‍HRIS คืออะไร?

หากคุณมีส่วนร่วมใน HR หรือดูแลระบบการจัดการพนักงานของบริษัท คุณอาจเคยพบกับคำว่า HRIS แต่จริงๆ แล้วมันคืออะไร? ตัวย่อนี้หมายถึงระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล—โซลูชันซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการ ข้อมูล และการทำงานของ HR ของบริษัทเป็นไปโดยราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ระบบ HRIS ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR และผู้นำธุรกิจสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการรวมกิจกรรม HR ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือน การบริหารสวัสดิการ การจัดการทรัพยากรบุคคล และการปฏิบัติตามกฎระเบียบเข้าไว้ในแพลตฟอร์มศูนย์กลางเดียว

ความหมายและคำจำกัดความของ HRIS

ในระดับพื้นฐาน ระบบ HRIS เป็นเครื่องมือเทคโนโลยีที่รวมฟังก์ชันต่างๆ ของ HR เข้าด้วยกันในระบบเดียวที่ไร้รอยต่อ มันทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลส่วนกลางที่แผนก HR สามารถเก็บและเรียกดูข้อมูลพนักงาน อัตโนมัติกระบวนการทำงาน และรับรองการปฏิบัติตามมาตรฐานข้อบังคับ พูดอีกอย่างหนึ่ง คือ มันคือกระดูกสันหลังดิจิทัลของแผนก HR ของคุณ

ความสำคัญของ HRIS ในการจัดการ HR สมัยใหม่

การจัดการฟังก์ชัน HR ด้วยมือสามารถใช้เวลานานและเต็มไปด้วยความผิดพลาด ระบบ HRIS แก้ไขความท้าทายเหล่านี้โดยการทำให้กระบวนการที่ปราศจากการจัดการแบบธรรมดาแตกต่างออกไป ลดความผิดพลาด ข้อมูล และมอบข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ให้ทีม HR ที่สนับสนุนการตัดสินใจที่มีข้อมูลเป็นพื้นฐาน โดยการนำระบบเหล่านี้ไปใช้ บริษัทต่างๆ สามารถลดภาระการบริหารและมุ่งเน้นไปที่แนวทางกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การมีส่วนร่วมของพนักงาน การรักษา และการพัฒนาทักษะ

ระบบ HRIS: การแบ่งส่วน

ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงานของระบบ HRIS เป็นสิ่งสำคัญต่อการเลือกที่ถูกต้องสำหรับองค์กรของคุณ มาดำดิ่งไปสู่ส่วนประกอบหลักและฟีเจอร์ที่ทำให้ระบบเหล่านี้มีค่าอย่างมาก

ส่วนประกอบหลักของระบบ HRIS

โซลูชันระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลมักประกอบด้วยส่วนประกอบหลักหลายประการ:

• การจัดการข้อมูลพนักงาน: รวมศูนย์และจัดการข้อมูลพนักงานที่ละเอียด
• การบริหารจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ: อัตโนมัติการจ่ายเงินเดือน การหักภาษี และสวัสดิการ
• การจัดการการปฏิบัติตาม: การรับรองว่าองค์กรของคุณปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและนโยบายภายใน

วิธีที่ HRIS รวมฟังก์ชัน HR

ระบบเหล่านี้มีความเชี่ยวชาญในการรวมฟังก์ชัน HR หลายอย่างไว้ในที่เดียว ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาในบริษัท ข้อมูลของพวกเขาจะถูกป้อนเข้าไปในระบบเพียงครั้งเดียวและนำไปใช้โดยอัตโนมัติในโมดูลการจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ และการจัดการด้านผลการปฏิบัติงาน การรวมนี้ช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อนอย่างมากและลดความผิดพลาดของมนุษย์

ฟีเจอร์หลักของโซลูชัน HRIS สมัยใหม่

โซลูชันในปัจจุบันมีความก้าวหน้ากว่าแค่การจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน พวกเขามีฟีเจอร์ขั้นสูงเช่น:

• พอร์ทัลบริการตนเองสำหรับพนักงานในการจัดการสวัสดิการและการขอวันหยุดของตนเอง
• การเข้าถึงบนมือถือสำหรับฟังก์ชัน HR ขณะเดินทาง
• เครื่องมือวิเคราะห์และการรายงานเพื่อช่วยในการติดตามแนวโน้มของแรงงานและสนับสนุนการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

