Viele Benutzer erleben Frustrationen, wenn sie versuchen, die Suchfunktionen in Freshdesk zu navigieren. Ob Sie spezifische Tickets, Kundeninteraktionen oder sogar interne Dokumentationen finden möchten, eine ineffektive Suche kann Antwortzeiten verlangsamen und die Prozesseffizienz beeinträchtigen. In diesem Beitrag werden wir untersuchen, wie die Freshdesk-Suche funktioniert, häufige Schmerzpunkte hervorheben und konkrete Tipps zur Verbesserung Ihrer Suchergebnisse geben. Wir werden auch besprechen, wie das Integrieren zusätzlicher Tools Ihr Erlebnis weiter verbessern kann und es einfacher macht, auf die benötigten Informationen zuzugreifen, wenn Sie sie benötigen. Lassen Sie uns tiefer in das Verständnis der Freshdesk-Suche eintauchen und die Strategien betrachten, die sie für Ihr Team effektiver machen können.

Die Funktionsweise der Suche in Freshdesk verstehen

Die Suchfunktion von Freshdesk ist darauf ausgelegt, Benutzern zu helfen, Tickets und relevante Informationen über verschiedene Kanäle schnell zu finden. Die Suche erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Teammitgliedern ermöglicht, Schlüsselwörter, Ticket-IDs und Kundeninformationen einzugeben. Hier sind einige Schlüsselaspekte, wie die Freshdesk-Suche strukturiert ist:

• Indizierung: Freshdesk verwendet Indizierung, um schnellere Suchergebnisse zu ermöglichen. Die Indizierung organisiert die Datenbankeinträge in überschaubare Abschnitte, was das System ermöglicht, Informationen schnell abzurufen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass neu erstellte Tickets eine kurze Zeitspanne benötigen können, bevor sie vollständig indiziert sind und über Suchanfragen gefunden werden können.
• Filter: Benutzer können verschiedene Filter anwenden, wenn sie in Freshdesk suchen, um die Ergebnisse einzugrenzen. Filter wie Ticketstatus, Priorität und Datumsbereich können die Präzision der Suchergebnisse erheblich verbessern. Wenn Sie beispielsweise nur nach geschlossenen Tickets des letzten Monats suchen möchten, können Sie diese spezifischen Parameter festlegen.
• Fuzzy-Suche-Unterstützung: Freshdesk enthält eine Fuzzy-Suche, mit der Benutzer relevante Ergebnisse finden können, auch wenn sie ein Schlüsselwort falsch geschrieben oder eine ähnliche Formulierung verwendet haben. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei der Bearbeitung von Kundenanfragen, bei denen der genaue Wortlaut möglicherweise nicht verfügbar ist.
• Einschränkungen: Trotz ihrer effektiven Struktur haben die Suchfunktionen von Freshdesk einige Einschränkungen, die gelegentlich das Benutzererlebnis beeinträchtigen können. Beispielsweise können komplexe Suchanfragen möglicherweise keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefern, und das System erkennt möglicherweise nicht immer Synonyme oder Variationen in der Terminologie, sodass einige Benutzer ziellos suchen.

