Introduction

Ввод сотрудников это больше, чем просто документы и знакомства — это основа успеха нового сотрудника в вашей компании. Если все сделано правильно, ввод способствует удержанию, ускоряет продуктивность и укрепляет корпоративную культуру. Но многие организации сталкиваются с ручными процессами, разрозненными системами и рисками несоответствия.

Вот где возникает программное обеспечение для ввода сотрудников. Эти платформы упрощают процесс ввода, автоматизируя повторяющиеся задачи, обеспечивая соблюдение требований и предоставляя безупречный опыт для новых сотрудников. Будь вы руководителем HR, стремящимся повысить эффективность, ИТ-специалистом, сосредоточившимся на интеграции систем, или бизнес-лидером, стремящимся к лучшему удержанию сотрудников, правильное программное обеспечение для ввода HR может существенно изменить ситуацию.

Преимущества программного обеспечения для ввода сотрудников и его рентабельность

Сэкономленное время и средства за счет автоматизации

Ручные процессы ввода занимают ценное время HR и увеличивают административные расходы. Программное обеспечение для ввода автоматизирует ключевые задачи, такие как сбор документов, электронные подписи и назначение задач, сокращая необходимость в бесконечных электронных письмах и последующих взаимодействиях. Сокращая административную нагрузку, команды HR могут сосредоточиться на стратегических инициативах.

Улучшенное управление соблюдением требований

Соблюдение трудового законодательства, налоговых форм и политики компании может быть проблемой. Программное обеспечение для ввода гарантирует, что новички заполняют необходимые документы вовремя и предоставляет аудитируемый след для соблюдения требований. Многие платформы также интегрируются с системами e-verify и автоматически обновляют изменения в политике, уменьшая правовые риски.

Улучшенный опыт новых сотрудников

Хорошо структурированный опыт ввода помогает новому сотруднику чувствовать себя желанным и подготовленным. Порталы самообслуживания, интерактивные модули обучения и направляющие рабочие процессы обеспечивают ясность и уверенность с первого дня. Позитивное первое впечатление может привести к более высокому вовлечению сотрудников и долгосрочному удовлетворению от работы.

Данные, основанные на аналитике, для улучшения процессов

Команды HR могут использовать аналитику для отслеживания завершения ввода, выявления узких мест и оптимизации рабочих процессов. Эти данные помогают компаниям улучшить процесс ввода, обеспечивая непрерывное совершенствование и лучшие результаты для сотрудников.

Основные функции программного обеспечения для ввода

Управление цифровой документацией

Хорошее решение для автоматизации ввода позволяет легко собирать документы, получать электронные подписи и надежно хранить данные. Новые сотрудники должны иметь возможность завершать и отправлять формы в цифровом виде, отсутствуют задержки из-за бумажной работы.

Возможности автоматизации задач

Автоматизация обеспечивает эффективное выполнение каждого этапа процесса ввода. Это включает в себя отправку напоминаний о незавершенных задачах, назначение наставников и запуск запросов на создание учетных записей ИТ для новых сотрудников.

Панели отслеживания прогресса

Как команды HR, так и новые сотрудники извлекают выгоду из панелей, которые предоставляют ясное представление о процессе ввода. Менеджеры могут отслеживать данные о завершении и решать проблемы с задержками, в то время как новички четко видят, что от них ожидается.

Возможности интеграции

Бесшовная интеграция с существующими HRIS, расчетом заработной платы и ИТ-системами имеет ключевое значение для гладкого процесса ввода. Лучшие платформы соединяются с инструментами, такими как Workday, BambooHR и Slack, чтобы обеспечить единую рабочую поток.

Инструменты безопасности и соблюдения требований

Работа с конфиденциальными данными сотрудников требует надежных функций безопасности. Программное обеспечение для ввода должно предлагать доступ на основе ролей, шифрование и соблюдение законов о защите данных, таких как GDPR и HIPAA.