ความสำคัญของ HRIS ในภูมิทัศน์ธุรกิจปัจจุบัน

ระบบเหล่านี้ได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่องค์กรเข้าหาการจัดการทุนมนุษย์ นี่คือเหตุผลว่าทำไมพวกเขาถึงมีความสำคัญในภูมิทัศน์ธุรกิจสมัยใหม่

วิวัฒนาการของเทคโนโลยี HR

เส้นทางจากกระบวนการ HR แบบแมนนวลไปยังระบบคลาวด์นั้นไม่ต่างจากการปฏิวัติทางเทคโนโลยี สิ่งที่เริ่มต้นจากซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับการจ่ายเงินเดือนได้พัฒนาเป็นแพลตฟอร์มที่ซับซ้อนที่สามารถจัดการวงจรชีวิตของพนักงานทั้งหมดได้ ตั้งแต่การสรรหาจนถึงการเกษียณอายุ

HRIS กับการจัดการ HR แบบดั้งเดิม

แตกต่างจากวิธีการจัดการ HR แบบดั้งเดิม ที่ซึ่งข้อมูลมักถูกรวมไว้และบริหารจัดการแบบแมนนวล ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลมอบโซลูชันที่ครบวงจรและครบถ้วน นี่ส่งผลให้เกิดความถูกต้องของข้อมูลที่ดีกว่า กระบวนการที่รวดเร็วขึ้น และประสบการณ์ของพนักงานที่ดีขึ้น ยกตัวอย่างเช่น HRIS จะปรับปรุงบันทึกของพนักงานโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ในขณะที่ระบบแบบแมนนวลอาจมีการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนข้ามแพลตฟอร์มหลายแห่ง

ผลกระทบต่อประสิทธิภาพขององค์กร

HRIS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรอย่างมีนัยสำคัญโดยการลดภาระการบริหาร กระบวนการทำงานอัตโนมัติช่วยให้ทีม HR มีสมาธิในงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น และการเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้การตัดสินใจรวดเร็วขึ้น องค์กรที่ใช้ระบบเหล่านี้มักประสบกับการลดลงของการหมุนเวียน การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดีขึ้น และผลิตภาพรวมที่เพิ่มขึ้น

ฟังก์ชันหลักของ HRIS

ระบบเหล่านี้มีฟีเจอร์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการ HR ต่างๆ ง่ายขึ้น ฟังก์ชันหลักที่ควรระวังได้แก่:

การจัดการข้อมูลพนักงาน

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บและจัดการข้อมูลพนักงาน ตั้งแต่รายละเอียดส่วนบุคคลไปจนถึงการประเมินผลงาน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายและเป็นปัจจุบัน ช่วยให้ทีม HR สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น

การจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทน

หนึ่งในฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดของ HRIS คือการจัดการเงินเดือน มันทำให้การคำนวณเงินเดือน การหักภาษี และการหักเงินต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อลดโอกาสของข้อผิดพลาดและทำให้การชำระเงินเป็นไปตามกำหนดเวลา

การบริหารสวัสดิการ

โซลูชันเหล่านี้ทำให้การบริหารสวัสดิกาเป็นเรื่องง่าย โดยให้พนักงานสามารถลงทะเบียนในแผนสุขภาพ จัดการการมีส่วนร่วมในการเกษียณอายุ และติดตามยอดการลาของพวกเขาผ่านพอร์ทัลบริการตนเอง

การจัดการพรสวรรค์และการสรรหา

แพลตฟอร์มระบบข้อมูล HR ทำให้กระบวนการสรรหาง่ายขึ้นโดยการทำให้การโพสต์งานเป็นไปโดยอัตโนมัติ การติดตามผู้สมัคร และแม้กระทั่งการให้ข้อมูลเกี่ยวกับแนวโน้มการจ้างงาน ฟีเจอร์การจัดการพรสวรรค์ช่วยให้บริษัทสามารถรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูงโดยการสนับสนุนการพัฒนาพนักงานอย่างต่อเนื่องและการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

Performance management

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลมักมีเครื่องมือในการประเมินผลที่ช่วยให้ทีม HR สามารถตั้งเป้าหมาย ติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน และให้ข้อเสนอแนะแก่พวกเขา สิ่งนี้สร้างวิธีการที่มีโครงสร้างในการจัดการการเติบโตของพนักงาน