Häufige Problemstellen bei der Freshdesk-Suche

• Fehlende relevante Ergebnisse: Ein häufiges Problem, das von Benutzern erlebt wird, besteht darin, irrelevante Suchergebnisse zu erhalten, obwohl genaue Schlüsselwörter verwendet werden. Dies kann zu Frustration führen, da Teams wertvolle Zeit damit vergeuden, durch Tickets zu sift, die ihren Anfragen nicht entsprechen.
• Langsame Suchleistung: Benutzer können eine verzögerte Leistung beim Ausführen von Suchvorgängen feststellen, insbesondere in Konten mit großen Datensätzen. Langsame Antwortzeiten können den Workflow stören und die effektive Kommunikation mit Kunden behindern, was die Gesamteffizienz reduziert.
• Schwierigkeiten bei der Suchsyntax: Viele Benutzer sind sich nicht vollständig bewusst der besten Praktiken für die Eingabe von Abfragen in Freshdesk. Die richtige Suchsyntax kann variieren, und das Nichtverstehen kann zu ineffektiven Suchvorgängen und Benutzerfrustration führen.
• Inkonsistentes Indizieren: Freshdesk-Indizierungen können manchmal inkonsistent sein, was zu Verzögerungen führt, wie schnell neue Tickets in den Suchergebnissen erscheinen. Dieses Problem kann für Benutzer, die sofortige Antworten auf Kundenanfragen suchen, Komplikationen verursachen.
• Fehlende dokumentierte Suchrichtlinien: Freshdesk bietet nicht immer umfassende Richtlinien oder Ressourcen zur Optimierung Ihrer Suchanfragen. Dieser Informationsmangel kann Benutzer daran hindern, ihr Suchpotenzial zu maximieren und sich ohne angemessene Anleitung verloren fühlen.

Hilfreiche Tipps zur Verbesserung der Freshdesk-Suchergebnisse

• Verwenden Sie spezifische Schlüsselwörter: Verwenden Sie zur Verbesserung der Suchergebnisse detaillierte und spezifische Schlüsselwörter anstelle generischer Begriffe. Beispielsweise kann die Einbeziehung des Namens des Kunden oder der Ticketnummer dazu beitragen, genaue Tickets zu lokalisieren und die Relevanz der Suche erheblich zu steigern.
• Filtern Sie klug: Stellen Sie sicher, dass Sie die Filteroptionen effektiv nutzen. Nehmen Sie sich Zeit, um angemessene Kriterien basierend auf Status, Typ und Datumsbereich festzulegen, um die Ergebnisse zu verfeinern. Diese Praxis wird die Anzahl irrelevanter Tickets, die in Ihren Suchergebnissen angezeigt werden, minimieren.
• Synonyme erkunden: Bei der Suche sollten verschiedene Wörter verwendet werden, die dasselbe Problem symbolisieren. Dies wird die Fähigkeit zur Fuzzy-Suche von Freshdesk nutzen und die Chance verbessern, passende Ergebnisse abzurufen, insbesondere wenn Informationen unvollständig sind.
• Tickets regelmäßig aktualisieren und kennzeichnen: Eine konsequente Ticketverwaltung spielt eine wichtige Rolle für die Effektivität der Suche. Stellen Sie sicher, dass Tickets angemessen gekennzeichnet und häufig aktualisiert werden, um anderen Benutzern zu helfen, relevante Informationen leichter zu finden.
• Nutzen Sie die Suchverlaufsfunktion: Freshdesk bietet eine Suchverlaufsfunktion. Nutzen Sie dies, um vergangene Abfragen und Ergebnisse zu überprüfen, um erfolgreiche Suchstrategien zu identifizieren und Ihren Ansatz zu verfeinern. Dies verhindert oft, dass Teams erfolglose Suchvorgänge wiederholen.

Verbesserung Ihrer Sucherfahrung über Tools hinweg

Teams nutzen oft verschiedene Tools in Verbindung mit Freshdesk, um einen kohärenteren Workflow zu schaffen. Die Integration von Lösungen wie Guru kann das Sucherlebnis erheblich verbessern, indem wesentliche Informationen leicht erreichbar sind. Guru bietet eine Möglichkeit, Wissen und Dokumentation über verschiedene Plattformen hinweg nahtlos zu verbinden, um sicherzustellen, dass Teammitglieder schnell Antworten finden können, ohne zwischen Apps hin und her zu wechseln. Dies verbessert nicht nur die Produktivität, sondern hilft auch dabei, konsistente Supportstandards aufrechtzuerhalten. Durch die Schaffung einer kollaborativeren, KI-gestützten Sucherfahrung kann Ihr Team schneller fundierte Entscheidungen treffen und einen besseren Service für Kunden bereitstellen. Die Unterstützung kann weniger um die Suche und mehr um lösungsorientierte Interaktion gehen.