Решения программного обеспечения для ввода сотрудников: лучшие инструменты по категориям

Лучшее корпоративное программное обеспечение для ввода сотрудников: Workday Onboarding

• Идеально для крупных организаций с сложными рабочими процессами
• Надежные функции соблюдения для обеспечения законности и соблюдения нормативных актов
• Бесшовная интеграция с полным набором решений Workday для единого HR-опыта
• Расширенная аналитика для отслеживания и оптимизации производительности ввода

Лучшее программное обеспечение для ввода для малого бизнеса: BambooHR

• Удобный интерфейс предназначен для небольших команд
• Основные функции по доступным ценам
• Портал самообслуживания для сотрудников для упрощения отправки документов и обучения
• Оптимизированный для мобильных устройств опыт для ввода на ходу

Лучшее программное обеспечение для ввода сотрудников для удаленных команд: Rippling

• Глобальное соблюдение по умолчанию для международного найма
• Управление устройствами включено для отправки и настройки ноутбуков
• Автоматизированная настройка ИТ для мгновенного создания учетных записей сотрудников
• Виртуальные рабочие процессы ввода для безупречного руководства удалёнными новыми сотрудниками

Лучшее программное обеспечение для ввода HR для интеграции: UKG Pro

• Широкие интеграции с третьими сторонами с системами HR, расчета заработной платы и льгот
• Совместимость с полным пакетом HR для связанного опыта сотрудников
• Открытая API-архитектура для настройки интеграций по мере необходимости
• Настройка рабочих процессов для адаптации процессов ввода

Лучшее программное обеспечение для ввода сотрудников для настройки: SAP SuccessFactors

• Высокая настройка рабочих процессов для удовлетворения уникальных бизнес-потребностей
• Шаблоны, отвечающие требованиям отрасли для соблюдения и эффективности
• Поддержка нескольких языков для глобальных команд
• Широкие возможности брендинга для создания единого корпоративного опыта

Лучшее программное обеспечение для ввода сотрудников для автоматизации: Greenhouse

• Расширенная автоматизация рабочих процессов для снижения ручного труда
• Управление задачами на основе ИИ для интеллектуальных процессов ввода
• Автоматизированный сбор документов для обеспечения соблюдения
• Умные функции планирования для собеседований и обучающих сессий

Лучшее доступное программное обеспечение для ввода: Freshteam

• Конкурентоспособные цены, подходящие для стартапов и малых и средних предприятий
• Основной набор функций для эффективного ввода
• Простая реализация с минимальным временем настройки
• Бесплатный уровень доступен для небольших команд с базовыми потребностями

Критерии выбора программного обеспечения для ввода HR

Бюджетные соображения

Цены сильно варьируются среди решений программного обеспечения для ввода, от бесплатных уровней до подписок на уровне предприятий. Учитывайте такие расходы, как плата за пользователя, расходы на внедрение и потенциальные дополнения.

Требования к масштабируемости

Малый бизнес может нуждаться в легком решении, в то время как предприятиям нужны масштабируемые платформы, которые растут вместе с их рабочей силой. Ищите программное обеспечение, которое подходит для будущего расширения.

Срок реализации

Некоторые платформы занимают недели для развертывания, в то время как другие предлагают работу "включи и работай". Учитывайте, как быстро вам нужно, чтобы программное обеспечение было готово к использованию.

Интеграция с существующими системами

Убедитесь, что программное обеспечение работает без проблем с вашими HRIS, системой расчета заработной платы, настройкой ИТ и коммуникационными инструментами, чтобы избежать разрозненных процессов.

Факторы пользовательского опыта

Сложная система ввода может раздражать новых сотрудников. Выберите платформу с интуитивным интерфейсом, совместимостью с мобильными устройствами и опциями самообслуживания.

Руководство по внедрению программного обеспечения для ввода

Требования к фазе планирования

Определите цели, соберите мнения заинтересованных сторон и опишите ключевые рабочие процессы перед внедрением.

Шаги по настройке и конфигурации

Настройте рабочие процессы, установите разрешения для пользователей и интегрируйте платформу с существующими системами HR и ИТ.

Требования к обучению команды

Убедитесь, что HR, ИТ и менеджеры понимают, как эффективно использовать программное обеспечение через обучающие сессии или документацию.

Распространенные проблемы внедрения

Могут возникать проблемы, такие как миграция данных, интеграция системы и усыновление пользователями. Решайте их проактивно с четким планом развертывания.

Лучшие практики для адаптации

Поощряйте вовлеченность, демонстрируя преимущества программного обеспечения, собирая отзывы и уточняя процессы по мере необходимости.