การฝึกอบรมและพัฒนา

ระบบเหล่านี้มักสนับสนุนระบบการจัดการการเรียนรู้ (LMS) โดยช่วยให้บริษัทสามารถกำหนดเวลา ติดตามและรายงานเกี่ยวกับโปรแกรมการฝึกอบรมของพนักงาน เพื่อให้การพัฒนาพนักงานอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ของการนำ HRIS ไปใช้

การลงทุนในระบบที่มีความเฉพาะเจาะจงทำให้เกิดประโยชน์มากมายต่อองค์กร รวมถึง:

การปรับปรุงกระบวนการ HR

โดยการทำให้งานที่ทำซ้ำ เช่นการจ่ายเงินเดือนและการบริหารจัดการสวัสดิการให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบช่วยลดภาระการทำงานแบบแมนนวลให้กับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR โดยทำให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่ยุทธศาสตร์มากขึ้น

ความถูกต้องและความปลอดภัยของข้อมูลที่ดีขึ้น

ระบบ HRIS รับรองว่าข้อมูลพนักงานเป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นปัจจุบันในทุกฟังก์ชันของ HR นอกจากนี้ยังให้ฟีเจอร์ความปลอดภัยที่แข็งแกร่งในการปกป้องข้อมูลที่สำคัญ

การตัดสินใจที่ดีกว่าในการวิเคราะห์ข้อมูล

ด้วยเครื่องมือการรายงานและการวิเคราะห์ที่มีอยู่ ระบบ HRIS เสนอข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าสำหรับแนวโน้มของแรงงาน ช่วยให้ทีม HR สามารถตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้

การเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน

ฟีเจอร์บริการตนเองช่วยให้พนักงานสามารถจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับ HR ของตนเองได้ ตั้งแต่การอัปเดตข้อมูลส่วนบุคคลไปจนถึงการส่งคำขอวันหยุด ซึ่งนำไปสู่การมีส่วนร่วมและความพึงพอใจที่สูงขึ้น

Compliance management

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและนโยบายภายใน โดยการให้การเตือนและรายงานที่อัตโนมัติเพื่อรับรองว่าข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมดถูกปฏิบัติตาม

ประเภทของระบบ HRIS

เมื่อเลือกระบบของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจประเภทต่างๆ ที่มีให้บริการอยู่:

โซลูชันบนคลาวด์

ระบบเหล่านี้โฮสต์ออนไลน์และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ โซลูชัน HRIS บนคลาวด์ได้รับความนิยมเนื่องจากความสามารถในการปรับขนาด การอัปเดตที่ง่ายดาย และความต้องการแหล่งทรัพยากร IT ภายในที่ลดลง

ซอฟต์แวร์ในสถานที่

สำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุมระบบของตนอย่างสมบูรณ์ ซอฟต์แวร์ HRIS จะถูกติดตั้งไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท ในขณะที่นี่มอบการปรับแต่งมากขึ้น มันมักจะต้องการการลงทุนเบื้องต้นที่สูงกว่า

แบบจำลอง HRIS ไฮบริด

ระบบไฮบริดผสมผสานความยืดหยุ่นของโซลูชันบนคลาวด์เข้ากับการควบคุมของซอฟต์แวร์ในสถานที่ โดยเสนอองค์กรการสร้างสมดุลระหว่างการเข้าถึงและการปรับแต่ง

การเลือก HRIS ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณ

การเลือก HRIS ที่เหมาะสมต้องการการพิจารณาที่รอบคอบเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของบริษัทของคุณ

การประเมินความต้องการของบริษัทของคุณ

เริ่มต้นด้วยการประเมินกระบวนการ HR ปัจจุบันของคุณและระบุพื้นที่ที่ระบบ HRIS สามารถนำมูลค่าได้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการปรับปรุงความแม่นยำด้านเงินเดือนหรือทำให้การสรรหาง่ายขึ้น ให้เน้นฟีเจอร์เหล่านี้เมื่อเลือกซื้อโซลูชัน

ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือก HRIS

• ความสามารถในการขยาย: ระบบสามารถเติบโตไปกับองค์กรของคุณได้หรือไม่?
• ประสบการณ์ผู้ใช้: ระบบใช้งานง่ายและเข้าใจได้ง่ายหรือไม่?
• ความสามารถในการรวม: สามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ของคุณได้ดีหรือไม่?

