platform.

‍