Ценовые модели программного обеспечения для ввода сотрудников

Подписные варианты

Большинство платформ для ввода сотрудников используют модель подписки на месячной или годовой основе, в зависимости от размера компании и функций.

Структуры ценообразования по пользователям

Некоторые поставщики берут плату за каждого активного пользователя, что делает расходы более предсказуемыми для развивающихся компаний.

Рекомендации по ценам для предприятий

Крупным организациям могут потребоваться индивидуальные условия по ценам в зависимости от количества сотрудников и интеграций.

Скрытые расходы, которые стоит учесть

Ищите потенциальные расходы, такие как сборы за внедрение, премиум-поддержка или дополнительные инструменты автоматизации.

Рамки расчета ROI

Оцените экономию времени, увеличение эффективности и снижение текучести кадров, чтобы определить возврат инвестиций платформы.

Возможности интеграции программного обеспечения для ввода в должность HR

Совместимость с системой HRIS

Убедитесь, что программное обеспечение синхронизируется с платформами HRIS, такими как Workday, ADP или BambooHR, для гладкого потока данных.

Интеграция программного обеспечения для расчета заработной платы

Подключение к системам расчета заработной платы снижает ошибки и обеспечивает точную настройку компенсации сотрудников.

Подключение инструментов связи

Интеграция со Slack, Microsoft Teams или почтовыми платформами делает процесс ввода в должность гладким и совместным.

Интеграция системы управления документами

Бесперебойный доступ к справочникам сотрудников, политикам и учебным материалам повышает эффективность.

Опции единого входа

Возможности SSO повышают безопасность и упрощают процессы входа для сотрудников.

Тенденции программного обеспечения для ввода в должность сотрудников и будущее

Достижения в области ИИ и автоматизации

Решения по вводу в должность на основе ИИ повышают эффективность, предлагая предиктивную аналитику и умную автоматизацию.

Подходы, ориентированные на мобильные устройства

С учетом того, что все больше сотрудников работают удаленно, инструменты ввода в должность, оптимизированные для мобильных устройств, становятся необходимыми.

Возможности удаленного ввода в должность

Виртуальные функции ввода в должность, такие как цифровые приветственные комплекты, видео-вступления и управление задачами удаленно, теперь являются стандартом.

Predictive analytics

Команды HR используют аналитические данные для персонализации ввода в должность и повышения удержания сотрудников.

Н emerging technologies

Инновации, такие как виртуальные реальности при вводе в должность и проверка учетных данных на основе блокчейн, уже на горизонте.

Conclusion

Инвестиции в правильное программное обеспечение для ввода в должность сотрудников трансформируют опыт новых работников, повышают эффективность и обеспечивают соблюдение норм. Независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом, компанией, работающей удаленно, или крупным предприятием, есть решение, адаптированное к вашим потребностям. Готовы оптимизировать ваш процесс ввода в должность? Изучите эти инструменты и сделайте следующий шаг к безупречному процессу ввода в должность.

Небольшое объявление: большинство инструментов ввода в должность сосредотачиваются на контрольных списках, подписании документов и управлении задачами, но Guru предлагает что-то другое — управление знаниями в реальном времени на базе ИИ. Вместо того чтобы просто вручить новым сотрудникам справочник, Guru обеспечивает легкий доступ к точным, проверенным ответам, когда они им нужны. С помощью поиска на базе ИИ и Агентов Знаний сотрудники могут получить доступ к контекстной информации непосредственно в тех инструментах, которые они уже используют, таких как Slack, MS Teams и их браузер.

Guru также без усилий интегрируется в рабочие процессы ввода в должность, обнажая критически важные знания в самый подходящий момент, а не перегружая новых сотрудников избыточной информацией. В отличие от традиционных платформ, где устаревшие политики остаются, встроенные в Guru рабочие процессы проверки поддерживают знания компании в точном и актуальном состоянии. Более того, в то время как большинство программного обеспечения для ввода в должность разработано для первых 30–60 дней, Guru выходит за рамки ввода в должность, поддерживая сотрудников с организационными схемами, рекомендациями экспертов и постоянным обменом знаниями на протяжении всего их срока работы. Встраиваясь в рабочий процесс, Guru превращает ввод в должность в непрерывный, динамичный процесс обучения, а не однократное событие. Посмотрите нашу демонстрацию, чтобы узнать больше.

‍