การพิจารณาด้านการดำเนินการและการรวมเข้าด้วยกัน

ให้แน่ใจว่าระบบ HRIS ที่คุณเลือกสามารถรวมเข้ากับเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่ได้อย่างราบรื่น เช่น ซอฟต์แวร์บัญชี หรือแพลตฟอร์มการสื่อสารของพนักงาน การฝึกอบรมที่เหมาะสมและการจัดการการเปลี่ยนแปลงก็มีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการนำไปใช้จะสำเร็จ

แนวโน้มในอนาคตของเทคโนโลยี HRIS

เทคโนโลยี HRIS ยังคงพัฒนาอยู่เสมอ โดยมีแนวโน้มที่น่าตื่นเต้นหลายประการในอนาคต:

การใช้ AI และการเรียนรู้ของเครื่องใน HRIS

AI กำลังทำให้ระบบ HRIS อัตโนมัติกระบวนการต่างๆ มากขึ้น เช่น การคัดกรองเรซูเม่และการคาดการณ์การปฏิบัติงานของพนักงาน อัลกอริธึมการเรียนรู้ของเครื่องสามารถช่วยให้ทีม HR ตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้นโดยอิงจากแนวโน้มข้อมูล

โซลูชัน HRIS บนมือถือ

การเข้าถึงจากมือถือมีความสำคัญมากขึ้น ช่วยให้พนักงานและผู้จัดการสามารถทำงานที่เกี่ยวกับ HR ได้ทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติคำขอวันหยุดหรือดูข้อมูลเงินเดือน

การวิเคราะห์เชิงพยากรณ์สำหรับการจัดการทรัพยากรบุคคล

ด้วยการวิเคราะห์เชิงพยากรณ์ ระบบ HRIS สามารถคาดการณ์แนวโน้ม เช่น การหมุนเวียนของพนักงานและความต้องการของแรงงาน ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเอาชนะความท้าทายในการนำ HRIS มาใช้

การนำนระบบ HRIS มาใช้มีความท้าทายเฉพาะ นี่คือวิธีเอาชนะปัญหาต่างๆ:

อุปสรรคในการดำเนินการทั่วไป

ความท้าทาย เช่น การโยกย้ายข้อมูล การฝึกอบรมผู้ใช้ และการรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่ สามารถทำให้การนำไปใช้ล่าช้า แผนการดำเนินการที่ดีสามารถลดปัญหาเหล่านี้ได้

กลยุทธ์เพื่อการรวมระบบ HRIS อย่างประสบความสำเร็จ

ให้ความร่วมมือระหว่างแผนกและจัดการฝึกอบรมอย่างถี่ถ้วนแก่ผู้ใช้ทุกคน นอกจากนี้ควรพิจารณาการออกแบบการดำเนินการในระยะเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่น

การฝึกอบรมและการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการเปิดตัว HRIS ที่ประสบความสำเร็จ การจัดฝึกอบรมและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้พนักงานรู้สึกสะดวกใจมากขึ้นในการใช้ระบบใหม่

บทสรุป: บทบาทของ HRIS ในการกำหนดอนาคตของ HR

ระบบ HRIS ไม่ใช่เพียงสิ่งที่หรูหราอีกต่อไป แต่มันคือความจำเป็นสำหรับองค์กรใดๆ ที่ต้องการแข่งขันในภูมิทัศน์ธุรกิจปัจจุบัน โดยการทำให้กระบวนการ HR ง่ายขึ้น ปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูล และเสนอเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทรงพลัง ระบบ HRIS สามารถปฏิวัติแผนก HR ของคุณได้

จากการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรไปจนถึงการเพิ่มความมีส่วนร่วมของพนักงาน ประโยชน์ของระบบ HRIS นั้นมีมากมาย มันคือโซลูชันที่ครอบคลุมที่ทำให้กระบวนการ HR ง่ายขึ้นในขณะที่ให้ข้อมูลเชิงกลยุทธ์

เมื่อคุณพิจารณาถึงการนำ HRIS มาใช้ ให้คิดว่ามันเป็นการลงทุนในอนาคตของบริษัทของคุณ เมื่อมีระบบที่ถูกต้อง คุณจะสามารถจัดการแรงงานของคุณขับเคลื่อนการเติบโต และก้าวนำหน้าคู่แข่งได้ดีขึ้น

‍